國有企業(yè)物資信息化采購管理探究

劉露瑩,邱海云

(中車南京浦鎮(zhèn)車輛有限公司,江蘇 南京 210012)

0 引言

物資采購是企業(yè)經(jīng)營過程中一個非常重要的環(huán)節(jié),其中涉及收集整合各生產(chǎn)部門的采購需求,將需求項目分門別類,制定企業(yè)的整體物資采購計劃并交由采購部門實施。企業(yè)物資采購的管理水平直接影響企業(yè)的經(jīng)營成本,通過物資采購管理,能夠有效控制企業(yè)生產(chǎn)成本,提高企業(yè)的市場競爭力。

1 物資采購管理對企業(yè)經(jīng)營的重要性

合理、嚴(yán)格的物資采購管理,能夠規(guī)范企業(yè)的采購行為,使采購部門及時選擇并購買滿足企業(yè)生產(chǎn)需求、價格合理、質(zhì)量上乘的各類物資,使企業(yè)的生產(chǎn)部門在合理的成本基礎(chǔ)上,獲得更優(yōu)質(zhì)的物資。

面對激烈的市場競爭,企業(yè)需要在各個方面進行科學(xué)的管理,降低經(jīng)營過程中不必要的成本支出,獲得良好的經(jīng)濟效益,如此一來才能在與同行的激烈競爭中獲得良好發(fā)展。高效的采購管理能夠為生產(chǎn)部門按時提供穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的物資,提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平,確保企業(yè)的健康經(jīng)營。合理、科學(xué)的物資采購管理能降低企業(yè)的庫存損失,提高資金利用率,降低企業(yè)運營成本,提升企業(yè)市場競爭力。物資采購是企業(yè)的主要成本項目之一,建立一套科學(xué)高效的采購管理體系,需要企業(yè)生產(chǎn)部門與供應(yīng)商的共同參與,才能夠?qū)崿F(xiàn)多方共贏。

2 企業(yè)物資采購成本構(gòu)成

企業(yè)的物資采購成本通常包括:物料采購成本、訂購成本投入、倉儲成本、缺貨造成的成本4個方面。

物料采購成本是指企業(yè)在采購物資時產(chǎn)生的資金支出,包括物料價格、物料數(shù)量、物料運費、相關(guān)手續(xù)費及稅金。采購成本取決于企業(yè)采購物料的數(shù)量及單價。

訂購成本是指企業(yè)在與供貨商訂立物料采購合同后,從物料采購協(xié)調(diào)直至完成物資采購所必需的資金支出,包括差旅費、物料質(zhì)檢費及人工費等支出[1]。

倉儲成本分為固定成本與靈活成本兩個部分:固定成本為物料倉庫租金、日常維護管理人員工資等,這些成本的支出與物料數(shù)量關(guān)聯(lián)度小,費用相對固定;靈活成本受單次物料存儲數(shù)量影響,包括設(shè)備采購、物料保險等支出[1]。

3 國企物資采購環(huán)節(jié)存在的問題

3.1 供應(yīng)商管理薄弱

國有企業(yè)通常具備較大的規(guī)模,由于生產(chǎn)規(guī)模大,在物資采購方面具有采購量大、審批手續(xù)煩瑣、采購周期長、涉及工作人員多等特點。國有企業(yè)的采購部門需要匯總不同生產(chǎn)部門的物資需求,統(tǒng)一審批并開展采購程序,這種模式能夠降低行政工作量。但是從生產(chǎn)部門來看,漫長的采購審批和采購程序,對生產(chǎn)經(jīng)營活動的影響很大,從生產(chǎn)部門提出采購需求到物資到貨,往往需要幾周甚至一個月的時間。除此之外,部門之間對于物資信息的溝通交流不暢也導(dǎo)致采購成本的增加。市場部與生產(chǎn)部之間在處理產(chǎn)品信息時存在障礙;采購部與生產(chǎn)部對于物資的標(biāo)準(zhǔn)也存在偏差,這就造成采購成本的增加[2]。在科技水平不斷進步、信息技術(shù)逐步覆蓋日常生活每個角落的今天,企業(yè)要想合理完成自己的經(jīng)營目標(biāo),就必須實現(xiàn)內(nèi)部的順暢溝通和與外部供貨廠商的友好合作[2]。

