當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

【摘 要】現(xiàn)如今，檔案管理成為事業(yè)單位管理工作中不可缺少的一部分，如果僅僅依靠傳統(tǒng)檔案管理的模式進(jìn)行管理是不可能滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的需求的。近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理技術(shù)成為提高檔案管理工作效率最有效的工具。目前，有很多事業(yè)單位已經(jīng)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)，這已經(jīng)是提供檔案服務(wù)最主要的形式。本文主要對(duì)當(dāng)前紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基本現(xiàn)狀進(jìn)行了深入的探討和分析，并且對(duì)數(shù)字化管理工作中存在的諸多問(wèn)題加以詳細(xì)闡述，同時(shí)分析了數(shù)字化管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；現(xiàn)狀；問(wèn)題；解決對(duì)策；展望

0.前言

所謂檔案數(shù)字化具體指的是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等手段，把傳統(tǒng)與當(dāng)前的社會(huì)組織、個(gè)人的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、宗教等活動(dòng)所形成的對(duì) 國(guó)家與社會(huì)有較大利用價(jià)值，可以供社會(huì)共享的，將紙質(zhì)、聲像以及歸檔保存的檔案，都組織成一個(gè)有序的結(jié)構(gòu)，借助0與1數(shù)字編碼表達(dá)出檔案信息庫(kù)。待經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理以后，不僅能夠大大提高計(jì)算機(jī)檢索信息的速度，而且也節(jié)省了不少檔案儲(chǔ)存空間，這樣一來(lái)，大大緩解了庫(kù)房擠壓的壓力，減少檔案因多次使用而出現(xiàn)磨損的現(xiàn)象，這樣一來(lái)，極大的發(fā)揮了檔案信息存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，增加網(wǎng)絡(luò)信息資源，與此同時(shí)，還要加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，這樣一來(lái)，更好的為檔案部門的特色服務(wù)打下牢固基礎(chǔ)。

1.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的概述

1.1檔案數(shù)字化的主要原因

近些年以來(lái)，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，獲取信息、處理各種事務(wù)以及人們?nèi)粘＝煌戎T多方面對(duì)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、其他現(xiàn)代化先進(jìn)的新興技術(shù)的依賴性越來(lái)越大?，F(xiàn)代人們?cè)谶M(jìn)行各種各樣的活動(dòng)時(shí)，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機(jī)組成部分，作為重要的一種信息來(lái)源，檔案開(kāi)始逐漸的受到越來(lái)越多人的重視和青睞，所以，為了促進(jìn)檔案資源利用率的提高，為了盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享，為了推動(dòng)檔案資源信息傳遞的加快，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位以往傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作就顯得越來(lái)越迫切以及必要。除此之外，在事業(yè)單位的檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以后，能夠切實(shí)的保存好檔案的原件，在日常的運(yùn)用當(dāng)中通過(guò)數(shù)字化的檔案資料，便能夠大大的促進(jìn)原始檔案的可靠保存。

1.2檔案數(shù)字化的內(nèi)在涵義

按照《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》，可以將“數(shù)字化”當(dāng)中的“化”具體解釋成“轉(zhuǎn)變?yōu)槟撤N狀態(tài)或者某種性質(zhì)”，而所謂的“數(shù)字化”則指的是“轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”的意思，具體而言，“檔案數(shù)字化”的意思在字面上可以理解成“檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”，能夠把檔案數(shù)字化解釋成：把記錄方式不同以及載體形態(tài)不同的檔案信息借助于計(jì)算機(jī)設(shè)施處理、轉(zhuǎn)化以及錄入等多種多樣的形式，將聲音、圖像和文字等相關(guān)信息切實(shí)的轉(zhuǎn)變成由1與0組成的一系列數(shù)碼序列，進(jìn)而將這些數(shù)碼序列在光盤(pán)、磁盤(pán)等物理載體上進(jìn)行存儲(chǔ)的整個(gè)過(guò)程。

1.3檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

從總體上來(lái)看，檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容通常包含著不同的兩個(gè)層次，其中，一方面是檔案目錄的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)字化的主要目標(biāo)是對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)加以構(gòu)建，其中尤為關(guān)鍵的便是檔案著錄標(biāo)引的規(guī)范化，同時(shí)對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)的選定；另一方面便是檔案全文的數(shù)字化，一般檔案全文的數(shù)字化能夠借助于掃描錄入的方式，把檔案全文根據(jù)其原貌逐項(xiàng)逐頁(yè)的以圖像文件的形式加以存儲(chǔ)，同時(shí)為其編制出有序的目錄索引，或者通過(guò)光學(xué)字符的技術(shù)識(shí)別以后，以文本的格式對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)。在檔案數(shù)字化的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)按照檔案自身所具備的諸多特點(diǎn)把這兩種不同的方式有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。

