我國(guó)公司董事會(huì)秘書制度現(xiàn)狀分析及完善建議

摘要:作為公司在資本市場(chǎng)各方利益的調(diào)和者，董事會(huì)秘書（以下簡(jiǎn)稱“董秘”）是公司規(guī)范化運(yùn)作的重要窗口，是公司治理效率的關(guān)鍵樞紐，也是股東之間溝通協(xié)調(diào)的重要橋梁，在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著不可或缺的作用。本文從總體上分析了目前我國(guó)董秘制度的現(xiàn)狀，并對(duì)我國(guó)董秘制度的完善提出建議。

關(guān)鍵詞：董事會(huì) 秘書 制度

我國(guó)董秘制度的緣起和發(fā)展

董秘制度是一個(gè)舶來品，它緣起于英美法系的公司秘書制度，在我國(guó)則經(jīng)歷了從當(dāng)初的定位不清晰到逐漸成為銜接公司、證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)和投資者等多方關(guān)系的協(xié)調(diào)樞紐的轉(zhuǎn)變。

1993年11月14日，黨的十四屆三中全會(huì)通過了《中共中央關(guān)于建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制若干問題的決定》，確定了社會(huì)主義計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變的改革方向，而建立“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”的現(xiàn)代企業(yè)制度則是推進(jìn)這次經(jīng)濟(jì)體制改革的核心和基礎(chǔ)。隨后，全國(guó)人大常委會(huì)第五次會(huì)議審議通過了《公司法》，該法于1994年7月1日起施行。根據(jù)《公司法》、的規(guī)定，為適應(yīng)股份有限公司境外募集股份及境外上市的需要，1994年8月4日，國(guó)務(wù)院下發(fā)了《關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《特別規(guī)定》），我國(guó)公司在境外發(fā)行外資股并上市的大幕正式拉開，“董事會(huì)秘書”也首次進(jìn)入人們的視野。1994年8月27日，國(guó)務(wù)院證券委員會(huì)和國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布的《到境外上市公司章程必備條款》對(duì)“董事會(huì)秘書”進(jìn)行了專章規(guī)范，自此，為了適應(yīng)境外發(fā)行外資股并上市的需要，一項(xiàng)全新的管理制度——董秘制度正式引入我國(guó)。當(dāng)時(shí)對(duì)董秘的角色定位就是公司“高級(jí)管理人員”，由董事會(huì)委任，主要職責(zé)為：（一）保證公司有完整的組織文件和記錄；（二）確保公司依法準(zhǔn)備和遞交有權(quán)機(jī)構(gòu)所要求的報(bào)告和文件；（三）保證公司的股東名冊(cè)妥善設(shè)立，保證有權(quán)得到公司有關(guān)記錄和文件的人及時(shí)得到有關(guān)記錄和文件。由此可見，雖然當(dāng)時(shí)的董秘已被定位為公司高級(jí)管理人員，但從職責(zé)來看，卻更像一個(gè)高級(jí)文秘。

1997年，中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)發(fā)布了《上市公司章程指引》，進(jìn)一步完善了董秘的職權(quán)，增加了董秘籌備董事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)、負(fù)責(zé)公司信息披露事務(wù)等內(nèi)容。董秘在維系公司、證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)及投資者等多方關(guān)系中的樞紐橋梁作用呼之欲出。1999年，證監(jiān)會(huì)頒發(fā)了《境外上市公司董事會(huì)秘書工作指引》，對(duì)董秘的任職條件、程序和職權(quán)做了全面而具體的規(guī)定，董秘在上市公司里的角色和作用愈發(fā)清晰和重要。

2005年，新修訂的《公司法》第一百二十四條明確規(guī)定：“上市公司設(shè)董事會(huì)秘書，負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜”；并在第二百一十七條明確了“董事會(huì)秘書”為公司高級(jí)管理人員。董秘由此獲得了國(guó)家法律層面的名分和地位，董秘制度真正在我國(guó)扎下了根。隨后，深交所和上交所分別頒布實(shí)施了有關(guān)董事會(huì)秘書的資格管理辦法。

我國(guó)董秘制度的缺陷

董秘制度在我國(guó)的建立和發(fā)展已走過了近18個(gè)春秋，但在這個(gè)準(zhǔn)備加冕成年禮的時(shí)刻，由于制度層面上的先天不足和實(shí)踐層面上的執(zhí)行不力，導(dǎo)致董秘的履職現(xiàn)狀與中小股東和證券監(jiān)管部門所期待的角色定位和職能發(fā)揮仍有不少差距，董秘制度的發(fā)展還遠(yuǎn)不夠健全和成熟。

