關(guān)于檔案管理軟件開發(fā)應(yīng)注意的問題分析

摘要：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化也開始逐步成為檔案工作的未來發(fā)展趨勢。目前，檔案管理信息化時代已經(jīng)到來，檔案管理軟件的應(yīng)用已經(jīng)成為了檔案信息化建設(shè)的主要工具。本文從闡述對檔案管理軟件的認識出發(fā)，分析了檔案管理軟件開發(fā)中存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的解決辦法，希望能夠為相關(guān)研究提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；軟件開發(fā)；信息化

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 24-0182-02

隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計算、傳感網(wǎng)、泛在計算等新思想、新技術(shù)的提出與發(fā)展，社會信息化建設(shè)熱潮開始不斷高漲。目前，利用軟件對檔案實行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢和潮流。自上世紀90年代開始，我國相關(guān)檔案部門就已經(jīng)開始著手開發(fā)檔案管理軟件，并將其應(yīng)用到檔案管理中的有關(guān)工作當中，從而大大提高了檔案部門的工作效率。但是隨著信息化技術(shù)的不斷提高，目前我們使用的檔案管理軟件業(yè)需要適應(yīng)時代的發(fā)展要求，實現(xiàn)更高層次的開發(fā)提升。

1 對檔案管理軟件的認識

檔案管理軟件主要是指各機關(guān)團體、企事業(yè)單位以及檔案館實現(xiàn)對檔案實體以及檔案信息進行輔助性管理的一種計算機應(yīng)用軟件系統(tǒng)。為了更科學、更有序的對檔案實行管理，要根據(jù)檔案管理的具體特點以及計算機程序編寫方式，開發(fā)出符合我國檔案管理方式的軟件。根據(jù)我國檔案管理信息化發(fā)展歷程來看，我國檔案管理軟件發(fā)展經(jīng)歷了三個階段：第一階段（上世紀90年代初），單機版檔案管理軟件階段。在此階段檔案管理軟件功能較為簡單、運行平臺單一且軟件多為檔案部門根據(jù)自身需要自行開發(fā)，其通用性較差；第二階段（上世紀90年代中后期），網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件階段。在此階段檔案管理軟件的主流市場為商業(yè)開發(fā)的軟件，且軟件適用性增強、功能增多，許多檔案管理軟件研發(fā)公司開始逐步發(fā)展起來；第三階段（21世紀初至今），電子文件管理系統(tǒng)階段。在此階段軟件開發(fā)主要采用多種技術(shù)集成，其功能性、適用性開始逐步完善，并具備了強大的自定義功能。為了進一步滿足檔案管理需要的多樣化，許多研發(fā)公司都開始推出了多種不同功能、不同用途的檔案管理軟件，例如企業(yè)文檔管理、綜合檔案館管理、電力檔案信息管理、人事檔案管理、城建檔案管理等軟件系統(tǒng)。

2 檔案管理軟件開發(fā)中存在的問題

當前，在檔案管理軟件開發(fā)過程中，由于開發(fā)商研發(fā)與檔案管理機構(gòu)在信息、人才等多方面存在不對稱問題，從而出現(xiàn)了許多顯性或隱性損失。具體來說，檔案管理軟件開發(fā)中存在的問題主要表現(xiàn)在以下機構(gòu)方面：第一，軟件開發(fā)準備工作不足。軟件在開發(fā)過程中會遇到各種復(fù)雜情況，例如軟件設(shè)計如何符合標準規(guī)范、功能要求如何符合合約要求，以及軟件實現(xiàn)途徑如何更加便捷等。但是一些軟件開發(fā)商并未在此方面投入足夠的精力，這也就使得開發(fā)出來的軟件功能適應(yīng)性出現(xiàn)不足；第二，合同陷阱。通常情況下，軟件開發(fā)商都會給出一個固定的合同范本，很多軟件委托方對此并沒有過多了解，從而無意中會陷入軟件開發(fā)商設(shè)下的陷阱。一旦開發(fā)出來的軟件不適用，也無法追究開發(fā)商問題；第三，軟件自身會存在許多隱性漏洞，如果在軟件開發(fā)過程中不能檢測或察覺出來，后期使用則會出現(xiàn)更多的問題。

3 應(yīng)對檔案管理軟件開發(fā)問題的具體策略

檔案管理軟件開發(fā)需要適應(yīng)委托方的工作需要，具體來說，想要應(yīng)對上述檔案管理軟件開發(fā)中存在的問題，需要從以下幾個方面著手：

3.1 做好軟件開發(fā)準備工作

在檔案管理軟件開發(fā)過程中會出現(xiàn)許多復(fù)雜情況，如果要應(yīng)對這些問題需要首先做好軟件開發(fā)準備工作。首先，要熟悉標準規(guī)范。在軟件開發(fā)過程中要熟悉國家以及地方各級檔案管理部門頒布的檔案信息化規(guī)范，例如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等；其次，要明確功能需求。檔案管理軟件開發(fā)前要明確檔案管理軟件使用者的使用需求、軟件需要處理的工作內(nèi)容、各部門之間的工作關(guān)系、數(shù)據(jù)庫儲存容量等。要充分征求檔案管理員與技術(shù)人員的建議，最大限度的將軟件開發(fā)與檔案實際工作相結(jié)合；再次，確定軟件實現(xiàn)途徑。即該軟件要采用什么樣的體系架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、編程語言等；最后，詳細了解當前市場行情。要充分了解到應(yīng)用設(shè)定的體系架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、編程語言等設(shè)計出來的檔案管理軟件費用大致所在的區(qū)間，而且要明確費用的上限及下限。

