淺析項(xiàng)目溝通管理對(duì)企業(yè)的影響

摘要：文章通過(guò)對(duì)項(xiàng)目溝通管理體系中出現(xiàn)問(wèn)題的分析，逐步指出項(xiàng)目運(yùn)作中有效管理溝通的組織障礙同時(shí)提出了有效項(xiàng)目溝通管理的辦法。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目；溝通管理

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2012）26-0007-03

偉大的NBA球星邁克喬丹曾對(duì)自己的隊(duì)友說(shuō)過(guò)“我們兩個(gè)人在場(chǎng)上的溝通相當(dāng)重要，我們相互從對(duì)方眼神、手勢(shì)、表情中獲取對(duì)方的意圖，于是我們傳、切、突破、得分；但是，如果我們失去彼此間的溝通，那么公牛的末日來(lái)臨了”。作為現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識(shí)體系九大知識(shí)領(lǐng)域之一的項(xiàng)目溝通管理是非常重要的，項(xiàng)目需要有效的溝通以確保我們?cè)谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)間以低代價(jià)的方式使正確的信息被合適的人所獲得。已達(dá)到保持項(xiàng)目順利進(jìn)行、提早識(shí)別潛在問(wèn)題、滿足客戶需求、征求建議以改進(jìn)項(xiàng)目績(jī)效和避免意外的目的。尤其是在項(xiàng)目早期，高度的面對(duì)面溝通對(duì)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)發(fā)展良好的工作關(guān)系和建立共同愿望是特別重要的。

1 項(xiàng)目溝通管理

1.1 項(xiàng)目溝通管理的定義

項(xiàng)目溝通管理，就是為了確保項(xiàng)目信息及時(shí)適當(dāng)?shù)禺a(chǎn)生、收集、傳播、保存和最終處置所需實(shí)施的一系列過(guò)程。

1.2 項(xiàng)目溝通的重要性

一個(gè)項(xiàng)目，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的組織、指揮，并協(xié)調(diào)、控制項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，就必須進(jìn)行信息溝通。良好的信息溝通，對(duì)項(xiàng)目發(fā)展及人際關(guān)系改善，都存在推動(dòng)作用。

2 案例分析

但在目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，產(chǎn)生了4個(gè)插曲，導(dǎo)致“夢(mèng)娜公主”最終于5月23日出港。

①BH108撤離裝船作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)?！皦?mèng)娜公主”靠港后需在BH108的配合下完成該船甲板上4條鋼滑道的鋪設(shè)工作。但2011年5月14日，BH108在未完成裝船配合的情況下，上午8：00離開(kāi)海工碼頭赴對(duì)岸港務(wù)局碼頭進(jìn)行安裝公司自攬項(xiàng)目作業(yè)，作業(yè)完畢后由于天氣影響，直至14日21：00才返回海工碼頭，“夢(mèng)娜公主”船上鋼板鋪設(shè)及焊接固定工作推遲約13 h，錯(cuò)過(guò)了5月15日20：00的拖拉裝船潮水。

②上東塊未預(yù)拖，錯(cuò)過(guò)低平潮。由于BH108的撤離，陸豐項(xiàng)目的裝船時(shí)間又推后一天。次日，即2011年5月16日，中心組織參建各方再次進(jìn)行緊急部署。但由于裝船單位未采納將組塊預(yù)拖至碼頭前沿的補(bǔ)救建議，至當(dāng)天23：00時(shí)“夢(mèng)娜公主”錯(cuò)過(guò)了低平潮，其壓載至極限吃水位也不滿足上船高度要求。

③直至5月17日上午11：00上東鎖具到貨晚。海上吊裝鎖具按原計(jì)劃應(yīng)在牽引前放置在組塊上，但由于鎖具到貨晚直至2011年5月18日8：30才到場(chǎng)地，完成鎖具安裝時(shí)已錯(cuò)過(guò)上午的潮位。為此，中塊拖拉時(shí)間推遲至當(dāng)天23：00，該塊裝船時(shí)間較原計(jì)劃損失14 h。

鑒于以上四個(gè)故事，公司在溝通管理有以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

①購(gòu)買(mǎi)組塊吊裝鎖具應(yīng)提前與廠家聯(lián)系，確保鎖具提前到位，配扣工作不影響主線作業(yè)。

②在外租船舶時(shí)，應(yīng)與船東溝通，詳細(xì)全面的了解船舶壓載能力等。

③在組塊裝船過(guò)程中，應(yīng)提前與港務(wù)局聯(lián)系，辦理船舶出港所需證書(shū)。

3 有效管理溝通的組織障礙

通過(guò)以上案例的分析，溝通管理中存在如下問(wèn)題。

3.1 施工船舶跟蹤不到位

在施工作業(yè)之前應(yīng)先提前落實(shí)供施工所用人機(jī)具，組織溝通必須做到有備無(wú)患。同時(shí)還要對(duì)所收集的各種信息做充分的整合，以確保所得信息的準(zhǔn)確性和完整性。這樣才能保證溝通成功有效，達(dá)到項(xiàng)目按計(jì)劃安排如期進(jìn)行。

