加強政務(wù)檔案創(chuàng)新管理 更好發(fā)揮服務(wù)職能

[摘 要]在新的歷史時期，機關(guān)政務(wù)檔案管理面臨著新的諸多挑戰(zhàn)，只有不斷積極地實施管理理念的創(chuàng)新、管理理論的創(chuàng)新、管理制度的創(chuàng)新、管理方式的創(chuàng)新，才能更好地發(fā)揮其服務(wù)職能作用。

[關(guān)鍵詞]政務(wù)；檔案；創(chuàng)新；管理

[中圖分類號]D63 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）02 — 0031 — 02

機關(guān)政務(wù)活動中形成了大量的機關(guān)檔案，它是機關(guān)工作的真實記錄，對機關(guān)工作起到了重要的憑證和參考作用。隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展進步，機關(guān)檔案工作呈現(xiàn)出了前所未有的良好發(fā)展勢頭，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作普遍愈加重視，不斷增加對檔案工作的投入，使檔案工作全面得到發(fā)展。

檔案除了“記錄”的功能，即管住“死的”，更重要的是發(fā)揮“活的” 作用，即行使服務(wù)職能。要圍繞黨和政府工作大局開展檔案管理工作，自覺為各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為社會各界服務(wù)，以服務(wù)帶動各項工作發(fā)展。因此，要創(chuàng)造性地開展服務(wù)工作。

一、管理理念的創(chuàng)新

理念的創(chuàng)新即是思想觀念的創(chuàng)新，政務(wù)檔案管理理念對政務(wù)檔案管理實踐起著引領(lǐng)和導(dǎo)向作用。

首先，要有積極的信息化轉(zhuǎn)化意識。檔案信息價值和作用體現(xiàn)的前提就是檔案系統(tǒng)規(guī)范的放置。檔案是一個較為龐大的信息庫，且一般情況下，檔案的各種信息都是比較零散地存儲在眾多的單位檔案中。因此，應(yīng)根據(jù)需要對其進行整理。

其次，對檔案使用效率意識進一步進行強化。無論是搜集檔案還是整理檔案，其最終目的都是為了很好地利用檔案。如何才能使檔案的利用率達到最高，是需要重視的問題。因此，改變檔案無所作為的心態(tài)是首要問題。

再次，要強化主動服務(wù)意識。目前，部分檔案從業(yè)人員缺乏強烈的事業(yè)心、責(zé)任感，對工作積極性不高，創(chuàng)新意識較差，工作方法刻板，對用戶缺乏熱情，這種狀況已難以適應(yīng)新形勢下檔案工作的管理和發(fā)展，因此，要求檔案管理工作人員應(yīng)該具有較高的職業(yè)倫理。檔案管理工作的價值主要通過服務(wù)來體現(xiàn)，搞好利用服務(wù)，擁有為他人作嫁衣的默默奉獻精神是我們的職業(yè)倫理要求。

二、 管理理論的創(chuàng)新

檔案管理理論與其他學(xué)科相比較，起步較晚，發(fā)展較慢，還處在不斷完善階段。因此，既需要在檔案管理的實踐中不斷探索，開展創(chuàng)新研究，來不斷豐富管理理論；同時，更加系統(tǒng)科學(xué)的理論，對檔案管理實踐工作又可起到一個指導(dǎo)、促進和提升的作用。

其一，“檔案”概念的不斷豐富和完善。根據(jù)《檔案法》 概括，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄。按照這個概念，凡是對國家和社會具有保存價值的歷史記錄，不論是紙質(zhì)或電子形式的，也不論是否經(jīng)過“歸檔”的程序，都屬于檔案的范疇。而長期以來，受傳統(tǒng)思維慣性影響，人們對檔案人為加以限制，對那些無法脫離運行環(huán)境或執(zhí)行“歸檔”操作的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和其他電子文件，排除在“檔案”之外。直到人們在工作探索中提出了檔案登記備份的制度，就把檔案作為“記錄”的本質(zhì)屬性予以肯定，將各種載體形式或記錄方式，尤其是數(shù)據(jù)庫形式的各類業(yè)務(wù)信息記錄，明確為檔案的其中一種類型，納入檔案部門的監(jiān)管范圍。

