人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源管理的對(duì)策研究
2012-12-31 00:00:00李正麗
【摘 要】人力資源管理簡單的講就是對(duì)人力資源的管理，其具體涵義包括：根據(jù)人的心理及行為規(guī)律，對(duì)人的思想和行為進(jìn)行正確的研究、引導(dǎo)、激勵(lì)，并對(duì)人員進(jìn)行合理適當(dāng)?shù)陌才?、使用和管理，從而達(dá)到對(duì)人的積極因素的充分開發(fā)和調(diào)動(dòng)，以取得最佳的經(jīng)濟(jì)效益，使人得到全面發(fā)展。人力資源管理是一門科學(xué)，是以心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)、檔案管理學(xué)等多學(xué)科為基礎(chǔ)，并與其密切相聯(lián)系的一門科學(xué)。相對(duì)于傳統(tǒng)的人事管理概念而言可以說是一門新興的學(xué)科，不論從理論上還是從實(shí)踐上都是需要理論研究者和實(shí)際工作者深入探討的。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源管理；對(duì)策研究
1.傳統(tǒng)人事管理向現(xiàn)代人力資源管理轉(zhuǎn)變的必然性
（1）所謂傳統(tǒng)的人事管理（Personnel Management）是運(yùn)用科學(xué)的原理、原則、制度和方法，對(duì)人事工作所進(jìn)行的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等一系列管理活動(dòng)。主要包括人事檔案管理，人員的進(jìn)出、工資、晉升、職務(wù)升降、崗位變動(dòng)以及獎(jiǎng)懲等工作。它強(qiáng)調(diào)對(duì)人事制度的貫徹與實(shí)施，是管理活動(dòng)的重要組成部分。從行政職能的角度上看，傳統(tǒng)的人事管理工作多屬于戰(zhàn)術(shù)性和行政性的工作，例如組織招聘員工、新員工培訓(xùn)、基本技能的培訓(xùn)、工資的計(jì)算與發(fā)放、考勤管理、組織文體活動(dòng)、人事檔案管理等等。這些大量的日常工作通常被稱之為“人事工作”。由于這部分工作全部是一些企業(yè)日常管理工作，不能從本質(zhì)上對(duì)企業(yè)的核心價(jià)值產(chǎn)生影響，人事部門基本上沒有對(duì)制度的制定調(diào)整權(quán)，難以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)管理政策和制度進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。人事部門在企業(yè)中的地位不突出，趨同于一般的行政管理部門，更多地關(guān)注于事務(wù)性的管理，其管理的形式和目的是“控制人”，并不關(guān)注個(gè)人的績效，人在企業(yè)不被看作可待開發(fā)的資源。傳統(tǒng)的人事管理模式已完全不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，傳統(tǒng)模式所展現(xiàn)出來的弊端日益嚴(yán)重地阻礙了國民經(jīng)濟(jì)健康有序的發(fā)展。
（2）所謂人力資源管理（Human Resource Management）是指組織對(duì)員工的有效管理和使用的思想和行為。就是發(fā)現(xiàn)、投入力量“開采”和利用人力，它包括就業(yè)與錄用、人力配置、激勵(lì)、教育培訓(xùn)四個(gè)方面的內(nèi)容。其內(nèi)涵就是通過一定手段，調(diào)動(dòng)人的積極性，發(fā)揮人的創(chuàng)造力，把人力資源由潛能轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)富。它遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)的人事管理范疇，是管理學(xué)中的一個(gè)嶄新的和重要的領(lǐng)域。近十年來，人力資源理論的發(fā)展勢頭，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了人事管理，這是因?yàn)榍罢吣軌蚪o人，特別是各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)以及企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以全新的視野，它不僅符合歷史潮流，世界潮流，而且符合中國改革開放的大方向，因此人力資源理論在中國的蓬勃發(fā)展是必然的。
（3）除此之外，傳統(tǒng)的人事管理觀念是建立在一種成本中心的前提上，將人事部門定為一個(gè)成本集中的消耗中心，主張通過一切可行的措施盡量減少人力資源以控制企業(yè)的人工成本，把減少人事管理費(fèi)用作為自己的核心任務(wù)之一，這種觀念比較集中的反映了企業(yè)重視短期利潤，最為突出的口號(hào)就是“減人增效”，經(jīng)過幾年的實(shí)踐證明，減人未必能增效，因?yàn)槠髽I(yè)績效不僅僅受到企業(yè)職工這個(gè)因素的影響，影響企業(yè)績效的因素很多，如特殊的地理位置限制了就業(yè)渠道，減下來的職工沒有脫離企業(yè)。
