論電大招生檔案的管理

摘要：招生是當(dāng)前基層電大各項工作的重中之重，招生檔案管理是電大招生工作的重要內(nèi)容，也是衡量學(xué)校招生工作管理水平的重要依據(jù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，電大招生工作已由過去的現(xiàn)場錄取到網(wǎng)上遠(yuǎn)程錄取，由紙質(zhì)檔案到電子檔案等發(fā)展。盡快適應(yīng)新的招生形勢、開拓創(chuàng)新電大招生檔案的管理是擺在電大人面前新的課題。

關(guān)鍵詞：廣播電視大學(xué) 招生檔案 規(guī)范化管理 檔案信息資源

“一個國家如果沒有檔案，它將失去歷史而變成傳說”；檔案的重要性不言而喻。招生檔案是招生工作的真實記錄，是錄取結(jié)果的重要依據(jù)，也是存檔憑據(jù)的有效證明。隨著電大招生改革的逐步深化以及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的深人和發(fā)展，廣播電視大學(xué)已經(jīng)建立了一個以數(shù)據(jù)庫服務(wù)器為核心，以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為依托，覆蓋全國電大系統(tǒng)的、科學(xué)可行的、方便靈活的、通過網(wǎng)絡(luò)操作的招生管理平臺。實現(xiàn)了網(wǎng)上遠(yuǎn)程錄取、電子檔案、無紙化辦公、工作效率極大提高等飛躍。作為基層電大，如何盡快適應(yīng)新的招生形勢、開拓創(chuàng)新電大招生檔案的管理是擺在電大人面前新的課題、是電大招生人員的當(dāng)務(wù)之急。

1 招生檔案的重要性

1.1 為電大的科學(xué)管理提供決策依據(jù)

建好學(xué)生招生檔案，能為學(xué)校的科學(xué)管理提供依據(jù)，它可以及時準(zhǔn)確地掌握和了解學(xué)校的招生規(guī)律、特點及發(fā)展趨勢。如可以從個體檔案中探尋出學(xué)校教育、管理的方法；可以為實現(xiàn)電大因材施教目標(biāo)提供科學(xué)、全面的參考消息；還可以為豐富課外活動、滿足學(xué)生的個體需求提供決策依據(jù)；可以采取恰當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行教育與管理工作，有助于教師客觀地了解學(xué)生在道德認(rèn)識和道德情感及行為上的發(fā)展水平；為社會上評價電大的教育水平提供科學(xué)的評估系統(tǒng)；可以幫助教師有效地了解學(xué)生在特定社會環(huán)境下的政治態(tài)度、思想問題和意見要求等。

1.2 為教師的教學(xué)科研提供原始信息

教師要提高教育教學(xué)質(zhì)量，必須了解學(xué)生個體間的差異；學(xué)生招生檔案的建立有助于教師更好地貫徹因材施教的原則。能為教師提供學(xué)生的相關(guān)信息，可以使教師全面了解每個學(xué)生的能力差異、個性特點、學(xué)習(xí)欲望等，為教師科學(xué)地管理和教育學(xué)生提供直接的方法，從而使教師在教育工作中做到有的放矢，減少盲目性，提高針對性，進(jìn)而提高教育教學(xué)質(zhì)量。同時，它有助于教師了解學(xué)生的個性特點個別差異；有助于教師發(fā)現(xiàn)和診斷學(xué)生個人或班集體存在的問題。同時，學(xué)生招生檔案還可以揭示教師教育教學(xué)工作中的問題，反映學(xué)生的發(fā)展軌跡，能促進(jìn)學(xué)校和教師更新教育觀念、轉(zhuǎn)變教育思想、改革教育方法、創(chuàng)設(shè)良好的學(xué)校環(huán)境，進(jìn)而通過各種手段去進(jìn)行教育和訓(xùn)練，提高學(xué)生的品質(zhì)，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

1.3 為學(xué)生的健康成長提供監(jiān)測手段

學(xué)生可以通過檔案了解自己的各個時期發(fā)展?fàn)顩r及整體成長軌跡，建立學(xué)生招生檔案為學(xué)生當(dāng)前健康發(fā)展乃至整個學(xué)習(xí)期間與將來的職業(yè)規(guī)劃提供十分重要的依據(jù)。如在發(fā)現(xiàn)自己有心理問題時，就可以積極尋求心理輔導(dǎo)和咨詢，學(xué)生通過檔案的原始記錄比照自己的心路發(fā)展過程，它對每位學(xué)生個人的心智成長和潛能開發(fā)可以提供相應(yīng)的幫助和重要保證，更加有利于幫助學(xué)生了解自己的性向、興趣、能力以及所處的環(huán)境，有利于學(xué)生充分發(fā)揮自己的主觀能動性，同時協(xié)調(diào)自己的學(xué)習(xí)行為，以達(dá)到自我發(fā)展的目的，在這個過程中，可以及時發(fā)現(xiàn)和化解自己在發(fā)展過程中的障礙。