其二，檔案屬性、功能的不斷擴展和延伸。檔案具有文化屬性，是存史記憶的載體；同時，還具有“管理”屬性（體現(xiàn)在原始記錄性備以查考性等方面） ，是政權(quán)運作、社會管理的重要工具。過去受傳統(tǒng)觀念影響，檔案部門更多關(guān)注檔案的“存史” 功能，這樣，檔案工作就有了很大局限性，很難進入黨委、政府的工作視野，工作任務(wù)與現(xiàn)實需要往往產(chǎn)生脫節(jié)。而登記備份工作制度從檔案的“管理”屬性著眼，將檔案管理的工作重心從關(guān)注現(xiàn)存歷史檔案轉(zhuǎn)移到大量經(jīng)濟社會領(lǐng)域形成的現(xiàn)行保存期較短但具有重要憑證價值的現(xiàn)行檔案，從而使檔案管理上升到加強社會管理、夯實政府治理的高度，直接為黨委政府工作服務(wù)。

三、管理制度的創(chuàng)新

檔案工作必須依據(jù)《檔案法》和《檔案法實施辦法》以及其他的檔案法律、法規(guī)來進行，堅持依法治檔；同時，為保證檔案工作順利開展、持續(xù)發(fā)揮作用，管理部門應(yīng)結(jié)合實際，始終圍繞黨委政府中心工作來開展，堅持有所作為，及時建立起一套與之發(fā)展相配套且行之有效、操作性較強的檔案工作規(guī)章制度和管理辦法，從而使每個單位、部門檔案工作不因機構(gòu)調(diào)整和人員的變動而停止或有所削弱。為此，必須從以下細節(jié)入手：

第一，做好政務(wù)活動各階段文件材料的同步收集、整理和反饋、整改。如果等到整個政務(wù)活動周期結(jié)束再對文件材料進行收集整理，一方面會積壓檔案整理工作量，影響檔案工作及政務(wù)活動的進度，另一方面可能造成政務(wù)活動期間檔案材料的流失。因此，必須做到文件材料收集、整理、反饋、整改與政務(wù)活動各階段同步進行。一是根據(jù)活動具體情況，明確政務(wù)活動各階段形成文件材料的收集歸檔周期，對多個階段進行收集歸檔，每個階段結(jié)束后及時進行收集、整理，而對于以“點多面廣”為特點分項活動，采取“開始一批、收集一批、整理一批”的方式進行，最終確保檔案在這些分項活動完成后，短時期內(nèi)全部完成并通過歸檔驗收。二是對文件材料收集整理情況及時進行反饋，整理和補充。改變“實施部門交什么，檔案部門就收什么”的傳統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案部門的主動性，對實施部門移交的文件材料，在及時進行整理的同時，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)范和活動開展的實際情況，查找分析其在齊全性、系統(tǒng)性、準確性、手續(xù)和形式的完備性等方面的問題，并將文件材料整改和補充意見反饋給實施部門，指導(dǎo)和協(xié)助實施部門進行整改和補充。

第二，加強檔案管理部門與政務(wù)活動實施部門密切協(xié)作。一是與實施部門密切協(xié)作。檔案人員應(yīng)積極參加活動實施管理會議，了解活動動態(tài)，根據(jù)活動進度及時提出文件材料的收集內(nèi)容和提交要求，并在整理過程中提出整改和補充建議。另外，加強與實施部門的溝通，了解實施部門對活動檔案在未來利用方面的要求，以便在歸檔文件材料的收集內(nèi)容、檔案分類方案的設(shè)置等方面貼近未來的查詢利用需求。二是加強對參與活動各單位的指導(dǎo)。在活動開展初期，就應(yīng)通過下達規(guī)范性文件、培訓(xùn)等方式，向相關(guān)單位明確文件材料的具體要求，包括內(nèi)容、格式、真實性、規(guī)范性、有效性、統(tǒng)一性等，保證相關(guān)單位文件材料的交付質(zhì)量，從而避免了相關(guān)文件材料在活動完成后無法整改或補充的情況。

第三，建立健全檔案真實性和容災(zāi)保障機制。保障檔案特別是電子文件的真實性，一直是檔案理論研究的熱點，也是難點。因此要從制度和管理層面切入，以檔案行政監(jiān)管為導(dǎo)向，通過建立檔案與電子文件的行政管控機制、安全保障機制和證據(jù)“鎖定”機制，較好解決電子文件真實性保障、容災(zāi)保障難題，并帶動檔案信息資源的數(shù)字整合。一方面，通過行政登記，對保存在各單位的各類檔案與電子文件的形成、安全保存情況進行動態(tài)監(jiān)管，做出備份處理決定；另一方面，通過電子備份和多時點歷史備份數(shù)據(jù)的留存，并結(jié)合數(shù)字摘要等技術(shù)手段，固化檔案與電子文件的原始狀態(tài)，保存真實記憶，保障信息安全。

