Word 2010在工程資料編寫(xiě)中的應(yīng)用

　　摘要：Word2010功能強(qiáng)大，眾人皆知，但是很多適用的功能大家未必都會(huì)用，在這里想把一些非常有用的功能介紹給大家，比如利用插入分節(jié)符給文章任意分節(jié)后再按自己的需要進(jìn)行排版，用多級(jí)列表給各章節(jié)自動(dòng)編號(hào)，插入題注，交叉引用，自動(dòng)生成章節(jié)目錄、圖表目錄等，掌握這些功能在寫(xiě)報(bào)告、長(zhǎng)篇文檔的時(shí)候我們會(huì)收到事半功倍的效果。
　　關(guān)鍵詞：Word2010；分節(jié)技巧；合并文檔；多級(jí)列表；插入題注；交叉引用；目錄生成
　　中圖分類(lèi)號(hào)：TP3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)17-4252-05
　　用word寫(xiě)報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、文件等等是我們大多數(shù)人經(jīng)常性的工作。但是很多人在章節(jié)編號(hào)、圖表編號(hào)都是手動(dòng)完成，頁(yè)眉同樣是手動(dòng)添加；一篇文檔中頁(yè)面同時(shí)有橫頁(yè)和豎頁(yè)不知道怎么設(shè)置；為了不讓封面上插上頁(yè)碼，將封面單獨(dú)作一個(gè)文檔，甚至目錄還是手工完成，更不用說(shuō)生成圖表目錄了；一篇文檔好不容易寫(xiě)完了，卻又發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，需要?jiǎng)h除或者增加章節(jié)，不修改又不行，修改嘛后面的編號(hào)又得重新編，在編號(hào)時(shí)甚至錯(cuò)編、重編、漏編，既花費(fèi)時(shí)間，又有很大的工作量。我們?cè)诰帉?xiě)資料的時(shí)候總是會(huì)遇到這樣或那樣的問(wèn)題，大家也許會(huì)想這些要是能自動(dòng)完成該多好啊。下面就一些很適用的功能與大家分享，實(shí)現(xiàn)手動(dòng)到自動(dòng)。
　　1分節(jié)技巧
　　在一篇文檔中封面一般是不需要插入頁(yè)碼的，目錄和正文頁(yè)碼是不續(xù)編的、各章節(jié)插入不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳，附表例如橫道圖需要設(shè)置為橫向等等。在建立新文檔時(shí)，Word將整篇文檔認(rèn)為是一節(jié)，我們可以通過(guò)插入分節(jié)符后，可以根據(jù)需要分別為每節(jié)設(shè)置不同的格式。
　　節(jié)可小至一個(gè)段落，大至整篇文檔。我們可以把長(zhǎng)篇文檔的每一章作一節(jié)，這樣對(duì)插入頁(yè)碼、頁(yè)眉都相互不干擾，在修改其它章節(jié)的時(shí)候也不會(huì)影響到前后的章節(jié)。節(jié)用分節(jié)符標(biāo)識(shí)，在草稿視圖中，分節(jié)符是兩條橫向平行的虛線(xiàn)。Word將當(dāng)前節(jié)的文本邊距、紙型、方向以及該節(jié)所有的格式化信息存儲(chǔ)于分節(jié)符中。
　　具體插入步驟很簡(jiǎn)單，在“頁(yè)面布局”功能區(qū)里點(diǎn)擊“分隔符”的下拉三角按鈕就能找到分節(jié)符了。如果要?jiǎng)h除分節(jié)符，可以切換到“草稿視圖”下選中分節(jié)符后，按“Detele”鍵就可以刪除指定分節(jié)符了，在刪除分節(jié)符的同時(shí)，也將刪除該分節(jié)符前面文本的分節(jié)格式，該文本將變成下一節(jié)的一部分，并采用下一節(jié)的格式。
　　用好分節(jié)符不管一篇文檔有封面、扉頁(yè)、前言、目錄、正文等多少種結(jié)構(gòu)，我們均能在一篇文檔中完成了。
