無償獻(xiàn)血檔案規(guī)范化管理的思考

摘 要：獻(xiàn)血檔案的規(guī)范化管理是血站管理工作的重要組成部分，是確保血液質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。本文列舉了收集和管理中容易出現(xiàn)的問題、產(chǎn)生原因，并提出對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：獻(xiàn)血檔案 規(guī)范管理 對(duì)策與措施

中圖分類號(hào)：R193 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2012）11（b）-0229-01

1998年《獻(xiàn)血法》頒布實(shí)施以后，越來越多的公民自覺加入到這一行列中來，這對(duì)無償獻(xiàn)血者的檔案管理提出了新的更高的要求。獻(xiàn)血檔案是獻(xiàn)血者獻(xiàn)血全過程的真實(shí)記載，它的規(guī)范、真實(shí)、完整是血站科技檔案以及規(guī)范化管理的重要組成部分，不但記錄和反映了血液質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的全過程，而且是在國(guó)家的法制不斷健全，公民的法律意識(shí)逐步增強(qiáng)的情況下，血站必須加強(qiáng)自我保護(hù)，也是給歷史留下的寶貴財(cái)富。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，輸血科學(xué)的不斷發(fā)展，國(guó)家對(duì)采供血機(jī)構(gòu)的要求越來越嚴(yán)格，管理越來越規(guī)范。在長(zhǎng)期的血站工作中，筆者總結(jié)出影響獻(xiàn)血資料的收集和管理易出現(xiàn)的問題，并提出對(duì)策和措施[1]。

1 主要問題

1.1 書寫不規(guī)范

字跡潦草，無法辨認(rèn)，字體大小不一致，超格填寫表格項(xiàng)目，涂改現(xiàn)象嚴(yán)重，糾正錯(cuò)誤的方法不統(tǒng)一，醫(yī)生或獻(xiàn)血者簽字只簽姓不落名，蓋印章的表格印油濃淡不均等。

1.2 項(xiàng)目填寫不完整

如工作單位、通訊地址、聯(lián)系電話不詳或錯(cuò)誤填寫，造成獻(xiàn)血后追蹤和回訪困難；無身份證或號(hào)碼記錄不準(zhǔn)確，或者用出生年月日代替，造成歸檔困難；已獻(xiàn)血次數(shù)不準(zhǔn)確，給統(tǒng)計(jì)工作帶來難度；只限女性填寫的項(xiàng)目男性誤填等，造成獻(xiàn)血者信息收集不完整。

1.3 越俎代庖

本應(yīng)由獻(xiàn)血者本人簽名的健康征詢表和獻(xiàn)血同意書，由血站工作人員代填寫或代簽名，造成檔案資料失真。

1.4 記錄不真實(shí)

冰凍紅細(xì)胞貯藏冰柜、冰凍血小板貯藏冰柜、新鮮冰凍血漿貯藏冰柜等儀器設(shè)備的觀察時(shí)間和要求達(dá)到規(guī)定溫度都有嚴(yán)格要求，而工作人員不按規(guī)定時(shí)間觀察和記錄，而是憑想當(dāng)然，隨意按時(shí)間要求記錄一些不真實(shí)的數(shù)據(jù)，埋下了嚴(yán)重的事故隱患。

1.5 歸檔資料審核不嚴(yán)格

檔案管理人員由于責(zé)任心，怕得罪人、老好人思想嚴(yán)重，加之業(yè)務(wù)科室對(duì)高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求認(rèn)識(shí)不足，將不合格資料移交檔案室。管理人員收集時(shí)不認(rèn)真檢查歸檔資料質(zhì)量，以至劣質(zhì)資料進(jìn)入檔案室，埋下嚴(yán)重的質(zhì)量隱患。

2 產(chǎn)生原因

2.1 學(xué)習(xí)不夠，認(rèn)識(shí)不足

沒有把獻(xiàn)血資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范化提高到是保證血液質(zhì)量的高度來認(rèn)識(shí)?！东I(xiàn)血法》和《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)獻(xiàn)血資料的收集和管理有明確的質(zhì)量要求，而在實(shí)際工作中沒有認(rèn)真貫徹實(shí)施，領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管不嚴(yán)負(fù)有重要責(zé)任，對(duì)工作要求不嚴(yán)格，不具體，淡化了獻(xiàn)血資料管理的重要地位。

2.2 制度不健全，不具體

對(duì)資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不明確或有制度未認(rèn)真執(zhí)行，形同虛設(shè)，不檢查、不督促，發(fā)現(xiàn)問題不及時(shí)糾正，聽之任之。工作人員怕麻煩，圖簡(jiǎn)單，不愿做過細(xì)的工作，只求過得去，低標(biāo)準(zhǔn)低要求對(duì)待獻(xiàn)血資料。