1、制度缺陷導(dǎo)致法律地位的尷尬

雖然新《公司法》確立了董秘的法律地位，明確了董秘在公司中的高級(jí)管理人員身份，但法律上沒有強(qiáng)制性條款從資格認(rèn)定、任免程序、薪酬考核等方面加以貫徹落實(shí)，也沒有具體措施防范董秘的職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)，缺乏對(duì)該制度的體系性規(guī)定。

另外，由于我國(guó)董秘制度是順應(yīng)國(guó)外證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求而被動(dòng)性生成制度，在處理與股東、監(jiān)事會(huì)和獨(dú)立董事關(guān)系方面存在諸多問題，而作為配套制度的職業(yè)保障制度的缺失，導(dǎo)致董秘崗位的“先天不足”，相當(dāng)多上市公司的董秘實(shí)質(zhì)上不能進(jìn)人公司高級(jí)管理者行列，這使得董秘在多數(shù)情況下不能充分了解公司的各項(xiàng)決策，執(zhí)行任務(wù)時(shí)要在多方面的壓力和規(guī)定中尋求平衡。在一些敏感問題上，董秘不能依據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)董事會(huì)、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理的不妥決定進(jìn)行致董秘“高級(jí)管理人員”身份無法真正落實(shí)上市企業(yè)中大多數(shù)是國(guó)有控股企業(yè)，就國(guó)有控股企業(yè)而言，在選拔任命高級(jí)管理人員方面，雖按公司法的規(guī)定在章程中設(shè)定了程序性規(guī)定，但黨管干部的原則仍是前提，董事會(huì)的任免多數(shù)是走公司法規(guī)定的程序。2009年年底，中組部和國(guó)務(wù)院國(guó)資委黨委聯(lián)合頒發(fā)了《中央企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)人員綜合考核評(píng)價(jià)辦法（試行）》，該辦法第五條采用了列舉法來定義“領(lǐng)導(dǎo)人員”，但董秘并不包含在內(nèi)。這無疑將剛剛因在此之前國(guó)務(wù)院國(guó)資委頒布實(shí)施《董事會(huì)試點(diǎn)中央企業(yè)高級(jí)管理人員薪酬管理指導(dǎo)意見》而燃起的希望給當(dāng)頭澆了一盆冷水，上述指導(dǎo)意見第六條中明確規(guī)定：“本指導(dǎo)意見中的高級(jí)管理人員是指公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師和董事會(huì)秘書”。我們無法揣測(cè)干部管理制度上的這種“無視”或者“選擇性遺漏”究竟是有意還是無意，但這種做法必然給董秘的身份落實(shí)問題帶來困惑，導(dǎo)致董秘“高級(jí)管理人員”身份無法真正落實(shí)。

3、“秘書”一詞所產(chǎn)生的思維定勢(shì)給董秘定位帶來了障礙

根據(jù)百度百科的闡釋，秘書一詞在我國(guó)由來已久，目前對(duì)秘書這一職務(wù)的基本定義是：受雇為上級(jí)處理通訊及日常事務(wù)和雜務(wù)的人。秘書是職務(wù)名稱之一，我國(guó)現(xiàn)今秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況，調(diào)查研究，聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項(xiàng)等。秘書的這種角色定位已經(jīng)在我們的腦海里根深蒂固，一說到“秘書”，我們所想到就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦理文書、處理雜務(wù)的人。提到“董事會(huì)秘書”，人們的第一印象就是“董事會(huì)的秘書”、“董事長(zhǎng)的秘書”等等，很難讓人將董秘與高級(jí)管理人員掛起鉤來。這種對(duì)董事會(huì)秘書理解不一致所帶來的后果就是：許多董事會(huì)秘書在上市公司中是由非高級(jí)管理人員級(jí)別的總經(jīng)理助理或是部長(zhǎng)等兼任，更有甚者連部門負(fù)責(zé)人都不是，且人員配備上僅有董秘一個(gè)“光桿司令”，其事無巨細(xì)都親力親為，處境著實(shí)尷尬。

4、權(quán)責(zé)利不對(duì)稱導(dǎo)致職業(yè)困境

很顯然，目前的制度給董秘賦予了很多職能，董秘肩負(fù)著證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)和中小股東的厚望。從實(shí)踐來看，董秘工作的主要服務(wù)對(duì)象是各類投資者、董事會(huì)、管理層、中介機(jī)構(gòu)等公司相關(guān)利益人，在其間的溝通和協(xié)調(diào)過程中發(fā)揮了橋梁紐帶作用，因而在現(xiàn)實(shí)中他們往往首當(dāng)其沖，更容易招致風(fēng)險(xiǎn)。上市公司因違規(guī)事項(xiàng)受處罰時(shí)，董秘受處罰程度往往僅次于董事長(zhǎng)而高于其他董事，甚至還要接受經(jīng)濟(jì)方面的重罰。而在權(quán)力方面，很多上市公司并沒有把董秘當(dāng)作高級(jí)管理人員，這也可以通過薪酬體現(xiàn)出來。在可比的1672家公司中，董秘薪酬總額僅占高管年度報(bào)酬總額的7.85%。另一項(xiàng)調(diào)查表明，43.9%的董秘認(rèn)為自己的責(zé)任大于權(quán)力，認(rèn)為職責(zé)與權(quán)力對(duì)稱的比例只有22%。權(quán)責(zé)不對(duì)稱將導(dǎo)致董秘履行職責(zé)缺少必要的保障和持久的動(dòng)力，并最終影響到上市公司的規(guī)范運(yùn)作。

