新時(shí)期企事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新思考

【摘 要】人事檔案是企事業(yè)單位檔案信息的重要組成部分，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的壯大與發(fā)展有著十分重要的影響。隨著我國(guó)人才市場(chǎng)的逐漸完善與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位人事檔案管理模式與管理理念面臨著巨大的挑戰(zhàn)，將人事檔案管理由傳統(tǒng)的人事管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源管理成為企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。本文就當(dāng)前企事業(yè)單位在人事管理中存在的不足進(jìn)行分析，并提出創(chuàng)新人事管理模式的幾點(diǎn)建議，希望對(duì)相關(guān)企業(yè)管理人員有所幫助。

【關(guān)鍵詞】問題；措施

人事檔案，是企業(yè)在人事管理過程中形成的，并經(jīng)企業(yè)認(rèn)可的反應(yīng)企業(yè)職工經(jīng)歷與工作面貌的聲像、文字檔案。隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大與企業(yè)職工的不斷增多，很多企事業(yè)單位在人事管理檔案中存在的缺陷和不足也更加明顯，成為制約企業(yè)精簡(jiǎn)管理、量化生產(chǎn)的瓶頸，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成了一定程度的負(fù)面影響。在新的形勢(shì)下，企事業(yè)單位的人事管理部門只有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理中存在的不足，提出科學(xué)可行的改革措施，才能保障企業(yè)的健康發(fā)展。

1.企事業(yè)單位在人事檔案管理中存在的問題

1.1人事檔案管理模式單一

當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案管理工作都使用干部人事檔案管理制度，企業(yè)職工的人事檔案都由政府許可的單位負(fù)責(zé)，或企業(yè)上級(jí)單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)，管理模式十分封閉，這種人事檔案管理模式有利于檔案保密與相關(guān)資料的查找與利用，適合企業(yè)人事檔案來源單一的情況。然而，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)制度的改革，民營(yíng)企業(yè)、三資企業(yè)的數(shù)量大大增多，企業(yè)中工作人員的成分也更加復(fù)雜，既有國(guó)家任命的管理人員，也有企業(yè)自行選舉產(chǎn)生的管理人員，且企業(yè)職工級(jí)別變化較快，今天還是技術(shù)工，也許明天就能成為管理人員，職工級(jí)別不具有黨政官員和公務(wù)員那樣的穩(wěn)定性，多樣化的職工層次對(duì)企業(yè)人事檔案的管理工作提出了更高的要求，封閉式的人事管理模式漸漸與企業(yè)的實(shí)際人事情況相脫節(jié)，嚴(yán)重阻礙了企事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展。

1.2人事檔案管理模式僵化

過去，我國(guó)企事業(yè)單位的人事檔案管理采用分級(jí)負(fù)責(zé)、集中統(tǒng)一的管理機(jī)制。職工只要成為國(guó)企的一員，就能享受干部般的待遇，如果成為干部，則其住房、薪資、養(yǎng)老、醫(yī)療等有了終身的保障，人事檔案也進(jìn)入企事業(yè)單位的人事部門，進(jìn)行統(tǒng)一、分級(jí)管理。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的觀念產(chǎn)生了巨大的改變，個(gè)體經(jīng)營(yíng)、自謀生計(jì)成為很多人的選擇，合資、三資、獨(dú)資等多種形式的企業(yè)紛紛建立，為社會(huì)就業(yè)提供了新途徑的同時(shí)也引起了用人機(jī)制的變化，大多數(shù)企業(yè)在招聘人員時(shí)，更加看重一個(gè)人的個(gè)人能力，而非其歷史身份，從哪個(gè)單位來的，企業(yè)對(duì)職工的管理靠合同而非人事檔案。職工在履行合同之后，可以根據(jù)自己的喜好選擇自己喜好的崗位，流動(dòng)性大，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈使得跳槽現(xiàn)象越來越多，而很多原有單位為了維護(hù)自身利益而扣留其人事檔案，導(dǎo)致大量死檔、棄檔的產(chǎn)生。且企業(yè)間人才流動(dòng)的加快也使得傳統(tǒng)的人事檔案管理機(jī)制無法充分的發(fā)揮其服務(wù)作用，難以滿足靈活的用人機(jī)制的需求。

1.3人事檔案不完善

現(xiàn)代企業(yè)最明顯的制度特征便是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，作為反映企業(yè)職工德才狀況與個(gè)人經(jīng)歷的重要資料，人事檔案的管理制度也應(yīng)更加完善。1992年6月，國(guó)家檔案局與勞動(dòng)部分布了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，將職工檔案分為10類，即：自傳材料、履歷材料、學(xué)歷與評(píng)聘技術(shù)職務(wù)材料、鑒定與考察材料等。企業(yè)為了達(dá)到最佳經(jīng)濟(jì)效益，最大程度的調(diào)動(dòng)員工的工作積極性與創(chuàng)造力，其人事檔案管理除了上述要求的內(nèi)容以外，還應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充，如增加人事信用檔案等，避免企業(yè)人事檔案成為死檔，阻礙企業(yè)的管理，浪費(fèi)企業(yè)的人力物力與財(cái)力。此外，企事業(yè)單位還應(yīng)建立特色的人事管理檔案制度，而非照搬干部人事檔案管理制度，使其能夠真正的為企業(yè)的管理提供有價(jià)值的信息。

