淺析人力資源管理的信息化

【摘 要】文章通過對(duì)中企時(shí)代公司人力資源信息化的問題分析，提出了人力資源信息化的相應(yīng)的建議，建設(shè)適合自身的人力資源信息系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)及用并持續(xù)改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理信息化；人才數(shù)據(jù)庫(kù)；知識(shí)庫(kù)；持續(xù)改進(jìn)

人力資源管理信息化主要包括三個(gè)層面：一是數(shù)據(jù)電子化，即把各類人力資源信息以電子數(shù)據(jù)的形式保存起來，供人隨時(shí)查詢。二是流程的電子化，即把企業(yè)已經(jīng)規(guī)范化的一些流程以軟件程序的方式固定下來，使流程所涉及崗位員工的工作更加高效、規(guī)范。三是管理的電子化，即對(duì)企業(yè)的人力資源管理進(jìn)行優(yōu)化控制和戰(zhàn)略分析，從而為企業(yè)管理和決策提供支持。

一、信息化在人力資源管理中的作用

（1）信息化在人力資源管理中的地位越來越重要。在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)深入到人力資源管理的各個(gè)層面，人才的網(wǎng)上招聘、異地人員網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同辦公、人才的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)（如財(cái)務(wù)人員、系統(tǒng)集成項(xiàng)目經(jīng)理、安防技術(shù)人員的網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育等等）、人力資源的薪酬管理、人才數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用、日常的考勤管理、績(jī)效考核管理等等。人力資源管理人員越來越依賴于各種人力資源管理信息系統(tǒng)。企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)的互聯(lián)，穿越時(shí)空利用單位內(nèi)外部的人力資源解決各種問題，從而降低人力資源成本，增加人力資源組織有更多的柔性，增強(qiáng)單位或部門的競(jìng)爭(zhēng)力或適應(yīng)性。（2）信息化為人力資源管理提供了有力工具。考勤工作、工資獎(jiǎng)金發(fā)放、單機(jī)核算、基礎(chǔ)信息管理等工作作為人力資源管理的日常性事務(wù)，要占用人力資源管理人員的大量時(shí)間，手工操作不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。同時(shí)，因?yàn)槿狈τ行У募夹g(shù)手段，一些基礎(chǔ)性的人力資源信息收集和分析工作顯得十分繁雜，并且收集到的信息不能有效的共享。人力資源管理信息化，首先減輕了人力資源管理人員的繁瑣重復(fù)的手工勞作，提高了工作效率；其次可使上級(jí)的有關(guān)信息和資料直接傳遞到基層，有利于管理和政策的實(shí)施。另外，人力資源管理信息化有助于企業(yè)迅速、有效地收集各種信息，加強(qiáng)內(nèi)部溝通，加強(qiáng)對(duì)全系統(tǒng)人力資源管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控，有力于人力資源管理人員去關(guān)注人力資源管理工作的更深層次管理——人力資源的深度挖潛，有利于提高內(nèi)部員工的滿意度。通過建立人力資源的數(shù)據(jù)庫(kù)（如人力資源檔案管理系統(tǒng)），簡(jiǎn)化了人力資源的管理的復(fù)雜程度、提高了人力資源信息的準(zhǔn)確性、可重復(fù)使用性等。（3）信息化使人力資源管理深入到組織管理的各個(gè)層面。在企業(yè)中，由于信息化的實(shí)施，可以對(duì)人力資源的績(jī)效管理，從產(chǎn)品的原材料供應(yīng)、到產(chǎn)品的生產(chǎn)加工、到產(chǎn)品的投入使用、到產(chǎn)品的報(bào)廢的整個(gè)生命周期都可以追溯到上一“生產(chǎn)者”，實(shí)現(xiàn)了上一節(jié)點(diǎn)人員的跟蹤、考評(píng)。在橫向上可以實(shí)現(xiàn)員工效率、效益、工作量等的統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的績(jī)效考核等。使得企業(yè)人力資源管理實(shí)現(xiàn)了多元化管理，從而實(shí)現(xiàn)全員的人力資源管理。（4）信息化改變了人力資源管理人員的理念。傳統(tǒng)的人力資源管理是自上而下的人力資源管理，是被動(dòng)的管理。實(shí)現(xiàn)人力資源的信息化，可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)方向的人力資源管理，實(shí)現(xiàn)全員在組織內(nèi)部的主動(dòng)管理、互動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)全員參與的人力資源管理。