1.4檔案數(shù)字化所存在的諸多風(fēng)險(xiǎn)

就電子檔案而言，電子檔案的完整性與電子檔案的真實(shí)性是其作為電子檔案的形式所存在的重要條件，甚至可以說(shuō)是最為重要的條件，檔案數(shù)字化所存在的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾個(gè)方面：

1.4.1人為修改所造成的風(fēng)險(xiǎn)

通常數(shù)字檔案的可操作性會(huì)使諸多人為因素在電子檔案完整性及真實(shí)性上發(fā)揮著不可或缺的作用。在當(dāng)今電子檔案的使用過(guò)程當(dāng)中，極有可能通過(guò)無(wú)意的行為或者有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的本質(zhì)要素，而數(shù)字檔案所具備的可操作性的顯著特點(diǎn)則大大的決定了一旦數(shù)字信息被改變，那么必將難以辨別，不留痕跡，人們通常很難借助于表面現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)電子檔案信息所發(fā)生的一系列變化，而且也不能逆向的恢復(fù)電子檔案信息，所以電子檔案管理所面臨的難題之一便是電子檔案信息的完整性。為了將這一難題加以解決，通?？赏ㄟ^(guò)設(shè)局加密文件加密技術(shù)。

1.4.2信息遷移所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

正是因?yàn)閿?shù)字信息讀寫(xiě)的軟件和硬件始終處在不斷的發(fā)展當(dāng)中，需要對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行長(zhǎng)期性的保存，只要不斷的隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展來(lái)對(duì)信息技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行不斷的遷移，從而使得舊技術(shù)環(huán)境當(dāng)中所形成的數(shù)字檔案信息能夠在現(xiàn)代化全新的讀寫(xiě)技術(shù)當(dāng)中依舊能被讀出來(lái)，在數(shù)字信息遷移的進(jìn)程當(dāng)中，往往極有可能會(huì)導(dǎo)致信息的丟失，在不同程度上造成電子檔案完整性與真實(shí)性的破壞。

1.4.3網(wǎng)絡(luò)攻擊所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

由于數(shù)字信息有著較強(qiáng)的流動(dòng)性，這便使得數(shù)字檔案在使用當(dāng)中不斷的遇到更多網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而對(duì)數(shù)字檔案的完整性與真實(shí)性帶來(lái)直接的影響。一方面，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的開(kāi)放性以及因特網(wǎng)信息傳輸?shù)膹V域性，使得因特網(wǎng)時(shí)常面臨十分嚴(yán)重的諸多不安全因素。以往傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，較多的都是數(shù)據(jù)的共享，并且促進(jìn)軍事部門、開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)、政府研究機(jī)構(gòu)和高等院校的科學(xué)研究方面的工作。當(dāng)時(shí)，能夠入網(wǎng)的單位和機(jī)構(gòu)往往被一致認(rèn)為是可信任的、可靠的，然而當(dāng)美國(guó)國(guó)家科學(xué)基金會(huì)將互聯(lián)網(wǎng)中不得進(jìn)行任何商業(yè)活動(dòng)這一限制取消后，大大的增加了互聯(lián)網(wǎng)的機(jī)構(gòu)，從而使得很多不法分子想方設(shè)法的闖入到互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者的商業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行恣意盜用，造成了資源的破壞，這便使得信息安全問(wèn)題更為突出。在此類狀況下，入駐互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案也無(wú)法避免的被網(wǎng)絡(luò)黑客所攻擊；另一方面，由于因特網(wǎng)是資源共享的，除了處理信息與存儲(chǔ)信息以外，還需要對(duì)信息加以傳輸，這便使得因特網(wǎng)受到攻擊的可能性大大增加。網(wǎng)絡(luò)攻擊技術(shù)主要有：網(wǎng)絡(luò)偵查，也就是在進(jìn)行攻擊前需要竊取互聯(lián)網(wǎng)中的有關(guān)信息，一旦網(wǎng)絡(luò)偵查獲得成功，那么便會(huì)嚴(yán)重的威脅到正在傳輸中的以及系統(tǒng)中的電子檔案；拒絕服務(wù)攻擊，也就是服務(wù)器無(wú)法正常的工作及運(yùn)行；程序攻擊，也就是木馬程度或者病毒的植入等等，進(jìn)而使得電子檔案的保存系統(tǒng)不能順利進(jìn)行；緩沖區(qū)溢出攻擊等。在以前的檔案管理中，最為常見(jiàn)的攻擊形式就是緩沖區(qū)溢出的安全漏洞，甚至緩沖區(qū)溢出漏洞會(huì)占據(jù)絕大多數(shù)的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)攻擊，此類攻擊能夠使匿名的因特網(wǎng)用戶趁機(jī)獲取主機(jī)的全部控制權(quán)或者部分控制權(quán)。

