高等職業(yè)院校利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行考務(wù)管理工作的問題分析

【摘 要】針對(duì)高等職業(yè)院校利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行考務(wù)管理工作的問題分析，文中對(duì)考務(wù)管理系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行了分析，探討了考務(wù)管理工作的主要內(nèi)容，其中有：全國(guó)高等學(xué)?？荚嚳紕?wù)流程和校內(nèi)期末考試考務(wù)流程。指出了加強(qiáng)高職院?？紕?wù)工作的要求，學(xué)生考試的透明化、教師考務(wù)工作的嚴(yán)格化、考務(wù)教師的信息化，探討了考試試卷與文檔管理，考試成績(jī)管理問題分析，考務(wù)管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題分析其中有考務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)問題、考務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換模式問題和計(jì)算機(jī)考核系統(tǒng)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)問題，并強(qiáng)調(diào)了考務(wù)管理系統(tǒng)安全性問題。

【關(guān)鍵詞】考務(wù)管理；高等職業(yè)院校；成績(jī)管理；標(biāo)準(zhǔn)化

0.引言

高等職業(yè)院校的考務(wù)管理工作，是高校教務(wù)管理中比較繁雜的一項(xiàng)工作，它涉及考試試卷管理、考場(chǎng)的組織管理、考試成績(jī)管理、補(bǔ)考的組織管理、以及與考試有關(guān)的文檔管理等。考務(wù)工作要求十分嚴(yán)格，一旦出現(xiàn)疏漏，就會(huì)造成比較嚴(yán)重的后果。因此，加強(qiáng)考務(wù)管理工作是十分必要的。在考務(wù)管理工作中，由于管理教師數(shù)量的限制，尤其期末工作來臨時(shí)，使得管理教師工作相當(dāng)繁重。在此情況下，如何提高工作效率和考務(wù)管理工作的質(zhì)量，是擺在考務(wù)管理及相關(guān)工作教師的重要課題。目前，用于考務(wù)管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)種類繁多，具有較強(qiáng)的針對(duì)性，各類學(xué)校沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且功能不夠完善或功能有限，造成教務(wù)管理效率相對(duì)比較低。

1.考務(wù)管理系統(tǒng)存在的問題分析

高等職業(yè)院校的考務(wù)管理系統(tǒng)軟件種類繁多，往往是針對(duì)本校的管理需求進(jìn)行開發(fā)的，不具有通用性。而一些通用的考務(wù)管理系統(tǒng)，無論是單機(jī)版還是網(wǎng)絡(luò)版，在不同程度上存在著功能缺陷或使用比較麻煩，考務(wù)管理教師很難選擇使用哪種考務(wù)管理系統(tǒng)。在高等職業(yè)院校的考務(wù)管理工作中，通常仍采用主管部門指定的考務(wù)管理系統(tǒng)，相對(duì)比較陳舊，對(duì)于新開發(fā)的、具有新增功能的考務(wù)管理系統(tǒng)，仍存在著考試成績(jī)管理單一、考試文檔管理缺乏、考務(wù)管理系統(tǒng)不標(biāo)準(zhǔn)等問題。

2.考務(wù)管理工作的主要內(nèi)容

目前，高職院校的考務(wù)工作一般由教務(wù)處負(fù)責(zé)，主要包括安排全國(guó)高等學(xué)校非計(jì)算機(jī)專業(yè)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、全國(guó)高等學(xué)校英語應(yīng)用能力考試、單獨(dú)招生考試、“專升本”考試、各種職業(yè)鑒定考試以及校內(nèi)的期末考試考務(wù)管理工作。

2.1全國(guó)高等學(xué)?？荚嚳紕?wù)流程

全國(guó)高等學(xué)校非計(jì)算機(jī)專業(yè)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、全國(guó)高等學(xué)校英語應(yīng)用能力考試考務(wù)流程。根據(jù)教委頒發(fā)的相關(guān)考試的考務(wù)通知，先收集學(xué)生的報(bào)名信息，并交由系部對(duì)報(bào)名信息進(jìn)行核對(duì)，并且由本人簽字確定，拍攝考試照片，制作上報(bào)數(shù)據(jù)后上報(bào)給教委。根據(jù)教委指示，按文件規(guī)定制定考務(wù)安排，即安排考場(chǎng)教室，教室監(jiān)考，監(jiān)督工作，考試前對(duì)監(jiān)考教師進(jìn)行考前培訓(xùn)，確保試卷的嚴(yán)密性，考試期間確保考場(chǎng)的紀(jì)律性和嚴(yán)肅性，考試完畢之后由監(jiān)考教師負(fù)責(zé)對(duì)試卷進(jìn)行密封裝袋。

