電子文件歸檔管理分析

摘要：我們公司文件歸檔采用紙質(zhì)文件歸檔和電子文件歸檔并行的方式，其中紙質(zhì)文件為一年一總結(jié)，電子文件則要求即時歸檔。本文將分別從六個方面對電子文件歸檔進行論述，這六個方面包括文件收集、文件整理、文件鑒定、文件歸檔、文件保管和利用。

關(guān)鍵詞：電子文件 管理 收集

1 電子文件的收集

我們收集的范圍包括與本公司工作活動有關(guān)，具備一定查考利用價值的電子文件，以及其支持軟件[1]。第一，在進行行政管理以及行使職能和開展業(yè)務(wù)管理活動時產(chǎn)生的文本文件。對于某些重要文件，如需要進行修改則必須要保留原文，然后加版本號，將草稿以及修改后文件一起歸檔。但是現(xiàn)在我們歸檔的主要是修改后的電子文件。第二，電子文件涉及到全部紙質(zhì)文件，該部分主要包括：產(chǎn)生、經(jīng)營和管理活動中形成的各種文字型材料，例如年度工作總結(jié)、大事記、統(tǒng)計年報、重要報告、重要講話等；在協(xié)同辦公系統(tǒng)中生成各類收發(fā)文等電子文件。

2 電子文件的整理

首先，內(nèi)部文件。整理內(nèi)部文件依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)有年度、保管期限和組織機構(gòu)。第一步，依據(jù)年代和保管期限以及組織機構(gòu)的不同進行初步整理；第二步，依據(jù)年代和保管期限以及組織機構(gòu)的區(qū)別，將相關(guān)文件分盤進行保管，這樣做不僅有利于定期對其整理和拷貝，還有利于對電子文件進行長時間保管。把同一部門的歸檔文件保存在特定盤上，更有利于使用。為了實現(xiàn)各種電子文件的規(guī)范化管理，要求檔案部門在接收相關(guān)歸檔文件時必須實現(xiàn)統(tǒng)一化，當(dāng)完成整理后，歸檔人員對文件進行統(tǒng)一的規(guī)范命題，并及時建立相關(guān)電子文件需要檔案目錄，方便計算機對各類存儲文件隨時進行查找和查看。

其次，外來文件。文書室可以對外來文件進行處理，利用掃描技術(shù)將文書轉(zhuǎn)換為成影像文件，接著進入網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)公文的傳遞、督辦、批辦等網(wǎng)絡(luò)化。由業(yè)務(wù)部門負責(zé)對電子文件的及時歸檔，待業(yè)務(wù)處理完畢后由承辦部門按照文件的性質(zhì)，明確文件保管期限和保密級別，然后依次轉(zhuǎn)入檔案管理部門，由檔案人員進行審查，填加檔案信息，主要是：分類號以及檔號，最后歸入整體數(shù)據(jù)庫。如果需要查詢，可以利用網(wǎng)絡(luò)終端進行查詢。

3 電子文件的鑒定

檔案這樣地原始記錄各種需要證明的問題具有絕對的說服力和公信力，檔案沒有原始記錄性就會失去其應(yīng)有作用，對于客觀的現(xiàn)實情況就難以進行說明和反映，檔案的這一特點已得到社會各界的共識[2]。但是對于電子文件原始性的判斷復(fù)雜并且困難。因此，怎樣確定電子文件具有原始記錄性以及憑證功能、是目前檔案管理者面臨的困難和重要課題。所以，在電子文件生成時，對于部分擁有特殊性的電子檔案，應(yīng)該采用原始的格式對文件進行還原保存，利用圖像技術(shù)將電子文件制成圖片，對原始檔案生成的電子圖像進行保管，或者根據(jù)電子文件承載的信息內(nèi)容保密級別的不同對其加密以及對密鑰進行不定期更換，并確保文件在處理、傳輸時沒有錯誤，保證電子文件本身的真實性、原始性以及安全性，以確保電子文件擁有法律憑證效力。

4 電子文件的歸檔

歸檔的首要條件就是明確電子文件的歸檔范圍，這是對電子檔案質(zhì)量保證的核心。目前電子文件具體歸檔范圍可參考國家檔案局發(fā)布的《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，以及關(guān)于專門文件、科技文件歸檔范圍的其他具體規(guī)定，在此基礎(chǔ)上按照電子文件本身特征，把具備利用價值和記錄公司主要活動的電子文件劃為歸檔范圍。該類文件歸檔范圍的確定要遵守的原則有：首先，依據(jù)目前文件歸檔制定的范圍確定；其次，結(jié)合電子文件本身特征，按照電子文件生成特點，最大限度地列出系統(tǒng)的、階段的、權(quán)威的電子文件，對電子文件具有的真實性、原始性、完整性進行保證；再次，有關(guān)電子計算機本身軟硬件條件，生成電子文件基本格式和需要的數(shù)據(jù)都應(yīng)該納入歸檔范圍之內(nèi)。

5 電子文件的保管

因為電子文件歸檔后保存的方式為脫機，因此現(xiàn)實生活中，電子文件的保存就涉及到磁盤和硬盤以及光盤。軟磁盤本身抗干擾能力太弱、結(jié)構(gòu)也不穩(wěn)定，對電子文件的歸檔保存不利，所以，檔案部門應(yīng)將歸檔的全部電子文件刻錄到光盤上保存。當(dāng)前延長電子文件時間的方法就是定期復(fù)制，每5年將光盤復(fù)刻，并確保和源文件使用一致的編號[3]。

6 電子文件的利用

第一，普及電子檔案信息保管安全知識?？紤]到電子檔案應(yīng)用的復(fù)用性、服務(wù)形式具有的多樣性、便于傳輸以及系統(tǒng)信賴性等特征，在利用過程中需要注意的事項比紙質(zhì)檔案復(fù)雜很多，相關(guān)工作人員沒有相關(guān)的經(jīng)驗和知識，在應(yīng)用時就難以發(fā)現(xiàn)問題和潛在危險，所以要求其具有基本的信息安全知識。檔案工作者提供電子檔案時必須嚴格謹慎，沒有確定把握時要限制利用方式，減少泄密、損失、信息失真、病毒入侵破壞等問題的出現(xiàn)。第二，明確電子檔案使用條例。制定專門的電子檔案使用制度，主要內(nèi)容涉及到利用資格審查和權(quán)限控制以及復(fù)制和閱覽操作等內(nèi)容。

目前，電子政務(wù)和辦公自動化系統(tǒng)得到普遍使用，由于電子文件具有紙質(zhì)文件難以超越和模仿的優(yōu)勢，是未來辦公的主要應(yīng)用文件類型，但是電子文件本身為數(shù)字化信息，自身存在明顯的缺陷，例如人們對信息安全性的擔(dān)憂，所以，考慮到電子文件的缺陷，在對其進行推廣和運用時，對于電子文件的歸檔管理工作必須高度關(guān)注，不斷地改進管理辦法，保證文件不會喪失本身的職能和法律憑證作用。

參考文獻：

[1]王蘋.淺談電子文件歸檔管理[J].航空標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量，2010（01）.

[2]羅黔軍.淺談電子文件歸檔管理及利用[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2007（22）.

[3]陳永利.淺談文件檔案一體化管理[J].現(xiàn)代營銷（學(xué)苑版），2012（09）.