企業(yè)危機信息管理系統(tǒng)的成功因素

摘 要 決策者的參與和支持、合理的人員配備、良好的信息互動關系、良好的激勵機制、高效的信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的關鍵成功因素，也是企業(yè)危機信息管理系統(tǒng)成功的必備條件。

關鍵詞 決策者 人員配備 信息的良性互動 機制

企業(yè)危機信息管理系統(tǒng)是為企業(yè)危機管理管理服務的信息系統(tǒng)，是信息系統(tǒng)的一種特殊形式。企業(yè)危機信息管理系統(tǒng)的關鍵成功因素包括以下幾個方面：

一、決策者

企業(yè)決策層對危機信息管理工作的支持與否至關重要，這不僅取決于決策層的危機信息管理意識和進取精神，更重要的是現(xiàn)有危機信息管理工作的實效性，即危機信息管理對企業(yè)經營決策的支持效果。危機信息管理機構采集危機信息管理和生產危機信息管理的主要目的，是將危機信息管理真正用于決策過程中。如果決策層認為危機信息管理沒有起到輔助決策的作用，或者采用其他的信息來源來做決策支持，那么危機信息管理機構就沒有存在的意義，也不會贏得決策層的支持和重視。因此，在決策制定環(huán)節(jié)中，決策者是否真正使用了危機信息管理來做決策，是判斷一個危機信息管理系統(tǒng)成功與否的關鍵因素。判斷這一過程是否實現(xiàn)有兩個指標：一是危機信息管理人員是否與企業(yè)高層領導坐在一起進行信息分析，二是企業(yè)高層領導是否找危機信息管理人員做有關危機管理管理的項目。各企業(yè)危機信息管理單位可以以此為標準判斷企業(yè)危機管理工作開展的成敗情況，并逐步加以完善提高。

危機信息管理對決策的影響程度受到危機信息管理部門在企業(yè)管理結構中的地位、人員的能力、危機信息管理項目的完成情況和企業(yè)信息的效益等因素的制約。為更好地開展危機信息管理工作，企業(yè)危機信息管理機構應分清危機信息管理需求的輕重緩急，設立危機管理關鍵信息課題，提前進行危機信息管理工作規(guī)劃；在采集危機信息管理時，應對決策者的需求進行分析，對采集到的危機信息管理進行篩選整理；危機信息管理分析和服務人員不僅應提供標志機會或威脅大小的危機信息管理，還應提供應對即將面臨的競爭態(tài)勢的可行動性危機管理戰(zhàn)略方案，因為這將導致決策者增加對危機信息管理的利用；危機信息管理人員要經常與管理人員進行溝通，了解他們到底需要和使用什么危機信息管理；并應就信息人員與決策者的溝通方式和方法進行研究培訓；作為危機信息管理人員與危機信息管理用戶主要溝通渠道的危機信息管理計算機系統(tǒng)，需要有一個面向企業(yè)內危機信息管理用戶的友好而高效的用戶界面，為信息人員和信息用戶提供良好的交流互動平臺，能廣泛征集危機信息管理需求，采集和存儲危機信息管理，及時發(fā)布危機信息管理，更新危機信息管理知識庫，等等。

二、人員配備

人員是企業(yè)危機信息管理系統(tǒng)建設的基礎。優(yōu)秀素質的危機信息管理人員，可以有效發(fā)掘危機信息管理資源，深入地分析面臨的競爭態(tài)勢，敏感地捕捉微弱的危機管理信號，生產高價值的危機信息管理，并及時發(fā)布危機信息管理，有效率地滿足危機信息管理需求。理想的危機信息管理工作組織應包括危機信息管理官、危機信息管理采集人員、危機信息管理分析人員、危機信息管理服務人員、系統(tǒng)設計與維護人員等組成。他們分別負責危機信息管理工作規(guī)劃與組織管理、危機信息管理采集、危機信息管理分析、危機信息管理服務、危機管理系統(tǒng)設計與維護等工作。只有他們各司其職，分工協(xié)作，才能使危機信息管理系統(tǒng)正常高效地運轉，才能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)面臨的競爭機會和威脅，為企業(yè)決策提供有力的智力支持。

三、信息的良性互動

信息的良性互動，一方面指危機信息管理能夠不受限制地傳送到危機信息管理工作部門，另一方面指危機信息管理能夠按用戶的不同需求傳送到相關部門和管理者手中。

危機信息管理項目是一個雙行道，企業(yè)內部其它部門人員既可以為信息部門提供及時有效的信息，但他們也需要依據信息部門提供的危機信息管理開展工作。信息部門一方面應為其它部門員工提供自由匯報危機信息管理的制度和渠道，另一方面應主動地與企業(yè)其它部門人員分享各種信息信息，如：隨時把新聞剪輯、數據庫查詢得到的資料、新產品說明、廣告單等發(fā)布給相關工作人員，為企業(yè)決策制定者提供危機管理戰(zhàn)略方案，對提供競爭對手、競爭環(huán)境變化等方面危機信息管理的人員予以支持和獎勵，為企業(yè)內部員工分配平等的信息匯報權限等等。

四、激勵機制

任何危機信息管理系統(tǒng)的成功，都少不了愿意分享危機信息管理和幫助開發(fā)危機信息管理的員工隊伍。要有效地動員員工，就需要提高員工把握危機管理關鍵信息的意識和建立為系統(tǒng)提供危機信息管理的激勵機制。

由于評估某一危機信息管理的金錢價值可能會很困難，并有可能使企業(yè)員工進入法律的灰色地帶，因此，企業(yè)可考慮采用其他一些激勵手段，主要包括：

(一)感謝。企業(yè)危機信息管理人員和管理人員可以不費力氣地向提供危機信息管理的人員表達感謝之情。既可以在內部論壇、公告蘭等公共場合發(fā)布感謝信，也可以私下用電話、電子郵件、面談等方式表達謝意，通常幾句感謝的話可大大提高企業(yè)內部員工繼續(xù)提供危機信息管理的積極性。

（二）表揚。在公司簡報上表揚具體的個人，公開的表揚會增加員工對危機信息管理項目的支持，但要注意將可能損害到個人或企業(yè)利益的信息進行保密。

（三）獎勵。在年終總結會議或其他類似的場合，對提供危機信息管理貢獻最大的人發(fā)獎狀和證書，這樣做可鼓勵其他人效仿受獎人的做法。

五、危機信息管理系統(tǒng)

為了使危機信息管理能有效地在企業(yè)內部流動起來，需要建立一個危機信息管理系統(tǒng)。許多企業(yè)選擇利用計算機系統(tǒng)來儲存和傳遞危機信息管理。但不是每個企業(yè)都適合馬上建立相關的計算機系統(tǒng)，剛開始設立危機信息管理項目的企業(yè)必須先考慮危機信息管理需求評估、信息審計和激勵機制等問題。即使這些工作完成了，危機信息管理項目經理也需要了解員工有多少時間可以維護計算機系統(tǒng)。通常，在人力資源有限的情況下，先集中精力建立人際信息網絡、圖書館會更好一些，然后再考慮建立計算機系統(tǒng)。成功的計算機化危機信息管理系統(tǒng)是軟件、硬件、人員的完美結合，應具有敏捷、快速的反應能力，能捕捉各種危機管理信號，及時傳送危機信息管理，通常應包括危機信息管理采集、危機信息管理分析和危機信息管理服務三個子系統(tǒng)。