談如何推動(dòng)高校檔案工作為各項(xiàng)工作服務(wù)

摘 要：高效檔案工作無(wú)論是從歷史還是現(xiàn)實(shí)的角度來(lái)看都是不可缺少的，但是各個(gè)高校對(duì)檔案工作的重視程度不夠無(wú)疑也是不爭(zhēng)的事實(shí)。如何推動(dòng)高校檔案工作為各項(xiàng)工作服務(wù)，是檔案工作者為檔案工作爭(zhēng)取合適地位、發(fā)揮檔案工作應(yīng)有作用的前提。要使高校檔案工作緊跟改革與發(fā)展的步伐，就必須把握高校檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，深入了解其承擔(dān)的工作任務(wù)和服務(wù)性質(zhì)。因此，本人擬對(duì)檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新問(wèn)題進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：高校檔案 工作服務(wù)

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2012）12（c）-0248-01

1 高校檔案工作的特點(diǎn)

1.1 高校檔案工作的社會(huì)性

高校是一個(gè)出科研成果和人才的機(jī)構(gòu)，高校與社會(huì)的廣泛聯(lián)系就是歷史使命所決定的。高校招收的學(xué)生們都是從社會(huì)上得來(lái)的，經(jīng)畢業(yè)之后再次走向社會(huì)。在日常的教學(xué)內(nèi)容中，高校在培養(yǎng)人才的全過(guò)程檔案資料都得到很好的積累，而這些資料主要是反映出學(xué)生在學(xué)校的文化生活、思想修養(yǎng)、政治素質(zhì)、學(xué)歷以及學(xué)業(yè)等多個(gè)方面的情況。給進(jìn)入社會(huì)提供了很好的參考價(jià)值。故而，高校與社會(huì)的客觀廣泛聯(lián)系就此決定，這也是社會(huì)利用檔案資料的趨勢(shì)和必然結(jié)果。

1.2 高校檔案管理的實(shí)用性

高等院校是集教學(xué)、科研、科技開發(fā)于一體的人才培養(yǎng)基地。各個(gè)院校中的各個(gè)專業(yè)在教育的方式、方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、體制和理念以及在教學(xué)管理制度、周期上都是由檔案管理活動(dòng)的基本規(guī)律所決定的。都存在若干方面的共性。因此，這就決定了高等院校檔案管理工作的復(fù)雜性、艱巨性。同時(shí)，高校的檔案工作與科研工作緊密聯(lián)系，密不可分，記錄和反映這些教學(xué)活動(dòng)，所以，它在很大程度上又具有極強(qiáng)的實(shí)用性。

1.3 高校檔案管理的系統(tǒng)性

高校檔案是一個(gè)獨(dú)特的檔案管理系統(tǒng)，它形成的載體數(shù)量很大，種類繁多，部門比較龐雜。其中包含了電子檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案和載體檔案這些傳統(tǒng)的管理方式外，還包含了有網(wǎng)絡(luò)形態(tài)的檔案管理系統(tǒng)。檔案多元管理以及形成一些列的借閱利用，文件整理和復(fù)制傳真等方面的管理活動(dòng)，就形成了比較復(fù)雜的高校系統(tǒng)。

2 高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

檔案管理缺乏有效機(jī)制。檔案管理工作中缺乏嚴(yán)格的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作不實(shí)，管理人員敷衍了事。歸檔不全，尤其是重要文件如教學(xué)科研、申碩、重大事項(xiàng)活動(dòng)等等重要文件的缺少，都給以后的檔案管理工作造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。沒有充分發(fā)揮高校檔案的作用。

2.1 檔案管理工作服務(wù)方式意識(shí)不夠

檔案工作在服務(wù)方式上客觀存在著被動(dòng)服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)兩種并存的方式。所為被動(dòng)服務(wù)，就是通常所說(shuō)的“等客上門”，被動(dòng)地為利用者提供服務(wù)。所謂主動(dòng)服務(wù)，就是積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)各方面的利用者著想，積極努力創(chuàng)造各種服務(wù)的條件，主動(dòng)提供多種服務(wù)。

