淺議高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

　　摘要：通過對當(dāng)前高校學(xué)生檔案利用的問題和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了通過檔案電子化提高檔案利用效率的具體方案，包括檔案信息系統(tǒng)開發(fā)，人員配備，及制度建設(shè)，并對方案的實(shí)施提出了相關(guān)建議。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息系統(tǒng)；檔案電子化；制度建設(shè)
　　高校檔案館是集中保管高校重要檔案的基地，是社會各方面利用高校檔案信息資源的中心。隨著高校學(xué)生人數(shù)的不斷增加，因?yàn)榫蜆I(yè)、調(diào)動、出國（境）等原因前來學(xué)校的檔案館利用檔案的學(xué)生越來越多。通過檔案的電子化，提高檔案的利用的效率迫在眉睫。這就為高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)提出了現(xiàn)實(shí)要求。
　　一、問題和現(xiàn)狀
　　長期以來，我們的檔案館是封閉性的，例如商代殷墟的甲骨檔案庫，秦代的中央禁室、兩漢時(shí)期的石渠閣、蘭臺與東觀、唐朝的甲庫、宋代的架閣庫、明代的石湖黃冊庫、清代的皇史宬、內(nèi)閣大庫等。1980年，我國作出了開放歷史檔案的決定，標(biāo)志我國國家檔案由封閉走向開放。2007年10月29日《中國檔案報(bào)》在《用十七大精神指引檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展》社論中指出：“學(xué)習(xí)貫徹十七大精神，促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，必須從以人為本為核心，更加關(guān)注民生，不斷促進(jìn)社會和諧。檔案部門必須把解決人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)”。檔案部門正在不斷地向公益性方向轉(zhuǎn)型。高校檔案館的宗旨就是要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教師教學(xué)科研服務(wù)，為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
　　從目前來看，各個(gè)高?；旧隙汲闪⒘艘灾鞴芨毙ｉL牽頭的信息化工作辦公室。在行政辦公系統(tǒng)，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，教務(wù)信息系統(tǒng)，科研信息系統(tǒng)，以及各校區(qū)整合等方面開展了卓有成效的工作，使得學(xué)校的信息化建設(shè)不斷推進(jìn)和完善。例如，在一般的高校已經(jīng)建成了用Lotus Notes開發(fā)的基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)，基于MIS系統(tǒng)的教學(xué)和科研系統(tǒng)，以及采用了用友或金蝶的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等。無疑，這些系統(tǒng)的部分資料都應(yīng)該歸檔，歸口到檔案館進(jìn)行管理。
　　然而，在檔案管理方面，由于歷史和人員的原因，信息檔案的管理仍然主要是以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理。在檔案館館藏檔案數(shù)量巨大，以紙質(zhì)、影片、照片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等不同載體和形式存在。但是這些檔案大部分仍以實(shí)體形式存在，無法借助網(wǎng)絡(luò)向利用者提供服務(wù)，利用效率較低。
　　而現(xiàn)在，面對往屆學(xué)生日益高漲的檔案利用的需求，對檔案管理的信息建設(shè)的呼聲也就越來越高，迫切需要對高校檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行升級。
　　二、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)解決方案
　　1、檔案信息系統(tǒng)開發(fā)
　　按照結(jié)構(gòu)化分析的生命周期法，信息系統(tǒng)的開發(fā)分為把軟件的整個(gè)生命期分為需要分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)等階段。檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計(jì)無疑是由軟件公司來提出方案并進(jìn)行開發(fā)，但是開發(fā)的需求則是由檔案館提出的。檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)涉及管理體制，管理方法，人事調(diào)動等因素，必須由主管校長，人事處長和檔案館長親自抓。而檔案業(yè)務(wù)人員熟悉本單位業(yè)務(wù)活動和需求，熟悉本部門的業(yè)務(wù)流程。因此也應(yīng)參與到系統(tǒng)開發(fā)的各個(gè)環(huán)節(jié)。如果沒有檔案館館員提出建設(shè)申請，而領(lǐng)導(dǎo)也不重視的話，這項(xiàng)工作就只有長期停滯不前。
　　從目前的工作來看，學(xué)生是高校檔案利用最多的人群，而對于檔案的利用又集中在在校期間的成績查詢和檔案證明這一塊。由于目前檔案館可供利用的學(xué)生成績檔案是紙質(zhì)的，而沒有電子化，因此，費(fèi)時(shí)，費(fèi)力，工作效率低下，社會評價(jià)不高。但是，如果要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化，工作量又極其巨大。幸運(yùn)的是，考慮到學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)建立，因此，檔案館如果能夠共享教務(wù)信息系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，則無需要檔案部門來做原始的學(xué)生成績的錄入工作，從而可以從繁重的數(shù)據(jù)建設(shè)工作中擺脫出來。