3.2 軟件開發(fā)合同簽訂內(nèi)容要明確

為了防止掉入開發(fā)商有意無意設(shè)下的合同陷阱，軟件委托方要明確以下幾點內(nèi)容：第一，要明確軟件功能需求。準確表達出所需檔案管理軟件的各種功能，而且要編制出詳細的功能需求說明書，作為合同的有利補充；第二，要明確軟件的著作權(quán)歸屬問題。我國現(xiàn)行的法律法規(guī)并沒有明確規(guī)定軟件著作權(quán)的歸屬問題，因此必須要在合同中做相關(guān)約定，一旦合同約定不明或者并沒有做約定，著作權(quán)將歸屬于委托方。如果合同規(guī)定委托方不享有著作權(quán)，則需要在合同中對開發(fā)方的權(quán)限做出限制，以防使用受限；第三，要明確交付成果及相關(guān)材料。在檔案管理軟件開發(fā)過程中，研發(fā)機構(gòu)需要向委托方提供立項調(diào)查報告、立項建議書、需求規(guī)格說明書、項目設(shè)計開發(fā)任務(wù)書等材料，以確保系統(tǒng)運行的安全性；第四，要明確軟件開發(fā)完結(jié)的時間以及違約規(guī)定。這樣就可以有效的保證人力物力投入力度，以及確保委托方利益不受損失；第五，要明確有關(guān)保密協(xié)議。檔案部門保存著大量的國家涉密文件，在未解密之前是不允許無關(guān)人員知曉的，一旦處理不好就會出現(xiàn)違紀或犯罪事件。因此，在開發(fā)商開發(fā)檔案管理軟件之前要與其簽訂嚴格的保密協(xié)議，詳細說明相關(guān)工作人員需要承擔的責任與義務(wù)，以免造成檔案機密泄露事件的發(fā)生。

3.3 軟件開發(fā)過程中要引入第三方中介

在軟件開發(fā)過程中，軟件委托方可以引入第三方中介，即聘請信息監(jiān)理公司或聘請知名專家等，對軟件開發(fā)過程進行全程監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)軟件開發(fā)設(shè)計過程中出現(xiàn)漏洞或隱患，則可以盡早的發(fā)現(xiàn)這些問題，并作出相應(yīng)的補救。

3.4 試用與測試過程中要找到隱性問題

在檔案管理軟件開發(fā)以后，并不能直接使用，而是要先做試用與測試，并在試用與測試過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)措施，找出隱性問題，為軟件今后的應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。具體來說，首先，作為檔案管理軟件的使用方要先組織大量的人力對該管理系統(tǒng)進行全面測試，最好是破壞性試驗，力爭全面的找出錯誤和毛?。黄浯?，要尋找正規(guī)的軟件測試機構(gòu)進行測試。委托方破壞性試驗所找到的錯誤或毛病都是淺顯的、表面的，對于那些結(jié)構(gòu)性錯誤以及較大的系統(tǒng)漏洞，依然無法測試出來，只有找專業(yè)化、正規(guī)化的系統(tǒng)測試機構(gòu)才能真正找到系統(tǒng)中的具體漏洞。

3.5 系統(tǒng)驗收時要查看交付物的完整性

待檔案管理軟件試用與測試過后，就需要對該系統(tǒng)進行全面驗收交付。在此階段要詳細查看軟件開發(fā)商交付的材料是否齊全完整，尤其是涉及到軟件改造升級所需的技術(shù)文檔、源代碼等是否完整、齊全。如需必要，委托方可以請專家進行勘驗。需要注意，在軟件開發(fā)之時，委托方的服務(wù)器IP地址及密碼是對開發(fā)商開放的，因此，待交付完畢以后，委托方要及時更新服務(wù)器密碼和用戶信息。

4 結(jié)束語

綜上可知，檔案管理軟件開發(fā)已經(jīng)成為推進檔案管理現(xiàn)代化的一項重要工作。盡管目前我國開發(fā)的檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，也存在有許多不合理的地方，但是只要充分做好軟件開發(fā)準備工作、明確軟件開發(fā)合同內(nèi)容、引入第三方中介、積極做好軟件試用、測試及驗收交付工作，就可以有效的解決軟件開發(fā)過程中遇到的具體問題。

參考文獻：

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