2.紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基本現(xiàn)狀

從最初的人類發(fā)明了紙張后，紙質(zhì)檔案就開(kāi)始替代了其它的載體檔案，是檔案管理的主宰體。然而，隨著紙質(zhì)檔案的不斷發(fā)展以及推廣和使用，充分證明了它的優(yōu)勢(shì)所在。其中這種優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，直讀性。人們直接利于視覺(jué)就能夠給讀取檔案信息。第二，易取性。有了紙張后，這便成為了傳遞信息的主要載體，這主要是由材質(zhì)的易取性所決定的，與此同時(shí)，也更好的解決了紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間占據(jù)館藏檔案的主體地位。第三，便捷性。和其它檔案存儲(chǔ)類型相比，紙質(zhì)檔案不僅重量輕，而且所占用的空間也較小，同時(shí)，存儲(chǔ)的信息量也是非常大的，這樣一來(lái)，便利人們的攜帶。第四，穩(wěn)定性較強(qiáng)。和電子檔案相比較來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案信息不容易讓他人修改與備份，表現(xiàn)出了較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

上述這幾點(diǎn)都是利用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，從而人們更加偏愛(ài)這種存儲(chǔ)方式，使紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期的發(fā)展下去。但是，每一張事物都具有兩面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)也勢(shì)必會(huì)存在一定的問(wèn)題。其中，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)存在的缺陷是由本身的物理特性所決定的，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，有較強(qiáng)的易燃性。我們所使用的紙張都是由植物的纖維生產(chǎn)得到的，所以，有很強(qiáng)的易燃特性。這樣一來(lái)，防火安全也就成為了紙質(zhì)檔案管理首要解決的問(wèn)題，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且過(guò)于持久。第二，耐用性能較差。耐用性指的是在搬運(yùn)紙質(zhì)中保持原有品質(zhì)的程度。但是，由于人為搬運(yùn)的疏忽，很容易使紙質(zhì)檔案難以長(zhǎng)時(shí)間的保存下去。第三，紙質(zhì)檔案字跡褪色速度較快。這是由字跡色素的穩(wěn)定性所決定的，另外，和制造的干濕程度與酸堿程度都有密切的聯(lián)系。而字跡是人們獲得檔案信息的主要來(lái)源，一旦字跡被破壞，那么檔案信息也不夠完整。所以，人們?cè)诠芾砑堎|(zhì)檔案時(shí)，最重要的是保存字跡免受其它因素影響。當(dāng)前，字跡褪色快是影響檔案實(shí)際使用價(jià)值最主要的威脅之一。由此看來(lái)，人們所高度關(guān)注的重要任務(wù)就是保存好紙質(zhì)檔案的字跡。第四，對(duì)周圍環(huán)境要求偏高。在檔案管理室內(nèi)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)防火、防潮、防蟲(chóng)等工作，而這些也都是持久保持紙質(zhì)檔案應(yīng)該必須滿足的環(huán)境條件。因此，對(duì)檔案存儲(chǔ)室建設(shè)、實(shí)施配置、管理等都要求非常高。第五，檔案查閱要到現(xiàn)場(chǎng)。長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)檔案存在一定的局限性，并不能實(shí)現(xiàn)空間上的流動(dòng)，所以，人們?cè)诓殚喯嚓P(guān)的紙質(zhì)檔案時(shí)，就必須要到檔案保管室，同時(shí)，同一檔案在同一時(shí)間只能供一人使用，所以，無(wú)論是在時(shí)間還是在空間上都給檔案使用者帶來(lái)了極大的不變。然而，如果是電子檔案，那么完全不存在此類弊端，在時(shí)間和空間上都可以隨時(shí)使用。通過(guò)上述的論述，我們必須要進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)，克服到檔案管理室查閱信息的弊端?？梢哉f(shuō)，無(wú)紙化辦公是一大型檔案辦公改革。

