談流動(dòng)人員“棄檔”問(wèn)題的原因與對(duì)策

【摘 要】人事管理形式多元化，使得流動(dòng)人員的檔案數(shù)量急驟攀升，在此管理過(guò)程中由于流動(dòng)人員檔案意識(shí)薄弱、制度不完善、單位管理不規(guī)范、流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)不到位等因素導(dǎo)致 “棄檔”現(xiàn)象出現(xiàn)，分析原因有個(gè)人因素，也有企業(yè)和管理機(jī)構(gòu)等問(wèn)題。要解決此問(wèn)題，需要健全完善管理制度，加大檔案知識(shí)普及，規(guī)范管理，加強(qiáng)收集和歸檔工作，充實(shí)豐富檔案內(nèi)容，提高檔案服務(wù)能力，使人事檔案恢復(fù)生命力，遏制“棄檔”現(xiàn)象漫延。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員檔案；“棄檔”原因；對(duì)策

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)一步深化，我國(guó)的所有制結(jié)構(gòu)和就業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生的巨大變化，非國(guó)有制企業(yè)用工和專業(yè)技術(shù)人員等流動(dòng)人員總量迅速增長(zhǎng)，按國(guó)家相關(guān)規(guī)定流動(dòng)人員檔案由專門管理機(jī)構(gòu)保管。隨著流動(dòng)人員增加，個(gè)人檔案寄存數(shù)量也急驟攀升，由于流動(dòng)人員工作調(diào)換頻繁和檔案意識(shí)薄弱等原因，部分流動(dòng)人員長(zhǎng)期不將寄存后產(chǎn)生的檔案材料歸檔，定期的審核也不參加信息核，且連續(xù)多年不交納管理費(fèi)用，這種對(duì)個(gè)人檔案置之不理現(xiàn)象我們稱之為“棄檔”。近幾年，“棄檔”數(shù)量越來(lái)越多，且此不良風(fēng)氣已經(jīng)漫延到人事代理的大中專院校畢業(yè)生和人才儲(chǔ)備干部?！皸墮n”現(xiàn)象影響了流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)的正常管理，擾亂了就業(yè)市場(chǎng)秩序，造成了社會(huì)誠(chéng)信的失范。解決“棄檔”問(wèn)題，是人才市場(chǎng)為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)的重要課題。筆者就此進(jìn)行了深入研究，本文就“棄檔”現(xiàn)象的原因和對(duì)策進(jìn)行粗淺總結(jié)。

一、“棄檔”現(xiàn)象原因分析

1．存檔人的檔案觀念淡薄。流動(dòng)人員檔案主要包括：辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)科技企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案；自主創(chuàng)業(yè)人員的人事檔案。其類別多，數(shù)量大，文化水平參差不齊，檔案觀念普遍淡薄，有部分高校畢業(yè)生和人才儲(chǔ)備干部對(duì)人事檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，在一段時(shí)間內(nèi)如果沒(méi)用到檔案就產(chǎn)生“檔案無(wú)用”的觀念，認(rèn)為個(gè)人檔案只要有地方存放就完事了，對(duì)于后續(xù)檔案材料的補(bǔ)充和利用極其不重視，時(shí)間長(zhǎng)了連檔案存放處都忘記了，需要使用時(shí)因檔案材料不齊全而無(wú)法為職業(yè)發(fā)展提供有力佐證，后果無(wú)法彌補(bǔ)。有些個(gè)人為逃避交納管理費(fèi)而故意不理會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)通知，也不將工作過(guò)程產(chǎn)生檔案材料送交管理機(jī)構(gòu)，將自己檔案“遺棄”，這種行為將給自己今后使用檔案埋下嚴(yán)重“隱患”。

