探討新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新

【摘 要】知識經(jīng)濟時代背景下科技檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，我們要采取切實可行的應對措施，使科技檔案在現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮其應用的作用。本文針對科技檔案管理提出了創(chuàng)新的管理模式。

【關(guān)鍵詞】新形勢；科技檔案；管理

一、依托“三納入”，實現(xiàn)科技檔案管理模式的創(chuàng)新

1.將科技檔案管理納入總體發(fā)展規(guī)劃

科技檔案是由在單位進行科研生產(chǎn)活動產(chǎn)生的，同時它又反過來為科研生產(chǎn)活動提供準確、及時、完整的信息資源，是單位重要的無形資產(chǎn)，有著很大的發(fā)展?jié)摿?，所以領(lǐng)導應該意識到科技檔案在科研生產(chǎn)中的作用，不能僅僅把科技檔案管理看成是科技檔案部門的事，還應該將它列入單位領(lǐng)導的議事日程，并作為管理內(nèi)容來落實，各部門要積極的配合和協(xié)助。單位領(lǐng)導要在人力資源和經(jīng)費上給予科技檔案管理大力的支持，加大宣傳科技檔案管理對單位生存發(fā)展作用的力度，使單位領(lǐng)導和部門能更加的重視和支持科技檔案工作。從而讓科技檔案管理工作在良好的環(huán)境中發(fā)揮出應有的作用。

2.將科技檔案管理制度納入質(zhì)量管理體系

為了確保歸檔文件材料的完整、準確，檔案中心可以將科技檔案管理納入到質(zhì)量管理程序的標準當中，應該直接參與到編制、修訂科技檔案管理制度的工作當中，可以使質(zhì)量管理體系中的科技檔案管理得以保證，以便更好的發(fā)揮出科技檔案的效用，為科技文件材料實現(xiàn)成果轉(zhuǎn)化奠定良好基礎(chǔ)。

3.檔案中心對文件實施全過程控制

檔案中心不僅要負責文件控制的歸口管理，還要負責外來文件、技術(shù)文件的歸檔和發(fā)放?！段募刂瞥绦颉返馁|(zhì)量體系文件中對文件控制的工作程序、范圍、目的、職責等進行了明確的規(guī)定，對文件的生成、使用和管理直至作廢，實施全過程控制。

4.用歸檔目錄細化歸檔內(nèi)容

按類別和階段將歸檔內(nèi)容進行細化，并且每一階段和類別的文檔都有明確的目錄。這樣不僅使科技文件材料的歸檔要求、歸檔范圍以及歸檔程序有了明確的規(guī)定，而且便于項目組成員更好的收集、積累以及歸檔各階段的文件材料。可以劃分為這幾個類別和階段：施工階段、實驗裝置階段以及產(chǎn)品生產(chǎn)階段。

5.適時調(diào)整歸檔時間

為了避免由于人員變更或是文件材料保存時間太長而帶來隱患，因而改變過去項目完工后才歸檔的習慣，改為年度階段性歸檔，因為有的科研項目研制時間較長，所以要適當?shù)恼{(diào)整歸檔時間。

二、依托“四同步”、“四參加”，實現(xiàn)科技檔案管理制度的創(chuàng)新

1.系統(tǒng)管理，規(guī)范歸檔制度

檔案管理部門應堅持以《檔案法》為核心，以一系列科技檔案工作法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本部門科技生產(chǎn)的實際情況，制定出更加具體、操作性強的規(guī)章制度。

對于科技檔案的每一個環(huán)節(jié)，比如說從形成、積累、歸檔到整理、保管和利用都有具體和明確的規(guī)定。只有嚴格的遵守規(guī)章制度才能有顯著的科技檔案工作成效。對于遵守制度者應給予獎勵。對違反制度辦事，資料收集不完整，歸檔不及時以及整理不及時的要進行批評教育，并要求及時的改正。另外要強化科技檔案的基礎(chǔ)工作，編制多功能、實用的檔案檢索工具，建立科技檔案的檢索體系，為檔案信息的開發(fā)利用創(chuàng)造有利的條件；單位部門領(lǐng)導要對科技檔案工作引起足夠的重視。進行集中式現(xiàn)代化的檔案管理，配備認真負責的專業(yè)技術(shù)人才，實現(xiàn)標準化和現(xiàn)代化的檔案信息管理。以便為檔案資源利用者提供更好的服務。還有注重通過網(wǎng)絡技術(shù)來利用好科技檔案。只有建立健全檔案管理制度，才能更好的做好科技檔案管理工作。首先要明確建檔要求，制定建檔制度。規(guī)定建檔資料的范圍，明確哪些資料可以入檔，哪些資料不能入檔。將其列入科研管理制度。

