對干部人事檔案管理的幾點思考

【摘 要】針對目前干部人事檔案管理存在的問題，提出幾點措施，討論了信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在檔案管理中的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；規(guī)范；利用；媒體信息網(wǎng)絡(luò)

隨著信息技術(shù)發(fā)展的突飛猛進，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。干部人事檔案是干部個人思想政治、履歷、專業(yè)技術(shù)水平等基本情況的真實記載，它能為干部的評價、考察、任免、調(diào)動、晉升提供可靠的第一手材料。隨著社會的發(fā)展，對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，現(xiàn)行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。因此，我們應(yīng)將干部人事檔案管理作為搞好干部人事管理的基礎(chǔ)性工作狠抓落實，作為提高干部人事管理水平的必備工作予以高度重視，緊緊圍繞加強干部人事檔案的管理與利用為目的，助推我國干部人事改革的不斷深化。

１．目前干部人事檔案的管理與利用存在的主要問題

1.1檔案資料歸檔工作有待規(guī)范和創(chuàng)新

一是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動性。一般都是當相關(guān)部門檢查時候，工作人員才去突擊性的收集資料應(yīng)付檢查。這樣做的結(jié)果是往往由于時間倉促，收集到的材料來不及進行查證核實，使得檔案材料的真實性大打折扣；二是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展，缺乏能從不同側(cè)面反映干部真實情況的渠道；三是檔案歸檔制度有待規(guī)范，特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。

1.2檔案利用功效的發(fā)揮存在著局限性

（1）檔案功能的發(fā)揮存在著局限性。一是檔案內(nèi)容過于單調(diào)、呆板，較難全面的反映干部的真實情況。干部人事檔案的履歷表過于簡單，內(nèi)容過于單調(diào)程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個性化材料；二是干部人事檔案在干部人事的任免、調(diào)動、晉升中的影響力和執(zhí)行力不夠，使檔案應(yīng)有的考察依據(jù)的功效沒有得到很好的發(fā)揮；三是過分注重干部人事檔案的保存、存檔功能，而忽略了開發(fā)利用功能的發(fā)揮。缺乏合理利用檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運作機制，使檔案信息資源在社會發(fā)展的中作用沒有很好的凸顯出來。干部人事檔案在改革實踐中的社會效益作用沒有得到很好地體現(xiàn)。

（2）干部人事檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是現(xiàn)行的干部人事檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質(zhì)檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案；二是對于計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢很好地發(fā)揮出來，導(dǎo)致工作效率較低；三是干部人事檔案管理工作者的素質(zhì)與在新時期的檔案工作要求不太適應(yīng)。很多檔案管理者年齡偏大，習(xí)慣于老思路、老方法解決問題，很難適應(yīng)新形勢下出現(xiàn)的新問題。

1.3思想觀念滯后，與現(xiàn)代社會發(fā)展的需求不適應(yīng)

一是對干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至錯誤的認為干部人事檔案管理無足輕重，無非是管理一些資料，更沒有多大的利用價值；二是干部人事檔案管理與利用的責任意識落后，與新形勢下的干部人事改革的要求不相適應(yīng)。

1.4手工管理有一定的弊端

在日常的干部管理工作中，大量的干部信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。

2.加強干部人事檔案管理與利用的相關(guān)策略

2.1更新工作理念，重視檔案管理工作

一是更新領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，切實重視檔案管理工作。部分領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從傳統(tǒng)的認識誤區(qū)中走出來，把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎(chǔ)工作狠抓落實；二是完善干部人事檔案工作的責任與獎勵機制，對于工作出色的工作人員予以獎勵，而對于工作不力的人員予以相應(yīng)的處罰，以此增強檔案工作的責任心，提高積極性。

2.2規(guī)范檔案資料歸檔，采用多媒體信息網(wǎng)路系統(tǒng)

一是完善檔案材料收集的長效機制，并把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結(jié)合起來，完善科學(xué)、合理、有效的檔案收集機制，發(fā)揮檔案工作者工作的主動性；二是疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內(nèi)，拓展干部人事檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實性、準確性、廣泛性和反映問題的全面性；三是完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段。利用多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。

及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代通訊工具和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時督促、監(jiān)管檔案材料的辦理進程。

2.3創(chuàng)新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率

（1）充分挖掘檔案功能的發(fā)揮，提高檔案的利用價值。一是豐富檔案內(nèi)涵。在檔案中增加全面的反映干部真實情況的內(nèi)容。如增加社會福利待遇、住房情況、經(jīng)濟收入等情況；二是提高干部人事檔案在干部人事異動中的影響力和執(zhí)行力，發(fā)揮檔案提供考察依據(jù)的有效作用；三是合理開發(fā)、利用干部人事檔案資源的優(yōu)勢，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運作機制，發(fā)揮檔案的社會效益。

（2）創(chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法，提高工作效率。一是積極構(gòu)建以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托的干部人事檔案信息平臺，提高檔案的管理與利用的效率，實現(xiàn)全面、動態(tài)化地管理；二是加強檔案工作隊伍建設(shè)，構(gòu)建吸納、留住優(yōu)秀人才的工作激勵機制，同時加大培訓(xùn)力度，確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應(yīng)。

（3）構(gòu)建面向社會的干部人事檔案管理服務(wù)體系。構(gòu)建適應(yīng)時代發(fā)展要求的干部人事檔案管理體系，需要從干部人事檔案管理機構(gòu)與干部人事檔案管理模式上進行重新思考，使人事檔案管理服務(wù)工作不僅要滿足組織、人事等到部門工作的需要，同時還要不斷滿足廣大社會公眾對人事檔案信息合理合法的利用需求，從而推進我國人事檔案管理改革，促進和諧社會建設(shè)的全面發(fā)展。

總之，加強干部人事檔案的管理與利用是一項長期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，我們要創(chuàng)新工作思路，不斷提高檔案工作的質(zhì)量。隨著辦公自動化和信息系統(tǒng)的逐步推廣與完善，對各級干部的計算機應(yīng)用水平也提出了較高的要求，要有計劃地對使用者進行強制培訓(xùn)，使其成為辦公自動化和干部信息系統(tǒng)的積極參與者與受益者，從而不斷提高整體的業(yè)務(wù)水平和管理能力。