新形勢下如何加強醫(yī)院檔案管理

【摘 要】醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事的黨政管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)施和財會統(tǒng)計等工作的記錄，是醫(yī)院各項工作的固化信息。在新形勢下，檔案管理應(yīng)從強化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的意識，用發(fā)展的觀點加強醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)，建立健全檔案工作制度，引進新技術(shù)，利用科學(xué)手段提高工作效率等方面加強檔案管理。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案；管理

檔案，是檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事的黨政管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)施和財會統(tǒng)計等工作的記錄，是醫(yī)院各項工作的固化信息。在醫(yī)院各項建設(shè)事業(yè)中，醫(yī)院檔案工作是必不可少的環(huán)節(jié)。相對于醫(yī)院的行政管理，醫(yī)療服務(wù)，教學(xué)科研等工作，檔案工作雖然是為醫(yī)院提供必要的資料，創(chuàng)造必要的條件，處于服務(wù)地位，但在一定情況下，醫(yī)院檔案工作也起決定性的作用。因此，在改革開放的新形勢下，探索和建立醫(yī)院檔案管理的新理念、新模式和新方法，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，自覺地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研工作，是我們檔案工作者目前急需解決的新問題。

一、強化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的意識

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理中的重要資料，是監(jiān)督和檢查全院工作，進行科學(xué)管理的可靠依據(jù)。檔案其實就是一部醫(yī)院發(fā)展史，它反映了醫(yī)院行政管理、醫(yī)療衛(wèi)生、教學(xué)科研、文化建設(shè)等各方面的工作，為醫(yī)院管理提供了重要的信息服務(wù)。長期以來，一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并沒有對此有足夠的認識，檔案部門淪為三流科室，甚至是被遺忘的角落，這極大的挫傷了檔案工作者的工作積極性、主動性，檔案工作流于形式。我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健為一體的現(xiàn)代化三級甲等綜合型甲等中醫(yī)院，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在重視醫(yī)療質(zhì)量提高、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，醫(yī)院人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)發(fā)展的同時，也對檔案管理工作給予了足夠的關(guān)注。領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，正是在這種思想指導(dǎo)下，醫(yī)院不斷強化對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，檔案工作在硬件及軟件等方面都得到了醫(yī)院的大力支持，檔案管理工作做到井井有條，檔案做到及時歸檔，分類清晰。所以，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對檔案工作的開展起著決定性的作用。

二、用發(fā)展的觀點加強醫(yī)院檔案管理

在我國，普遍對檔案工作存在著這樣的一個認識誤區(qū)，那就是檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益。因而，在社會上普遍強調(diào)經(jīng)濟效益的同時，忽視了對檔案工作的管理。在實際工作中一些醫(yī)院認為檔案管理可有可無，意識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。同時，在這種思想的支配下，檔案部門自身也養(yǎng)成了安于現(xiàn)狀，不思進取的思想觀念和作風(fēng)。這就嚴重束縛了檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案作用的發(fā)揮，不能為很好的服務(wù)于醫(yī)院的建設(shè)和健康事業(yè)發(fā)展。因此用發(fā)展的觀點，樹立起開拓進取的理念。檔案事業(yè)要發(fā)展就必須對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革，如今，人們對于知識和信息的需求大量增加，給檔案工作的發(fā)展，尤其是我們醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，提供了極好的契機。廣大的檔案工作者要充分利用醫(yī)院檔案信息資源價值含量高的優(yōu)勢，為醫(yī)院的發(fā)展獻計獻策，自覺地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研工作，使醫(yī)院管理者能夠廣泛地利用檔案提供的信息資源，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

三、提高檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)

檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)直接影響單位的檔案管理水平。專業(yè)理論、業(yè)務(wù)能力、文化程度等方面參差不齊，是目前我國從事檔案工作的人員在整體隊伍上的一個突出特點。在醫(yī)院表現(xiàn)尤其突出，由于傳統(tǒng)他值得長期運營，醫(yī)療行業(yè)的從事檔案工作的人員多是醫(yī)學(xué)專業(yè)出身，檔案專業(yè)出身人員很少，高層次的檔案專業(yè)人才幾乎沒有，專業(yè)理論低下，業(yè)務(wù)能力不足，知識面狹窄，外語水平不高，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)是新形勢下發(fā)展檔案事業(yè)亟待解決的重要問題，也是迎接知識經(jīng)濟挑戰(zhàn)的迫切需要。因此，一方面，現(xiàn)有的從事檔案管理的工作人員要刻苦學(xué)習(xí)新知識、新業(yè)務(wù)、努力拓寬知識面，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，逐漸形成全方位、立體化的檔案管理，另一方面，醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中要納入檔案管理，從檔案的分類整理到裝訂成冊，通過系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)、進修等方式，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，逐步建立人才梯隊，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識和管理水平。使之適應(yīng)新形勢檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

四、建立健全檔案工作制度

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理手段的也在不斷更新，因此必須建立起一整套與之相適應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系。醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身特點和實際情況實際情況，建立健全檔案工作制度。同時，要建立健全病案管理人員的工作制度和崗位責(zé)任制，使病案管理工作人員做到目標明確、責(zé)任清楚、獎罰分明。指出醫(yī)院從事行政管理，教學(xué)科研、醫(yī)療服務(wù)等活動而產(chǎn)生的各種公文、電報、圖表、會議記錄、印模、照片、錄像帶等各種載體等均應(yīng)屬歸檔范圍。這就需要醫(yī)院建立起健全有效的檔案收集制度。抓好檔案歸檔材料的收集、整理，醫(yī)院的各項活動產(chǎn)生的文字，影像資料要及時歸檔，確保檔案材料的及時編冊。

五、引進新技術(shù)，利用科學(xué)手段提高工作效率

同傳統(tǒng)文件管理相比，電子文件管理具有影響因素多、技術(shù)含量高等特點。運用計算機技術(shù)，將檔案存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理、并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸文件。電子文件在現(xiàn)代辦公領(lǐng)域和檔案管理中，異軍突起，其高效、快捷等諸多優(yōu)勢日益顯現(xiàn)出來?，F(xiàn)代化辦公越發(fā)展，計算機技術(shù)應(yīng)用越普及，產(chǎn)生的電子文件就越多。應(yīng)用計算機技術(shù)，實行文檔一體化將成為檔案工作者的一項重要內(nèi)容之一。因此我們醫(yī)院與相關(guān)計算機公司結(jié)合，通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案內(nèi)容等分門別類地輸入計算機。利用計算機的快速檢索功能，節(jié)約了大量人力。