對人事檔案工作存在問題的思考

一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了斛，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

2、人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

3、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

4、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。

5、人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮椐，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)剛。

二、人事檔案管理對策及思考

1、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與丁資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。

2、嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責(zé)任重人的工作，應(yīng)按程孚辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責(zé)。

3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：(1)規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。(2)簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。(3)堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。(4)堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4、建章立制，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

5、積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責(zé)、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

6、加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

(作者單位：152518黑龍江省鐵力市朗鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府)