淺析設備物資公司的材料管理

目前，我國一般大、中型煤炭、石油、礦山等重工業(yè)企業(yè)都下設設備物資公司，重點負責對其生產(chǎn)部門設備備件的計劃與采購。設備物資材料是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的根本。筆者根據(jù)個人工作實踐經(jīng)驗就如何完善設備物資公司材料管理發(fā)表幾點看法。

一、嚴把材料采購關(guān)

（1）采購計劃要規(guī)范。材料采購計劃是根據(jù)企業(yè)具體的生產(chǎn)任務及生產(chǎn)進度計算而來的材料需用量，應該按照材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量及質(zhì)量等編制采購計劃。材料采購計劃需要量要確保準確性和嚴肅性。（2）采購執(zhí)行多渠道。多渠道、多方式了解市場價格，建立“三比一算”的采購詢價、比價制度，特別是大宗材料，要公開競價招標并做好書面登記工作。采購員應有針對性地選擇供應商，并要求供應商提供相關(guān)的資質(zhì)證明和相應產(chǎn)品的合格證及檢驗報告，根據(jù)供應商管理程序評審合格后填寫合格供應商清單。供應同種材料的供貨商應該多選幾家，同比中實行優(yōu)勝劣汰，這樣可以準確掌握市場動態(tài)，達到控制采購成本的目的，避免采購選定的供應商經(jīng)營范圍之外的材料，盡量減少中間環(huán)節(jié)，嚴把進貨關(guān)，核定實際進貨，先算后買及時保證生產(chǎn)需要。（3）訂購數(shù)量要準確。訂購材料前要綜合考慮材料的質(zhì)量、市場價格及運輸距離等因素。如果不在訂貨前認真測算，必然導致訂貨不足或訂貨超量現(xiàn)象出現(xiàn)，訂貨不足將影響正常工作進程，再次進貨必然增加材料運送成本；定貨過多將造成大量存貨積壓，占用大量資金，浪費大量的倉儲費和保管費。

二、嚴把收貨驗收關(guān)

（1）實行采購與驗收相分離原則。材料進貨驗收要以計劃為依據(jù)，采購員提供物資進貨清單并標明單價，保管員負責參照核對。嚴格驗收標準，杜絕人情關(guān)，嚴把質(zhì)量、數(shù)量關(guān)，驗收過程中若發(fā)現(xiàn)貨物與采購要求不符現(xiàn)象，應立即與供應商洽談，通過退貨、更換等方式做好善后處理工作。（2）健全到貨記錄與登記制度。收貨人員要收取和保存好相關(guān)質(zhì)量證明資料，對驗收合格并提供完整相關(guān)資質(zhì)的材料填寫物資驗收單，必要時在驗收單上標明備用方向。材料管理人員對于購入的材料具體應該做到以下幾點：一是檢查產(chǎn)品的出廠合格證明書是否齊全，如果不全應及時向供貨方索取，否則，暫不辦理結(jié)算手續(xù)；二是要仔細檢查產(chǎn)品實物與其證明書中的內(nèi)容和各項技術(shù)指標是否相符；三是檢查產(chǎn)品的外觀形狀，包括其包裝、標識及相關(guān)內(nèi)容是否合格；四是檢查同一批進場的產(chǎn)品批號、規(guī)格等是否一致，防止質(zhì)量不同的產(chǎn)品混雜進廠；五是對于進廠的材料必須認真做好進貨檢驗和抽樣檢測，確保質(zhì)量，經(jīng)檢查后不合格的材料要堅決退回。此外，材料管理人員對庫存的材料應做到經(jīng)常性地查看，注意有保質(zhì)期要求的材料的存放和管理，防止其變質(zhì)損壞，嚴禁不同材料混合存放。

三、加強材料的發(fā)放管理

提高企業(yè)經(jīng)濟效益，能否做到嚴格控制材料支出致關(guān)重要。西方發(fā)達國家的企業(yè)對精細化管理有這樣一個生動而形象的說法：一項工程竣工后，一個螺栓也不能剩下。這種說法就是使有限的資源得到最恰當?shù)睦?，不能浪費一絲一毫。在具體經(jīng)營中，材料支出一直是較難控制的環(huán)節(jié)，工作人員隨意領(lǐng)取材料、浪費材料的現(xiàn)象在大多數(shù)企業(yè)是習以為常的事，針對此類情況，公司必須嚴格控制各部門材料的使用限量。（1）建立領(lǐng)用、發(fā)放個人臺賬。各部門要有指定責任人負責本部門設備材料的申領(lǐng)及發(fā)放管理，對員工按崗位標準規(guī)定建立健全材料發(fā)放臺賬。相關(guān)管理人員要對各個部門做好材料消耗定額，每位員工要根據(jù)工作需要領(lǐng)用材料，對材料實行限額領(lǐng)取。實際耗用材料的數(shù)量，必須以計算期內(nèi)實際用量為準，不得以領(lǐng)代用，對超額領(lǐng)料應由相關(guān)負責人審核簽認并注明超用原因，已領(lǐng)未用的材料，應及時辦理退庫手續(xù)。（2）引入應用電算化管理。設備物資公司材料龐雜，賬目繁瑣，充分利用材料電算化管理核算軟件，有利于提高核算的準確性和工作效率。通過電算化軟件準確地分析、查找工作中的不足，積極尋找相應的改進對策，可以大幅度降低材料的成本。

四、跟蹤設備材料的使用管理

（1）嚴格制定限額領(lǐng)料單，防止錯發(fā)、濫發(fā)等無計劃用料現(xiàn)象，從源頭上做到材料的“有的放矢”。避免整料零用、優(yōu)料劣用，做到物盡其用，杜絕浪費，把材料消耗降到最低限度。（2）管理人員特別是材料員應該隨時檢查材料使用情況，發(fā)現(xiàn)不合理使用材料的情況及時制止，并予以處罰。這樣既能杜絕浪費，又節(jié)約資金，進而降低成本。周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品是工業(yè)企業(yè)在生產(chǎn)過程中需使用的、獨具特色的材料品種，可以多次參與生產(chǎn)而不改變實物形態(tài)，用量較大、使用期短、收發(fā)頻繁、易于損耗，應加大對周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品的管理力度，對使用后的周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品進行修理維護，減少損耗，延長其使用壽命。（3）要對所有周轉(zhuǎn)材料建立臺帳和跟蹤記錄，真正納入規(guī)范管理的軌道，使其分布使用情況清楚、做到不缺不少。在相關(guān)部門負責人的統(tǒng)一調(diào)配下、高效率使用，保證其使用率。（4）組織機械維護人員定期對在用機械進行巡護，及時發(fā)現(xiàn)帶病作業(yè)機械，指導監(jiān)督各種機械的科學使用，及時制止違反設備制度的現(xiàn)象發(fā)生，盡量做到無病預防，減少不必要的材料損耗。（5）對投入使用的各種機械進行經(jīng)常性檢查、保養(yǎng)、維修、嚴禁未經(jīng)保養(yǎng)的機械投入使用。定期與倉庫部門核對在用機械、材料數(shù)量及庫存量。