推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的探討

陳 彬

云南省第一人民醫(yī)院，云南 昆明 650032

檔案工作繁瑣枯燥，但對(duì)工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。作為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)，在管理一些日常文書性檔案的同時(shí)，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來是以科室負(fù)責(zé)為主。但實(shí)踐表明，此種管理模式不利于開展工作。于是，各科室執(zhí)法檔案也由所統(tǒng)一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者認(rèn)為應(yīng)該采取以下措施。

1 建立健全、切合實(shí)際的檔案管理制度

1.1 檔案種類繁多、形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案。要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。

1.2 檔案管理制度應(yīng)以《中華人發(fā)共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則。

1.2.1 首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門庫(kù)房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理、排列整齊，并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生;庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi);做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全并延長(zhǎng)檔案壽命。

1.2.2 其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作，提出總體要求，制定各項(xiàng)管理制度，進(jìn)行督促指導(dǎo)。指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，深入各科室，對(duì)各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，對(duì)業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。保持歸檔材料之間的歷史聯(lián)系、區(qū)分保存價(jià)值、分類整理、立卷，嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

2 嚴(yán)格公文的制發(fā)

2.1 公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的。公文制發(fā)的優(yōu)劣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。

2.2 提高公文質(zhì)量

2.2.1 首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。

2.2.2 要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致，有無日期等。

2.2.3 公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，便于日后長(zhǎng)久保管利用。

2.2.4 使用文種要合理，擬制格式規(guī)范，行文不濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，便于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。

3 做好文書以及電子文件的處理工作

3.1 工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的指導(dǎo)思想，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，通常以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。因此在選購(gòu)軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

3.3 保存方面，要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因?yàn)槌睗駮?huì)使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對(duì)濕度應(yīng)該控制在40% ～65%，溫度應(yīng)該控制在14℃ ～24℃。

4 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

4.1 “以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

4.2 實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題:

①準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。

②明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

③在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，既要掌握重點(diǎn)，分清主次，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

5 提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整，是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題，則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，必須注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，同時(shí)要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，便于檔案規(guī)范化管理。

6 加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理和保護(hù)

聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，如果不及時(shí)歸檔，日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，長(zhǎng)久保護(hù)和利用。