對(duì)于無(wú)紙化辦公來(lái)說(shuō)，主要指的是利于網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)在網(wǎng)上進(jìn)行辦公，這樣一來(lái)，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案，從而逐漸取代紙質(zhì)檔案而快速發(fā)展起來(lái)。由此看來(lái)，紙質(zhì)檔案在逐漸被電子檔案所替代。然而，我們對(duì)數(shù)字化檔案運(yùn)行的結(jié)果加以展望。第一種結(jié)果，大量的電子檔案應(yīng)該及時(shí)做好歸檔工作。將電子檔案進(jìn)行集中管理，就應(yīng)該建立電子檔案集群，等同于傳統(tǒng)檔案管理室。第二種結(jié)果，數(shù)字化的檔案管理表現(xiàn)出較強(qiáng)的虛擬特性，所以，我們不可以和讀紙質(zhì)檔案一樣，在不借助其它設(shè)備就可以查閱到相關(guān)的檔案信息資料。因此，由于長(zhǎng)期受紙質(zhì)檔案管理的影響，因此，在短時(shí)間內(nèi)很難改變紙質(zhì)檔案閱讀的習(xí)慣。第三種結(jié)果，電子檔案代替紙質(zhì)檔案是發(fā)展的必然結(jié)果。人們不能確保電子檔案可以持久的適應(yīng)新設(shè)備的需求，所以，存在過(guò)多的顧慮。第四種結(jié)果，電子檔案穩(wěn)定性不強(qiáng)，例如：電子檔案的信息很容易被他人修改或者是復(fù)制，黑客又成為攻擊電腦的主要對(duì)象。和紙質(zhì)檔案相比較來(lái)說(shuō)，我們?cè)诒９茈娮訖n案還需要付出更多的代價(jià)，所以，電子檔案的使用特性需要經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)期，所以，檔案管理人員在收集與管理電子檔案過(guò)程中，也必須相應(yīng)的保管好某些紙質(zhì)檔案。

總體來(lái)說(shuō)，在一較長(zhǎng)的發(fā)展階段內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在的局面是發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。受兩方面因素影響，即電子檔案和紙質(zhì)檔案。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)存在已經(jīng)成為事實(shí)，所以，很多電子檔案應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，這已是電子檔案的來(lái)源的唯一途徑。另外，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生很多相關(guān)的電子檔案。從紙質(zhì)檔案方面來(lái)看，已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案不會(huì)因電子檔案的存在就會(huì)銷毀，這是因?yàn)槿藗冞€沒(méi)有不理性到這種程度，并且這也是現(xiàn)實(shí)生活所不允許的。另外一方面，人們還沒(méi)有對(duì)電子檔案的保證性有充足的認(rèn)識(shí)，因此，人們?cè)谒鸭驼黼娮訖n案時(shí)，更要不斷的搜集和整理、保管紙質(zhì)檔案。這屬于一種雙保險(xiǎn)對(duì)策。所以，對(duì)于紙質(zhì)檔案或者是電子檔案來(lái)說(shuō)，人們都應(yīng)該引起足夠的重視。傳統(tǒng)檔案的形式為紙質(zhì)檔案，因此，一定會(huì)長(zhǎng)期存在下去；而對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，是近幾年新興的一種檔案存儲(chǔ)形式，正有所起步，依然處在初級(jí)發(fā)展階段，所以，人們必須給與足夠的關(guān)注。

3.當(dāng)前的事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作中存在的諸多問(wèn)題

3.1有關(guān)檔案數(shù)字化的硬件缺少

從硬件使用方面來(lái)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)該要有基本的三類設(shè)備，即信息采集設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備、信息利用設(shè)備。但是，從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)分析，檔案數(shù)字化硬件還是比較缺少的。

3.2關(guān)于檔案數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)比較落后

從我國(guó)當(dāng)前檔案管理室使用的軟件來(lái)看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具備信息通用功能的。當(dāng)前，我國(guó)各地區(qū)的檔案管理部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)并不相互一致，規(guī)格偏多，然而，對(duì)于自主研發(fā)或者是從市場(chǎng)中購(gòu)買的軟件不具備通用的功能，到目前為止，還沒(méi)有出現(xiàn)不僅可以應(yīng)用到文件檢索，而且又能用于檔案信息管理的軟件。

