淺議如何做好新形勢下城建檔案管理工作

【摘要】隨著城市發(fā)展形勢的高漲和城市建設步伐的加快，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。特別是城市信息化建設和電子政務的不斷推進，為城建檔案工作進一步發(fā)展提供更廣闊空間的同時，也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。當前城建檔案管理工作存在資料滯后、管理滯后、技術滯后等問題，要進一步轉變思想觀念，做好城建檔案的編研工作，強化信息化建設及多元化服務，合理分析，正確決策，開拓創(chuàng)新，才能更好地適應社會需求。

【關鍵詞】城建檔案；現(xiàn)狀與問題；探索與實踐

近年來，隨著城市發(fā)展形勢的高漲和城市建設步伐的加快，建設工程的竣工檔案亦隨之增多，城建檔案工作亦發(fā)生了深刻的變化。特別是城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著人們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰(zhàn)，城建檔案工作如何適應社會需求，如何開拓創(chuàng)新，是擺在當前的一項重要課題。

1.當前城建檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題分析

隨著形勢的發(fā)展，城建檔案的管理與城市建設在步伐上已明顯不同步，主要表現(xiàn)在：

1.1資料滯后，與飛速發(fā)展的城市建設不相適應

這里所指的資料，不僅是城市工程建設資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性市政工程建設資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網(wǎng)絡系統(tǒng)的情況不明，為日后建設埋下隱患。

1.2管理滯后，沒有充分體現(xiàn)出應有的經(jīng)濟效益

城建檔案雖然不能產生直接的經(jīng)濟價值，但由于它所具有的服務功能，可能通過科學管理，使其在城市建設的某些部門（如地下管網(wǎng)、維修養(yǎng)護等）避免重復建設和人力、物力、財力的浪費，從而產生間接經(jīng)濟效益。由于在這方面管理還跟不上，城建檔案的服務保障功能未能充分發(fā)掘，因而在城市建設中經(jīng)?？吹街T如一條城市道路重復開挖，剛鋪好的管線挖開重埋等現(xiàn)象，造成大量的浪費。

1.3技術滯后，還未能完全達到現(xiàn)代化城市的要求

當前城建檔案的管理雖然已開始運用計算機、光盤等現(xiàn)代化工具，但它僅僅是實現(xiàn)了一些新技術的運用，這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計算機技術加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實質是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬，并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發(fā)展及社會對其新的需求。

2.新形勢下城建檔案管理的新探索與新實踐

2.1進一步轉變思想觀念

“市場經(jīng)濟社會下，任何行業(yè)的發(fā)展必須從自身肩負的社會使命出發(fā)，通過有效地履行自身的社會職責換取自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境，與此同時從社會獲取自身發(fā)展所需的外部動力?！币虼酥挥袕乃枷肷险_認識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導思想，實現(xiàn)觀念的轉變，才能適應新形勢下的城建檔案管理模式。豐寧住建局檔案室密切結合全縣城市建設的實際，積極探索城建檔案管理新路子，提出了城建檔案工作要從經(jīng)濟行政手段向依法管理轉變，檔案實體管理向信息管理轉變，檔案管理手段由手工向技術型轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念的轉變，不斷推進檔案管理和服務工作的開展。

2.2做好城建檔案的編研工作

以往，不少城建檔案的編研內容局限于大事記、工作或館藏指南、資料匯編等，對深入城建檔案的編研工作很少，遠遠不能滿足城市建設和經(jīng)濟發(fā)展的需要。在長期的城建檔案工作中，要緊緊抓住用戶需求，從編研內容選擇到編研成果形式，都需要有一個改變和創(chuàng)新。在實踐工作中，一是利用攝影、錄像等多種數(shù)碼處理和載體記錄城市發(fā)展，并將其編制成專題片、畫冊等，這種生動、直觀、說服力強的編研成果更能適應快節(jié)奏的社會，為處于“讀圖時代”的廣大群眾所接受。二是圍繞經(jīng)濟發(fā)展和城市建設做好編研。這應始終是編研選題的重點。豐寧住建局檔案室在新一輪城市建設中，開展了專題資料匯編工作，先后匯編了道路改造工程、供熱供氣管理建設工程、“拆墻透綠”工程等專輯，為規(guī)劃、建設及管理部門及有關領導、專業(yè)技術人員提供了極具價值的參考資料。三是體現(xiàn)出地方特色。城建檔案含有深厚的文化底蘊，反映著不同時期的施工技術、基礎結構、建筑風格等，對現(xiàn)代設計業(yè)、建造業(yè)有極高的參考借鑒價值。

