談機關檔案工作的發(fā)展和改革

[摘 要]機關檔案工作（包括各級各類檔案室）不論其機構(gòu)大小、人員多少，都有一個如何使自己的工作適應國家檔案事業(yè)宏觀發(fā)展的要求，適應國家現(xiàn)代化兩個文明建設要求的問題。當前，在以檔案館為重點、檔案室工作為基礎的思想指導下，全面提高機關檔案工作的管理水平，建立一個由中央、省、市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)各級機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位組成的與機關工作緊密配合，并能全面管理本單位各種門類和各種載體檔案，為機關工作服務的，并為國家積累科學文化財富的機關檔案室工作系統(tǒng)，這是關系到我國整個檔案事業(yè)建設的一個重要課題。在今后的工作中，通過檔案工作自身的改革和為整個改革的服務，進一步提高檔案工作的科學管理水平，更快的發(fā)展我們的檔案事業(yè)，更好地為建設有中國特色的社會主義服務。

[關鍵詞]機關檔案工作；發(fā)展；改革

[中圖分類號]D63 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）02 — 0059 — 02

新形勢下，機關檔案工作面臨著很多新的情況和新的問題，如何在現(xiàn)有的基礎上，進一步改革和加強機關檔案工作，是我們應該認真研究和對待的。

機關檔案工作（包括各級各類檔案室）不論其機構(gòu)大小、人員多少，都有一個如何使自己的工作適應國家檔案事業(yè)宏觀發(fā)展的要求，適應國家現(xiàn)代化兩個文明建設要求的問題。當前，在以檔案館為重點、檔案室工作為基礎的思想指導下，全面提高機關檔案工作的管理水平，建立一個由中央、省、市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)各級機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位組成的與機關工作緊密配合，并能全面管理本單位各種門類和各種載體檔案，為機關工作服務的，并為國家積累科學文化財富的機關檔案室工作系統(tǒng)，這是關系到我國整個檔案事業(yè)建設的一個重要課題。

下面從三個方面論述機關檔案工作的發(fā)展與改革：

一、建國以來機關檔案工作的發(fā)展和變化

在我國歷史上，素有建立機關檔案工作的傳統(tǒng)。從中華人民共和國成立以后，我們黨和國家采取了一系列的措施，加強了對機關檔案工作的管理。

建國初期，為了統(tǒng)一全國文書工作和檔案工作的制度和辦法，改變各機關檔案管理分散落后的狀況，首先從建立、健全現(xiàn)行機關檔案室工作開始發(fā)展我國的檔案事業(yè)。1951年中央人民政府政務院發(fā)布了《公文處理暫行辦法》，這個辦法第一次明確規(guī)定了“檔案以集中管理為原則”，并對承辦單位立卷、歸檔、檔案的借閱、保管、銷毀等工作都作了規(guī)定。1955年1月，經(jīng)中共中央政治局討論批準的《中國共產(chǎn)黨中央和省級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》明確規(guī)定“檔案工作的基本原則，是集中統(tǒng)一管理機關檔案，維護檔案的完整與安全，便于機關工作，反對分散保存”。中央政治局在批語中指出：“這一暫行條例的原則，對國家機關也是基本適用的，國家機關和軍事各部門可仿照這些原則建立和改革自己的文書處理和檔案工作。”1956年4月國務院發(fā)布了《關于加強國家檔案工作的決定》。上述文件確定了集中統(tǒng)一管理機關檔案工作的社會主義原則，明確了機關檔案工作的基本任務和要求等。從此以后，在全國范圍內(nèi)大力推行文書處理部門立卷建立統(tǒng)一的歸檔制度，積極組織力量整理積存零散文件，收集革命歷史檔案，籌建檔案館，建立健全檔案機構(gòu)，培訓干部等，由于這些工作的開展，從而改變了檔案工作落后的面貌，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展，奠定了良好的基礎。