3.3缺少一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，然而，因長(zhǎng)期受歷史因素的影響，檔案室存檔業(yè)務(wù)的數(shù)字化特性非常差，例如：信息的收集、存儲(chǔ)、管理等質(zhì)量都偏低，尤其是目前檔案目錄、細(xì)則等的相容性都非常差。除此之外，軟件的移植性也不是很強(qiáng)，檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)都沒(méi)有將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)加以全面考慮，大多數(shù)歸檔都是以磁盤(pán)和優(yōu)盤(pán)的形式，然而，對(duì)當(dāng)前的檔案管理、分類等相關(guān)規(guī)定都完全不能適用。所以，使得檔案數(shù)字化缺少一個(gè)完善而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只是著眼于某個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行研究，沒(méi)有得到全面推廣和使用，因此，這將對(duì)檔案數(shù)字化的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。

3.4檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低

由于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)不是很高，想要真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須要提升事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)，擁有較高的技術(shù)水平，既要滿足一般計(jì)算機(jī)的操作，同時(shí)又要滿足特殊計(jì)算機(jī)的操作。然而，從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，我國(guó)的大多數(shù)檔案管理室缺少高素質(zhì)的技術(shù)人才，因此，復(fù)合型人才就更缺少了，由此看來(lái)，當(dāng)前事業(yè)單位檔案人員的數(shù)字化水平是非常低的。雖然從國(guó)外引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)，但是并沒(méi)用充分發(fā)揮出其內(nèi)在的作用，所以，我們也就更談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化了。

4.常見(jiàn)問(wèn)題的處理措施

4.1非掃描件與掃描件的區(qū)分

相關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范當(dāng)中對(duì)非掃描件與掃描件的區(qū)分為根據(jù)具體要求將相同案卷中的非掃描件和掃描件區(qū)分開(kāi)來(lái)。區(qū)分普法性文件的基本原則為：要剔除重份文件和無(wú)關(guān)文件，可以不掃描有正式件文件的原稿。在數(shù)字化開(kāi)展之前，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)的對(duì)其他單位的做法進(jìn)行熟悉和了解，對(duì)同時(shí)才能在草稿、定稿以及正本的檔案加以數(shù)字化掃描規(guī)定的具體范圍為僅僅掃描正本，而若不存在正本，那么就對(duì)定稿進(jìn)行掃描，既沒(méi)有定稿也沒(méi)有正本的則掃描草稿。然而，經(jīng)過(guò)大量的實(shí)踐可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形態(tài)檔案的一個(gè)有機(jī)組成部分，不可以將檔案前后形成的關(guān)系人為割裂。缺乏修改稿和草稿也便無(wú)法形成最終的正本，它們應(yīng)當(dāng)全部被劃分為掃描件。對(duì)于我國(guó)諸多事業(yè)單位的現(xiàn)狀，處理的對(duì)策主要包括：（1）只要是屬于文件內(nèi)容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必須進(jìn)行編號(hào)掃描；（2）不剔除與檔案內(nèi)容無(wú)關(guān)和重份文件，如果沒(méi)有進(jìn)行編號(hào)則不能夠采取掃描措施。

4.2檔案的裝訂和拆卷

現(xiàn)階段，根據(jù)裝訂的方式來(lái)劃分，通?？梢詫n案分為兩類，其中，一類是2001年之前所立檔的文件，這些文件基本上都是根據(jù)三點(diǎn)一線裝訂加以案卷級(jí)整理組卷的，因而也被稱作“老規(guī)則”檔案；而另外一類則是2001年實(shí)施國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以后所實(shí)行的文件級(jí)的整理方法，也就是每一份檔案在進(jìn)行三點(diǎn)一線的裝訂以后裝盒，以便于避免裝訂案卷和立卷等諸多復(fù)雜的環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)就是人們經(jīng)常提到的“新規(guī)則”檔案。