2.現(xiàn)代人力資源管理的特點(diǎn)
現(xiàn)代人力資源管理是運(yùn)用科學(xué)方法，協(xié)調(diào)人與事的關(guān)系，處理人與人之間矛盾，充分發(fā)揮人的潛能，人盡其才，事得其人，人事相宜，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過程。
（1）現(xiàn)代人力資源管理以“人”為核心，視人為“資本”，把人作為第一資源加以開發(fā)，既重視以事?lián)袢?，也重視為人設(shè)事，讓員工積極主動(dòng)地、創(chuàng)造性地開展工作，屬“服務(wù)中心”，管理出發(fā)點(diǎn)是“著眼于人”，考慮人的個(gè)性、需求的差異，又考慮客觀環(huán)境對(duì)人的影響，用權(quán)變的觀點(diǎn)開展工作，從而達(dá)到人力資源合理配置、人與事的系統(tǒng)優(yōu)化，使企業(yè)取得最佳的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。
（2）現(xiàn)代人力資源管理屬于動(dòng)態(tài)管理， 強(qiáng)調(diào)一種動(dòng)態(tài)的、心理的調(diào)節(jié)和開發(fā)，將人力資源作為勞動(dòng)者自身的財(cái)富，重視開發(fā)使用，強(qiáng)調(diào)人員的整體開發(fā)。結(jié)合組織目標(biāo)和個(gè)人情況，進(jìn)行員工的職業(yè)生涯規(guī)劃，不斷培訓(xùn)，不斷進(jìn)行橫向和縱向的崗位職務(wù)調(diào)整，做到大才大用、小才小用，充分發(fā)揮個(gè)人才能、人盡其才、才盡其用。
（3）現(xiàn)代人力資源管理同時(shí)采取理性與感情化的管理。較多地考慮人的情感、自尊、價(jià)值，以人為本，多激勵(lì)，少懲罰，多授權(quán)，少命令， 發(fā)揮每個(gè)人的特長，盡可能地體現(xiàn)每個(gè)人的價(jià)值。
（4）現(xiàn)代人力資源管理追求創(chuàng)新性，不斷創(chuàng)新技，完善考核系統(tǒng)、測評(píng)系統(tǒng)等科學(xué)術(shù)方法。多為主動(dòng)開發(fā)型，根據(jù)組織現(xiàn)狀和未來，被賦予了很多的組織變革職能，通過參與變革與創(chuàng)新，實(shí)施組織變革（并購與重組、組織裁員、業(yè)務(wù)流程再造等）過程中的人力資源管理實(shí)踐，包括提高員工對(duì)組織變革的適應(yīng)能力，妥善處理組織變革過程中的各種人力資源問題，推動(dòng)組織變革進(jìn)程，并以企業(yè)變革推動(dòng)者的身份有計(jì)劃有目標(biāo)地展開工作。
（5）現(xiàn)代人力資源管理主體是市場運(yùn)行的主體，行為受市場機(jī)制左右，而且須遵循市場通行規(guī)則和人力資源管理自身特有的規(guī)律。
（6）現(xiàn)代人力資源管理上升為決策層， 直接為企業(yè)的最主要的高層參與計(jì)劃和決策。作為企業(yè)戰(zhàn)略決策的參與者，提供基于戰(zhàn)略的人力資源規(guī)劃及系統(tǒng)解決方案，將人力資源納入企業(yè)的戰(zhàn)略與經(jīng)營管理活動(dòng)中，使人力資源與企業(yè)戰(zhàn)略相結(jié)合。
3.強(qiáng)化現(xiàn)代人力資源管理中的現(xiàn)代檔案管理
現(xiàn)代檔案管理是現(xiàn)代人力資源管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3.1盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才
培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)；不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開發(fā)軟件。
3.2建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
3.3制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。
辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢，采取有力措施，從工作重點(diǎn)和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]張維晉.關(guān)于現(xiàn)代人力資源管理與檔案信息化管理的研究[J].商場現(xiàn)代化，2008，（3）.
[2]魏靜松.人力資源管理中檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的探討[J].檔案學(xué)通訊，2009，（1）.
