高校電子檔案有效管理的對策

　　摘要： 隨著高校OA辦公自動化、電子政務(wù)網(wǎng)的全面推進(jìn)和校園信息化建設(shè)的快速發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也日漸增多，但因存儲載體、計算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異及檔案管理軟件設(shè)計開發(fā)存在的缺陷，電子檔案壽命、信息安全與保密等問題也成為檔案界重點(diǎn)關(guān)注的課題。為此，作者在本文中就電子檔案管理面臨的問題、有效管理對策進(jìn)行了進(jìn)一步的探討。
　　關(guān)鍵詞： 高校電子檔案 主要問題 有效管理對策
　　隨著高校信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校當(dāng)前各項工作已經(jīng)進(jìn)入了電子化、網(wǎng)絡(luò)化的新發(fā)展階段，各類文件材料不再以單一的紙質(zhì)形式存在，而是以磁、電、光等介質(zhì)為信息載體，形成了電子文件。電子檔案是指具有保存價值的、已歸檔案的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他數(shù)據(jù)，它是信息時代信息記錄的主要形式。
　　一、高校電子檔案管理面臨的主要問題
　　1.檔案保護(hù)措施缺失帶來的載體壽命問題。電子檔案載體的壽命除與自身內(nèi)部諸因素有直接關(guān)系外，電子檔案載體保護(hù)環(huán)境對壽命的影響不容忽視，主要表現(xiàn)在以下方面。
　?。?）溫度和濕度的影響。超出標(biāo)準(zhǔn)的溫濕度會使存儲介質(zhì)發(fā)生膨脹、粘連、霉變或收縮，從而影響信息數(shù)據(jù)的讀取。
　　（2）震動和磁場的影響。震動和磁場對紙質(zhì)檔案沒有任何影響，但對于以磁性物質(zhì)作載體的電子檔案來說，就會造成磁粉脫落、磁性減退，甚至消失，使記錄信息被破壞，大大影響檔案數(shù)據(jù)的讀取。
　?。?）空氣中灰塵的影響?；覊m是影響電子檔案壽命的一個重要因素。主要變現(xiàn)為物理、化學(xué)和生物三種類型的損壞。物理方面主要是對電子檔案載體的表面污染或破壞；化學(xué)損壞主要是指有害化學(xué)成分對電子檔案載體的化學(xué)作用而產(chǎn)生腐蝕；生物方面損壞主要是指灰塵中的酶和有機(jī)酸對檔案載體的損壞。這些損壞會造成檔案數(shù)據(jù)和信息無法重新再現(xiàn)，后果不堪設(shè)想。
　?。?）陽光和空氣的影響。長期受陽光中的紫外線照射，磁性載體消磁，造成信息難以讀??；空氣中有害氣體在一定條件下，對磁體進(jìn)行腐蝕氧化，造成磁粉脫落，磁性消失，使得數(shù)據(jù)和信息讀取不了。
　　2.技術(shù)淘汰和設(shè)備更新問題。使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料上后，電子檔案就永遠(yuǎn)脫離不了這種技術(shù)和設(shè)備，只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行還原、輸出，才能識別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案對生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理電子檔案，就必須借助于計算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。隨著電子技術(shù)的日新月異，計算機(jī)更新?lián)Q代很快，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對于需要長期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，也許就會出現(xiàn)保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設(shè)備。
　　3.檔案管理軟件設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換問題。當(dāng)今檔案管理軟件雖然開發(fā)的數(shù)量很多，但由于開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，模塊設(shè)計存在較大差異，在使用過程中，由于軟件功能滯后需更換新軟件，發(fā)現(xiàn)原來軟件備份的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或讀取。
　　4.信息安全與保密問題。一方面，電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接收對象的開放性及文件內(nèi)容的可分解性，不僅造成電子檔案與載體的可分離性，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險，而且，使長期處于共享計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境下的使用者減少了對電子檔案存儲位置的關(guān)心，從而影響了電子檔案信息的真實(shí)性、完整性和可靠性，另一方面，互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。
　　二、解決高校電子檔案管理問題的有效途徑和方法
　　1.創(chuàng)造良好的載體保護(hù)環(huán)境。電子檔案一般以脫機(jī)的方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要創(chuàng)造一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。要建立恒溫恒濕的專用檔案館（室、庫）；采取嚴(yán)密的檔案保護(hù)措施，要盡可能使用先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，并經(jīng)常對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行保養(yǎng)和防塵處理；要盡可能防止電子檔案載體與空氣直接接觸，避免直接暴露在太陽光下，防止紫外線照射；要盡量遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體；在載體移動過程中要輕拿輕放，防止強(qiáng)烈機(jī)械振動和碰撞。
　　2.信息拷貝和遷移。電子檔案保護(hù)技術(shù)的特殊性，要求我們必須努力創(chuàng)建適應(yīng)電子檔案管理的科學(xué)方法、途徑、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。在目前情況下，采取信息拷貝和遷移不失為電子檔案長期保存的一種可行辦法?？截愂窃谠瓉淼募夹g(shù)環(huán)境下定時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于記錄載體理化性能變化而引起的信息丟失。同時，為解決由于技術(shù)過時而影響電子檔案長期保存的問題，可用轉(zhuǎn)換的方法將數(shù)據(jù)信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境（包括硬件和軟件）上進(jìn)行復(fù)制，即數(shù)據(jù)遷移，遷移是隨技術(shù)變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。
　　3.采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。電子檔案是高科技的產(chǎn)物，信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護(hù)措施，目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，這些技術(shù)措施對于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改都具有很好的效果。
　　4.規(guī)范檔案管理軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案行政管理部門應(yīng)該制定強(qiáng)制性規(guī)定，要求設(shè)計開發(fā)的檔案管理軟件按照統(tǒng)一的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開發(fā)和設(shè)計，加強(qiáng)檔案管理和辦公自動化管理軟件功能模塊設(shè)計的規(guī)范性、科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，使得數(shù)據(jù)在不同界面的管理軟件之間能夠相互轉(zhuǎn)換和讀取，避免信息內(nèi)容的丟失，保證信息數(shù)據(jù)的可持續(xù)使用。
　　5.提高高校檔案管理人員的計算機(jī)專業(yè)技能。高校檔案管理人員除了加強(qiáng)檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)外，還應(yīng)提升計算機(jī)專業(yè)技能的應(yīng)用能力，努力爭做一名復(fù)合型的檔案專業(yè)技術(shù)人員，這將大大有助于電子檔案管理工作的深入開展，從而更好地適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需