　　2快速合并多個(gè)文檔為一個(gè)文檔
　　我們?cè)趯?xiě)可研報(bào)告和初設(shè)報(bào)告的時(shí)候，一般都是有很多章節(jié)，幾個(gè)同事一起完成，完成后希望合并為一個(gè)文檔，以便一次性創(chuàng)建整個(gè)報(bào)告的目錄。Word2010很方便就能實(shí)現(xiàn)，具體操作步驟如下：
　　1）新建一個(gè)文檔，并使其頁(yè)面設(shè)置等與要合并的多個(gè)文檔一致。也可以打開(kāi)其中一個(gè)要合并的文檔，然后另存為一個(gè)新文檔，并將其中的內(nèi)容全部刪除。
　　2）單擊功能區(qū)中的“插入”選項(xiàng)卡，然后單擊“對(duì)象”按鈕下拉三角按鈕，并單擊彈出菜單中的“文件中文字”命令。在“插入文件”對(duì)話(huà)框中選中要合并的多個(gè)文檔，如圖1所示。
　　3）單擊“插入”按鈕。如果要以鏈接形式插入文檔，則單擊“插入”按鈕右側(cè)的下拉三角按鈕，然后單擊彈出菜單中的“插入為鏈接”命令。這樣所選文檔就插入到新的文檔中了，從而輕松實(shí)現(xiàn)了合并多個(gè)文檔。
　　3 Word2010設(shè)置多級(jí)列表
　　一篇長(zhǎng)文檔一般是分章節(jié)的，各章節(jié)的標(biāo)題是按需要進(jìn)行編號(hào)。在Word中也有對(duì)應(yīng)的工具來(lái)完成這項(xiàng)任務(wù)，這就是多級(jí)列表。然而絕大多數(shù)的朋友可能并不知道Word有這么個(gè)工具；或者即使知道，卻對(duì)如何正確使用這個(gè)工具不得要領(lǐng)。有的人可能會(huì)用“標(biāo)題一”樣式來(lái)做單級(jí)列表，但是在碰到需要二級(jí)列表甚至三級(jí)、四級(jí)列表的時(shí)候，卻完全不知所措了。結(jié)果往往只能純靠手工進(jìn)行，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說(shuō)，還經(jīng)常因?yàn)闃?biāo)題對(duì)不齊或者縮進(jìn)搞不定而頭疼。
　　利用多級(jí)列表我們可以實(shí)現(xiàn)文檔的各章節(jié)自動(dòng)編號(hào)，增加或刪減章節(jié)其它章節(jié)的編號(hào)也能自動(dòng)更改，所有章節(jié)編號(hào)將自動(dòng)生成并且相互關(guān)聯(lián)，修改其中任意一個(gè)編號(hào)后，其他各級(jí)編號(hào)自動(dòng)更新，免去了一個(gè)一個(gè)修改的麻煩。我們?cè)谏赡夸浀臅r(shí)候也不需要再去設(shè)置各章節(jié)標(biāo)題的大綱級(jí)別了，而且還能根據(jù)各章的標(biāo)題自動(dòng)生成頁(yè)眉，會(huì)給我們編寫(xiě)文檔帶來(lái)很多便利。具體設(shè)置步驟如下：
　　點(diǎn)擊“開(kāi)始”/多級(jí)列表圖標(biāo)/定義新的多級(jí)列表，在出現(xiàn)的定義界面中，如圖3，點(diǎn)擊左下角的“更多>>”，可以看到右邊的選項(xiàng)“將級(jí)別鏈接到樣式”，默認(rèn)是“無(wú)樣式”，按照級(jí)別，把一級(jí)列表鏈接到標(biāo)題一，二級(jí)列表鏈接到標(biāo)題二，依此類(lèi)推。
　　圖2多級(jí)列表定義框
　　如果你使用的是“第一章xxxx”且居中的格式，請(qǐng)將“編號(hào)對(duì)齊方式”修改為居中。按上圖設(shè)置好之后，不要點(diǎn)擊確定，接著點(diǎn)擊“設(shè)置所有級(jí)別”，按照?qǐng)D3所示設(shè)置。