對(duì)于檔案的數(shù)字化，在對(duì)掃描標(biāo)準(zhǔn)加以確定后，切實(shí)進(jìn)行具體的掃描工作之前，進(jìn)行拆卷掃描與否已經(jīng)成為當(dāng)前一個(gè)無(wú)法避免的重要問(wèn)題。目前經(jīng)常采用的做法是無(wú)論屬于“新規(guī)則”檔案，還是“老規(guī)則”檔案，在選擇哪個(gè)數(shù)字化掃描前均需要拆卷，并且將裝訂物拆除，而在結(jié)束掃描以后再進(jìn)行重新裝訂。針對(duì)此類問(wèn)題，需要我們立足于檔案的保護(hù)，若要進(jìn)行裝訂或者拆卷，因?yàn)橄嚓P(guān)操作人員的責(zé)任心以及熟練程度等一系列問(wèn)題，往往難以真正的做到在原來(lái)裝訂的位置和原來(lái)打孔的位置加以裝訂，這便給檔案的壽命產(chǎn)生不同程度的影響，與此同時(shí)還會(huì)破壞檔案的保護(hù)。

在我國(guó)事業(yè)單位的數(shù)字化工作過(guò)程當(dāng)中，許多單位基本上都對(duì)檔案進(jìn)行了再次裝訂和拆卷的工作，切實(shí)的明確了掃描后重新裝訂、必須拆卷掃描等做法，其中優(yōu)點(diǎn)在于：（1）非常明顯的是，檔案拆卷以后掃描的畫(huà)幅質(zhì)量并非優(yōu)于不拆卷。比如很厚的一卷檔案，在對(duì)后部分或者前部分掃面時(shí)也許影響不是太大，而對(duì)中間位置的文件進(jìn)行掃描時(shí)，通常很難完整的掃描其內(nèi)容；對(duì)于內(nèi)容和裝訂線比較接近的文件，如果不拆卷也無(wú)法有效的將內(nèi)容完整的加以掃描；（2）借助于對(duì)檔案的拆卷，能夠?qū)妇懋?dāng)中頁(yè)碼順序較為混亂的不良狀況加以重新的更正，從根本上保證了文件的連續(xù)性；（3）如果檔案拆卷以后不采取再次裝訂措施，而僅僅是根據(jù)原來(lái)案卷的順序進(jìn)行存放，即使仿真復(fù)制檔案原件或者檔案利用等較為便捷，然而從保護(hù)檔案方面而言，仍然存在著一定的安全隱患，散放保存檔案，極易由于人為竊取或者整理人員的疏忽大意而導(dǎo)致內(nèi)容的缺失及混亂；（4）雖然看起來(lái)拆卷以后再重新裝訂比較費(fèi)力費(fèi)時(shí)，但是拆卷以后的檔案在進(jìn)行掃描時(shí)無(wú)論使用平板掃描儀，還是使用高速掃描儀，均能夠大大的節(jié)省為防止漏光而采取人工翻頁(yè)處理的精力以及時(shí)間，并且其速度也會(huì)得以明顯的提高。

4.3涉密材料和密級(jí)文件的控制管理

事業(yè)單位檔案工作的底線及生命線就是檔案安全，檔案安全也是檔案部門的第一要?jiǎng)?wù)和基本任務(wù)，在數(shù)字化工作開(kāi)始時(shí)期各個(gè)事業(yè)單位便著重強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化必須重視檔案數(shù)據(jù)信息和檔案實(shí)體的安全。要想切實(shí)的將這一要?jiǎng)?wù)加以落實(shí)，從根本上確保涉密文件以及密級(jí)文件的控制管理，那么就應(yīng)當(dāng)及時(shí)的制定行之有效的相關(guān)管理辦法，真正的做到：（1）嚴(yán)格的要求整理人員對(duì)秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件填寫(xiě)密級(jí)文件登記表，并且對(duì)這些檔案的文件標(biāo)題、案卷號(hào)、目錄號(hào)、全宗號(hào)等內(nèi)容加以詳細(xì)登記，然后再由相關(guān)部門組織進(jìn)行必要的鑒定，最后確定是否需要進(jìn)行數(shù)字化。

4.4涉及人名的檔案數(shù)字化

通常涉及人名的檔案大體上可以劃分為兩類：（1）有關(guān)人事處分、獎(jiǎng)勵(lì)以及任免等文件當(dāng)中所涉及到的部分人員名單；（2）一個(gè)單位或者團(tuán)體眾多人員的名冊(cè)和名單等。根據(jù)檔案內(nèi)容重要性的程度、檔案利用率高低進(jìn)行提供利用以及方便查詢，處理的措施主要包括：在目錄著錄項(xiàng)當(dāng)中，請(qǐng)所應(yīng)用軟件系統(tǒng)系統(tǒng)公司加入“人名索引”一項(xiàng)，對(duì)表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)定、人事任免等所涉及到個(gè)人利益的資料和文件，要求數(shù)字化加工公司在文件標(biāo)題錄入應(yīng)當(dāng)錄入的人員名稱，比如“題名”項(xiàng)字段已經(jīng)錄滿，那么就應(yīng)當(dāng)在“人名索引”項(xiàng)加以補(bǔ)充，以便于保證所有人員的查準(zhǔn)率和查全率切實(shí)達(dá)標(biāo)，進(jìn)而從根本上實(shí)現(xiàn)真正的有效利用。