如今,隨著對物流管理的深入研究,越來越多的企業(yè)開始重視倉儲的實效性,通過控制物資數(shù)量、交貨時間、生產(chǎn)需要等時間節(jié)點,降低倉儲的庫存積壓,這些都需要企業(yè)與供貨商相互配合才能實現(xiàn)。

物資采購是國有企業(yè)的重要戰(zhàn)略之一,其核心是采購與供應(yīng)鏈管理。以往的采購管理只是采購業(yè)務(wù)的流程管理,缺乏對供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量、物資價格、交貨時間、產(chǎn)品質(zhì)量的合理評價體系,難以對供應(yīng)商流失或變化做出及時反應(yīng),也不能準(zhǔn)確地分析和評估采購部門的效益與結(jié)果。

3.2 采購的價格和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)

當(dāng)前,國內(nèi)企業(yè)對物資采購的價格沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),難以開展標(biāo)準(zhǔn)化的采購價格管理。受采購人員的主觀意識影響,無法準(zhǔn)確判斷采購的量與價格。構(gòu)成物資價格的參考因素過多,加上采購工作人員的頻繁流動,企業(yè)對物資采購價格的管理存在較大困難。

影響采購物資的質(zhì)量因素也有很多,如采購人員對生產(chǎn)過程不了解,對某些種類的物資隨意采購,以及采購過程中忽略物資的關(guān)鍵指標(biāo),對物資的分析不夠細(xì)致,沒有嚴(yán)格審查供應(yīng)商的資質(zhì),缺少物資質(zhì)量證明文件,尤其是缺乏直接的材料證據(jù)等。

3.3 采購缺乏靈活性

國有企業(yè)屬于大型企業(yè),有完善的行政管理制度,但是在嚴(yán)格制度的約束之下,行政審批流程較為復(fù)雜,物資采購無法兼顧總體效率與靈活性。生產(chǎn)部門提出物資采購計劃,采購計劃經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)后才能實施。與供貨商之間的采購合同,只能在市場部門協(xié)商好價格和貨源后才能簽訂。物資采購部門只能收到局部的信息,無法掌握全面的信息并做出最優(yōu)的選擇。這種采購制度在當(dāng)下的科技、社會環(huán)境下,已經(jīng)相對落后。從企業(yè)的角度來看,物資采購是為了滿足企業(yè)自身的利益需求,如果不能有效控制供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量,就會對企業(yè)的利益產(chǎn)生負(fù)面影響[2]。

3.4 企業(yè)不夠重視采購管理

采購部門是具體執(zhí)行采購行為的主體,在每一次的采購行為中,采購部門的指導(dǎo)原則就是低價、優(yōu)質(zhì)。但從企業(yè)整體大局來看,采購部門的行為是在追求短期利益,忽略了物資采購對企業(yè)總體利益的提升作用。企業(yè)的高級管理者擁有最高領(lǐng)導(dǎo)權(quán),可以從頂層的視角對企業(yè)采購行為進行深入的了解和合理的管理。如果忽略這一行為,會導(dǎo)致企業(yè)中下層對采購行為不夠重視,難以提高企業(yè)整體的采購管理水平。

以沃爾瑪集團為例,沃爾瑪作為全球零售超市的巨頭,長期在世界500強企業(yè)排行中占據(jù)高位,這得益于企業(yè)的全球供應(yīng)鏈管理。沃爾瑪集團高層十分重視企業(yè)的供應(yīng)、采購體系的建立,通過各種方式提高員工對采購成本的控制,不斷提高員工采購的工作效率,已經(jīng)形成了科學(xué)、成熟的供應(yīng)鏈體系;同時還不斷完善采購體系,使其成為行業(yè)內(nèi)的佼佼者。

4 加強工程項目采購管理的措施

國有企業(yè)采購管理過程當(dāng)中,要具體問題具體分析,有針對性地采取改進措施,只有這樣才能提高企業(yè)的采購管理水平[3]。

4.1 建立采購管理部門

企業(yè)對物資采購的管理應(yīng)當(dāng)建立一個具備審計功能的獨立部門來實現(xiàn)對企業(yè)物資采購制度執(zhí)行情況的監(jiān)督管理,通過內(nèi)審能夠及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)在物資采購管理中存在的問題,對參與采購流程的各部門進行準(zhǔn)確、中立的評價,優(yōu)化企業(yè)物資采購部門的工作效率,補充和劃定不同部門之間的責(zé)任與權(quán)限。有條件的企業(yè)可以設(shè)置采購計劃和物資供應(yīng)商管理部門,統(tǒng)籌開展企業(yè)的物資采購行為。