　　這一步非常重要！因?yàn)榘凑諊?guó)際慣例，無(wú)論哪一級(jí)標(biāo)題都是沒(méi)有縮進(jìn)，頂格排版的。所以除非你的確實(shí)需要二級(jí)標(biāo)題和三級(jí)標(biāo)題依次遞進(jìn)縮進(jìn)，否則請(qǐng)?jiān)谶@里將每一級(jí)的附加縮進(jìn)量設(shè)為0。而如果你是設(shè)置的純中文格式，則根據(jù)自己的需要來(lái)進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置好點(diǎn)擊確定。
　　圖3
　　之后應(yīng)看到下圖：圖4中，各標(biāo)題前面都增加了各級(jí)編號(hào)，則說(shuō)明設(shè)置正確。使用時(shí)，是一級(jí)標(biāo)題的地方，就點(diǎn)擊上圖中的“標(biāo)題1”按鈕，二級(jí)標(biāo)題點(diǎn)擊“標(biāo)題2”按鈕，以后以此類(lèi)推。
　　設(shè)置好多級(jí)列表后，我們可以把樣式保存下來(lái)以后就不用每次都對(duì)多級(jí)列表進(jìn)行設(shè)置。點(diǎn)擊“開(kāi)始”/更改樣式的下拉三角按鈕/樣式集/另存為快速樣式集，輸入文件名并點(diǎn)“保存”就可以把當(dāng)前樣式保存下來(lái)，下次編輯文檔時(shí)直接調(diào)用就可了。
　　4文檔中插入題注
　　我們寫(xiě)長(zhǎng)篇文檔時(shí)，如果里面有很多圖表都需要編號(hào)，而且還要求創(chuàng)建圖表目錄我們?cè)趺崔k，當(dāng)文檔完成后在兩張表格或圖片中間又插入了新的表格或圖片又怎么編號(hào)，難道手工把后面的圖表編號(hào)一個(gè)一個(gè)的加一嗎？那工作量大不用說(shuō)了，而且還很煩瑣。其實(shí)我們可以利用“插入題注”來(lái)幫我們自動(dòng)完成這些煩人的事。
　　題注就是給圖片、表格、公式等項(xiàng)目添加名稱(chēng)和編號(hào)。使用題注功能可以使長(zhǎng)文檔中圖片、表格或公式等項(xiàng)目按順序地自動(dòng)編號(hào)。如果移動(dòng)、插入或刪除帶題注的項(xiàng)目時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)更新題注的編號(hào)。插入題注既可以方便地在文檔中創(chuàng)建圖表目錄，而且一旦某一項(xiàng)目帶有題注，還可以在正文中對(duì)其進(jìn)行交叉引用。
　　下面就以插入表格題注為例來(lái)說(shuō)明插入題注的方法，插入圖片、公式等其它編號(hào)操作步驟類(lèi)似。具體操作步驟如下所述：
　　1）打開(kāi)Word2010文檔窗口，選中準(zhǔn)備插入題注的表格。在“引用”功能區(qū)的“題注”分組中單擊“插入題注”按鈕，打開(kāi)插入題注對(duì)話(huà)框。
　　圖5題注對(duì)話(huà)框
　　2）如果在“標(biāo)簽”下拉列表中沒(méi)有合適的標(biāo)簽內(nèi)容，單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，打開(kāi)“新建標(biāo)簽”對(duì)話(huà)框，然后新建作為題注的標(biāo)簽。
　　3）如果要設(shè)置題注的其它編號(hào)格式，可以單擊“編號(hào)”按鍵，在彈出“題注編號(hào)”對(duì)話(huà)框，在該對(duì)話(huà)框中，可以選擇合適的編號(hào)即可改變題注的編號(hào)格式。
　　4）如果選中“題注中不包含標(biāo)簽”復(fù)選框，則表格題注中將不顯示“表”字樣，而只顯式編號(hào)和用戶(hù)輸入的表格名稱(chēng)。單擊“位置”下拉三角按鈕，在位置列表中可以選擇“所選項(xiàng)目上方”或“所選項(xiàng)目下方”。設(shè)置完畢單擊“確定”按鈕。如果我們想要自動(dòng)插入題注，我們可以選擇“自動(dòng)插入題注”按鈕，再選擇所需要的題注類(lèi)型，一旦插入選中類(lèi)型的圖表便會(huì)自動(dòng)添加題注。題注插入后我們便可對(duì)其進(jìn)行交叉引用設(shè)置和生成圖表目錄。