1958年是我國檔案工作的一個大發(fā)展時期。與此同時，機關檔案室工作由高層次發(fā)展到基層，從中央機關發(fā)展到廠礦、學校、人民公社。而中央和省、自治區(qū)、直轄市一級的機關檔案室工作水平不斷提高，機關檔案工作由分散保管到逐步集中統(tǒng)一管理。特別是1959年1月7日，中共中央發(fā)布了《中央關于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》以后，各機關（黨組、黨委）政、工、團的檔案建立了統(tǒng)一的檔案室，普遍加強了黨對檔案工作的領導。進一步明確了歸檔范圍，案卷質(zhì)量不斷有所提高，檔案的管理趨向系統(tǒng)化、科學化，積極開展檔案的利用工作，為機關領導和各項工作服務，發(fā)揮了重要作用，使機關檔案的管理達到了一個新的水平。

1966年5月至1976年10月，十年內(nèi)亂時期，機關檔案工作遭受嚴重的破壞。在此期間，大部分機關檔案室被撤銷，有的是名存實亡，檔案干部被調(diào)離或下放，檔案工作制度被廢棄，檔案任意被銷毀，散失損壞更為嚴重。粉碎“四人幫”以后，情況發(fā)生了變化。

特別是黨的十一屆三中全會以來，黨中央和國務院重視檔案工作采取了一系列措施，檔案工作又重新得到了整頓、恢復和發(fā)展，而且取得了很大的成績。從建國64年來看，我國的機關檔案工作從建立到現(xiàn)在的全面全新發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化水平逐步得以實現(xiàn)，檔案管理的法律法規(guī)完善，檔案保管保護條件的改善，現(xiàn)代化設備的應用，可以看出我們的機關檔案管理工作經(jīng)歷了一個曲折的發(fā)展過程，所以我們要很好地總結(jié)機關檔案工作發(fā)展的正反兩方面經(jīng)驗，這對進一步改進、提高、發(fā)展機關檔案工作是十分必要的。

二、目前機關檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀

近年來，從總的方面看，各級機關的檔案室工作在原有的基礎上，都有所加強。特別是對專門檔案的管理和一些大的機關，在使用現(xiàn)代化技術管理檔案方面，有明顯的進展。同時，各級機關檔案部門在向各級檔案館移交檔案方面作出了顯著的成績，為檔案館豐富館藏，提高檔案的利用率奠定了資源基礎。

首先，機關檔案工作作為機關工作的重要組成部分，逐步得到了重視和加強。許多機關的領導人從實踐中深深地感到機關檔案工作的重要性，從而加強了對機關檔案工作的領導。過去人們一般認為，機關檔案工作就是把辦理完畢的文件保管起來，不要丟失就可以了。現(xiàn)在人們已經(jīng)認識到，做好機關檔案工作不僅是要保存好歷史記錄，發(fā)揮檔案的憑證查考作用，而且它是機關搞好科學管理的重要條件之一，是機關的工作所必需的信息的重要來源之一，是領導進行重大決策的科學依據(jù)。

第二，機關檔案工作的組織管理方面，逐步走向完善。各機關團體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書檔案工作機構(gòu)一般都設在機關辦公廳（室）或秘書部門領導之下，由辦公廳（室）主任或秘書部門負責人領導，各機關檔案機構(gòu)名稱也不統(tǒng)一，有的叫室、有的叫科、有的叫處，由于各機關檔案部門的任務和工作范圍不相同，所以很難強求統(tǒng)一。有的機關檔案部門不僅要管好本機關的檔案，還要負責下屬單位進行業(yè)務指導；有的機關沒有業(yè)務指導任務；有的檔案部門還兼管圖書、資料等其他工作。

第三，加強了對各種專門檔案的管理。隨著各項工作的開展，檔案種類不斷增多，由比較單調(diào)的文書檔案向多種門類、多種載體發(fā)展。各級檔案室除了進一步加強對文書檔案的管理工作外，近些年來，還逐步加強了對各種專門檔案的管理，如地名檔案、會計檔案、審計檔案、訴訟檔案、藝術檔案等等。國家檔案局和中央有關專業(yè)主管機構(gòu)陸續(xù)頒發(fā)了這些專業(yè)檔案的管理辦法，各地也都制訂了相應的辦法，并加強了對專門檔案工作的業(yè)務指導。同時機關檔案工作的標準化和科學化都得到發(fā)展，一些檔案工作的相應規(guī)范標準相繼出臺，使得機關檔案工作的業(yè)務建設大大地向前跨進了一步。檔案信息資源的開發(fā)，在機關領導和各項工作服務方面也取得看了顯著的成效。一些大的機關、企業(yè)、事業(yè)單位還籌建了自己的檔案館，各種類型的檔案業(yè)務研究小組的成立，為發(fā)展橫向聯(lián)系、開展業(yè)務交流、推動檔案工作開展起到了很好的作用。

