論勘察設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目管理過(guò)程中的合同管理

鄭 微

(中鐵工程設(shè)計(jì)咨詢(xún)集團(tuán)有限公司，北京 100055)

1 企業(yè)合同管理的概念及分類(lèi)

1.1 合同(Contract)

指的是平等主體的自然人，法人，其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議[1]。

1.2 合同管理(Contract Management)

是指對(duì)合同進(jìn)行規(guī)范化的管理；企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止，以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱(chēng)[2]。合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理當(dāng)中的主要工作內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的方法與手段。合同管理是貫穿的、完善的、動(dòng)態(tài)的、實(shí)時(shí)的管理。合同管理貫穿性是從雙方有合作意向、合同的制定、生效開(kāi)始，直至合同履行完畢為止，不僅要重視雙方合同簽訂之前，更要對(duì)生效后的管理加以重視；完善性就是凡涉及到合同中的內(nèi)容，企業(yè)要將內(nèi)部各部門(mén)一起來(lái)管理，確保合同約定內(nèi)容的順利實(shí)施；動(dòng)態(tài)性就是對(duì)合同實(shí)施過(guò)程中的修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止等不同變化進(jìn)行掌握；實(shí)時(shí)性就是對(duì)整個(gè)合同管理中的變化做到第一時(shí)間掌握并處理。

2 鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理過(guò)程

2.1 管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)

因?yàn)楹贤芾淼奶厥庑?，一般的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)都會(huì)設(shè)立單獨(dú)的合同管理部門(mén)及專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行管理。鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)如何設(shè)置合同管理管理部門(mén)，采取什么方法進(jìn)行合同管理，要根據(jù)不同企業(yè)的整體規(guī)模比如注冊(cè)資本金的多少、經(jīng)營(yíng)范圍及其職工的整體素質(zhì)情況等確定[3]。以Z公司為例，合同管理部門(mén)設(shè)在集團(tuán)計(jì)劃經(jīng)營(yíng)處下，統(tǒng)一歸口合同管理工作。部門(mén)設(shè)2名部員一名部長(zhǎng)，并有一名處長(zhǎng)分管合同管理。其職責(zé)：

①制定合同管理辦法，負(fù)責(zé)合同的完整性、資質(zhì)的適宜性和條款的合理性審核及合同簽訂等綜合管理的日常工作，歸口管理集團(tuán)公司各類(lèi)經(jīng)濟(jì)技術(shù)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況；

②統(tǒng)一管理集團(tuán)公司合同專(zhuān)用章，建立合同專(zhuān)用章使用制度；

③負(fù)責(zé)合同管理臺(tái)賬和合同有關(guān)檔案材料的保管工作，建立合同登記、管理制度。 然而，無(wú)論勘察設(shè)計(jì)企業(yè)如何設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)，都應(yīng)建立完善、嚴(yán)密的合同管理制度，要求其條款清晰，責(zé)權(quán)明確，并要具有有效的可追溯性及可操作性。

2.2 合同管理流程

合同管理工作應(yīng)當(dāng)遵循下列原則：

①依法簽訂合同，保證合同的合法性；

②切實(shí)履行合同，提高合同的履約率；

③有效監(jiān)控合同，保證資料的完整性；

④及時(shí)處理合同糾紛，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

(1)合同簽訂之前的管理

進(jìn)行合同簽訂前的過(guò)程控制審查及評(píng)審，以確保與產(chǎn)品有關(guān)的各項(xiàng)規(guī)定具體明確，確定勘察設(shè)計(jì)企業(yè)滿足合同的各項(xiàng)要求，并確保勘察設(shè)計(jì)企業(yè)利益不受損害。以Z公司為例，評(píng)審內(nèi)容包括：

①合同是否符合國(guó)家政策、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范和本公司經(jīng)營(yíng)范圍，各項(xiàng)內(nèi)容是否齊全。

②與投標(biāo)或草簽合同不一致的要求是否得到解決。

③當(dāng)顧客提供的要求沒(méi)有形成文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在接受顧客要求前進(jìn)行確認(rèn)。

