如何加強醫(yī)院檔案管理工作

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的檔案，是醫(yī)院的寶貴財富。醫(yī)院檔案記載著這個醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發(fā)展方向的好教材。準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理工作，更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

下面，筆者就如何提高醫(yī)院檔案管理談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、加強學習，增強意識

醫(yī)院要加強檔案法規(guī)的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導重視是做好檔案管理的前提。醫(yī)院要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；醫(yī)院要重視檔案宣傳工作，使醫(yī)院員工都能充分認識到檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。由于醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往會產(chǎn)生檔案管理可有可無的認識。另外，受人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。因此，只有提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。

二、重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是對檔案加以利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務(wù)。同時，檔案管理人員還應(yīng)積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，檔案管理人員還要加強對檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

三、健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，只有建立與之相應(yīng)的科學的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，才能使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實檔案管理人員隊伍，并將對他們的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，從而全面提高他們的素質(zhì)。檔案管理人員通過參加專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，從而推動檔案管理水平的提高。

四、開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的。深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，可以提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時，醫(yī)院可以利用檔案創(chuàng)造良好的社會和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設(shè)。

為實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，醫(yī)院要從以下幾方面入手。一是要加強檔案的保管工作，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施。二是要充分利用電子計算機在管理檔案信息上的收集、傳遞、開發(fā)利用功能。通過計算機管理，醫(yī)院可以將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財會等項目分門別類地輸入計算機，使其具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點。這既是人類勞動能力的提高，更是工作質(zhì)量的飛躍。檔案信息在現(xiàn)代化設(shè)備中迅捷、準確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改變單純由人工錄入資料的落后做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領(lǐng)域的信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，從而使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

醫(yī)院做好檔案管理工作，一方面有利于醫(yī)院領(lǐng)導及時了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整管理策略，并為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定醫(yī)院經(jīng)營成果，為醫(yī)院與各方進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，只有做好醫(yī)院檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實地反映醫(yī)院整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同醫(yī)院經(jīng)營管理的有機結(jié)合，決定了醫(yī)院資源配置的取向和模式，決定著醫(yī)院的經(jīng)營版圖和未來發(fā)展，這對于實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營戰(zhàn)略、不斷提高管理效率具有深遠影響。因此，做好檔案管理工作對于促進醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場經(jīng)濟中的競爭力，具有重要意義。

（作者單位：煙臺市北海醫(yī)院）