4.5對(duì)案卷文件與檔案卷內(nèi)目錄不符的處理

在我國(guó)事業(yè)單位的數(shù)字化進(jìn)程當(dāng)中，往往難以避免的會(huì)遇到案卷文件內(nèi)容和檔案卷內(nèi)目錄不符的狀況，究其根本原因可以發(fā)現(xiàn)，一方面是由于立檔單位工作大意，另一方面則是事業(yè)單位早期檔案條目著錄疏忽而導(dǎo)致的。如果在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)期沒(méi)有及時(shí)的修正此類錯(cuò)誤，那么最終便無(wú)法達(dá)到數(shù)字化目的，并且也會(huì)逐漸失去檔案數(shù)字化管理的意義。因此，具體的處理措施是：借助于檔案數(shù)字化流程過(guò)程當(dāng)中的整理環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)一步修正和校對(duì)數(shù)字化檔案，對(duì)無(wú)目錄而有文件的應(yīng)當(dāng)對(duì)目錄進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)無(wú)文件而有目錄或者檔案缺頁(yè)、缺失的狀況，數(shù)字化公司應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案登記備查表進(jìn)行如實(shí)的填寫(xiě)，由保管部與管理中心相關(guān)人員加以認(rèn)可和簽字，同時(shí)在掃描檔案原件時(shí)把備查表掃描于缺失內(nèi)容的部位，以便于在對(duì)該卷檔案進(jìn)行查閱時(shí)，能夠?qū)Σ煌暾腿笔У那闆r做到一目了然，并且更好的體現(xiàn)出檔案信息的完整性。

數(shù)字化工作，不但要實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的電子化，便于檔案的利用和查閱，而且還應(yīng)當(dāng)通過(guò)數(shù)字化更細(xì)致的完善及整理工作方法，呈現(xiàn)出更為完整、更為詳細(xì)的情況信息，這也是確保數(shù)字化工作不同全宗、不同時(shí)期檔案數(shù)字化工作以及檔案數(shù)字化工作前后統(tǒng)一的必要手段。

5.強(qiáng)化當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效舉措

5.1歸檔和文書(shū)處理過(guò)程數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)

日常事業(yè)單位的一項(xiàng)基本性工作就是文書(shū)工作，文書(shū)工作質(zhì)量的好壞及管理執(zhí)行的優(yōu)劣會(huì)對(duì)整體檔案的成果帶來(lái)直接的影響。因此，為了能夠更好的與當(dāng)前事業(yè)單位工作的迫切需求相適應(yīng)，我國(guó)的事業(yè)單位會(huì)無(wú)法避免的收到有待于處理的大量電子文件，比如文書(shū)文件的預(yù)處立卷的整理等等。除此之外，發(fā)文處理過(guò)程同樣也能夠借助于網(wǎng)絡(luò)加以進(jìn)行，可以由擬稿人員把稿件輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，再經(jīng)過(guò)辦公室審核、簽發(fā)人簽發(fā)、辦公室修改、辦公室蓋章及分發(fā)以及信息中心歸檔，以此便能夠大大的節(jié)省實(shí)踐的時(shí)間，還能夠有效的將辦公作業(yè)人員的工作量和負(fù)荷強(qiáng)度減輕。

5.2開(kāi)發(fā)適宜的數(shù)字化檔案應(yīng)用硬件和軟件設(shè)施

事業(yè)單位要想促進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的加快，進(jìn)而促使檔案管理能夠切實(shí)的踏入組織管理效率化的重要運(yùn)行軌道，那么就要求事業(yè)單位可以具備與單位自身管理和作業(yè)相適應(yīng)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，只有這樣才可以正確的引導(dǎo)數(shù)字化檔案的作業(yè)和辦公。比如內(nèi)部局域網(wǎng)、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)、信息高速公路以及相配套的各種軟硬件設(shè)備，比如數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，高性能服務(wù)器、大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備、路由器、交換器的使用等等。