2.3加強城建檔案的信息化建設

要創(chuàng)新城建檔案管理模式，首先要加強城建檔案信息現(xiàn)代化建設。各級各地城市建設檔案館都應將城建檔案信息化建設作為當前和今后一個時期城建檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略任務。一是加強信息資源建設工作。努力破除“城建檔案信息無用論”、“城建檔案信息資源危險論”，從文件目錄做起，將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，并及時建立、逐步充實和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)全文全息上網(wǎng)，文件目錄上網(wǎng)，使用戶對館藏檔案有一個全面了解，以便查詢。二是加強計算機網(wǎng)絡設施建設。近年來，不斷加大投入，加強計算機配備，并實現(xiàn)計算機連結上網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息快速傳輸檢索和利用。做好計算機軟件的選用和設計，從檔案管理的實際出發(fā)，綜合數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，以滿足檔案管理的要求。三是加強信息化管理人才。城建檔案信息化建設，要求檔案工作者既要掌握檔案學基礎理論的檔案管理知識，還要掌握一些計算機技術、網(wǎng)絡技術和操作技能。一方面，加強現(xiàn)有檔案干部職工的自身學習，另一方面，選拔使用計算機和網(wǎng)絡技術方面的專業(yè)人才，提高掌握現(xiàn)代技術的整體水平。四是搞好多元化服務。隨著公眾利用檔案意識的增強和城建檔案開放力度的加大，社會對城建檔案需求呈多元化趨勢，傳統(tǒng)的檔案利用服務模式面臨新的挑戰(zhàn)。到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式將被改變，檔案館不再是簡單的實體保管員，而應成為概念、知識的提供者。為了應對檔案信息多元化的挑戰(zhàn)，一方面需優(yōu)化傳統(tǒng)的服務方式。我們要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，用專主題片、照片接片等方式解決規(guī)劃、設計人員必須到現(xiàn)場的問題，從內容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務。另一方面在延續(xù)面對面的服務方式的同時，利用網(wǎng)絡環(huán)境為社會提供優(yōu)質的服務。通過在建設系統(tǒng)門戶網(wǎng)站設立子網(wǎng)站，努力實現(xiàn)不同服務方式之間的優(yōu)勢互補。網(wǎng)站不僅能實現(xiàn)大量館藏信息資源的廣泛共享，而且可以直接迅速地獲取反饋信息。這必然要求人員素質發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質的不斷變化，在同等設備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術，每個環(huán)節(jié)的技術問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。傳統(tǒng)的紙質檔案及電子檔案等多元化并行的信息化管理模式將在實踐中不斷完善發(fā)展。

3.加強隊伍建設，提高服務水平

3.1加大教育培訓工作力度

開展多層次、多門類的檔案教育培訓，根據(jù)實際情況，采取多種渠道，多種形式舉辦各種類型的培訓班，建設一支開拓進取、知識和專業(yè)結構合理的城建檔案干部隊伍。

3.2組織業(yè)務交流

舉辦多種形式的專業(yè)網(wǎng)絡業(yè)務觀摩、實地觀摩等活動，介紹先進的管理辦法，提高業(yè)務能力和水平。開展調查研究工作，及時向上級主管部門提出好的建議，加強基礎業(yè)務建設，提高檔案工作者的綜合素質。

3.3提高工作人員的道德修養(yǎng)

創(chuàng)新服務方式，加強量化考核，把遵守職業(yè)道德放在首位，愛崗敬業(yè)，全優(yōu)服務，為做好城建檔案工作保駕護航。

城建檔案是城市發(fā)展的歷史記載，是城市規(guī)劃、建設、管理、維修、恢復、擴建、改造的基本依據(jù)，是保護歷史文化古城和建設管理社會主義現(xiàn)代化新城的憑據(jù)，是國家重要的歷史文化財富。開發(fā)利用這些檔案信息為國民經(jīng)濟、城市建設、科學研究和社會發(fā)展服務，在經(jīng)濟和社會發(fā)展中做出了突出貢獻。