醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理淺議

《會(huì)計(jì)法》第23條規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管，會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定。”近年來(lái)，隨著《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《檔案法》等制度的深入實(shí)施，有效促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案工作。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，是整個(gè)財(cái)務(wù)工作結(jié)束后的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，但往往被忽視，這就形成了會(huì)計(jì)檔案管理工作的一個(gè)薄弱點(diǎn)，直接影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。

一、會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍

1.會(huì)計(jì)憑證。包括外來(lái)的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對(duì)外對(duì)私改造資料，銀行存款（借款）對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

2.會(huì)計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告。包括《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書。上級(jí)主管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。

4.其它會(huì)計(jì)核算資料。凡與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。

二、目前醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及其原因

1.會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。

在有些醫(yī)院，領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作不重視，往往只注重日常的財(cái)務(wù)工作，忽視會(huì)計(jì)檔案管理。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的知識(shí)，特別是檔案的規(guī)范化知識(shí)懂得少知又少，也沒(méi)有配備專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案人員，往往是匆匆了事，整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

2.會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量不高。

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈；可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會(huì)計(jì)檔案還可以為國(guó)家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營(yíng)決策提供參考，因此會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)資料的審核監(jiān)督及收集裝訂。

但實(shí)際工作中由于會(huì)計(jì)職能的弱化，會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能未能很好地發(fā)揮作用，不能確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法，或者是合法的會(huì)計(jì)資料掩蓋了非法的經(jīng)濟(jì)行為。同時(shí)由于裝訂是由會(huì)計(jì)人員來(lái)完成，一般采取誰(shuí)收集、誰(shuí)裝訂的方法，難以保證其統(tǒng)一的整齊規(guī)范和美觀大方。

3.財(cái)務(wù)部門沒(méi)有或未及時(shí)向檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案。

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，設(shè)有檔案部門的，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制清冊(cè)移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交檔案部門。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)為了查詢方便，或者由于裝訂歸檔不及時(shí)，會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期擺放在財(cái)務(wù)部門，要么未按期向檔案部門移交，要么不向檔案部門移交。

4.會(huì)計(jì)檔案的查閱存在薄弱環(huán)節(jié)。

會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。但在實(shí)際工作中，在借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由于檔案人員身兼多職，無(wú)法精細(xì)化工作。由于查詢頻繁，檔案人員分身無(wú)術(shù)，任由科室內(nèi)部人員隨意借閱，不作任何登記，直接將會(huì)計(jì)檔案借出，導(dǎo)致監(jiān)督和管理存在諸多薄弱環(huán)節(jié)。

三、完善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的措施

1.充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的重要性，加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理工作。

按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案如人事檔案、病歷檔案同等重視，規(guī)范管理。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量水平。

2.完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》等規(guī)定，制定出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。

應(yīng)在醫(yī)院財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂和歸檔工作，但出納不得兼任檔案工作。醫(yī)院財(cái)務(wù)部門將會(huì)計(jì)檔案移交給醫(yī)院檔案部門時(shí)，檔案管理人員應(yīng)辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。

3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。檔案管理是一門學(xué)問(wèn)，里面有很多新的東西需要會(huì)計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。而這個(gè)學(xué)習(xí)和探索的過(guò)程，自覺(jué)不自覺(jué)地就提高了會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗培訓(xùn)內(nèi)容，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

4.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作。

會(huì)計(jì)人員要自覺(jué)遵守會(huì)計(jì)職業(yè)道德規(guī)范，做好會(huì)計(jì)檔案的保密工作。會(huì)計(jì)檔案任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

5.強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的銷毀管理。

按照會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，對(duì)超出會(huì)計(jì)保管年限的會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行銷勢(shì)。在銷勢(shì)時(shí)，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同監(jiān)銷，清點(diǎn)核對(duì)，并分別在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)保管清冊(cè)中列明。

四、我院會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際工作中的應(yīng)用

1.單位領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作。

財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作，每月終了，會(huì)計(jì)人員及時(shí)將記賬憑證裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)年度終了后，及時(shí)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷、歸檔。注重會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量，年度終了后將會(huì)計(jì)檔案裝訂成冊(cè)后裝入憑證盒、賬盒，并及時(shí)移交給檔案室。

2.會(huì)計(jì)檔案的信息化管理。

在信息化時(shí)代下，人們利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息交流越來(lái)越頻繁，促使醫(yī)院高度重視會(huì)計(jì)檔案的信息化。會(huì)計(jì)電算化的推廣應(yīng)用，使會(huì)計(jì)檔案可以存儲(chǔ)在體積很小的電腦磁性介質(zhì)上，大大節(jié)省了存檔的空間和成本。我院利用檔案的信息化管理，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)電算化的有關(guān)制度，分權(quán)限管理，并做好維護(hù)與備份工作。按照要求將醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案生成電腦數(shù)據(jù)，存放在服務(wù)器存儲(chǔ)介質(zhì)上，并采用雙硬盤進(jìn)行備份。原先在移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)要做大量的手工工作，工作量很大。運(yùn)用計(jì)算機(jī)后，節(jié)約了時(shí)間，節(jié)約了勞動(dòng)力，同時(shí)也方便了以后的檔案查閱。強(qiáng)化電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)于我院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行，資產(chǎn)的安全完整產(chǎn)生積極的作用。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解醫(yī)院整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù)。不斷更新檔案管理觀念，探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)是工作量大、面廣、專業(yè)性強(qiáng)，它記時(shí)記事真實(shí)，有的時(shí)候不需要借助其它任何材料就能直接說(shuō)明問(wèn)題，通過(guò)充分的、系統(tǒng)的、全面的利用會(huì)計(jì)檔案材料，全面衡量醫(yī)院發(fā)展的狀況，更好地制定醫(yī)院各項(xiàng)工作計(jì)劃和對(duì)將來(lái)的工作進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)。因此，作為財(cái)務(wù)檔案管理人員，必須提高檔案管理水平和能力，為社會(huì)和醫(yī)院提供更多有價(jià)值的檔案信息。

（作者單位：浙江省紹興市婦幼保健院）