檔案的保密與利用

【摘 要】很多檔案信息涉及國家的安全和利益，涉及經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密等內(nèi)容。本文認(rèn)為要做好檔案的保密利用工作，必須把握和處理好以下五方面的關(guān)系：保密與利用；制度與措施；“死”與“活”的轉(zhuǎn)化；軟件與硬件；紙質(zhì)檔案與電子檔案。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；保密；利用；制度；措施；關(guān)系

很多檔案信息涉及國家的安全和利益，涉及經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密，涉及社會(huì)秩序和個(gè)人隱私等內(nèi)容。所以利用檔案信息資源，必然會(huì)涉及檔案信息的保密問題。筆者從長期的工作實(shí)踐中認(rèn)識到，要做好檔案的保密利用工作，在實(shí)際工作中必須把握和處理好以下五方面關(guān)系。

一、要把握和處理好保密與利用工作的關(guān)系

作為涉密單位，在筆者單位的各類檔案中，有相當(dāng)一部分是涉密檔案。根據(jù)《保密法》規(guī)定，這部分檔案劃分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級。做好涉密檔案的保密工作，是檔案工作者的神圣職責(zé)。涉密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用。保而不用，只會(huì)失去保密的意義和檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認(rèn)識和實(shí)際工作中，必須把握處理好兩者的關(guān)系，不可偏廢。

利用檔案為實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而，在實(shí)際工作中普遍存在著重保輕用，利用不足的弊端。檔案工作者害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價(jià)值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費(fèi)。筆者認(rèn)為，兩者主要矛盾在檔案工作者一邊。檔案工作者一定要解放思想，端正認(rèn)識，與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的基礎(chǔ)上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價(jià)值真正在利用中體現(xiàn)出來。

二、要把握和處理好制度與措施的關(guān)系

俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴(yán)格的制度和與之配套的措施作為保障。有制度無措施，執(zhí)行起來就會(huì)落不到實(shí)處。有措施而無制度，則會(huì)綱目混亂，難以長期堅(jiān)持執(zhí)行。兩者是相輔相成，互為補(bǔ)充的。按照筆者單位保密管理制度的要求，結(jié)合檔案工作實(shí)際為例，建立了檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等，規(guī)定不同的審批手續(xù)，做到檔案利用工作有章可循。與此同時(shí)，按照中央相關(guān)法律法規(guī)，對收發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相關(guān)工作措施。為保證各項(xiàng)制度和各項(xiàng)措施的落實(shí)，由保密辦進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。由于有多項(xiàng)制度和措施保證了檔案保密與利用有章可循、有條不紊實(shí)施，收到較好的實(shí)效。

三、要把握和處理好“死”與“活”的轉(zhuǎn)化關(guān)系

根據(jù)《保密法》對涉密檔案分為三級的規(guī)定，是為了讓檔案工作者根據(jù)不同密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時(shí)，國家還規(guī)定了涉密檔案的保管期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級事項(xiàng)不超過３０年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過２０年，秘密級事項(xiàng)不超過１０年，保密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家保護(hù)。但是涉密事項(xiàng)不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的保密價(jià)值，這部分檔案便死而復(fù)活。在思想認(rèn)識上，一成不變地看待檔案的涉密性，無視涉密性的時(shí)效和范圍是不對的。而缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。檔案工作者必須對涉密檔案進(jìn)行科學(xué)管理，及時(shí)區(qū)分保密期限，掌握“死”與“活”。嚴(yán)格劃清活密與死密的界限，確定哪些檔案可開發(fā)利用；哪些在一定范圍內(nèi)利用；哪些還不能提供利用。使死檔案復(fù)活，最大限度地開放利用。

四、要把握和處理軟件與硬件的關(guān)系

所謂軟件，是指人的思想建設(shè)。再好的制度和措施都是要相關(guān)人員去遵守和執(zhí)行。既要重視涉密檔案管理有關(guān)設(shè)施的硬件建設(shè)，更要加強(qiáng)檔案保密利用工作的思想建設(shè)，否則，很難收到預(yù)期效果。因此，必須加強(qiáng)檔案保密法制教育，增強(qiáng)廣大干部群眾的保密觀念。同時(shí)，要大力開展檔案保管利用的宣傳工作。以筆者所在單位為例，根據(jù)檔案保密管理的要求，設(shè)立了專門的檔案庫房，與辦公室分開，配備視頻監(jiān)控、紅外監(jiān)控和粉碎機(jī)等專用設(shè)備。與此同時(shí)，廣泛開展宣傳教育，特別是對涉密人員、管理部門工作人員、新進(jìn)和調(diào)離重要崗位的工作人員進(jìn)行檔案保密和利用教育。要求全體工作人員，對不該知道的秘密不問、不看、不記；不在通信中涉及國家秘密；不與親屬、朋友等無關(guān)人員及在公開場合談?wù)撁孛埽徊幌蛲庑孤额I(lǐng)導(dǎo)同志的地址、電話及行蹤；不向外泄露尚未公布的突發(fā)事件；不隱瞞泄密事件。同時(shí)檔案工作者是具有特殊身份和地位的人員。有知密早、知密多、知密深的特性。必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作者的政治素質(zhì)修養(yǎng)，提高保密意識，做到守口如瓶。由于既有硬件保證，又有軟件相配合，收到了很好的效果。

五、要把握好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎(chǔ)部分。這個(gè)基礎(chǔ)必須夯實(shí)。作為檔案工作者對所保管的檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發(fā)利用檔案信息資源作貢獻(xiàn)。同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案異軍突起，已與紙質(zhì)檔案并駕齊驅(qū)。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，應(yīng)對高科技的挑戰(zhàn)，已是當(dāng)務(wù)之急。筆者認(rèn)為，一方面要?jiǎng)?chuàng)造必要條件，提高檔案工作者科學(xué)技術(shù)水平，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密知識。同時(shí)，要積極構(gòu)建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關(guān)聯(lián)行為約束機(jī)制。凡涉密網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。筆者以本單位工作實(shí)際為例，在內(nèi)外網(wǎng)密級文件管理上，按規(guī)定做到專機(jī)專用，使涉密計(jì)算機(jī)不聯(lián)網(wǎng)、涉密文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不涉密，內(nèi)網(wǎng)上的各類信息資料不轉(zhuǎn)載到外網(wǎng)上或其他公共網(wǎng)，也不在涉密與非涉密計(jì)算機(jī)之間互用。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關(guān)系，使檔案的保密利用工作，取得較好的收效。