淺議企業(yè)檔案信息化管理的重要性

【摘 要】構(gòu)筑功能完善的信息化服務(wù)，實現(xiàn)檔案館功能拓展工程，不斷提升檔案工作，從而實現(xiàn)檔案工作的新跨越。

【關(guān)鍵詞】油田；企業(yè)；檔案工作；信息化

本文以河南油田檔案管理為例，論述信息化建設(shè)的重要性。在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當務(wù)之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作；另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

一、加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)實現(xiàn)數(shù)字化

一是檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案目錄數(shù)字化能有效提高檔案查詢和調(diào)閱的效率。河南油田檔案館以加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)為首選，建立文書、財務(wù)、勘探開發(fā)、人事等各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用計算機檔案系統(tǒng)進行檔案利用檢索，提高了檔案利用效率、檔案檢索速度、提高館（室）檔案的了解度以及檔案的查準率。二是以“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、分批分期”的原則實現(xiàn)全文數(shù)字化。在全文數(shù)字化工作中優(yōu)先對特定時期，特殊原因造成的因形式和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀或即將損毀的檔案，紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案進行全文數(shù)字化。三是在做好以上兩方面的同時，及時做好每年度電子檔案的歸檔案工作，按照統(tǒng)一標準與數(shù)據(jù)格式，接收單位移交的電子目錄和電子文件以后將電子目錄導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，將電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案。四是依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本地區(qū)，本館的實際情況，對館藏中準備上網(wǎng)公布的檔案，分門別類、分批分期的進行數(shù)字處理。

二、依托OA系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化管理創(chuàng)建文檔一體化流程全新的理念

企業(yè)的信息化建設(shè)步伐加快。為承擔企業(yè)各種職能和各種業(yè)務(wù)活動投入運行了各種信息化管理系統(tǒng)，如何適應(yīng)新形式開展檔案工作，使信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件做到同步歸檔，是油田檔案工作面臨的新形式，油田經(jīng)過先后兩次到齊魯石化、揚子石化等5家單位考察電子檔案歸檔情況。依據(jù)河南油田實際情況，建立了依托OA辦公信息系統(tǒng)的文檔一體化體系，使電子文件經(jīng)過起草、傳閱、審核、會簽等過程流轉(zhuǎn)完畢自動進入檔案管理系統(tǒng)完成歸檔收集的方式，實現(xiàn)無紙化辦公。 實現(xiàn)總體目標經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無逢的互操作平臺。計劃在不久的將來，我們將在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)ERP管理系統(tǒng)、工程項目管理系統(tǒng)一體化歸檔案管理。

三、建立復(fù)合型的企業(yè)檔案管理隊伍

加強工作責任感，樹立現(xiàn)代化管理思想，要在掌握外語、機算網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識以及電子文件管理知識上下功夫，使檔案工作者具備一定的適應(yīng)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)。為適應(yīng)信息化檔案的形勢，我們要具備兩方面的技能，一是具備獲取、加工、利用信息的能力，我們要能夠明確社會的檔案信息需求，對所管理和獲取的檔案信息有進行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為利用者提供全新的、深層次的信息服務(wù)，并且能據(jù)此成為一個終身學(xué)習(xí)者；二是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息的技能。

四、加強電子文件全過程管理

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應(yīng)對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標識關(guān)系。必要時應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。信息安全技術(shù)對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。應(yīng)當不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

參 考 文 獻

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