二、人力資源信息化現(xiàn)狀

中企公司是從事IT技術(shù)的公司，在人力資源信息化方面存在以下幾方面的問題。（1）軟件問題。工資管理系統(tǒng)沒有升級(jí)，功能不足：中企公司做工資采用的是2001年信發(fā)公司開發(fā)的工資管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)缺少對(duì)保險(xiǎn)、福利、歷史數(shù)據(jù)的單獨(dú)管理及統(tǒng)計(jì)分析等功能，已不能滿足人力資源管理的需求。應(yīng)用中宏景的HR系統(tǒng)，在應(yīng)用過程中也存在一些問題，基礎(chǔ)信息利用的不好，一旦需要填報(bào)或統(tǒng)計(jì)員工的相關(guān)信息的時(shí)候，都需要每個(gè)人按各種各樣的表格重新去填寫，造成員工一定程度上不滿意，也造成了一定程度上的人力資源的浪費(fèi)。上報(bào)給“中電投勞定*表”的軟件，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或者程序運(yùn)行中止等問題，系統(tǒng)的穩(wěn)定較差。（2）人力資源管理信息化有漏項(xiàng)。沒有人力資源績(jī)效考核信息化系統(tǒng)。每年公司都制定或修訂工資分配辦法、員工考核辦法等，但執(zhí)行起來要花費(fèi)很多時(shí)間，特別是績(jī)效考核實(shí)施，還不能及時(shí)掌握要考核的準(zhǔn)確的信息，如要實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)IT技術(shù)服務(wù)人員的考核，還需要進(jìn)行手工的統(tǒng)計(jì)分析，確認(rèn)技術(shù)人員服務(wù)的總體評(píng)價(jià)，浪費(fèi)很大的人力。（3）需要改變?nèi)肆Y源管理信息化理念。有很多人認(rèn)為人力資源管理是人力資源管理人員的事情，更不要說讓他參與了。人力資源的培訓(xùn)，許多人認(rèn)為我多少年沒有出去培訓(xùn)了，其實(shí)，我們每時(shí)每刻都在學(xué)習(xí)，更可以借助互聯(lián)網(wǎng)來學(xué)習(xí)，互聯(lián)網(wǎng)上的http：//www.yingxiaozhe.com/可以學(xué)習(xí)各種管理課程，露天煤業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)上有各類的企業(yè)內(nèi)外部培訓(xùn)課件可以學(xué)習(xí)。人力資源管理信息化可以實(shí)現(xiàn)每個(gè)人的自我管理，信息的更新、績(jī)效的查詢等。（4）信息化投入不足。中企時(shí)代公司在人力資源管理信息化上投入的不足，表現(xiàn)有兩個(gè)方面：一是人力，中企有軟件開發(fā)人員，可以對(duì)軟件進(jìn)行二次開發(fā)或日常運(yùn)行維護(hù)，甚至是獨(dú)立開發(fā)一套適合自己公司集人力資源系統(tǒng)與一體的ERP系統(tǒng)；二還是人力，中企時(shí)代人力資源管理只有一人，忙于統(tǒng)計(jì)分析填制各種報(bào)表等業(yè)務(wù)；三是財(cái)力投入不足，中企還是以發(fā)展外部市場(chǎng)為主，還沒有足夠的資金讓軟件人員做企業(yè)內(nèi)部ERP系統(tǒng)的開發(fā)。

