事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路分析

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，比較全面的反映了個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)等情況，是本單位以及上級領(lǐng)導(dǎo)提拔任用干部的重要依據(jù)。近幾年來，事業(yè)單位的人事檔案管理取得了一些成績，但隨著我國事業(yè)單位人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的檔案管理也出現(xiàn)了一些不容忽視的問題，針對這些問題，必須在思路上進(jìn)行創(chuàng)新，才能保證事業(yè)單位人事檔案管理再上新臺階。本文筆者擬就當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀，談一談自己的粗淺建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 創(chuàng)新思路 分析

1 人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員素質(zhì)較低，檔案管理水平不高。近幾年來，隨著人事干部制度改革，越來越多的事業(yè)單位實行崗位競聘，一批年輕的有文化的干部充實到檔案管理崗位上來，這些人有理想、有抱負(fù)。但是他們中大部分人沒有經(jīng)過嚴(yán)格系統(tǒng)的人事檔案管理知識培訓(xùn)，因此對檔案知識的重要性缺乏足夠認(rèn)識，工作積極性不高。更為嚴(yán)重的是，有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，在檔案管理人員配備上沒有設(shè)置專門人員管理這項工作，往往安排單位一些不懂檔案管理的人兼任這一職務(wù)，這些人身兼數(shù)職，沒有足夠的時間和精力在檔案管理工作上下功夫，往往是在上級領(lǐng)導(dǎo)來單位檢查的時候才匆忙應(yīng)付，平時工作中往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.2 部分從事人事檔案管理的人員以及領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視。眾所周知，檔案管理工作雖然是很重要的工作，但卻不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，正因如此，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理無非就是一項抄寫好、保管好檔案的瑣碎的工作，因此沒有將其提到重要的意識議程，在實際工作中不按檔案管理的要求去做，沒有配備符合現(xiàn)代信息化要求的軟硬件設(shè)施，更沒有配備符合檔案管理的優(yōu)秀人才，兼職管理檔案的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。

1.3 硬件設(shè)施落后，管理手段陳舊。人事檔案是重要的人才信息檔案，要想保證檔案的完整與安全，除了提高檔案管理人員素質(zhì)以外，還要在硬件設(shè)施上加以完善和提高。但在具體的事業(yè)單位工作中，有的單位領(lǐng)導(dǎo)往往在檔案管理上投入不足，根本不按檔案管理的要求去做，檔案室既用來辦公、閱檔，又用來當(dāng)倉庫使用，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。另外，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象。

1.4 人事檔案要么內(nèi)容失真，要么就是材料不全。真實的檔案材料有利用的價值，而虛假的檔案材料非但毫無利用價值可言，反而會給人事檔案的利用造成困難。虛假檔案中的考核鑒定材料有雷同現(xiàn)象，大多只有優(yōu)點(diǎn)和成績，沒有缺點(diǎn)和差錯。這些隨意性很強(qiáng)的檔案性材料一方面反映了有些干部急功近利，另一方面也反映了我們的人事檔案部門沒有對檔案管理引起足夠重視，在檔案管理工作中往往是睜一只眼閉一只眼，得過且過，好人主義思想嚴(yán)重。

1.5 人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。改革開放以來，社會經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，人才流動日益頻繁，人才再不像以前那樣從參加工作之日起就固定在一個單位上班直至在這個單位退休，面對更多適合自己特長的單位，越來越多的人才選擇了“跳槽”。為了得到自己滿意的工作，好多人不顧單位的再三挽留，毅然決然地選擇棄檔，還有一些“能人”經(jīng)不住外界誘惑，直接選擇“下?！保率谷藱n分離，棄檔不用的人員越來越多。

1.6 人事檔案的信息化管理有待提高。隨著計算機(jī)時代的到來，各行各業(yè)對計算機(jī)由不熟悉到熟悉，由抵觸到主動學(xué)習(xí)，可以說信息化在各行各業(yè)中已經(jīng)生根發(fā)芽，得到了普遍應(yīng)用。事業(yè)單位的人事檔案管理亦不例外，計算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中正日益發(fā)揮出越來越重要的作用。但是我們還要清醒地看到，一些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有得到真正運(yùn)用，利用計算機(jī)管理人事檔案還處在起步階段，有些事業(yè)單位還習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法，調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的管理同時又影響工作效率。