第四，加強政務(wù)檔案信息安全管理。檔案信息安全問題是檔案信息化建設(shè)不可忽視的一個重要方面，也是政務(wù)檔案管理的特點，有些政務(wù)活動必須公開，有些政務(wù)活動及信息必須保密，不然會引起一些社會問題的產(chǎn)生。其安全隱患主要表現(xiàn)為：一是觀念意識，檔案部門安全意識和保密意識不強，對外提供利用的信息缺乏嚴格的審查和管理；二是技術(shù)問題，當(dāng)前電腦病毒種類多、危害大，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到嚴重威脅；三是工作失誤和設(shè)備故障，如工作人員操作失誤而產(chǎn)生不可預(yù)知的信息損失和外泄，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、硬件以及電子系統(tǒng)故障也會引發(fā)系統(tǒng)euAYSuAcBvYXyru+IuBFOz2JGu/3wBb24Yd8rGcGRx0=問題。所有這些，使政務(wù)檔案信息的安全變得“脆弱”，檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)。所以，除了通過硬件設(shè)備從物理層、網(wǎng)絡(luò)層保障系統(tǒng)安全外，也需要從應(yīng)用層角度保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全，比如對檔案信息資源進行密級管理，提供多級審批制度，按照申請者的身份授權(quán)并進行限制，特定檔案只對有權(quán)限用戶開放，設(shè)置安全級別，依權(quán)限分級管理，有效解決檔案泄密等問題，提高政務(wù)檔案信息資源的安全保密性。

為確保檔案管理工作順利開展，應(yīng)把以上做法納入各項管理制度中，加強對檔案管理工作的指導(dǎo)和督促檢查，制定具體措施和要求，通過開展崗位責(zé)任制檢查、目標(biāo)管理考核等活動，對檔案工作情況進行督促檢查，以促進檔案工作的標(biāo)準化和規(guī)范化。

四、管理方式的創(chuàng)新

檔案工作管理人員既要有責(zé)任感，有較高的職業(yè)倫理，還需具備較高的職業(yè)技能，要具備檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。

隨著信息化水平的不斷提高、如何改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，把檔案實體的信息以數(shù)字化形式通過計算機網(wǎng)絡(luò)提供使用，成為應(yīng)對信息化挑戰(zhàn)的必然舉措。數(shù)字化檔案管理是21世紀檔案管理的趨勢和發(fā)展方向。

數(shù)字化檔案是實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變的最好方法。檔案是眾多信息源中的基礎(chǔ)信息源，我國傳統(tǒng)檔案管理模式正面臨信息數(shù)字化發(fā)展的嚴峻挑戰(zhàn)。檔案工作要緊跟時代發(fā)展步伐，以現(xiàn)代化的管理模式替代傳統(tǒng)的手工模式，實現(xiàn)政務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化，滿足社會各方面的需求。數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化辦公手段和先進管理技術(shù)都迫切需要檔案管理工作者去掌握。借助高科技手段，檔案工作的科技含量將大大增強；管理和保護趨向現(xiàn)代化和自動化；檔案檢索方式將更加簡單、便捷、高效；檔案工作人員將從檔案實體的保護者、調(diào)閱者的傳統(tǒng)角色，轉(zhuǎn)化為檔案信息產(chǎn)品的生產(chǎn)者、檔案信息利用的咨詢者、提供者和傳播者。

要實現(xiàn)檔案信息化，數(shù)字化建設(shè)是基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是手段。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息時代對檔案工作的要求，也是檔案工作者前進和努力的方向。因此，檔案工作者只有不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新時期的政務(wù)檔案管理工作。

〔參 考 文 獻〕

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〔2〕吳曉平，付鈺.信息系統(tǒng)安全風(fēng)險評估理論與方法〔M〕.北京：科學(xué)出版社，2010.

〔3〕何嘉蓀.文件群體運動與文件管理檔案化——“文件運動模型”再思考兼答章燕華同志之二〔J〕.檔案學(xué)通訊，2007，（04）.

〔4〕孫洪魯.檔案科研工作推進的策略研究〔J〕.中國檔案，2012，（05）.

〔責(zé)任編輯：陳玉榮〕