事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

【摘 要】事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位開展人事管理的基礎(chǔ)，在信息量日益膨脹的今天，做好檔案管理工作對于單位員工的管理的作用尤為重要。然而，要想做好檔案管理，也不是一件輕而易舉的工作，在事業(yè)單位對檔案管理的實際工作中，還存在這許多的問題。本文將簡述一些事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題，并提出針對性的對策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題分析；對策分析

一、事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題簡析

（1）事業(yè)單位對檔案管理工作的沒有足夠的重視。雖然先進的檔案管理工作對于事業(yè)單位的工作效率和迅速發(fā)展有著顯而易見的重大作用。然而檔案管理的工作性質(zhì)，注定了這不是一個受人關(guān)注的工作，他無法直接為事業(yè)單位創(chuàng)造明顯的利益。這種忽視是表現(xiàn)為兩個方面的。一方面，是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部的忽視；另一方面，則表現(xiàn)為事業(yè)單位的檔案管理工作人員對自身這份工作的輕視。（2）事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高。事業(yè)單位的檔案管理工作人員，要么待遇不高，要么身兼數(shù)職，往往都是沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，僅憑一己的日常經(jīng)驗或口口相傳的工作方式就從容上崗。然而檔案管理的工作缺乏專業(yè)的知識，就會顯得繁瑣，錯亂，冗余，嚴重制約了事業(yè)單位的工作效率。（3）事業(yè)單位檔案管理無法及時更新到位。檔案管理的更新，同樣體現(xiàn)在兩個方面。一是離職退休人員的檔案無法及時歸納整理，另外封存；二是新的檔案無法及時更新到檔案庫。在人事變動的過程中，如果檔案管理的工作無法及時交接妥當，更新到位，就會導(dǎo)致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學(xué)，更談不上工作效率。（4）事業(yè)單位檔案管理的制度不健全。由于事業(yè)單位的檔案管理無法為事業(yè)單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，有特別的繁瑣，耗時耗力，事業(yè)單位不愿意加大投資力度在這樣的工作上，導(dǎo)致許多的事業(yè)單位沒有完善的規(guī)章制度，或者執(zhí)行力度不夠，任由檔案管理工作的員工自由散漫，隨意發(fā)揮，無法跟上事業(yè)單位前進的腳步。（5）事業(yè)單位的檔案管理缺少高科技的管理模式。在實際的工作中，許多事業(yè)單位還沒有引進高科設(shè)備來規(guī)范管理檔案的意識，計算機技術(shù)還無法廣泛應(yīng)用到檔案管理的過程中。許多事業(yè)單位對于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質(zhì)檔案的整理，使得科學(xué)化管理檔案淪為一句口號，一紙空文，得不到落實。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的對策

（1）提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強相關(guān)人員的培訓(xùn)。要讓事業(yè)單位的檔案管理員工意識到自己的工作重于泰山，是事業(yè)單位一切人事管理的基礎(chǔ)，適度對檔案管理的工作，尤其是優(yōu)秀的檔案管理員工進行表彰，提高他們的榮譽感，增加他們的工作熱情。另一方面，要對檔案管理員工進行科學(xué)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時代的步伐。（2）及時更新事業(yè)單位的檔案。事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員的變動，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。（3）完善事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度以及加大執(zhí)行力度。事業(yè)單位在檔案管理過程中，必須形成一套適合自身發(fā)展的檔案管理制度，并堅決按照規(guī)章制度辦事，不能任由檔案管理的員工肆意妄為。（4）合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫。合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重點關(guān)注的原因。只有當科學(xué)化的檔案管理能大幅度提高事業(yè)單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領(lǐng)導(dǎo)愿意投入更大力度來發(fā)展檔案管理的工作，才是一條可持續(xù)發(fā)展的道路。（5）引進高科技的管理設(shè)備。高科技的管理設(shè)備，是事業(yè)單位跟緊時代步伐的重要體現(xiàn)，在檔案管理的工作上，更是能夠大幅度提高管理工作的效率，電子檔案發(fā)展也必然是檔案管理未來的方向。只有順應(yīng)時代的發(fā)展，才能得心應(yīng)手，事半功倍。

總之，這是一個信息化計算機技術(shù)蓬勃發(fā)展的時代，事業(yè)單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位日漸繁復(fù)的需求和先進的管理模式。事業(yè)單位的檔案管理需要變革，需要完善，需要配合事業(yè)單位的發(fā)展，需要跟上時代迅速邁進的腳步。

參 考 文 獻

[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2011（20）

[2]陳忠義.淺談檔案管理現(xiàn)代化的實施[J].企業(yè)導(dǎo)報.2009（1）

[3]郭偉.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].檔案管理與圖書館建設(shè).2011（10）