2 新時期人事檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作提高到重要議事日程上來。常言道：“火車跑的快，全靠車頭帶”，說的就是干部的帶頭示范作用，這句話用在人事檔案管理上同樣適用。要想做好人事檔案管理工作，就要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理重要性的認(rèn)識。單位領(lǐng)導(dǎo)要站在戰(zhàn)略的高度將檔案管理納入日?？己?，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，一把手任組長、負(fù)總責(zé)，對檔案管理人員實行崗位競聘，檔案管理的軟硬件設(shè)施親自過問，嚴(yán)格把關(guān)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)，建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案工作實行定性定量考核，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.2 加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備專門人員管理檔案。要根據(jù)《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，配備管理人員和檔案庫房的硬件設(shè)施。每管理一千人的檔案需配備一名專職人員；建立堅固的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的專用檔案庫房；配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房面積每千卷需20至25平方米；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備并配備相應(yīng)的檔案整理工具等。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，努力打造一支過硬的檔案管理隊伍。事業(yè)單位的人事檔案管理是一項很重要的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要站在戰(zhàn)略高度認(rèn)真對待，同時一定要對從事檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格要求。首先要求從事這項光榮的檔案管理工作的人員必須是政治上可靠，作風(fēng)上正派，責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員，要努力培養(yǎng)他們提高對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，樹立起管理好人事檔案的自信心和責(zé)任心。其次，還要注意定期對他們組織新業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，注重他們自身專業(yè)水平的提高，使他們通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。以期盡快提高他們的管理水平，為管理好人事檔案奠定良好基礎(chǔ)。

2.4 做好檔案主要材料的入檔工作。要按照干部人事檔案材料收集歸檔的規(guī)定范圍，重點(diǎn)做好職務(wù)變動材料、考察（考核）材料、年度考核表、工資套改表、工資變動登記表、錄（聘）用材料、處分材料、主要表彰獎勵材料、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱、黨團(tuán)材料及有關(guān)審查材料等；對后取得的國內(nèi)學(xué)歷或其他學(xué)歷，如五大生等，須通過國家教育部的中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（www.chsi.com.cn）核查，國（境）外取得的學(xué)歷須通過國外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證系統(tǒng)（renzheng.cscse.edu.cn）核查，按照規(guī)定接收得到核實的學(xué)歷材料，相關(guān)核實證明應(yīng)當(dāng)一起歸入檔案中。

2.5 建立健全人事檔案管理制度，改進(jìn)和完善檔案功能，確保檔案記載全面、客觀和公正，為人事決策提供強(qiáng)有力的真實檔案，從而更好地為選拔人才服務(wù)，有效減少“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。要想做到這點(diǎn)，一是要建立健全人事檔案管理制度，使人事檔案管理工作有章可循并沿著正確的軌道前進(jìn)。二是要建立人事檔案計算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。第三就是嚴(yán)格按照人事檔案管理要求，認(rèn)真整理人事檔案案卷，確保所整理的人事檔案真實、準(zhǔn)確和完整，為干部考察任用提供重要和完整的依據(jù)。

2.6 認(rèn)真執(zhí)行人事檔案管理制度。要認(rèn)真執(zhí)行干部人事檔案材料收集、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、查（借）閱、傳遞等相關(guān)管理制度，堅持做到移交的檔案審核不合格的不接收，未經(jīng)審核個人自行遞送的材料不接收，材料不符合要求的不歸檔，查閱不符合規(guī)定的不提供，嚴(yán)防丟失檔案材料，嚴(yán)防涂改造假，嚴(yán)防失密泄密。對借閱半個月以上未及時歸還的，要做好催要登記和相應(yīng)的續(xù)借手續(xù)。

2.7 逐漸摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理手段，利用信息化管理手段管理檔案。近幾年來，隨著電子信息化時代的到來，事業(yè)單位的人事檔案管理明顯落后于時代的發(fā)展。要想改變這一現(xiàn)實，事業(yè)單位就要適應(yīng)時代要求，加快人事檔案的信息化建設(shè)步伐，積極把計算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位人事檔案管理上，切實提高檔案管理信息化水平。

3 結(jié)語

目前，事業(yè)單位的人事檔案管理取得了一定成績，但是距離單位發(fā)展、時代要求還有一定的差距，必須從實際出發(fā)對人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理，在建立健全單位人事檔案管理制度的同時，下大力氣搞好本單位的信息化建設(shè)，盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息化管理水平，為人事部門考察干部、提拔錄用干部提供真實可靠的檔案資料。