現(xiàn)代企業(yè)物資采購的三集中與三分離

【摘 要】作為現(xiàn)代化企業(yè)的物資采購的管理者，如何做好采購供應(yīng)作者進(jìn)行了兩個(gè)方面的論述，那就是如何做好采購管理的三集中和三分離，希望給廣大企業(yè)采購管理者提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】物資;采購;三集中;三分離

一、企業(yè)采購面臨的新形勢(shì)

隨著集團(tuán)公司的不斷做大做強(qiáng)，年采購金額相應(yīng)在不斷增加，如何將有散的采購資源，采購人力集中起來，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)，充分利用大市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)，降低采購成本，取得優(yōu)惠待遇，同時(shí)獲得一批寶貴的供應(yīng)商資源，是時(shí)下集團(tuán)公司的課題。從我們供應(yīng)分公司發(fā)展上看，我們剛剛起步，可以說我們正處于“脫胎換骨，百業(yè)待興”的階段，這個(gè)階段我們從體制設(shè)計(jì)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排到觀念更新都發(fā)生了巨大變化，這是一個(gè)“陣痛”的過程。在這個(gè)過程中我們將會(huì)面臨諸多新的困難和問題，因此，如何從物資供應(yīng)這個(gè)“入口”的角度圓滿保障股份公司各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，是我們供應(yīng)分公司不能回避的現(xiàn)實(shí)問題。

首先，鑒于目前形勢(shì)，股份公司乃至集團(tuán)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我們剛剛成立的“物資供應(yīng)分公司”的期待和要求，將跟改制前對(duì)一個(gè)機(jī)關(guān)部室的要求大不相同，期望值將會(huì)更高，也將更加迫切。如何將原來傳統(tǒng)體制下無法解決的問題，通過公司改制，通過充分發(fā)揮“分公司”集中化、專業(yè)化和規(guī)范化優(yōu)勢(shì)而最終得到圓滿解決，是2012年我們“供應(yīng)分公司”所面臨的首要問題。

其次，改制后原來各礦廠將由過去的生產(chǎn)中心逐步轉(zhuǎn)化為安全、質(zhì)量和成本控制中心，這勢(shì)必將對(duì)我們“物資供應(yīng)分公司”的保障及時(shí)性、可靠性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性等方方面面提出更高，更細(xì)的要求。如何在不增加服務(wù)對(duì)象成本的前提下，為其提供規(guī)范化的高效服務(wù)，是2012年我們“供應(yīng)分公司”所要解決的第二個(gè)問題。

二、三集中和三分離的實(shí)施

我們?yōu)榱顺浞职l(fā)揮員工的潛能，做到人盡其才，建立了公開、公正、公平的用人激勵(lì)機(jī)制自主創(chuàng)新實(shí)行了“集中采購、集中儲(chǔ)備、集中配送”的三集中供應(yīng)物流管理體制；實(shí)際運(yùn)行中，又把定價(jià)權(quán)、采購權(quán)和監(jiān)督權(quán)，分別賦予不同的主體，三權(quán)之間既獨(dú)立行使權(quán)力，又相互監(jiān)督制約三權(quán)分離。

通過集中采購中，如何科學(xué)合理地集中采購，如何設(shè)置集中采購機(jī)構(gòu)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，如何實(shí)現(xiàn)集中采購三權(quán)分離，如何使集中采購更加陽光，是幾個(gè)較多的話題，也是各強(qiáng)企研討方向，但不論采取哪種模式，都應(yīng)有助于促進(jìn)集采機(jī)構(gòu)人力資源的最優(yōu)配置，都應(yīng)有利于集采機(jī)構(gòu)“質(zhì)量更優(yōu)、價(jià)格更低、效率更高、服務(wù)更好”四項(xiàng)工作要求的實(shí)現(xiàn)。

集采機(jī)構(gòu)是否需要設(shè)置內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，如果設(shè)置又應(yīng)采取什么方式，不搞一刀切，，在實(shí)際操作中要堅(jiān)持科學(xué)合理、高效運(yùn)轉(zhuǎn)原則，結(jié)合本地實(shí)際情況因地制宜地設(shè)置內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，所設(shè)機(jī)構(gòu)要保證工作分工而不分家，最終使產(chǎn)品定價(jià)、物資采購、質(zhì)量驗(yàn)收、審核監(jiān)督等職能職責(zé)明確而不含糊、相互制約而不扯皮。

從采購操作的流程和環(huán)節(jié)分析，集中采購機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)主要包括定價(jià)部門---計(jì)劃科、采購部門---采購科、合同審核---管理科、驗(yàn)收幾大部分，計(jì)劃科負(fù)責(zé)計(jì)劃的審核、編制、定價(jià)，招標(biāo)比價(jià)相關(guān)文件資料的申請(qǐng)，提交管理審核；管理科處于第二梯次，負(fù)責(zé)產(chǎn)品的市場(chǎng)調(diào)研并接收計(jì)劃科委托、發(fā)布采購信息、擬定并出售采購文件、組織招標(biāo)比價(jià)等采購活動(dòng)、向采購人遞交采購結(jié)果等；合同審核的主要職能是依據(jù)招標(biāo)采購文件及中標(biāo)或成交供應(yīng)商的投標(biāo)文件審核采購雙方所簽政府合同的合法合理性、真實(shí)性，對(duì)審核合格的合同進(jìn)行驗(yàn)證，不合格的退回重簽；采購科處于第三梯次，也是非常關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，根據(jù)管理科相關(guān)資料簽定合同，辦理采購事宜；最后產(chǎn)品到貨后，由驗(yàn)收科對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)大額的集中采購項(xiàng)目，集采機(jī)構(gòu)應(yīng)商請(qǐng)有關(guān)技術(shù)專家進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)束出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為供應(yīng)商申請(qǐng)付款的必備要件之一，同時(shí)應(yīng)作為采購資料立案歸檔。

