淺談高校學生收費管理系統(tǒng)的應用

【摘 要】隨著高等學校教育體制的逐漸完善，學費收繳管理工作日益成為高等學校財務工作中最為重要的一環(huán)。本文主要談論將計算機技術應用于學費收繳工作中，對比手工方式的收費模式，簡述高校學生收費管理系統(tǒng)的操作及功能。

【關鍵詞】高校;學生收費;計算機管理系統(tǒng)

1.高校學費及高校學生收費管理概述

（1）高校學費是個廣義的概念，是指經由物價部門核準的，向高等學校學生收取的費用，主要包括學費、住宿費等。

（2）高校學生收費管理主要是由學校財務部門負責，是高校財務管理的一個重要內容，其工作內容主要包括：①前期根據在籍學生信息進行學費應收款的編制；②每學年定時進行學費的收繳工作；③根據財務管理制度進行入賬處理；④隨時更新學費收繳及學費欠費情況。

2.手工方式進行高校學生收費管理的不足

2.1收費信息變化多端

根據在校生所選擇專業(yè)以及學校安排住宿的低點不同，學費和住宿費也相應劃分為不同的標準。其次，每學期都會出現學生留級、休學、退學、復讀等情況，導致學生信息和收費金額產生相應的變動，使得收費工作必須更加細化；加之對于各項助學貸款的下發(fā)時間和批次各不統(tǒng)一，使得收費時間的跨度也越拉越長。只靠手工方式進行記錄，難免會有疏漏的情況出現。

2.2收費工作量龐大

以我校為例，目前我校在校學生分為專轉本及本科兩大類，每學年編制學費應收款1萬多條，這樣龐大的數據量僅靠手工方式進行工作會大大降低收費管理的效率及準確性。

2.3收費數據難以連接

財務處進行學費應收款的編制的基礎在于在籍學生的各項個人信息，這些信息分別來源于財務處、學工處、教務處以及各個院系。因此，各個部門之前需要一個共用媒介進行信息的傳遞，以保證學生信息的及時更新，便于及時統(tǒng)計和查詢學費收繳及欠費催繳情況。

3.高校學生收費管理系統(tǒng)的簡介與功能

高校學生收費管理系統(tǒng)其實是一種高校財務軟件，提供各種模塊幫助高校進行收費管理。

（1）提供應收款編制模塊幫助進行實時和現場收費，通過建立收費標準模塊，將收費標準對應到相應學生，各項費用條目清楚，可以隨時對各單項費用進行收費控制和管理。

（2）提供了和銀行進行數據轉換的模塊，導入銀行代扣成功的文件后，可以直接生成收費單。

（3）提供了豐富的報表模塊，可以根據不同的條件要求從多個方面對學生的應收款情況、繳費情況、減免退費以及欠費情況進行查詢，并且按照不同的給定條件進行報表打印。

（4）系統(tǒng)可以在不同的單機上進行分點收費，最后統(tǒng)一匯總到網絡上。

（5）系統(tǒng)可以隨時統(tǒng)計各院系或各學年的收費金額、欠費人數等，更加快捷的提供數據分析。

（6）系統(tǒng)能夠及時備份數據，保證了數據的安全及保密性。

4.高校學生收費管理系統(tǒng)操作簡述-以南大金陵學院為例

高校學生收費管理系統(tǒng)主要包括交費程序和后臺管理程序兩個。

交費程序是指收費管理員使用自己的ID和密碼進行身份認證后登入高校學生收費系統(tǒng)中進行單一的收費管理，通過輸入學生的學號或姓名完成學生交費的過程，同時打印出學費收據，使得現場收費和實時收費變得簡單快捷。

后臺管理程序較于復雜，主要包括：

4.1數據的采集及錄入

在每學年末，財務處根據教務處提供的新學年新生的專業(yè)名稱和專業(yè)代碼，在高校學生收費管理系統(tǒng)里進行部門、專業(yè)、班級的設置。待每學年新生全部錄取之后，根據學工處及銀行提供的信息，在高校學生收費管理系統(tǒng)中增加新生的個人信息，包括學號、姓名、性別、專業(yè)、班級、身份證號、家庭住址、學費卡賬號等信息。學生信息因為數量龐大，一般制作成dbf文件直接導入系統(tǒng)中。