　　5在Word2010文檔中交叉引用
　　如果在文章的正文中需要引用，例如“如果想了解有關(guān)xxx的詳細(xì)信息，請(qǐng)參考該文第x頁(yè)xxx節(jié)的相關(guān)內(nèi)容”，這時(shí)候你會(huì)怎樣做?手工創(chuàng)建索引?那以后如果頁(yè)數(shù)變化了，或者章節(jié)的編號(hào)名稱(chēng)變化了，難道再挨個(gè)手工更新?其實(shí)，這就可以通過(guò)“交叉引用”來(lái)幫我們實(shí)現(xiàn)了。
　　在Word2010文檔中，通過(guò)插入交叉引用可以動(dòng)態(tài)引用當(dāng)前Word文檔中的書(shū)簽、標(biāo)題、編號(hào)、腳注等內(nèi)容。以插入編號(hào)項(xiàng)交叉引用為例來(lái)介紹下操作步驟：
　　第1步，打開(kāi)已添加書(shū)簽的Word2010文檔窗口，將插入條光標(biāo)定位到合適的位置。切換到“引用”功能區(qū)，在“題注”分組中單擊“交叉引用”按鈕。
　　第2步，在打開(kāi)的“交叉引用”對(duì)話(huà)框中，單擊“引用類(lèi)型”下拉三角按鈕，在打開(kāi)的列表中可以選擇“編號(hào)項(xiàng)”、“標(biāo)題”、“書(shū)簽”、“腳注”、“尾注”等選項(xiàng)，本例選擇“編號(hào)項(xiàng)”選項(xiàng)。單擊“引用內(nèi)容”下拉三角按鈕，選擇引用內(nèi)容，在列表中可以選擇“段落編號(hào)”等選項(xiàng)。保持“插入為超鏈接”復(fù)選框的選中狀態(tài)，然后在“引用哪一個(gè)編號(hào)項(xiàng)”列表中選擇合適的編號(hào)項(xiàng)，例如“分節(jié)技巧”，并單擊“插入”按鈕，就能在指定位置插入“分節(jié)技巧”了。
　　返回Word2010文檔窗口，將鼠標(biāo)指針指向插入的交叉引用處將顯示編號(hào)項(xiàng)名稱(chēng)。按住Ctrl鍵并單擊交叉引用文字可以跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)編號(hào)項(xiàng)位置。
　　6創(chuàng)建目錄
　　文檔編寫(xiě)完了，我們還需要在文檔的前面創(chuàng)建一個(gè)章節(jié)目錄，在末尾對(duì)文中出現(xiàn)的所有圖片和表格或者其他內(nèi)容列一個(gè)目錄出來(lái)，方便讀者快速定位，如果你的章節(jié)按多級(jí)列表編輯過(guò)，圖片或表格都按照上文介紹的方法添加了題注，那么解決起來(lái)很簡(jiǎn)單。
　　將鼠標(biāo)插入點(diǎn)放置在需要?jiǎng)?chuàng)建圖片或表格目錄的位置，打開(kāi)Word2010的“引用”工具欄，在“題注”分組中，單擊“插入圖表目錄”按鈕，可以打開(kāi)創(chuàng)建圖表目錄對(duì)話(huà)框。從“題注標(biāo)簽”下拉菜單中選擇你要?jiǎng)?chuàng)建索引的內(nèi)容對(duì)應(yīng)的題注，例如“圖表”、“圖”，或者其他你按照上文方法插入的題注，然后選擇好其他選項(xiàng)，并單擊確定，便能自動(dòng)插入圖表目錄了。
　　章節(jié)目錄的創(chuàng)建也是類(lèi)似圖表目錄，在“引用”工具欄，單擊“目錄”下的三角下拉按鈕，選擇“插入目錄”彈出圖7目錄插入對(duì)話(huà)框。設(shè)置好格式和顯示級(jí)別，單擊確定就能在指定位置自動(dòng)創(chuàng)建章節(jié)目錄了。
　　7利用域自動(dòng)插入頁(yè)眉
