試論檔案信息化建設(shè)的重要性及對策

【摘 要】在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。本文開門見山的指出了檔案信息化建設(shè)的重要性，并據(jù)此提出了檔案信息化建設(shè)的有效對策。

【關(guān)鍵詞】檔案信息；檔案管理；信息資源；電子檔案

檔案是國家的寶貴財富，是歷史的真實記錄，在社會實踐中具有重要的參考和憑證作用。隨著社會的發(fā)展，檔案的這種作用越來越被更多的人所認識。而檔案資源的利用是檔案工作的根本出發(fā)點和落腳點，是檔案工作的根本目的和檔案價值的重要體現(xiàn)。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

（1）檔案信息化使檔案的檢索和使用更加便捷。運用先進的高科技管理手段把以往手工查詢檔案資料進行檔案信息化處理，采用電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用時只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可快速體現(xiàn)在計算機屏幕上。這種智能化檢索方法，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。（2）檔案信息化存貯無限化。由于檔案館受空間的限制和制約，許多能夠反應(yīng)的醫(yī)療、教學(xué)、科研活動過程中具有重要價值的館藏檔案無法被充分利用。檔案門類較多，尤其繁忙的業(yè)務(wù)活動須保留大量的歸檔材料，檔案信息量大、類別多這些材料全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占用很大的庫房。傳統(tǒng)檔案管理工作存在立卷難、提供利用效率低下和查準(zhǔn)率不高等難題。如今計算機網(wǎng)絡(luò)十分普遍，采取高科技手段精準(zhǔn)地進行檔案的分類、錄入和管理，充分利用電子空間的無限性，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機。（3）提高檔案的運行效率?；ヂ?lián)網(wǎng)時代電腦的普及與應(yīng)用把檔案管理從館藏的封閉空間推到互聯(lián)網(wǎng)上。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。而檔案信息化管理，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案的檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲存空間、人力、物力和財力資源，同時又保障了檔案的安全備份，可以極大限度地提高檔案的運行效率。（4）實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息資源主要體現(xiàn)在檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和完整性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。檔案的信息資源可以將影像資料、教學(xué)情況、科研活動多層次、多結(jié)構(gòu)、多視角的真實完整地保留下來，使檔案的存在價值和意義得到可視化的體現(xiàn)，其價值遠遠勝過文字說明。以往各個不同部門，不同科室調(diào)閱檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后，利用和發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，有計劃性、有針對性、有代表性地實現(xiàn)網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，更有利于按需瀏覽保持隨機存取，提高館藏檔案的利用率，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

二、加強檔案信息化建設(shè)的對策

（1）加強檔案信息資源建設(shè)。隨著高科技的發(fā)展，信息化程度的加深，檔案文獻信息資源的內(nèi)容在增加，形式在變化，范圍在擴大。文獻信息資源建設(shè)已由以前單純的文獻資源建設(shè)發(fā)展為文獻資源建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)與組織等。一是文獻資源建設(shè)日益科學(xué)化、系統(tǒng)化。文獻資源建設(shè)是檔案最基礎(chǔ)最成熟的資源建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)科學(xué)系統(tǒng)地對文獻資源進行選擇、收集、組織、管理，建立起一套科學(xué)的文獻資源保障體系。二是網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)與組織越來越受到重視。隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及，網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)越來越受到重視，在做好實物資源建設(shè)的基礎(chǔ)上大力開展網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)并進行網(wǎng)上聯(lián)絡(luò)和網(wǎng)上傳遞信息，有計劃、有目的地將網(wǎng)絡(luò)信息資源分門別類加以歸納，滿足社會對網(wǎng)絡(luò)信息資源的需求。三是如何把檔案事業(yè)發(fā)展成一種信息產(chǎn)業(yè)，這是進入知識經(jīng)濟時代檔案工作者首先面臨的問題，檔案的收集、整理、存貯、利用，本質(zhì)上就是信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用，也是一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。作為特殊的知識產(chǎn)品，檔案信息在人類社會進步中具有不可估量的超越時空的價值，擁有永久的消費市場。檔案的信息化建設(shè)業(yè)已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。（2）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為我們提供大量的不斷更新的網(wǎng)絡(luò)信息資源，深層次開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，建立全文數(shù)據(jù)庫、事實數(shù)據(jù)庫、文摘數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫等。也可通過網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航，收集、加工、整理建立有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航數(shù)據(jù)庫，為社會提供不同網(wǎng)絡(luò)信息資源的導(dǎo)航服務(wù)。（3）加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為加快檔案信息建設(shè)步伐，建立檔案信息資源體系，利用現(xiàn)代科技手段達到檔案資源共享的目的。一是要建立檔案信息資源網(wǎng)站，檔案信息資源網(wǎng)站是檔案機構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案信息資源網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口。檔案信息資源網(wǎng)站的功能有：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。檔案信息資源網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。二是檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，建立和完善局域網(wǎng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)交互作用，形成具有一定規(guī)模的檔案館網(wǎng)。（4）加強檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)。檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)主要是硬件環(huán)境建設(shè)和系統(tǒng)軟件建設(shè)，硬件環(huán)境建設(shè)主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)。根據(jù)功能需要，必須建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模開發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)、城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。因此，首先要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。系統(tǒng)軟件是由計算機設(shè)計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的。電子計算機技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。（5）加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，不能僅憑幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更是奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有電腦盲現(xiàn)象。檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，就必須有一批高素質(zhì)的檔案管理人才，來推進檔案信息化的進程。

首先，檔案工作者要具備一定的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識，扎實的檔案學(xué)理論知識，以解決檔案信息庫建設(shè)中出現(xiàn)的新問題、新情況，還應(yīng)具備自然科學(xué)、社會科學(xué)及邊緣科學(xué)的專業(yè)知識。其次，檔案人員要熟悉專業(yè)知識，具備分析、研究、綜合、判斷等各項工作的能力，在電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化的管理過程中，要求檔案的管理比紙質(zhì)檔案的管理更具有多專業(yè)、多學(xué)科的知識，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。最后，檔案工作者應(yīng)具備計算機知識。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息的收集、整理、編目檢索、存儲保管、統(tǒng)計、利用等工作將逐步走向自動化，這就要求檔案工作者必須具備計算機方面的基礎(chǔ)知識和操作方法，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進的管理方法，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作達到質(zhì)的飛躍，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

參 考 文 獻

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