三、人力資源信息化建議

通過對(duì)現(xiàn)有軟件功能的分析，利舊的同時(shí)，開發(fā)中企時(shí)代公司自己的人力資源系統(tǒng)，建立人才數(shù)據(jù)庫(kù)，建立核心技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫(kù)，建立知識(shí)庫(kù)等。（1）建設(shè)適合自身的人力資源信息系統(tǒng)。通過對(duì)工資管理系統(tǒng)、宏景世紀(jì)HR系統(tǒng)等的分析，如果可以利舊，更新、完善，否則重新開發(fā)。開發(fā)的人力資源管理系統(tǒng)，包含人力資源管理各項(xiàng)基礎(chǔ)功能模塊。同時(shí)重點(diǎn)開發(fā)崗位分級(jí)評(píng)價(jià)系統(tǒng)（通過對(duì)各崗位的內(nèi)部分級(jí)，實(shí)現(xiàn)工資的差異化）。開發(fā)績(jī)效考核系統(tǒng)，通過對(duì)員工的日常工作的統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)員工工作量的確認(rèn)；通過服務(wù)質(zhì)量的綜合評(píng)價(jià)，要實(shí)現(xiàn)全員的考核。通過薪酬管理系統(tǒng)的建立，使每個(gè)員工都可以對(duì)自己進(jìn)行評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)員工的自我管理、自我激勵(lì)、自我成功，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。（2）建設(shè)人力資源管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。建立三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)：人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)、企業(yè)核心技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)。人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)：建立人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不但要對(duì)內(nèi)部人才的管理、培育，構(gòu)建自己的核心技術(shù)人員，同時(shí)要對(duì)外部專家進(jìn)行人才信息管理，以便于技術(shù)問題的咨詢、協(xié)作等?？梢越⑵髽I(yè)外部人才數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)軟件開發(fā)的外部專家團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)異地軟件開發(fā)，實(shí)行異地的技術(shù)指導(dǎo)等。企業(yè)核心技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)：對(duì)公司軟件開發(fā)資料、系統(tǒng)集成資料等資料進(jìn)行整理、歸集，納入到核心技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。知識(shí)庫(kù)：根據(jù)公司的業(yè)務(wù)分類，對(duì)軟件開發(fā)基礎(chǔ)資料、技術(shù)文檔、工程管理、技術(shù)服務(wù)等成功的案例進(jìn)行分類、歸集，形成中企時(shí)代公司技術(shù)支持?jǐn)?shù)據(jù)。通過知識(shí)庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)新入職員工的入門級(jí)培訓(xùn)，使其在短的時(shí)間內(nèi)熟悉所從事的工作；通過知識(shí)庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)服務(wù)的遠(yuǎn)程協(xié)助，如一臺(tái)財(cái)務(wù)電腦打印憑證出現(xiàn)問題“不能分頁(yè)打印”，電話打到2351999，熱線人員可以直接在知識(shí)庫(kù)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，找到這個(gè)問題的解決辦法，可以通過電話直接指導(dǎo)用戶操作，或指導(dǎo)他人操作，完成此次的技術(shù)服務(wù)工作。（3）用而后持續(xù)改進(jìn)。人力資源管理信息化不是樣板工程，是為了解決人力資源管理中存在的問題，讓廣大員工滿意，提升企業(yè)員工的效率、效果，節(jié)約人力資源管理成本的，要堅(jiān)持用，要用好。用而后知不足，只有使用熟練了，才能發(fā)現(xiàn)問題，提出合理的解決問題的建議。發(fā)現(xiàn)軟件問題后就需要持續(xù)改進(jìn)，進(jìn)行完善或軟件系統(tǒng)的升級(jí)。（4）培養(yǎng)自己的維護(hù)團(tuán)隊(duì)。為更好的發(fā)揮人力資源管理信息系統(tǒng)的作用，必須培養(yǎng)自己的維護(hù)人員或者維護(hù)團(tuán)隊(duì)。其優(yōu)點(diǎn)是：本地化服務(wù)，便捷、有效率。

四、結(jié)語

信息化在人力資源管理中的作用越來越重要，企業(yè)的人力資源管理信息化還存在一些問題，人力資源管理信息化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，是系統(tǒng)不斷完善、功能不斷擴(kuò)展的過程，只有用，才能體現(xiàn)體價(jià)值，才能持續(xù)改進(jìn)。