　　我們的文檔如果應(yīng)用了多級(jí)列表給章節(jié)自動(dòng)編號(hào)，并應(yīng)用分節(jié)符給各章節(jié)進(jìn)行了分節(jié)，這樣我們便可以利用域來(lái)給每章節(jié)自動(dòng)插入頁(yè)眉，在插入頁(yè)眉時(shí)取消“鏈接到上一節(jié)”，這樣各章的頁(yè)眉就可以鏈接到各章的標(biāo)題與前后章節(jié)不相關(guān)聯(lián)。
　　1）定位到頁(yè)眉中，從菜單選擇“插入”功能區(qū)/“文檔部件”/“域”命令，顯示“域”對(duì)話(huà)框，如圖8所示。圖8插入“StyleRef”域
　　2）在“域名”中選擇“StyleRef”域，并在“樣式名”中選擇“標(biāo)題1”樣式，表示引用“標(biāo)題1”樣式中的文字。單擊“確定”按鈕后，即可將本節(jié)“標(biāo)題1”樣式對(duì)應(yīng)的文字插入頁(yè)眉，設(shè)置頁(yè)眉右對(duì)齊后，得到如圖9所示的效果。
　　8利用導(dǎo)航窗格調(diào)整文檔章節(jié)
　　長(zhǎng)篇文檔章節(jié)很多，寫(xiě)完之后，可能會(huì)覺(jué)得有的章節(jié)是多余的想刪除，有些章節(jié)可能需要調(diào)整順序，我們?cè)谡闹袆h除，或者剪切粘貼是很麻煩的，需要選中要修改的全部?jī)?nèi)容。利用導(dǎo)航窗格來(lái)完成就相當(dāng)直觀、簡(jiǎn)單了。
　　在Word2010“視圖功能”區(qū)“顯示”分組中選擇“導(dǎo)航空格”，在文檔的左側(cè)便會(huì)顯示導(dǎo)航窗格，如圖10，在導(dǎo)航窗格中選擇第一個(gè)按鈕“瀏覽您的文檔中的標(biāo)題”，我們就能看到文檔中的所有標(biāo)題都顯示在窗格里，要?jiǎng)h除章節(jié)我們只需刪除對(duì)應(yīng)的章節(jié)標(biāo)題，便能把本章節(jié)的內(nèi)容全部刪除，要改變章節(jié)的位置，只需拖拉章節(jié)的標(biāo)題移動(dòng)到需要的位置，便能完成對(duì)章節(jié)內(nèi)容的位置調(diào)整。位置移動(dòng)后，章節(jié)的編號(hào)也會(huì)自動(dòng)更改。在文檔導(dǎo)航窗格中單擊標(biāo)題還能快速準(zhǔn)確地定位到各章節(jié)。
　　圖10導(dǎo)航窗格
　　文檔標(biāo)題導(dǎo)航的先決條件是打開(kāi)的文檔必須事先設(shè)置有標(biāo)題或大綱級(jí)別。如果沒(méi)有設(shè)置標(biāo)題，就無(wú)法用文檔標(biāo)題進(jìn)行導(dǎo)航，如果文檔事先設(shè)置了多級(jí)列表，導(dǎo)航效果會(huì)更好，更準(zhǔn)確。
　　9結(jié)束語(yǔ)
　　最后，我還想強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，我們?cè)谛薷倪^(guò)文檔后，我們按鍵盤(pán)上的“Ctrl+A”組合鍵全選文檔，再按“F9”鍵刷新文檔，這樣創(chuàng)建的目錄、題注、交叉引用等都會(huì)全部自動(dòng)更新。
　　無(wú)論多么復(fù)雜的排版，只要用好了分節(jié)、多級(jí)列表、題注、交叉引用、頁(yè)面設(shè)置和頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置等，就能輕松快捷地制作出專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的文檔。
　　Word2010為我們提供了強(qiáng)大的文檔編輯功能，還有很多，例如打印功能，可以滿(mǎn)足各種打印需求，樣式管理、頁(yè)面設(shè)置、表格計(jì)算、屏幕截圖、自動(dòng)生成各種圖表等許多功能，在這里篇幅有限就不再一一敘述了。