　　檔案館信息系統(tǒng)建設(shè)可作如下考慮：
　?。?）信息系統(tǒng)使用人員
　　* 系統(tǒng)管理員(administrator)：由學(xué)校網(wǎng)管中心派專人負(fù)責(zé)。主要從事系統(tǒng)維護(hù)，人員及權(quán)限分配。
　　* 主管：館長及副館長。由館長領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案信息化工作的副館長具體負(fù)責(zé)。提出檔案信息系統(tǒng)的要求和規(guī)劃目標(biāo)，負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)。
　　* 館員：檔案業(yè)務(wù)的具體操作。
　?。?）檔案信息系統(tǒng)參考模型
　　高校檔案信息系統(tǒng)可參考開放檔案信息系統(tǒng)（Open Archival Information System ，OAIS）參考模型來計(jì)算規(guī)劃和設(shè)計(jì)。
　　OAIS認(rèn)為，一個(gè)OAIS是一個(gè)置身于生產(chǎn)者、消費(fèi)者和管理者之間的一個(gè)存檔體系。如圖1所示。
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　圖1OAIS的參考模型框架
　　OAIS的管理模塊包括中6個(gè)功能實(shí)體分別為：
　　* 攝入(Ingest)功能。
　　* 檔案存儲(Archival Storage)功能；
　　* 數(shù)據(jù)管理（Data Management）功能；
　　* 系統(tǒng)管理（Administration）功能；
　　* 保存規(guī)劃（Preservation Planning）功能；
　　* 存取(Access)功能。
　　在這些實(shí)體之間信息的分發(fā)和數(shù)據(jù)流的傳遞則包括有提交信息包（Submission Information Package，SIP），存檔信息包（Archival Information Package，AIP）和分發(fā)信息包(Dissemination Information Package，DIP)。而信息包則是一個(gè)包含名為內(nèi)容信息（Content Information）和保存描述信息(Preservation Description Information，PDI)兩種信息對象的容器。
　　2、人員配備
　　信息系統(tǒng)建設(shè)的過程，必然伴隨著業(yè)務(wù)流程重組（BPR）的過程。對于高校信息系統(tǒng)建設(shè)而言，BPR的實(shí)質(zhì)就是在信息化的過程中，要對原業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的思考，對信息系統(tǒng)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，從而極大地提高信息系統(tǒng)利用的效率。在這一實(shí)施過程中，檔案管理的業(yè)務(wù)人員作為信息系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，應(yīng)該熟悉和掌握新的檔案信息系統(tǒng)。因而在這個(gè)轉(zhuǎn)型過程中，應(yīng)注意培養(yǎng)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)化。
　　3、制度建設(shè)
　　電子文件不同于實(shí)體檔案，一是它在運(yùn)行過程中內(nèi)容易被無痕改動，信息容易發(fā)生丟失，而黑客和病毒容易對電子檔案產(chǎn)生威脅；二是電子文件的存儲依賴于硬件設(shè)備，而設(shè)備的老化及兼容性容易對檔案安全造成威脅。針對電子檔案的弱點(diǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)制度解決電子文件的保真、保密和保存等問題，為此，在人員管理，信息系統(tǒng)開發(fā)中，應(yīng)參照相關(guān)文件精神進(jìn)行制定適合本校管理的規(guī)章制度。具體地，在實(shí)施過程中，應(yīng)參照《中華人民共和國檔案法》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》（國家保密局發(fā)布）、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》（中華人民共和國公安部令第51號）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB/T 17678.1-1999、《歸檔文件整理規(guī)則》中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《檔案交接文據(jù)格式》GB/T13968-92等文件規(guī)定執(zhí)行。
　　三、實(shí)施建議
　　由主管校長領(lǐng)導(dǎo)，教務(wù)處、圖書館、檔案館領(lǐng)導(dǎo)配合，統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段，按步驟進(jìn)行。最先解決與教務(wù)系統(tǒng)的融合，再實(shí)現(xiàn)與學(xué)位論文系統(tǒng)的整合，最后是與相關(guān)的行政辦公系統(tǒng)的整合。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
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　　[2]傅榮校，解俞.論數(shù)字檔案館的發(fā)展思路[J].檔案學(xué)通訊，2009（6）.
　　
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