其實(shí)，無論采取什么模式設(shè)置內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，也不論采取什么方法搞好具體運(yùn)作，采購活動(dòng)的決策和執(zhí)行程序應(yīng)當(dāng)明確，采購操作、合同審核、履約驗(yàn)收這三個(gè)崗位必須要相互分離，經(jīng)辦采購的人員不能負(fù)責(zé)采購合同的審核和驗(yàn)收，負(fù)責(zé)采購合同審核、驗(yàn)收的人員不能經(jīng)辦采購?！叭龣?quán)分離”有利于規(guī)范操作和相互監(jiān)督，相互制衡，可以有效避免種種弊端；此外，還要定期進(jìn)行輪流換崗，一方面可防止管理上出現(xiàn)“真空”，另一方面可促進(jìn)一個(gè)機(jī)構(gòu)的全體人員都能掌握采購操作的全流程業(yè)務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)一崗多能，需要注意的是崗位之間的分離也是有限度的，這三個(gè)崗位的工作不能完全割裂相互之間的聯(lián)系，不同崗位的同志要熟悉和知曉其它崗位的工作，必要時(shí)要相互配合和協(xié)助。集采機(jī)構(gòu)要定期對(duì)員工的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，績(jī)效掛鉤，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

實(shí)行“集中管理、三權(quán)分離”后，我們的內(nèi)部管理和制衡環(huán)節(jié)增多，職能劃分和采購權(quán)限均有所變化，這勢(shì)必會(huì)將造成業(yè)務(wù)流程中相互之間協(xié)調(diào)溝通的環(huán)節(jié)、部門增多，隨之而來的是需要解決的問題和矛盾逐漸增多。在此形勢(shì)下，必須首先解決的問題是轉(zhuǎn)變觀念。如何平穩(wěn)、快速的完成積極轉(zhuǎn)變這一過程，使我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部以及員工凝心聚力，緊跟形式變化，舍棄傳統(tǒng)慣性思維方式的束縛，將我們公司建設(shè)成為一個(gè)“高起點(diǎn)定位，規(guī)范化管理，全方位發(fā)展”的優(yōu)秀企業(yè)，是我們不斷努力方向。

我公司通過集中采購模式，在礦井物資供應(yīng)上，撤銷了二級(jí)倉庫，以扎實(shí)的進(jìn)取精神，立足集團(tuán)公司內(nèi)部物資市場(chǎng)，構(gòu)建現(xiàn)代物流貿(mào)易體系，狠抓服務(wù)質(zhì)量，大力實(shí)施信息管理，不斷改進(jìn)經(jīng)營(yíng)方式，拓展外部市場(chǎng)，使企業(yè)物流貿(mào)易基本實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。同時(shí)，積極探索企業(yè)物流改革的新模式，不斷完善“三集中”供應(yīng)物流體系，立足實(shí)際，創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)，取得了較好的成效。

三、實(shí)施三集中和三分離的效果

通過集中采購，我公司把大量分散的重復(fù)的工作集中起來，通過向供應(yīng)商尋價(jià)，大大降低交易費(fèi)用，節(jié)約了采購成本，提高了采購過程透明度，健全了規(guī)章制度，明確了分工，規(guī)范了采購行為，有效防止腐敗的發(fā)生；提高了企業(yè)誠(chéng)信度，維護(hù)了市場(chǎng)秩序，集中采購的嚴(yán)肅性遠(yuǎn)大于分散采購，過程得到大家的認(rèn)可，執(zhí)行中均能信守承諾，企業(yè)之間誠(chéng)信度得到加強(qiáng)；集中采購沒有固定的模式，目前，各集團(tuán)公司均在積極探索，謀求更高目標(biāo)。

通過三權(quán)分離，徹底終結(jié)了過去項(xiàng)目物資采購由個(gè)別人或少數(shù)人決策的模式，既保證了采購物資的數(shù)量和質(zhì)量，又保證了對(duì)項(xiàng)目最有利的單價(jià)，還避免了過去物資采購中存在的高價(jià)采購、質(zhì)次價(jià)高及 “回扣”現(xiàn)象，有效堵住了項(xiàng)目在物資采購環(huán)節(jié)的效益流失漏洞，控制住了采購環(huán)節(jié)的成本，保證了項(xiàng)目收益，規(guī)范了項(xiàng)目管理，促進(jìn)了項(xiàng)目黨風(fēng)廉政建設(shè)。

在這里，集中采購被賦予了新的元素和內(nèi)涵，拓展了集團(tuán)公司的影響力；在這里，多部門共同參與，分散操作，強(qiáng)化了各部門執(zhí)行力，使集中采購成為一項(xiàng)實(shí)實(shí)在在的管理創(chuàng)新和制度改革，在物資采購理念上實(shí)現(xiàn)了重大突破。