4.2 加強物資采購質(zhì)量控制

在企業(yè)的物資采購管理中,為了保證生產(chǎn)部門產(chǎn)品的質(zhì)量,應(yīng)該在采購物資時預(yù)先了解物資供應(yīng)商的詳細(xì)資料。供應(yīng)商的行業(yè)地位、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品質(zhì)量、資金實力等因素都是考核的標(biāo)準(zhǔn),當(dāng)有多家供應(yīng)商可供選擇時,要從這幾個因素出發(fā)對比供貨商,從中選擇質(zhì)優(yōu)價廉、技術(shù)成熟的產(chǎn)品[3]。同時,與生產(chǎn)部門積極溝通,了解企業(yè)客戶和市場關(guān)注點的轉(zhuǎn)變,及時淘汰陳舊、過時的采購項目。還要時刻關(guān)注市場價格變化,合理評估物資的采購價格,避免陷入價格陷阱。

4.3 打通物資采購信息溝通渠道

生產(chǎn)部門是物資采購的發(fā)起者和接收者,倉儲是物資的保管者,在企業(yè)內(nèi)部建立高效的信息溝通平臺,發(fā)布、傳遞、反饋物資信息,定期小結(jié)、報告能夠使企業(yè)內(nèi)各關(guān)聯(lián)方掌握第一手的物資采購信息,實時更新采購計劃、庫存和采購狀態(tài),以應(yīng)對生產(chǎn)的需要。

5 企業(yè)物資采購管理中信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

5.1 企業(yè)物資采購信息管理需求

在當(dāng)前全球信息化的時代背景下,企業(yè)的信息技術(shù)能力已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要因素,隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,信息技術(shù)在市場活動中的重要性也日漸突出。信息技術(shù)為企業(yè)在各方面的信息管理提供了極大的便利,通過各種信息管理軟件,企業(yè)能夠建立全新的信息管理模式,完善企業(yè)內(nèi)部的管理。

在企業(yè)管理中,物資采購管理占據(jù)著非常重要的地位,直接影響企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。物資采購行為涉及產(chǎn)品參數(shù)、價格、庫存等大量信息,這使得采購行為對信息的流通和處理需求非常巨大。通過信息技術(shù),加快信息在各相關(guān)方之間的流通,將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入企業(yè)物資采購管理系統(tǒng),迅速實現(xiàn)產(chǎn)品信息的采集與分析,幫助企業(yè)完成科學(xué)合理的決策,將物資采購成本控制在合理的區(qū)間,提高物資采購工作的合理性。

5.2 企業(yè)物資采購管理中的信息化技術(shù)

企業(yè)物資采購信息化是物資采購管理中的目標(biāo),它以信息技術(shù)的應(yīng)用和采購模式的數(shù)字化為基礎(chǔ)。在物資采購管理中的電子商務(wù)模式后,通過信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)收集、分析和統(tǒng)計的效率大幅提高。物資信息在采購活動中代表采購物品的資料或其他數(shù)據(jù)屬性,是物資采購的核心。計算機在信息技術(shù)手段的幫助下對大量的物資信息進行比對,就是信息化的過程,就是技術(shù)對物資采購提供的信息服務(wù)。當(dāng)前企業(yè)物資采購中信息化技術(shù)的應(yīng)用,主要集中在訂單信息、供應(yīng)商信息數(shù)字化、資金信息、產(chǎn)品信息等[4]。

5.2.1 訂單信息

訂單信息是物資采購的主要內(nèi)容,涉及物資信息、價格、供貨商、采購資金等眾多內(nèi)容,是采購行為數(shù)字化的核心。訂單信息通過數(shù)字化的形式,提高物資采購的信息化水平。

5.2.2 供應(yīng)商信息數(shù)字化

對于國有企業(yè)來說,物資采購涉及的種類、數(shù)量十分龐大,對應(yīng)采購管理需要的市場信息基數(shù)也是海量的,通過信息技術(shù)的應(yīng)用,將供貨商的信息納入數(shù)字化管理范疇,能夠快速完成多個供貨商的信息分析和比對,及時了解供貨商的信息。在企業(yè)進行物資采購時,信息技術(shù)可以對供貨商的信用、產(chǎn)品質(zhì)量等進行考核,幫助企業(yè)完成采購產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督和采購估算[4]。供應(yīng)商信息數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,能夠保證采購物資信息與供貨商信息的實效性,幫助企業(yè)與供貨商開展溝通、交流,形成穩(wěn)定、高質(zhì)量的合作關(guān)系。供應(yīng)商信息數(shù)字化的應(yīng)用能夠幫助企業(yè)準(zhǔn)確選擇最適合自身的供應(yīng)商,為將來物資采購活動中的價值控制創(chuàng)造有利條件。