要明確有關(guān)部門和個人做好科技文件形成、積累和歸檔的職責。整檔工作是科研工作的重要環(huán)節(jié)，應將其納入工作流程。并將歸檔工作納入年度考核計劃。其次，應建立保密制度。根據(jù)本部門的實際工作情況劃分保密范圍，并根據(jù)情況的變化來及時的調(diào)整機密等級。制定機密檔案查閱、審批制度。在實際工作中，要協(xié)調(diào)檔案的開發(fā)利用和保密二者之間的關(guān)系，做到面面俱到，以便更好的促進單位的發(fā)展。另外還要制定和保密制度配套的借閱制度、人員管理制度等一系列制度，為科技檔案管理工作有章可循，有法可依。通過制度來約束人的行為。

2.努力活化單位科技檔案，開發(fā)利用好科技檔案

《檔案法》中有明確規(guī)定：檔案館應為檔案利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。科技檔案歸屬于單位的科技信息部門，所以應該積極的開發(fā)科技檔案信息資源，為單位的科研活動提供依據(jù)。在開發(fā)科技檔案信息的過程時，先要充分的掌握本單位科技檔案的種類、載體、時間、數(shù)量以及機密等級等情況，還要熟悉檔案的信息內(nèi)容、準確度和完整度以及它的價值，掌握的越詳細越好，特別是那些利用價值大、內(nèi)容重要的信息，更是要做到胸有成竹。其次對檔案的用戶要做一個了解，只有了解不同部門、不同人員對檔案的需求，才能有針對性的開發(fā)和利用科技檔案信息。

3.加強科技檔案的保管，實施科技管理的“四同步”

要采取必要的措施來維護收集來的科技檔案的完整和安全。實施科技管理的“四同步”。由科技發(fā)展部和經(jīng)營開發(fā)布定期的下發(fā)科技檔案歸檔計劃，并且和科研計劃同實施、同檢查、同考核，到了年底由檔案中心深入到各研究室逐一的核準修訂檔案，下發(fā)正式的年終歸檔計劃。另外，還要做到預防和治理相結(jié)合，做到不分散、不損壞、不泄露科技檔案。具體措施如下：為了確保檔案的完好無損，要有前瞻性，提前預測檔案可能遭到損壞的原因及規(guī)律，并通過具體工作采取相應的預防措施，最大限度的消除可能會損壞檔案的因素性，將檔案遭到損壞的可能性降到最低，從而延長檔案的壽命。另外要采取有效措施維護檔案的安全?？萍紮n案屬于寶貴的資源，為了防止機密的泄漏，必須要采取嚴格的安全措施來預防。比如說對密級文檔采取加密措施，將紙質(zhì)文檔放在保險柜里等。在傳遞、查閱文檔時要進行登記，避免檔案的遺失。為了保證檔案的完整，要建立實施歸檔三級審批手續(xù)。歸檔時必須要認真的填寫歸檔審核表，由項目歸檔人填寫歸檔情況說明，再將歸檔資料清單送給研究室主任、項目負責人以及主管部門的領(lǐng)導進行三級審批，主要看歸檔是否完整、真實、準確。審批合格以后才能歸檔。在審查過程中如果發(fā)現(xiàn)檔案有缺失，要及時的修正。在移交歸檔時，檔案管理人員要根據(jù)歸檔資料清單來核對清點檔案資料，審查編寫的文件材料是否規(guī)范，查看簽署手續(xù)是否完整、材料是否是原價，經(jīng)檢查無誤后再簽字驗收。