如何做好檔案文件材料收集工作

【摘 要】收集、整理檔案文件材料并完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的保證檔案材料是一件非常重要的事情。

【關(guān)鍵詞】如何；學(xué)校檔案材料

學(xué)校檔案材料形成于教學(xué)、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)的過程中，在這些活動(dòng)過程中，形成了豐富的、大量的文件材料。但是教學(xué)等活動(dòng)本身就是各部門、各系統(tǒng)以及個(gè)人分散進(jìn)行的，因而這些文件材料也就具有分散性、被動(dòng)性、游離性和自然，人為消失性。檔案就是在這些文件材料處于相當(dāng)分散、游離的基礎(chǔ)上，按照一定的要求，經(jīng)過收集、整理，最終使之排列有序而成的。簡而言之，檔案的形成是這些分散的、游離的文件材料趨于集中匯合而成為檔案，收集工作則是首要的一環(huán)，要保證檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，只有將文件收集齊全才能實(shí)現(xiàn)。

蘊(yùn)藏在人們科研、生產(chǎn)和黨政管理以及其它各種活動(dòng)過程中的有些文件材料，在流動(dòng)趨向上具有兩重性。它作用于人們各種活動(dòng)本身，它的流動(dòng)趨向具有能動(dòng)性，因?yàn)槭录谋旧硪竽骋徊牧媳仨毻瓿伤娜苛鲃?dòng)過程，方可終止。而作用于檔案材料，即流向檔案館的趨向，則往往缺乏必然性，頗具被動(dòng)性。也正由于這種情況，使大量可能構(gòu)成檔案的文件材料具有自然的或人為的消失性。對(duì)于如何做好文件的收集呢可從如下幾個(gè)方面著手：

第一，要做好宣傳教育工作，大力宣傳學(xué)校檔案荼的重要性，做好宣傳意義重大。在一般人的習(xí)慣里，一提檔案，就是人事檔案，國家檔案，歷史檔案，而對(duì)于我們自己親手為社會(huì)主義創(chuàng)業(yè)所產(chǎn)生的檔案卻不以為然。殊不知，歷史是人創(chuàng)造的，昨天對(duì)于今天就是歷史，前人的足跡對(duì)我們是歷史，而我們今天的足跡對(duì)于后人來說也是歷史，所以要大力宣傳，我們一定要珍惜創(chuàng)造的歷史，使一切留有歷史足跡的材料及時(shí)、完整、妥善地交給檔案管理部門。

第二，是要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支具有吃苦耐勞、甘為檔案事業(yè)獻(xiàn)身的專業(yè)檔案工作隊(duì)伍。文件材料的齊全與否，乃至整個(gè)檔案作的成敗，最終決定于專業(yè)檔案工作者的素質(zhì)和獻(xiàn)身精神。要設(shè)法形成一套科學(xué)的、完整的文件材料流向制度。這種制度既不能因及時(shí)收集歸檔材料而影響歷史事件本身的進(jìn)程，又要使文件材料不會(huì)自然或人為地消失。只有形成一種制度，從根本上解決文件材料歸檔的被動(dòng)性，才能使其能動(dòng)、必然地流向檔案管理部門。

第三，檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)部門校檔案室應(yīng)根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，為產(chǎn)生文件材料的各部門和檔案工作人員制定出大綱，其內(nèi)容應(yīng)包括收集內(nèi)容范圍、要求和辦法等，就像教學(xué)大綱一樣，依據(jù)大綱收集材料就有針對(duì)性，不至于盲目行事。

第四，檔案工作人員要發(fā)揮主動(dòng)性，尤其檔案管理者都是直接置身于文件材料的產(chǎn)生地，如果檔案員采取被動(dòng)的守室待送辦法，送什么收什么，送多少收多少，那么，在目前的情況下，要想收集到完整齊全的文件材料是困難的，因?yàn)楝F(xiàn)在人們的檔案意識(shí)尚未普遍加強(qiáng)，不少人對(duì)檔案工作的意義還缺乏認(rèn)識(shí)，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)亦然。有些同志辦完一件事，隨手將文件材料往抽屜或包里一塞，等到你收集時(shí)，它已不知去向，在當(dāng)前這種情況下，只有靠檔案工作人員加強(qiáng)自身的檔案意識(shí)和工作責(zé)任心，克服重重困難，障礙，采取主動(dòng)出擊的辦法，盡量參加到一些能形成這些材料的活動(dòng)中去，了解活動(dòng)的過程，隨時(shí)注意收集材料。

對(duì)于教工的各種材料，如評(píng)獎(jiǎng)、評(píng)職稱等需要大家展示成果，這就是收集材料的好機(jī)會(huì)。要想使這方面的收集工作順利進(jìn)行，檔案員對(duì)待每位同志的態(tài)度必須真誠，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，愛惜教師交來的每一份材料，哪怕是一張不起眼的字條。在交接材料上要建立制度，辦理手續(xù)，教師需要用材料時(shí)，隨時(shí)找給他們，不厭其煩，使他們感到方便。這樣，教師們對(duì)檔案員產(chǎn)生了信任感，也就愿意積極將材料送交檔案室。

我還認(rèn)為，我們檔案人員在收集材料方面要有點(diǎn)職業(yè)精神，使檔案意識(shí)成為自己的本能，在荼中要做到耳聰、眼尖、腦敏、嘴勤、手勤、腿勤。對(duì)自己所在單位或部門的一切活動(dòng)要多長些心眼，也就是說，對(duì)所有活動(dòng)中形成的能形成檔案的文件材料，都要給以關(guān)心，聽到哪里有什么材料，應(yīng)迅速去收集，見到什么材料，腦子應(yīng)迅速作出反應(yīng)，該材料能否形成檔案？有些活動(dòng)要隨時(shí)動(dòng)手記一記，俗話說“好記性不如爛筆頭”。要使人人關(guān)心檔案工作，還在靠我們大家宣傳。絕不能把檔案工作當(dāng)成是幾個(gè)檔案工作人員的事，而應(yīng)該使之成為每個(gè)單位每項(xiàng)活動(dòng)中全體參與者共同關(guān)心的事。

要使大家認(rèn)識(shí)到檔案不僅是產(chǎn)生于教學(xué)、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)，檔案工作做好了，反過來也會(huì)促使各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)一步向前發(fā)展。這是一項(xiàng)與大家利益相關(guān)、極有意義的工作。從而使大家自覺地養(yǎng)成積累材料并及時(shí)歸檔、進(jìn)檔案館的習(xí)慣。只有靠全體成員共同努力，才能收集到比較齊全的文件材料。可見檔案文件材料收集工作也是一件非常重要的事情。