2．企業(yè)檔案收集和送檔不規(guī)范。人才合理流動(dòng)，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展，但有的單位或派遣公司，人才流動(dòng)或派遣狀態(tài)改變沒(méi)有及時(shí)處理好人事檔案改派遣手續(xù)，造成寄存檔案與后續(xù)單位關(guān)系脫節(jié)，影響檔案記錄的連續(xù)性，有的甚至影響社保的交納和領(lǐng)用。人事代理制度的推行減輕了用人單位人事檔案管理的重?fù)?dān)，因此有些單位就此誤認(rèn)為不必參與人事檔案管理工作，后續(xù)產(chǎn)生的檔案材料沒(méi)有及時(shí)送往檔案寄存地歸檔，出現(xiàn)因歸檔不及時(shí)而造成材料遺失的現(xiàn)象，檔案缺損，其生命就逐步失去活力，檔案價(jià)值慢慢失去，這也是被“棄檔”原因之一。

3．流動(dòng)人員檔案管理制度不完善。目前我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理主要依據(jù)“中共中央組織部、人事部關(guān)于印發(fā)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的通知（發(fā)（1996）118號(hào)）”執(zhí)行，隨著人才流動(dòng)的日益頻繁，流動(dòng)人員檔案管理在新時(shí)期出現(xiàn)了新問(wèn)題，而《暫行規(guī)定》沒(méi)有對(duì)違規(guī)行為的處理做出明確規(guī)定，出現(xiàn)的違規(guī)行為檔案管理部門無(wú)法制約，只能多方聯(lián)系“棄檔”個(gè)人，勸說(shuō)教育，但效果不佳，其原因有些單位對(duì)流動(dòng)人員檔案不重視，招聘和提拔干部，看看證書(shū)和簡(jiǎn)歷即可，沒(méi)有查閱檔案審核真?zhèn)?，這種草率人事行為，讓檔案無(wú)用論“立足”，不但擾亂了就業(yè)市場(chǎng)秩序，使得“棄檔”之風(fēng)漫延。

4．流動(dòng)人員檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)不到位。流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)由于每年都有大量的新檔案轉(zhuǎn)進(jìn)，需大批人員進(jìn)行鑒定、建檔、錄入信息、編制檢索、入庫(kù)，工作量極大，加之人手較少，在檔案管理機(jī)構(gòu)易出現(xiàn)重管理輕服務(wù)現(xiàn)象，開(kāi)發(fā)利用欠缺，對(duì)企業(yè)和個(gè)人服務(wù)不到位，使人們感受不到檔案應(yīng)有價(jià)值，而產(chǎn)生“檔案無(wú)用”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案也就不關(guān)心，索性“棄之”不理。

二、解決“棄檔”現(xiàn)象對(duì)策

1．完善管理制度，加大行政干預(yù)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，就業(yè)結(jié)構(gòu)形成呈多元格局，流動(dòng)人員檔案管理也越來(lái)越復(fù)雜，如何規(guī)范流動(dòng)人員檔案管理，制止“棄檔”現(xiàn)象漫延，筆者認(rèn)為，政府管理部門需要針對(duì)新形勢(shì)出現(xiàn)的新問(wèn)題，完善流動(dòng)人員檔案管理制度，用誠(chéng)信不良記錄或處罰來(lái)制約寄檔人行為。維護(hù)檔案嚴(yán)肅性和權(quán)威性。加大行政干預(yù)，將企業(yè)檔案管理與企業(yè)年審相結(jié)合，規(guī)范企業(yè)檔案管理。加強(qiáng)勞動(dòng)監(jiān)察，嚴(yán)肅派遣制度，對(duì)長(zhǎng)期逃避交納檔案管理給予處罰，促進(jìn)社會(huì)誠(chéng)信和諧地發(fā)展。