2.2高校校內(nèi)期末考試考務(wù)流程

由于期末考試涉及到的考生比較多，在每次期末考試前兩周，由教務(wù)處制定期末考試科目數(shù)目，由系部將各專業(yè)考試、考查課程科目安排交教務(wù)處（電子、紙質(zhì)）。其中，考查科目成績(jī)提前錄入成績(jī)?？荚囌n程試卷交教務(wù)處（電子、紙質(zhì)），A、B、C三套試題，請(qǐng)系主任、教研室主任嚴(yán)格審核，相同內(nèi)容不能超過20%，且同一門考試課程原則上要求統(tǒng)一命題。完成試卷工作之后，按照上報(bào)上來的考試課程以及班級(jí)，由教務(wù)處安排考試教室以及監(jiān)考教師。考查科目由上課教師自行安排。在考試期間，試卷由教務(wù)處負(fù)責(zé)統(tǒng)一印制以及裝袋，在開考前半個(gè)小時(shí)，各監(jiān)考教師到考務(wù)辦公室處領(lǐng)取試卷，考試結(jié)束之后，監(jiān)考教師立即將學(xué)生的試卷、考場(chǎng)記錄表交回考務(wù)辦公室。然后再由各系部教學(xué)秘書負(fù)責(zé)統(tǒng)一將試卷從教務(wù)處領(lǐng)出分送給相關(guān)任課教師。教師批閱試卷并到管理系統(tǒng)中錄入學(xué)生成績(jī)，再統(tǒng)一將紙質(zhì)成績(jī)和試卷送回教務(wù)處一并保存。

3.加強(qiáng)高職院?？紕?wù)工作的要求

近年來，隨著各個(gè)院校考生人數(shù)逐年增加，現(xiàn)今社會(huì)追求公平、公正、公開，可以說，考務(wù)工作關(guān)乎考試工作的好壞成敗，考務(wù)工作是一個(gè)非常重要的核心環(huán)節(jié)，新時(shí)期新形勢(shì)下，推進(jìn)考務(wù)工作上各項(xiàng)改革勢(shì)在必行，關(guān)系到我們各項(xiàng)考試工作改革成敗的關(guān)鍵。

3.1學(xué)生考試的透明化

現(xiàn)今的學(xué)生處于新時(shí)代的社會(huì)，個(gè)人意識(shí)比較強(qiáng)，每一個(gè)學(xué)生都應(yīng)該享有知情權(quán)，因此，透明公開考試信息，將有利于建立公平競(jìng)爭(zhēng)的考試環(huán)境，維護(hù)考生和考點(diǎn)的合法權(quán)益。所有考試相關(guān)信息都可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行透明化管理。通過學(xué)生管理信息平臺(tái)，學(xué)生可以瀏覽到各種考試的相關(guān)信息，考試報(bào)名、成績(jī)公布、成績(jī)復(fù)查、證書發(fā)放等工作環(huán)節(jié)，建立和完善考務(wù)信息網(wǎng)，充分利用資源優(yōu)勢(shì)，打造標(biāo)準(zhǔn)的信息發(fā)布平臺(tái)。

3.2教師考務(wù)工作的嚴(yán)格化

現(xiàn)在的考試種類繁多、任務(wù)艱巨、責(zé)任重大，所以建設(shè)一支講政治、懂政策、精業(yè)務(wù)、盡責(zé)任、守紀(jì)律、務(wù)實(shí)肯干的考務(wù)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)考試和諧發(fā)展的重要保證。監(jiān)考教師是規(guī)范執(zhí)行組考工作的主體，監(jiān)考教師的科學(xué)管理、動(dòng)態(tài)管理、不僅能夠確保考務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，還能通過掌握監(jiān)考隊(duì)伍總體狀況，加強(qiáng)監(jiān)考隊(duì)伍動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，提高考務(wù)工作效率，人是第一要素，建立一支高素質(zhì)的監(jiān)考隊(duì)伍是確?？紕?wù)安全的基礎(chǔ)。每次考試，應(yīng)該建立一支比較穩(wěn)定的監(jiān)考隊(duì)伍，監(jiān)考教師一旦要求監(jiān)考，不允許私自調(diào)換和更改，認(rèn)真學(xué)習(xí)監(jiān)考職責(zé)和考試流程，確?？荚嚨钠椒€(wěn)進(jìn)行。