第四，加強了機關檔案工作的標準化和科學化管理。檔案和檔案工作的科學管理，必須以標準化為前提，否則要走彎路，甚至是難以實現(xiàn)的?？梢哉f沒有檔案工作的標準化，就不可能設想會有真正的檔案工作的現(xiàn)代化。搞好檔案工作的標準化，是提高檔案科學管理水平、實現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化的一個重要手段。為了適應機關辦公自動化和信息管理的需要，一些較大的有基礎的機關檔案部門，開始使用電子計算機等科學技術管理檔案。許多機關檔案部門都有了靜電復印設備，一些部門還在應用微縮攝影技術管理檔案。不少機關的領導和辦公部門的領導，對采用科學技術管理檔案都很關注，有的機關把檔案管理現(xiàn)代化與機關辦公自動化、信息系統(tǒng)的建立結(jié)合起來考慮。

三、機關檔案工作的改革和面臨的任務

我國的檔案工作，不論是黨、政、軍機關，還是群眾團體、企業(yè)、事業(yè)或者是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作，都是國家檔案事業(yè)的組成部分。從全國的檔案組織機構(gòu)來看，初步形成了一個以各級各類檔案館為中心、以多門類、多層次的機關檔案室為基礎的、具有中國特色的社會主義檔案體系。從系統(tǒng)工程的觀點來看，機關檔案工作是一個復雜的大系統(tǒng)，它是整個檔案事業(yè)管理系統(tǒng)的分系統(tǒng)，但又和各機關的工作有密不可分的聯(lián)系，它的建立和發(fā)展又受到了機關各種條件的限制。因此，檔案管理機關在不管機關檔案室人、財、物的情況下，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個分子系統(tǒng)，使分散的、帶有獨立性的機關檔案室能夠與國家各級、各類檔案館有機地連結(jié)起來，這是各級檔案管理部門一個很繁重的任務。從現(xiàn)行檔案的形成和管理特點來看，它是和機關的文書處理工作和業(yè)務工作緊密聯(lián)系在一起的。任何機關不論大小，在工作和生產(chǎn)中都會形成文件材料，而這些文件材料在辦理完畢之后，經(jīng)過立卷歸檔就轉(zhuǎn)化為檔案。所以，檔案室是介于文書處理工作和檔案館工作二者之間的一個中間環(huán)節(jié)，它從文書處理部門那里把應歸檔的案卷接收過來，經(jīng)過一系列的工作，然后按規(guī)定把應該進館的檔案移交給相應的檔案館。因此，有的把機關檔案室稱為一個“過濾器”，也就是從文書立卷—機關檔案室—檔案館，這是檔案形成和發(fā)展的一個客觀規(guī)律，我們對機關檔案工作的改革也要從這樣一個客觀實際出發(fā)。實踐證明，文書工作、檔案室工作、檔案館工作像一部機器上的一個大的鏈條一樣，一環(huán)套一環(huán)，缺一不可。機關檔案工作近年來，特別是《檔案法》、《機關檔案工作條例》發(fā)布以來，由于黨和國家的重視，以及廣大檔案工作者的努力，工作有了較大進展。但是從檔案事業(yè)總體來看，機關檔案室工作與整個檔案事業(yè)的發(fā)展很不適應，目前工作中還存在著許多值得研究解決的問題，諸如對機關檔案工作的認識問題，機關、機構(gòu)、人員、經(jīng)費問題，機關檔案工作的改革問題，現(xiàn)代化管理問題等等，這些問題都直接關系到檔案工作的進一步發(fā)展。

總而言之，在今后的工作中，我們應該認真貫徹黨和政府關于積極而穩(wěn)妥進行改革的方針，從檔案工作的實際出發(fā)，堅定不移、有計劃、有步驟地進行改革。通過檔案工作自身的改革和為整個改革的服務，更合理地組織我們的檔案事業(yè)，進一步提高檔案工作的科學管理水平，更快地發(fā)展我們的檔案事業(yè)，更好地為建設有中國特色的社會主義服務。

〔責任編輯：陳玉榮〕