4.2應收款的編制

根據學校各個專業(yè)的收費標準以及收費項目錄入名稱和金額，在高校學生收費管理系統(tǒng)里生成應收款。系統(tǒng)提供了四種方式生成應收款，分別是：根據收費標準編制應收款、五標準編制應收款、應收款導入、未生成應收款查詢。我校目前使用無標準編制應收款的多項目編制，將各個專業(yè)的學生選擇相對應的收費項目后生成應收款。

4.3銀行代扣模塊的使用

一般在新生入學報道前會進行銀行集中串盤扣繳學費款，這就需要使用到銀行代扣的模塊。在高校學生收費管理系統(tǒng)里首先進行“銀行收費下發(fā)”，將收費數據按照“999-YH-TEST”下發(fā)格式生成下發(fā)文件，然后將該下發(fā)文件導出交予銀行。銀行根據此下發(fā)文件進行集中扣款，并直接生成扣款成功的結果清單。在高校學生收費管理系統(tǒng)中利用“銀行收費接收”導入銀行交回的扣款結果清單，會生成一個收費單報表，根據收費單報表可以逐條打印學費收據。

4.4現場收費的設置

利用高校學生收費管理系統(tǒng)里的分區(qū)收費功能可以進行現場幾種收費。將每臺收費電腦作為一個分區(qū)，依次在系統(tǒng)信息里把校區(qū)代碼用阿拉伯數字排序，每次分區(qū)收費結束后分別將收費結果上傳至主服務器，統(tǒng)一在財務處的主服務器上匯總之后將收費結果接收。

4.5報表匯總及查詢

定期打印出操作員學費匯總表，核對系統(tǒng)生成的收費金額與實際收到的金額，及時在賬務系統(tǒng)中進行入賬。需要進行查詢報表前需要先匯總單據，將之前生成的收費單全部匯總，保證數據的實時更新。查詢時，可以分院系按班級、專業(yè)或者分學年按院系等各種設置條件自動生成欠費情況明細表。也可以直接根據單個學生的學號或姓名查詢該生的繳費情況明細表，報表結果均可以過濾、導出。

4.6數據信息的變動修改

根據教務處提供的學籍異動表、修復學通知單等在高校學生收費管理系統(tǒng)中更改學生代碼信息以及調整相應的應收款信息：退學的學生刪除其原有的學費應收款，并在學生代碼設置中將其設置為無效學生，在下一年應收款編制中退學學生便會排除在外；休學的學生根據休學的時間刪除當年的應收款并在其個人信息欄中備注休學時間，待其復學后再增加相應學年的學費應收款；留級、轉專業(yè)的學生講其部門代碼、專業(yè)代碼以及班級代碼改換成新轉入專業(yè)的代碼，再對其學費應收款進行相應的變動。

5.高校學生收費管理系統(tǒng)的使用感受

高校學生收費管理系統(tǒng)在操作方面簡單快捷，運行穩(wěn)定可靠，在進行學費管理工作中起到了極大的作用。高校學生收費管理系統(tǒng)不僅能夠簡化收費管理的程序，減輕財務人員繁復的工作量，提高收繳學費的工作效率，而且能夠及時了解學生的繳費與欠費情況，對于催繳學費也起到了一定的幫助作用。在科技高速發(fā)展的現在，高校學生收費管理系統(tǒng)在高校財務管理工作中也顯得日益的重要，我們在享受它所提供便利的同時也需要根據各種制度的變化提供合理的建議，讓計算機技術在高校財務管理中能夠發(fā)揮更大的作用。

【參考文獻】

［１］仲櫻.高等學費管理系統(tǒng)的應用分析.高教研究，文教資料，2006，5(下旬刊)：32-33.

［２］郭方.淺談高校財務軟件的發(fā)展趨勢.教育財會研究，2001，(1)：62-64.