2．加大宣傳教育，普及檔案知識(shí)。加大檔案知識(shí)宣傳，學(xué)校、企業(yè)和流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)義不容辭地做好檔案知識(shí)宣傳教育工作，利用講座、宣傳欄和宣傳手冊(cè)等多種形式普及檔案知識(shí)，重點(diǎn)講明檔案重要性以及“棄檔”后果，讓流動(dòng)人員重視檔案，自覺(jué)維護(hù)檔案完整性。流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)要深入企業(yè)做好宣傳工作，讓企業(yè)重視人事檔案，規(guī)范管理，及時(shí)做好員工人事檔案材料收集和歸檔工作，招聘和選拔人才先閱檔，杜絕不誠(chéng)信行為發(fā)生，規(guī)范就業(yè)市場(chǎng)。

3．加強(qiáng)收集與歸檔，保持檔案生命力。流動(dòng)人員的檔案是流動(dòng)人員發(fā)展歷程真實(shí)記錄，記載著個(gè)人身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、人事關(guān)系、職稱等最真實(shí)、最直接的證明，其重要性關(guān)系到檔案?jìng)€(gè)人職業(yè)發(fā)展和社會(huì)保障等切身利益問(wèn)題，流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案管理工作，加大投入，規(guī)范管理，提高服務(wù)能力，保持檔案的應(yīng)有的價(jià)值。檔案管理人員要樹(shù)立高度責(zé)任意識(shí)，以確保安全為前提，豐富充實(shí)為重要任務(wù)，加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案材料收集，與歸檔工作，緊密與企業(yè)和個(gè)人聯(lián)系，督促檔案材料及時(shí)歸檔，豐富人事檔案內(nèi)容，保證人事檔案連續(xù)性完整性，才能保持檔案生命活力，為社會(huì)和民眾提供服務(wù)。

4．增強(qiáng)檔案服務(wù)能力，完善人才跟蹤服務(wù)。流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)不能僅停留于入庫(kù)保管，保證安全管理層面上，要適應(yīng)發(fā)展和需求，增強(qiáng)檔案服務(wù)能力，拓展檔案內(nèi)容，豐富可開(kāi)發(fā)利用價(jià)值材料，讓檔案能更全面地反映個(gè)人真實(shí)面貌，如增加誠(chéng)信檔案和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等資料列入收集范圍，為其職業(yè)發(fā)展服務(wù)。流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)要加大開(kāi)發(fā)檔案服務(wù)項(xiàng)目，利用先進(jìn)科技和信息平臺(tái)，為單位和個(gè)人提供便捷近遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，讓企業(yè)和個(gè)人在服務(wù)中體驗(yàn)到檔案作用，從而重視檔案的建設(shè)和維護(hù)，“棄檔”現(xiàn)象也就慢慢消減。對(duì)于目前出現(xiàn)“棄檔”個(gè)人，要加強(qiáng)聯(lián)系，做好思想工作，讓其認(rèn)識(shí)“棄檔”嚴(yán)重性，重新重視檔案的維護(hù)，讓“死檔”恢復(fù)生命。在加大檔案管理同時(shí)，流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)做好人才跟蹤服務(wù)工作，每年要與代理人或企業(yè)聯(lián)系確認(rèn)工作情況，詢問(wèn)檔案材料歸檔情況，聯(lián)系不間斷，檔案意識(shí)不減弱，有效地防止“棄檔”現(xiàn)象出現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

“棄檔”是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程出現(xiàn)不良現(xiàn)象，影響了檔案嚴(yán)肅性，影響正常檔案管理秩序，我們相信隨著檔案法制不斷健全和完善，檔案服務(wù)能力不斷提高，這種“棄檔”問(wèn)題會(huì)得到徹底解決，流動(dòng)人員檔案將恢復(fù)應(yīng)有的生命活力，為社會(huì)人才需求服務(wù)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》．[人發(fā)（1996）118號(hào)]文件

[2]林佩云．淺談民營(yíng)企業(yè)檔案管理荼的現(xiàn)狀與對(duì)策[J]．福建檔案．2012（3）

[3]陳忠義．淺談檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施[J]．企業(yè)導(dǎo)報(bào)．2009（1）：54

[4]唐傳喜．強(qiáng)化檔案服務(wù)能力建設(shè)[J]．中國(guó)檔案．2012（6）