④各項(xiàng)要求，如質(zhì)量保證要求、技術(shù)要求、工藝、文件數(shù)量等要求在合同中是否都有明確的規(guī)定。

⑤本公司能否滿足合同中各項(xiàng)要求的技術(shù)能力、交付期限的能力。

(2)合同簽訂過(guò)程中的管理

從合同簽訂前雙方的準(zhǔn)備到合同生效這一過(guò)程，就標(biāo)志著合同簽訂處在實(shí)施階段。合同一經(jīng)簽訂，就具有法律效力，雙方必須依合同條款履行。為了使合同從訂立時(shí)起就合法、有效，將糾紛和不利于企業(yè)的條款杜絕，合同管理部門(mén)必須做好合同簽訂的準(zhǔn)備工作。“擬定的合同文書(shū)要做到：文字簡(jiǎn)潔通順，語(yǔ)言表述準(zhǔn)確，責(zé)任明確清楚，避免出現(xiàn)易產(chǎn)生歧義和誤解的詞語(yǔ)”[4]。各勘察設(shè)計(jì)企業(yè)要盡量使用統(tǒng)一的合同文本，在國(guó)家的合同示范文本基礎(chǔ)上制定本企業(yè)合適的各種合同版本(如勘察設(shè)計(jì)合同文本，技術(shù)咨詢(xún)、技術(shù)服務(wù)、勘探合同文本，總包合同文本等)，請(qǐng)企業(yè)內(nèi)法務(wù)人員核定后作為本企業(yè)的合同示范文本，這樣既可以提高合同管理人員的審核效率又可以使用有利于自身企業(yè)的合同版本。因此，在合同訂立過(guò)程中要有企業(yè)的法務(wù)人員嚴(yán)格審核，將合同風(fēng)險(xiǎn)降至最低，保證今后合同履行過(guò)程中的順利進(jìn)行，在合同履行過(guò)程中產(chǎn)生糾紛也能保證企業(yè)利益的最大化[5]。以Z公司為例：合同管理人員將擬好的合同文本經(jīng)過(guò)多部門(mén)審核——審核后的整改——領(lǐng)導(dǎo)簽批——簽字蓋章——合同生效。這樣的必經(jīng)流程首先經(jīng)過(guò)多部門(mén)、多領(lǐng)導(dǎo)審批，提出合同中存在的問(wèn)題，減少合同中的錯(cuò)誤。

(3)合同履行階段的管理

建立、完善合同登記工作，落實(shí)合同的順利進(jìn)行。以Z公司為例，合同已經(jīng)簽字蓋章立即完成登記編號(hào)備案，將合同錄入合同管理軟件系統(tǒng)，將紙質(zhì)合同及審批過(guò)程掃描備案，為日后的查找、變更、補(bǔ)充合同提供方便，并隨時(shí)掌握合同履行中的情況，以保證合同正常履行。

實(shí)時(shí)監(jiān)督保證合同實(shí)現(xiàn)。在合同項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，因雙方企業(yè)造成工作量變更時(shí)，按合同約定期限提交產(chǎn)品比較困難時(shí)，合同管理部門(mén)人員要及時(shí)得到生產(chǎn)部門(mén)的信息并上報(bào)企業(yè)的主管領(lǐng)導(dǎo)，合同管理部門(mén)及其工作人員應(yīng)經(jīng)常與設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門(mén)及相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，做到上情下達(dá)，下情上報(bào)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)溝通、解決，使合同的履行順利進(jìn)行，按合同約定的時(shí)間向甲方交付合同約定的設(shè)計(jì)產(chǎn)品，為維護(hù)企業(yè)合法的權(quán)益及時(shí)處理糾紛。因?yàn)榧追降囊蟛煌l(fā)生變化，反映到合同履行過(guò)程中的爭(zhēng)議時(shí)有發(fā)生，此時(shí)雙方企業(yè)應(yīng)及時(shí)主動(dòng)溝通，爭(zhēng)取協(xié)商解決。如雙方無(wú)法達(dá)成一致，只能按合同中約定，由一方所在地人民法院解決或者由當(dāng)?shù)刂俨梦瘑T會(huì)解決。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的合同管理是維護(hù)企業(yè)項(xiàng)目管理及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，企業(yè)中職能機(jī)構(gòu)重要組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和企業(yè)自身信譽(yù)。因此，要對(duì)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的合同管理加以重視和強(qiáng)化，盡量將經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)降至最低，確保企業(yè)在合同管理過(guò)程中合法性和預(yù)定經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的圓滿完成。

[1] 合同管理-管理百科 (http://baike.themana)

[2] 張曉遠(yuǎn).項(xiàng)目管理系列教材：項(xiàng)目合同管理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2008

[3] 劉和山，李普紅，周意華.設(shè)計(jì)管理[M].北京：國(guó)防工業(yè)出版社，2005

[4] 梁永寬.項(xiàng)目管理中的合同治理與關(guān)系治理[D].中山大學(xué)，2008

[5] 任明.企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)管理研究[D].天津：天津大學(xué)，2006

[6] 張遠(yuǎn)堂.公司合同管理操作指南[M].北京：中國(guó)法制出版社，2008