5.3制定科學(xué)有效的管理體系機(jī)制

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的具體特點(diǎn)，制定和建立一個(gè)與自身單位辦公以及實(shí)際管理需求相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制，因此，這便需要事業(yè)單位可以全面的保證網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機(jī)制等可以相互聯(lián)系，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)一體化的檔案建設(shè)文檔。眾所周知，數(shù)字化檔案管理更為重視的是信息安全，只有真正的保證信息資源安全程度，才可以從根本上促進(jìn)系統(tǒng)軟硬件功能的發(fā)揮，從而為辦公作業(yè)效率化的實(shí)現(xiàn)提供前提，最大限度的防止機(jī)密檔案的竊取或者丟失、數(shù)據(jù)的惡意篡改、系統(tǒng)非法訪問(wèn)的入侵，實(shí)現(xiàn)真正的信息安全。

5.4加強(qiáng)檔案信息安全程度

必須保證事業(yè)單位重要文件數(shù)據(jù)和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)使用安全，只有這樣才可以確保文件數(shù)據(jù)及檔案信息的使用價(jià)值免受破壞和影響，促使事業(yè)單位再次突破檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。所以，檔案數(shù)字化模式下的檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于實(shí)際，將后續(xù)防護(hù)墻的維護(hù)和訪問(wèn)設(shè)置、殺毒軟件的安裝、電腦的殺毒和軟件的更新、重要數(shù)據(jù)及檔案的備份等諸多工作做好，以便于最大限度的避免因發(fā)生意外情況而發(fā)生無(wú)法挽回的被動(dòng)局面。除此之外，還必須將檔案文件的保密工作做好，嚴(yán)格的要求可以例行數(shù)字化檔案的管理機(jī)制，其最終目的是保證檔案數(shù)字化建設(shè)可以切實(shí)的遵章辦事，盡可能的促進(jìn)檔案信息安全保密程度的提高，進(jìn)而將意外事件及人為破壞文件等不良情況的發(fā)生率減少的最小，全面的確保重要文獻(xiàn)、檔案以及系統(tǒng)的使用安全。

6.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)

6.1檔案管理技術(shù)與安全問(wèn)題方面的挑戰(zhàn)

6.1.1檔案管理技術(shù)是不斷發(fā)展、堅(jiān)持不懈的重要技術(shù)

把檔案數(shù)字化管理技術(shù)加以集成和綜合應(yīng)用是檔案數(shù)字化管理的一大特點(diǎn)。在建設(shè)事業(yè)單位的檔案管理信息化階段，應(yīng)當(dāng)積極的對(duì)電子檔案進(jìn)行構(gòu)建，還需要在集成和整合等方面狠下功夫。

6.1.2安全管理不可忽視

事業(yè)單位的檔案信息保密與安全有著較高的要求，有很多檔案信息是必須加以嚴(yán)格控制機(jī)使用的，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷的加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全管理。通常事業(yè)單位可以采取的策略可劃分為技術(shù)保證與制度管理兩大方面，事業(yè)單位在今后的檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的建立一套有效的管理制度體系，與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)由與之相應(yīng)的技術(shù)策略來(lái)對(duì)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行自動(dòng)控制，以便于使檔案的安全管理更加的嚴(yán)密。

6.2數(shù)字化工作人員和建設(shè)資金投入的挑戰(zhàn)

人才問(wèn)題與檔案數(shù)字化建設(shè)有著直接的關(guān)系，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位面臨著嚴(yán)峻的人才挑戰(zhàn)。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的建設(shè)是與新技術(shù)、新知識(shí)的普及密切相關(guān)的，因此，事業(yè)單位今后應(yīng)當(dāng)高度的重視各類相關(guān)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。除了人才挑戰(zhàn)以外，我國(guó)事業(yè)單位也面臨著檔案數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)資金投入問(wèn)題，不可否認(rèn)的是，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)所必不可缺的物質(zhì)基礎(chǔ)就是建設(shè)性資金，因此，事業(yè)單位要想促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，那么就必須積極的拓展資金渠道，并且提高資金的利用率。

總而言之，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大背景下，我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)的滿足新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的多樣化要求，不斷的加強(qiáng)檔案信息化和檔案數(shù)字化建設(shè)，只有這樣才能夠逐漸的將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理檔案工作負(fù)荷擺脫，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，提高檔案的功能，真正意義上促進(jìn)信息的管理、采集的實(shí)現(xiàn)以及檔案信息服務(wù)職能的轉(zhuǎn)化，從而提高事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平。

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