3.2 時(shí)間壓力

時(shí)間壓力很容易迫使決策者做出倉(cāng)促的決定。也就是管理學(xué)中所說(shuō)的芝麻綠豆原理：即對(duì)于重要事情兩三天就下決定了，而芝麻綠豆的小事卻因?yàn)楦鞣N理由拖延，兩個(gè)月都沒(méi)有結(jié)論。重大決策的產(chǎn)生太過(guò)于倉(cāng)促，而芝麻綠豆的小事卻拖沓不決，這是溝通中經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)這種的問(wèn)題。

3.3 施工材料跟蹤不到位

項(xiàng)目材料工程師應(yīng)根據(jù)施工計(jì)劃做出相對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目材料到貨計(jì)劃。并把不能滿足項(xiàng)目時(shí)間需求的材料提前做出預(yù)警，同時(shí)與廠家溝通已達(dá)到材料能按時(shí)按需到貨，工程能按時(shí)平穩(wěn)進(jìn)行。此部分溝通管理需根據(jù)經(jīng)驗(yàn)對(duì)其采取相應(yīng)措施，或是提前向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)以便調(diào)整計(jì)劃或是對(duì)廠家施加壓力。

3.4 關(guān)系維護(hù)問(wèn)題

組織中的個(gè)體應(yīng)與其部署、合作伙伴經(jīng)常性的接觸，保持良好的合作關(guān)系，這樣工作才可以順利開(kāi)展，按時(shí)完成任務(wù)，以免耽誤項(xiàng)目工期。我們比較常見(jiàn)的關(guān)系障礙之一就是忽視。由于海洋石油領(lǐng)域項(xiàng)目的特殊作業(yè)環(huán)境，應(yīng)該與合作單位或是相關(guān)政府部門(mén)提前做好溝通，以確保相關(guān)證件、資質(zhì)齊全，以免影響工期，達(dá)到事半功倍的效果。

雖然，在溝通的過(guò)程中存在這樣那樣的障礙，但是，對(duì)于需要由多人完成的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，與其說(shuō)項(xiàng)目的各個(gè)部分是通過(guò)技術(shù)方法集成起來(lái)的，還不如說(shuō)它們是通過(guò)溝通集成起來(lái)的，是溝通賦予了項(xiàng)目以生命。如果溝通無(wú)效，將會(huì)產(chǎn)生如圖1所示的結(jié)果。

需要特別強(qiáng)調(diào)的是，有效的項(xiàng)目溝通，不是簡(jiǎn)單的項(xiàng)目利益相關(guān)者之間的交流、會(huì)談、討論，而是在目的、對(duì)象、時(shí)間、方式、內(nèi)容、反饋等方面都預(yù)先設(shè)計(jì)和定義的信息交流活動(dòng)，也就是所謂的“結(jié)構(gòu)化溝通”。

結(jié)構(gòu)化溝通的目的是為了提高溝通的效率和有效性，減少溝通結(jié)果對(duì)人們溝通技能的依賴性和被溝通主體自身因素的影響。很多項(xiàng)目利益相關(guān)者，并不善于溝通，我們不能指望將其都培養(yǎng)成溝通高手，也沒(méi)有必要這樣。我們需要的只是保證他們?cè)陧?xiàng)目中能夠及時(shí)、適度、準(zhǔn)確地得到其完成任務(wù)需要的信息，這是項(xiàng)目結(jié)構(gòu)化溝通的使命。

為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)化溝通，需要把握好以下要點(diǎn)：

①定義溝通的角色。依據(jù)角色設(shè)定溝通的時(shí)機(jī)是提高項(xiàng)目溝通效果的簡(jiǎn)單訣竅，依據(jù)角色行進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要思想。角色不是簡(jiǎn)單的人物，它還意味著對(duì)項(xiàng)目的責(zé)任。當(dāng)弄清項(xiàng)目中的各個(gè)角色以及他們需要對(duì)項(xiàng)目盡到責(zé)任時(shí)，我們就會(huì)比較容易地定義清楚他們?cè)诤螘r(shí)需要何種信息，這些信息該從何處得到，如何衡量信息的質(zhì)量等有效溝通的要素。