3.3考務(wù)教師的信息化

考務(wù)工作具體、復(fù)雜，考務(wù)相關(guān)材料也多樣化?？紕?wù)工作應(yīng)該根據(jù)考試的不同需求進(jìn)行靈活的擴(kuò)展和實(shí)現(xiàn)，通過信息化來完成大部分的工作?？傮w來看，考務(wù)工作的信息化管理主要包括兩方面，一方面是考務(wù)信息的數(shù)據(jù)化管理，另外一方面是考務(wù)相關(guān)材料的信息化管理主要是指在考生數(shù)據(jù)的信息化管理基礎(chǔ)上，根據(jù)考務(wù)工作需要，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化擴(kuò)展。例如：專業(yè)目錄的采集、考試科目代碼的編排、準(zhǔn)考證號(hào)的編排、教室信息維護(hù)、考場(chǎng)安排、試卷封面的條形碼設(shè)計(jì)、理卷密號(hào)編排等等?？紕?wù)相關(guān)材料的信息化管理，主要是指對(duì)考務(wù)相關(guān)材料的信息化，系統(tǒng)可以以數(shù)據(jù)為依托隨需應(yīng)變。隨時(shí)實(shí)現(xiàn)考務(wù)相關(guān)材料的信息化管理。例如：試題信封標(biāo)簽、考場(chǎng)安排情況表、考生照片清單、考場(chǎng)座次條、考場(chǎng)座次表、試題核對(duì)單、考點(diǎn)一考區(qū)試題交接單?？紖^(qū)一考場(chǎng)試題交接單等。

高職院校的考務(wù)工作包含許多工作環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)都是細(xì)節(jié)，各個(gè)高職院校應(yīng)該結(jié)合自身的辦學(xué)特點(diǎn)，找出適合自己院校的考務(wù)管理辦法，在實(shí)踐中不斷完善和改進(jìn)。

4.考試試卷與文檔管理

高等職業(yè)院校的考試試卷的管理模式，是以Word文檔的形式直接保存?？紕?wù)教師要將試卷按院、系、專業(yè)方式進(jìn)行分類存檔，而且還要根據(jù)考核方式的不同進(jìn)行分類。這種方式保存的各類試卷，會(huì)造成查閱越來越困難，也給試卷質(zhì)量的評(píng)估工作帶來問題。因此，為了提高教學(xué)管理的水平和質(zhì)量，考試試卷與文檔的管理應(yīng)該采用數(shù)據(jù)庫(kù)的管理模式，建議按院、系、專業(yè)、學(xué)期、考核形式、試卷內(nèi)容、存檔編碼、出試卷人，審核、相關(guān)信息等對(duì)試卷信息進(jìn)行采集、加工整理。就便于試卷與相關(guān)文檔的存儲(chǔ)、查詢，對(duì)試卷進(jìn)行評(píng)估等操作，利于改進(jìn)和提高教學(xué)管理水平，提高教學(xué)質(zhì)量。