5.2.3 資金信息

物資采購的資金信息是物資采購數(shù)字化中非常重要的表現(xiàn)形式,在如今信息化社會的大環(huán)境下,企業(yè)的物資采購部門通過信息技術(shù)科學(xué)處理各種采購信息,為物資采購行為的順利開展提供了諸多便利。資金管理是企業(yè)管理的重要目標(biāo)之一,特別是在大量資金流進出的物資采購活動中,資金信息的管理顯得尤為重要。因此,企業(yè)物資采購的資金信息是信息技術(shù)服務(wù)的重要對象,對企業(yè)的物資采購行為非常重要。

5.2.4 產(chǎn)品信息

產(chǎn)品信息包括所采購物資的種類、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等內(nèi)容,是物資采購的重要依據(jù),因此產(chǎn)品信息也是信息化技術(shù)應(yīng)用的重要內(nèi)容。物資采購的質(zhì)量關(guān)系到企業(yè)采購成本、材料費用等多方面,同時也是物資采購中的焦點。將產(chǎn)品信息數(shù)字化,尤其是數(shù)字標(biāo)簽的應(yīng)用、射頻技術(shù)的融入,方便采購信息的獲取。

6 信息化采購管理模式

企業(yè)要發(fā)展,既要“開源”,也要“節(jié)流”。將信息化技術(shù)引入物資采購管理,實現(xiàn)采購管理的信息化,可以提升物資采購部門的計劃編制能力和物資采購能力,降低采購成本,提高企業(yè)經(jīng)濟效益,是“節(jié)流”的重要手段。要在企業(yè)中推行物資采購的信息化管理,需要關(guān)注以下3個方面。

6.1 企業(yè)的“互聯(lián)網(wǎng)+”采購能力

物資采購信息化管理模式的推行,要求國有企業(yè)必須設(shè)法提高自身的“互聯(lián)網(wǎng)+”采購能力,充分利用互聯(lián)網(wǎng)的平臺和意識,實現(xiàn)物資采購模式的變革,隨著信息技術(shù)對企業(yè)管理模式的影響,物資采購制度和觀念也會發(fā)生變化。以往企業(yè)物資采購效率低、供應(yīng)商相對固定的問題普遍存在于過期物資采購行為之中,推行信息化采購管理模式,在新技術(shù)的基礎(chǔ)上不斷探索并勇于嘗試創(chuàng)新發(fā)展的理念,形成適應(yīng)當(dāng)前社會環(huán)境、科技水平的新模式,才能夠更好地進行物資采購管理。

國有企業(yè)還需要規(guī)范和統(tǒng)一原材料、設(shè)備采購的標(biāo)準(zhǔn),在此基礎(chǔ)上以性價比為依據(jù)確定最優(yōu)的供貨商,解決以往“低價為王”的頑疾。在實踐中需要完善招投標(biāo)的評標(biāo)和監(jiān)督機制,確保物資采購過程實現(xiàn)公平公正。

國有企業(yè)可以憑借自身體量、經(jīng)濟實力的優(yōu)勢,充分發(fā)掘互聯(lián)網(wǎng)思維、大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化手段對企業(yè)物資采購管理的支持潛力,實現(xiàn)對物資采購的全過程管控,大幅提升企業(yè)物資采購部門的工作效率。為實現(xiàn)傳統(tǒng)采購流程與信息技術(shù)的融合,企業(yè)必須明確產(chǎn)品質(zhì)量、采購成本等大目標(biāo),建設(shè)有針對性的數(shù)據(jù)平臺,通過平臺為國有企業(yè)物資需求、庫存量和資金流的判斷提供數(shù)據(jù)支持。