2.企事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理的措施

2.1轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)檔案管理觀念

隨著是會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐漸完善與科技水平的不斷提高，企事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)由傳統(tǒng)的人事管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的人力資源管理，這是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，也是人事檔案管理的改革的重要方向。首先，應(yīng)建立開放的人事檔案管理機(jī)制，當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)的人事檔案是由企業(yè)人事部門管理，內(nèi)容保密，不對(duì)外人開放，個(gè)人也不得私自查閱。事實(shí)上，人事檔案中需要保密的材料十分有限，且大部分檔案內(nèi)容本人已經(jīng)知道，只有極少內(nèi)容本人知道結(jié)果卻不清楚其過程，因此，企業(yè)應(yīng)積極響應(yīng)民主化進(jìn)程，適度開放人事檔案。另一方面，企業(yè)對(duì)個(gè)人的人事檔案具有壟斷性，企業(yè)對(duì)職工的評(píng)價(jià)如何，職工完全不知曉，形成嚴(yán)重的信息不對(duì)稱，且導(dǎo)致人事檔案的完善缺乏有效的監(jiān)督。因此企業(yè)應(yīng)破除壟斷觀念，樹立服務(wù)意識(shí)，建立健全的人力資源檔案管理體系，制定適合企業(yè)的人才規(guī)劃，是企業(yè)對(duì)人才的需求與企業(yè)發(fā)展相統(tǒng)一，將企業(yè)人事檔案管理工作納入到企業(yè)人才規(guī)劃中，逐步建立有特色的人力資源管理體系，為企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度打好基礎(chǔ)。

2.2建立健全人事信用檔案機(jī)制

人才是企業(yè)甚至國(guó)家加爭(zhēng)奪的焦點(diǎn)，人才的信譽(yù)與管理水平?jīng)Q定了人力資源的價(jià)值。企業(yè)在進(jìn)行人事信用檔案的收集與整理工作時(shí)，應(yīng)做到：首先，加強(qiáng)對(duì)人事信用檔案的宣傳，完善與之相關(guān)的規(guī)章制度，采取強(qiáng)力措施來根除人事檔案中的弄虛作假，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門和人事部門要嚴(yán)格貫徹國(guó)家相關(guān)政策，加強(qiáng)宣傳與監(jiān)督力度，讓廣大職工知法、守法，做到責(zé)任到人，一旦發(fā)現(xiàn)弄虛作假，不但要追究填寫人員的責(zé)任，也要追究相關(guān)主管部門的責(zé)任，檔案管理部門要勇于執(zhí)法、執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，從根源上杜絕人事檔案弄虛作假的發(fā)生。其次，將人事信用檔案納入人事檔案管理目標(biāo)，結(jié)合構(gòu)建和諧、誠(chéng)信的要求與人事信用檔案的發(fā)展規(guī)律來完善相關(guān)法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)認(rèn)識(shí)信用檔案管理的規(guī)范化信息化與法制化。最后，還用采用先進(jìn)的技術(shù)手段，利用好計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與查找，對(duì)企業(yè)職工信息進(jìn)行及時(shí)備案。

2.3提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

各企事業(yè)單位應(yīng)大力宣傳相關(guān)法律法規(guī)與政策，提高人事檔案管理人員的法律意識(shí)，增強(qiáng)全社會(huì)的人事檔案管理人員觀念。提高人事檔案管理部門工作人員的工作水平與職業(yè)道德，定期展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在引進(jìn)檔案管理人員時(shí)，多引進(jìn)檔案管理相關(guān)專業(yè)的高學(xué)歷人才，并及時(shí)開展崗前培訓(xùn)，對(duì)于在崗職工，也應(yīng)進(jìn)行定期的培訓(xùn)，并建立完善的監(jiān)督機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。結(jié)合社會(huì)形勢(shì)與國(guó)家相關(guān)文件的要求，革除計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制中形成的人事檔案管理理念，不斷提高管理人員的自身素質(zhì)。

3.總結(jié)

總而言之，企事業(yè)單位的人事檔案管理對(duì)激發(fā)員工的工作積極性，推進(jìn)企業(yè)人力資源發(fā)展、擴(kuò)大企業(yè)民主，建設(shè)和諧的企業(yè)文化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)不斷提高自己的管理水平，使企業(yè)人事檔案的管理工作能夠真正的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，為社會(huì)的進(jìn)步服務(wù)。

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