2.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后

新時(shí)期檔案工作的要求不斷提高，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出了新的更高要求。與發(fā)展的要求相比，部分高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，檔案館必要的配備消防、安保、溫濕度自控、樓宇智能和垂直運(yùn)輸系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)施不足，確保不了館藏檔案安全和高效運(yùn)行。適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位。

2.3 大力加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)提高管理水平

雖然高校配備具備條件的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，落實(shí)專職檔案工作人員的編制，保證他們?cè)诼毞Q、職級(jí)和工資福利上享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇及有關(guān)保健津貼，加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案工作人員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作水平。但隨著基層管理人員多為兼職，且頻繁更換，造成檔案管理工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊，為規(guī)范檔案管理工作增添了難度。

2.4 管理方式落后，信息化管理手段運(yùn)用很少

高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。這種方式已經(jīng)越來(lái)越難以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，難以適應(yīng)信息化的要求。高校檔案工作存在的這些問(wèn)題，其原因是多方面的，但筆者以為最主要的原因有二。一是高校檔案信息化建設(shè)的宣傳力度不夠；二是檔案建設(shè)投入不足，檔案信息化建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺少，致使檔案建設(shè)中許多應(yīng)該解決的問(wèn)題，得不到及時(shí)解決，檔案建設(shè)跟不上學(xué)校發(fā)展的步伐。

3 高校檔案工作建設(shè)的建議及對(duì)策

3.1 進(jìn)一步建立健全檔案工作機(jī)制體制

深入開展檔案法制宣傳教育，不斷提高全員檔案意識(shí)，營(yíng)造依法治檔的工作環(huán)境，明確高校檔案工作由校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)的高校檔案工作機(jī)制，建立健全與學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)模相匹配的檔案工作機(jī)構(gòu)，提升檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力、協(xié)調(diào)力。

3.2 大力加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

重視檔案部門的干部隊(duì)伍建設(shè)，落實(shí)專職檔案工作人員的編制，保證他們?cè)诼毞Q、職級(jí)和工資福利上享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇及有關(guān)保健津貼，配齊配強(qiáng)學(xué)校檔案（館）的領(lǐng)導(dǎo)班子，加大檔案系統(tǒng)干部任用和交流力度，增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍活力。設(shè)置檔案管理崗位，明確專（兼）職檔案人員。

3.3 健全和完善檔案工作規(guī)章制度

根據(jù)“27號(hào)令”的有關(guān)規(guī)定，在制度建設(shè)上繼續(xù)完善、創(chuàng)新，對(duì)歸檔門類、歸檔范圍、保管期限進(jìn)行全面的梳理，從實(shí)際出發(fā)積極探索學(xué)生類檔案管理的新模式，一是建立有效的監(jiān)管機(jī)制；二是采取切實(shí)可行的措施；三是進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)重要檔案建檔工作的指導(dǎo)監(jiān)督，及時(shí)做好新區(qū)基本建設(shè)檔案的監(jiān)管和接收進(jìn)館（室）工作。

3.4 在管理利用上，強(qiáng)化服務(wù)功能

檔案管理的目的在于利用，在于為教學(xué)中心工作搞好服務(wù)。所以，要從封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，積極開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源共享，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。最近幾年，正逢高?？焖侔l(fā)展時(shí)期，基本建設(shè)也在不斷加速，諸多項(xiàng)目工作都涉及到檔案作為查找依據(jù)。學(xué)?；窘ㄔO(shè)、教學(xué)評(píng)估、審報(bào)碩士授予權(quán)等等的檔案管理利用工作也大有作為。鑒于此情況，我們應(yīng)掌握規(guī)律，跟蹤服務(wù)，全方位、多層次、多角度地提供檔案服務(wù)，更進(jìn)一步為學(xué)校建設(shè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.5 扎實(shí)有效地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

結(jié)合高校信息化建設(shè)，充分利用并掌握先進(jìn)技術(shù)手段，建立規(guī)范科學(xué)的檔案工作現(xiàn)代化管理模式，積極開展電子文件歸檔管理工作，探索數(shù)字化檔案信息的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、安全保障和有效利用，加快文檔一體化進(jìn)程。

總之，檔案工作是高?；A(chǔ)管理工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔等工作的同時(shí)，要更好的利用多媒體、辦公自動(dòng)化輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案館（室）的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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