以往國有企業(yè)物資采購需要按周期形成匯編統(tǒng)一上報,采購需求和數(shù)據(jù)信息滯后,使物資采購的過程存在一些不確定性,無法滿足物資采購信息化模式下的需求。在信息技術(shù)采購平臺的支持下,通過平臺大數(shù)據(jù)可以量化生產(chǎn)部門的物資消耗情況,企業(yè)可以全面掌握總體的物資庫存和消耗數(shù)據(jù),通過分析研判,提早安排物資采購任務(wù),降低因物資采購滯后造成的生產(chǎn)停滯,化被動為主動,提高物資采購對生產(chǎn)后臺的輔助能力。信息平臺能夠根據(jù)預(yù)設(shè)的審核流程與層級,自動將采購項目劃分給不同部門的管理者,解決企業(yè)內(nèi)部采購審批流程不明確的問題,進一步提升國企“互聯(lián)網(wǎng)+”采購能力。

6.2 開展電子商務(wù)線上采購

我國目前的線上支付模式與全國范圍內(nèi)的物流網(wǎng)絡(luò)已逐漸完善,隨著電子商務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展提速,線上支付的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)。以往的國有企業(yè)物資采購普遍存在地域性強、信息源少、人為干預(yù)多、市場化程度低、流程煩瑣、效率低下等不足,這些不足導(dǎo)致采購的物資質(zhì)量差、成本高以及臺面之下的腐敗問題等。通過信息化采購管理模式,施行線上競價采購,能大幅提高采購信息的透明度。物資采購人員能夠在短時間內(nèi)比對不同供貨商產(chǎn)品的信息和報價,企業(yè)在技術(shù)的支持下獲得物資采購的最優(yōu)方案,使采購決策的效率大幅提高[5]。

在一些地理位置偏僻、發(fā)展落后地區(qū)的國有企業(yè),因為消息渠道閉塞,往往會保持與少數(shù)大品牌供應(yīng)商持續(xù)合作,這種狀況不利于于企業(yè)平衡物資采購的質(zhì)量與成本。若通過電商平臺,在線向全網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)信息或搜尋合適的供應(yīng)商,可以實現(xiàn)物資的多渠道采購,提升企業(yè)在采購行為中的議價權(quán)。由此可見,開展電子商務(wù)采購有著很高的價值。

6.3 加強物資采購監(jiān)管

物資采購行為涉及大量資金流水,在相對狹小的范圍內(nèi)容易滋生腐敗,這對于國有企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著很大的負(fù)面影響,因此在退信物資采購信息化管理模式的過程中,必須時刻繃緊物資采購監(jiān)管這根弦。由于企業(yè)對物資采購的監(jiān)管不足,在選擇供應(yīng)商時會出現(xiàn)暗箱操作和人為干預(yù)采購行為,即使存在性價比更高的采購選項,仍然與利益交換方達(dá)成采購協(xié)議的情況也時有發(fā)生。這些問題導(dǎo)致采購回來的物資存在價格虛高或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象,而生產(chǎn)原料的價格和質(zhì)量又直接影響企業(yè)產(chǎn)品的成本與質(zhì)量,最終損害的是企業(yè)的市場競爭力和可持續(xù)發(fā)展的前景。因此,通過采購管理信息化改革的方式,加強物資采購環(huán)節(jié)的監(jiān)管,實現(xiàn)各部門工作、決策流程可追溯和數(shù)據(jù)信息公開透明,鏟除腐敗滋生的土壤。工作流程可追溯也為物資采購部門的考核提供依據(jù),對物資采購過程中的關(guān)鍵節(jié)點進行過程考核,提高采購行為監(jiān)督的實效性、規(guī)范性和透明度。企業(yè)主管可以通過查詢信息平臺的物資采購行為記錄,通過分析研判,及時發(fā)現(xiàn)不良物資采購行為,提高管理決策的科學(xué)性。作為物資采購人員,也需要多方了解市場動態(tài),更好地適應(yīng)新的物資采購管理模式。

在實施具體的采購行為時:物資采購管理人員可通過信息技術(shù)加強與生產(chǎn)部門的溝通,了解生產(chǎn)部門對物資的關(guān)鍵技術(shù)需求,提高物資采購的準(zhǔn)確性;與財務(wù)、倉儲部門溝通,了解資金、倉儲情況,為優(yōu)化物資存量提供建議[5]。

7 結(jié)語

物資采購是企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展中至關(guān)重要的環(huán)節(jié),通過推行物資采購的信息化管理模式,提高物資采購過程中的透明度、科學(xué)性和實效性,能夠促進在新技術(shù)環(huán)境下的企業(yè)管理觀念轉(zhuǎn)變,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理流程,降低企業(yè)運行成本,提高企業(yè)市場競爭力,使國有企業(yè)獲得更好的發(fā)展空間。