2 電大招生檔案管理的措施

2.1 完善招生檔案管理系統(tǒng)

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個教育單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者都至關(guān)重要，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢，它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者都至關(guān)重要，它是一個教育單位不可缺少的部分。一是換擋提速，效果明顯。如能夠為將來學(xué)校評估、上網(wǎng)做好準(zhǔn)備；可以迅速查到所需信息；只需一到二名檔案錄入員即可操作系統(tǒng)，節(jié)省大量人力；存儲量大，可以存儲歷屆的學(xué)生檔案，確保安全與高效。二是立足創(chuàng)新，開拓進(jìn)取。要善于運用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)與工具，彰顯手工管理無法比擬的優(yōu)點，使用計算機對學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，這些優(yōu)點能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等方面。它是學(xué)?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理和與國際接軌的重要條件。三是深刻剖析，揚長避短；知己知彼，百戰(zhàn)不殆。要充分剖析和查找過去使用傳統(tǒng)人工方式管理學(xué)生檔案中存在的缺點，它們給儲藏、查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。最常見的就是，時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，經(jīng)常出現(xiàn)效率低、保密性差等問題。

2.2 把握建檔信息主要內(nèi)容

招生檔案是揭示或了解到的有關(guān)學(xué)生狀況、特點等的材料。學(xué)生招生檔案的內(nèi)容，應(yīng)盡可能全面反映學(xué)生的特點，從而為學(xué)校教育提供可靠準(zhǔn)確的信息。學(xué)生招生檔案一般包括兩大方面：一是影響學(xué)生招生發(fā)展的基本資料，亦即學(xué)生基本情況，包括個人基本情況、家庭生活情況、學(xué)校學(xué)習(xí)生活情況及對個人生活有影響的重大社會生活事件等。二是反映學(xué)生狀況和特點的資料，包括智力水平、個性特征、健康狀況、學(xué)習(xí)情況、職業(yè)能力等。如學(xué)生基本情況中包括個人簡介、家庭生活環(huán)境、個體身心健康狀況等。再如能力狀況及其教育建議包括學(xué)生的智能水平、言語概括、言語推理、解決問題的能力、能力傾向鑒定及創(chuàng)造力測量等。

2.3 依照招生平臺規(guī)范管理

一是試行報名一張紙。改變過去招生簡章、報名表、承諾書相對分立的做法，試行報名一張紙（即在一張A4紙的正面印制電大招生平臺錄入中必填的相關(guān)信息及承諾書，在反面印制我校的招生簡章；學(xué)員入學(xué)前在正面張貼1張照片的同時把相關(guān)信息一次性填好，反面直接粘貼身份證、畢業(yè)證、學(xué)歷認(rèn)證報告等復(fù)印件，生源介紹人及我們招辦人員當(dāng)場在核對無誤的情況下簽字把關(guān)）。既節(jié)約紙張、避免散發(fā)和傳遞過程中的零亂和丟失，又節(jié)省過去要求學(xué)員交兩張照片的成本和整理過程中的忙中出錯機會，還可減少網(wǎng)上錄入時因過多無用信息干擾可能導(dǎo)致的失誤。二是認(rèn)真填寫登記表。在收取核對無誤的一張紙后，招辦人員認(rèn)真填寫招生登記表，并按照專本科分開的辦法將一張紙裝入相關(guān)的資料袋。尤其是在填寫招生登記表時寧慢勿亂，填后認(rèn)真核對學(xué)員信息，確保準(zhǔn)確無誤。三是搞好網(wǎng)上錄入。網(wǎng)上錄入是注冊之前的最后一道工序，也是電大招生工作中最嚴(yán)謹(jǐn)、最細(xì)致、最準(zhǔn)確的工作，它關(guān)系到上級電大的注冊、錄取與審核，更關(guān)系到后續(xù)教務(wù)系統(tǒng)和班主任管理工作的需要。做到在錄入前認(rèn)真核對學(xué)員報名一張表和招生登記表，環(huán)環(huán)相扣、萬無一失。必須以“零失誤、零差錯”的原則和服務(wù)宗旨確保網(wǎng)上錄入精準(zhǔn)無誤。采取及時性錄入辦法，避免注冊前夕因事務(wù)過多造成的“忙亂慌和打爛仗”。在到省電大注冊前將所有錄入后的網(wǎng)上信息打印后一一核對。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊凱.《新時期高校檔案管理工作研究》《科技信》2008.23.

[2]潘道芬，蘇正香.《注重五個細(xì)節(jié) 搞好招生工作》《十堰電大、教院學(xué)報》2012.6.

作者簡介：馮秀合，男，（1964-），助理研究員，曾任十堰電大（教院）工會副主席。