2.3 對(duì)獻(xiàn)血者宣傳不夠

解釋不清楚或者根本不作具體要求和指導(dǎo)，獻(xiàn)血者不懂健康征詢表意圖。特別是在獻(xiàn)血者多的情況下或?qū)ξ幕讲桓叩墨I(xiàn)血者，放松了指導(dǎo)，致使獻(xiàn)血者想當(dāng)然任意填寫健康征詢表，這是獻(xiàn)血者原始資料不完整、不真實(shí)、不準(zhǔn)確、書寫不規(guī)范的主要原因。

3 對(duì)策與措施

3.1 建立健全組織機(jī)構(gòu)和管理制度

我站領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入到血站長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和單位質(zhì)量管理目標(biāo)體系中，成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制訂完善多項(xiàng)檔案管理制度、辦法，使我站的檔案管理工作有法可依、有據(jù)可查，真正做到了領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)、人員、制度、措施“五到位”，形成了一個(gè)完整、高效、科學(xué)的工作機(jī)制。

3.2 加強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)教育

把獻(xiàn)血資料書寫的規(guī)范化要求作為血站的大事來抓，提高職工全方位的質(zhì)量意識(shí)，讓職工明確獻(xiàn)血資料不僅是獻(xiàn)血信息查詢，血液質(zhì)量追溯和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的依據(jù)，而且在可能面臨的輸血糾紛中擔(dān)負(fù)著舉證倒置的責(zé)任，從而提到自我保護(hù)意識(shí)的高度來認(rèn)識(shí)。

3.3 加強(qiáng)責(zé)任，明確要求

制度要具體，標(biāo)準(zhǔn)要明確，責(zé)任要到位。為了確保資料的真實(shí)、完整和規(guī)范，要明確填寫項(xiàng)目、方法，做到不漏項(xiàng)，字跡要工整。對(duì)一些記錄有個(gè)人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，紙類檔案要專職負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，計(jì)算機(jī)文檔要進(jìn)行加密處理。

血站檔案信息具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門形成的檔案資料上簽字，以示負(fù)責(zé)；同時(shí)，各部門（環(huán)節(jié)）間做好交接，下一部門（環(huán)節(jié)）必須對(duì)上一部門（環(huán)節(jié)）的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)，雙方確認(rèn)無誤后簽字交接。分層把關(guān)，相互約束，確保數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確。

3.4 統(tǒng)一規(guī)范化表格，使用前集中培訓(xùn)

國(guó)家和當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政部門統(tǒng)一制定了一部分表格，計(jì)算機(jī)信息化管理也需使用部分統(tǒng)一表格。但在實(shí)際工作中，需要根據(jù)工作的具體情況自行設(shè)計(jì)一定數(shù)量的實(shí)用表格，用以反映血站工作全貌。特殊表格需附填表說明，明確填表要求和填表人。

3.5 督促檢查到位

血站質(zhì)量管理委員會(huì)、質(zhì)量控制科、業(yè)務(wù)科室的質(zhì)量管理小組和血站職工層層明確責(zé)任。質(zhì)量檢查落實(shí)到位。每份資料填寫后，要有審核人簽字，科室質(zhì)量管理小組要全面檢查，質(zhì)量控制科實(shí)施質(zhì)量過程的全程控制。站隨時(shí)抽查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。對(duì)各科獻(xiàn)血資料明確歸檔時(shí)間和要求，檔案管理人員做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)不合格資料不留情面，堅(jiān)持原則，嚴(yán)禁不合格資料進(jìn)入檔案室。

3.6 堅(jiān)持獎(jiǎng)懲制度

血站要制訂可行的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，工作質(zhì)量高的，獎(jiǎng)勵(lì)兌現(xiàn)，表彰先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，促進(jìn)工作。對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，發(fā)生差錯(cuò)，按制度按量懲罰，情節(jié)嚴(yán)重的全站通報(bào)并書面檢查。同時(shí)作為年終評(píng)優(yōu)評(píng)先的重要依據(jù)。

3.7 兩套資料同步收集，同步管理

血站實(shí)行計(jì)算機(jī)管理后，對(duì)獻(xiàn)血資料實(shí)行“兩套制度”管理，即軟件資料備份與紙質(zhì)資料立卷歸檔同步進(jìn)行。既方便查閱，又便于長(zhǎng)期保存?zhèn)洳?，保存期限和要求?yán)格按衛(wèi)生部《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》及科技檔案的管理要求執(zhí)行，資料的利用和銷毀要嚴(yán)格審批，作好登記。

3.8 加強(qiáng)檔案管理人員的管理

一是加強(qiáng)對(duì)檔案管理理人員檔案工作安全和保密意識(shí)的教育，使之充分了解檔案工作的安全與保密的重要性；二是進(jìn)行文書、檔案管理的培訓(xùn)，使其掌握檔案工作的基本知識(shí)、原則；進(jìn)行檔案管理操作規(guī)程、保密常識(shí)、案卷裝訂技巧等的指導(dǎo)，達(dá)到檔案工作的基本要求；三是加強(qiáng)個(gè)人自身修養(yǎng)，不該看的不看，不該做的不做，不該說的不說。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)麗琴，毛建軍.獻(xiàn)血資料的收集和保管[J].中國(guó)輸血雜志，2005，18（3）：272-273.