②定義溝通的流程?！鞍褎?chuàng)意留給自己，把效率交給流程”是提高項(xiàng)目溝通有效性的另一項(xiàng)行之有效的方式。人們已經(jīng)意識(shí)到依靠那些“馬后炮”、“事后抓罪犯”等管理方式進(jìn)行所謂的“目標(biāo)管理”是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的了，流程成了人們?nèi)找嬷匾暤墓芾韮?nèi)容。

③定義溝通的格式。項(xiàng)目結(jié)構(gòu)化溝通是建立在標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)匯和格式基礎(chǔ)上的溝通。由于項(xiàng)目利益相關(guān)方來(lái)自不同的專業(yè)領(lǐng)域，來(lái)自不同的部門(mén)。因此，他們很容易采取自己業(yè)務(wù)領(lǐng)域、部門(mén)的習(xí)慣詞匯來(lái)與別人溝通，這種方式會(huì)產(chǎn)生很多歧義，造成很多溝通的誤解。因此，要確保項(xiàng)目溝通的有效性，必須在項(xiàng)目利益相關(guān)方之間就一些術(shù)語(yǔ)等進(jìn)行統(tǒng)一定義。

3.5 公司項(xiàng)目溝通管理體系中容易產(chǎn)生的不足

溝通即信息交流。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的信息交流主要是人和人之間的交流以及組織之間的交流。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)比較完整的溝通管理體系應(yīng)該包含以下幾方面內(nèi)容：即溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和管理收尾，如圖2所示。

項(xiàng)目干系人的信息溝通需求決定于溝通計(jì)劃，即誰(shuí)需要什么信息，什么時(shí)候需要，怎樣獲得；項(xiàng)目干系人依靠信息分發(fā)及時(shí)獲得需要的信息；績(jī)效報(bào)告包括狀況報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告和預(yù)測(cè)，用于收集和傳播執(zhí)行信息；項(xiàng)目在達(dá)到目標(biāo)或因各種原因終止后需要進(jìn)行項(xiàng)目收尾，項(xiàng)目收尾管理包括項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成，即項(xiàng)目記錄、收集對(duì)符合最終規(guī)范的保證、項(xiàng)目效果（成功或教訓(xùn)）分析以及這些信息的存檔。

4 提高項(xiàng)目溝通管理的方法

制定切實(shí)可行和有效的溝通計(jì)劃將會(huì)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)客戶的同步，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的減少。

有效的溝通計(jì)劃應(yīng)該考慮以下幾點(diǎn)：

①確定項(xiàng)目相關(guān)文件保存方式。對(duì)于收集到的不同類型的信息，應(yīng)制定統(tǒng)一規(guī)章制度，將其與項(xiàng)目有關(guān)的重要文件進(jìn)行建檔、保存。

②建立項(xiàng)目組織聯(lián)系方式。項(xiàng)目涉及到多方人員，為提高工作效率，應(yīng)該建立一個(gè)專用于項(xiàng)目管理的所有相關(guān)人員聯(lián)系方式名冊(cè)，做到簡(jiǎn)潔、明了。

③確定工作匯報(bào)方式。明確表達(dá)項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目管理者、項(xiàng)目管理者對(duì)上級(jí)和相關(guān)方的工作匯報(bào)方式，包括匯報(bào)時(shí)間、匯報(bào)形式。比如項(xiàng)目組成員每天通過(guò)EMAIL向項(xiàng)目管理者匯報(bào)，項(xiàng)目管理者每周通過(guò)EMAIL向直接客戶和上級(jí)匯報(bào)，緊急匯報(bào)可通過(guò)電話及時(shí)溝通，每?jī)芍茼?xiàng)目組進(jìn)行一次項(xiàng)目工作溝通會(huì)議等。

④統(tǒng)一項(xiàng)目文件格式。對(duì)于項(xiàng)目統(tǒng)一文件模板，是規(guī)范管理的一項(xiàng)措施，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫(xiě)指南，以保證項(xiàng)目溝通的效率。

⑤溝通計(jì)劃應(yīng)簡(jiǎn)單實(shí)用。溝通計(jì)劃是用來(lái)執(zhí)行的，要保證項(xiàng)目相關(guān)人員已經(jīng)正確理解，避免為計(jì)劃而計(jì)劃，使其束之高閣。

5 結(jié) 語(yǔ)

有效溝通是管理者必備的一種高尚品質(zhì)，也是敬業(yè)精神和崇高職業(yè)道德的一種表現(xiàn)形式，學(xué)會(huì)溝通，自如掌握溝通技巧，又善于在必然和偶然中運(yùn)用它，會(huì)使許多工作獲得事半功的效果。協(xié)同共進(jìn)，因溝通而成功。

參考文獻(xiàn)：

[1] 盧有杰，王勇.項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南[M].北京：電子工業(yè)出版社，2005.