5.考試成績(jī)管理問題分析

高等職業(yè)院校的考試成績(jī)管理是一項(xiàng)比較繁重的工作，容易出錯(cuò)，現(xiàn)在大多采用單用戶的成績(jī)管理系統(tǒng)，由固定教學(xué)管理教師進(jìn)行登統(tǒng)和校對(duì)，工作量大、用時(shí)較長(zhǎng)，效率較低。為了解決這個(gè)問題，應(yīng)采用網(wǎng)上成績(jī)管理系統(tǒng)，由任課教師在網(wǎng)上完成學(xué)員考試成績(jī)的登統(tǒng)工作。這樣可以提高工作效率，方便學(xué)生的成績(jī)查詢。但是，采用網(wǎng)上成績(jī)管理也要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題，加強(qiáng)教師對(duì)網(wǎng)絡(luò)成績(jī)管理系統(tǒng)的安全意識(shí)，避免造成非法侵入系統(tǒng)，防止對(duì)考試成績(jī)進(jìn)行篡改等非法操作。如果暫時(shí)沒有條件實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上成績(jī)管理，采用由任課教師按統(tǒng)一格式以電子表格形式提交考試成績(jī)，再由教務(wù)管理教師整理，導(dǎo)入單機(jī)版的考試成績(jī)管理系統(tǒng)中。

6.考務(wù)管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題分析

由于考務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典沒有執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給考務(wù)管理數(shù)據(jù)，使教學(xué)管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換帶來困難，有時(shí)給考務(wù)工作帶來麻煩。解決好考務(wù)管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題，才能進(jìn)一步提高考務(wù)管理水平。

6.1考務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)問題

考務(wù)管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)往往是根據(jù)各校考試管理的需求制定的，但使用中逐漸發(fā)現(xiàn)有一些數(shù)據(jù)并不能存入該系統(tǒng)中，雖然有的系統(tǒng)有生成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的功能，但使用起來很不方便。在開發(fā)教學(xué)管理系統(tǒng)時(shí)，如果參照了2002教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)-學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)的管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)比較完善。如果隨意簡(jiǎn)化，就會(huì)對(duì)今后管理系統(tǒng)的使用帶來問題。

6.2考務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換模式問題

近幾年，隨著信息化水平的不斷提高，開發(fā)教學(xué)管理系統(tǒng)版本也在不斷地升級(jí)，以致不同環(huán)境，不同的操作平臺(tái)的教學(xué)管理系統(tǒng)很多。這給考務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換帶來一定的困難，如學(xué)籍管理、學(xué)生管理、考務(wù)管理之間的信息共享時(shí)，有時(shí)還需要第三方軟件（如轉(zhuǎn)換Excel表等）來進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

6.3計(jì)算機(jī)考核系統(tǒng)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)問題

高等職業(yè)院校通常承擔(dān)學(xué)校和社會(huì)的計(jì)算機(jī)化考試，而且不止局限于計(jì)算機(jī)專業(yè)，如外語、醫(yī)療等科目標(biāo)準(zhǔn)化考試都采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行。這種類型的考試，極在地方便了考試規(guī)范化和考試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)，但計(jì)算機(jī)考試系統(tǒng)是在不同的考試主管部門管理下開發(fā)。在考試前還必須重新安裝調(diào)試，加重了管理教師的負(fù)擔(dān)，影響到正常的教學(xué)。因此，在計(jì)算機(jī)考核系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，在保證考試安全的前提下，盡量避免安裝的復(fù)雜程度等。

7.考務(wù)管理系統(tǒng)安全性問題分析

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問題逐漸增多，不論單機(jī)版還是網(wǎng)絡(luò)版考務(wù)管理系統(tǒng)，都存在著不同程度的安全問題。如果存儲(chǔ)考務(wù)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)是開放式的，如.dbf數(shù)據(jù)庫(kù)文件，則存在著被非法盜取的危險(xiǎn)。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，也要加強(qiáng)安全防范，尤其是要加強(qiáng)密碼的管理。因此，考務(wù)管理員應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全意識(shí)，防止非法用戶從本地計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上盜取重要的考務(wù)信息，以保證考務(wù)信息的安全。

8.結(jié)語

高等職業(yè)院?？紕?wù)管理工作是教務(wù)管理工作的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)考務(wù)管理，使考核工作規(guī)范化、制度化，對(duì)促進(jìn)學(xué)校的教育教學(xué)具非常重要的意義。利用計(jì)算機(jī)對(duì)考務(wù)工作進(jìn)行管理，能大大提高考務(wù)管理的工作效率。在計(jì)算機(jī)考務(wù)管理過程中，通過對(duì)考試文檔管理、考務(wù)管理系統(tǒng)功能、考試成績(jī)管理以及考務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化等問題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)和解決考務(wù)管理中存在的問題，能夠進(jìn)一步提高考務(wù)管理工作水平。

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