完善我國(guó)目前董秘制度的幾點(diǎn)建議

不管是在國(guó)外，還是在現(xiàn)今的中國(guó)，董秘在公司治理中都扮演著越來越重要的角色，一方面，證監(jiān)會(huì)需要董秘嚴(yán)格履職，協(xié)助上市公司規(guī)范運(yùn)作，切實(shí)履行信息披露義務(wù)，另一方面，中小股東也需要通過董秘嚴(yán)格履職，從而公平獲得公司及時(shí)有效真實(shí)的信息資料，反映其心聲，預(yù)防公司內(nèi)部人控制等。但誠(chéng)如前文所及，董秘的履職現(xiàn)狀讓人堪憂。要改變目前的狀況，使董秘成為真正的高級(jí)管理人員，從而發(fā)揮其預(yù)期的作用，建議從以下幾個(gè)方面來完善：

進(jìn)一步完善相關(guān)配套制度，保證董秘的獨(dú)立性，拓寬董秘的發(fā)展空間。當(dāng)前與董秘相關(guān)的法律法規(guī)呈現(xiàn)出“枝干過大，樹葉太少”的狀態(tài)。在公司法已經(jīng)確認(rèn)董秘為公司高級(jí)管理人員的情況下，應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)前眾多的規(guī)范進(jìn)行整合，完善和公司法相關(guān)的各項(xiàng)制度，以公司法為主，各項(xiàng)法律法規(guī)為輔，建立強(qiáng)大的體系，系統(tǒng)完整地規(guī)定董秘的職責(zé)與權(quán)限、任職條件、薪酬待遇等等，保證董秘的獨(dú)立性，平衡董秘的權(quán)責(zé)利關(guān)系，同時(shí)，拓寬董秘的發(fā)展空間和晉級(jí)渠道，使董秘的各項(xiàng)工作有章可依，有例可循。

改變傳統(tǒng)稱謂，將董秘改名為“董事會(huì)秘書長(zhǎng)”。前文所述，由于秘書這一稱謂所帶來的思維定勢(shì)給董秘的定位帶來了障礙。在這里，我們可以借鑒行政部門的做法，引入“秘書長(zhǎng)”這一稱呼，將董秘改名為“董事會(huì)秘書長(zhǎng)”。 在中國(guó)，秘書長(zhǎng)是政府機(jī)關(guān)行政負(fù)責(zé)人的稱謂，具有較高的地位，在民間及各領(lǐng)域的認(rèn)同度也比較高，如果改為董事會(huì)秘書長(zhǎng)，將有利于外行對(duì)董秘的身份認(rèn)同，并且在與政府及其他交流等方面能夠得到進(jìn)一步的重視，比較符合中國(guó)國(guó)情。一字之差，效果迥異，對(duì)提升董秘的地位和威信將起到非常積極的作用。

建立董秘職業(yè)經(jīng)理人制度，促進(jìn)董秘職業(yè)化，拓寬董秘人才選任渠道。目前，由于擔(dān)任人員的級(jí)別不統(tǒng)一、薪酬待遇參差不齊，董秘職業(yè)化程度較差，也導(dǎo)致董秘的選任渠道基本僅限于內(nèi)部兼任或提拔，這種局面應(yīng)該通過建立董秘職業(yè)經(jīng)理人制度予以改變，促進(jìn)董秘職業(yè)化，從而拓寬董秘人才的選任渠道，為董秘的履職打下堅(jiān)實(shí)的職業(yè)素質(zhì)基礎(chǔ)。

成立證券事務(wù)機(jī)構(gòu)，董秘抓大放小，合理授權(quán)。董秘是高級(jí)管理人員，那么其身后應(yīng)該有一個(gè)團(tuán)隊(duì)為其提供各種服務(wù)，協(xié)助其履職，這個(gè)團(tuán)隊(duì)就是證券事務(wù)機(jī)構(gòu)。這一機(jī)構(gòu)直接歸董秘領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)協(xié)助處理諸如召集股東大會(huì)、董事會(huì)等會(huì)務(wù)工作；保存相關(guān)會(huì)務(wù)資料；收集整理信息披露所需資料；接待來訪中小股東或機(jī)構(gòu)投資者等等。董秘將以上具體事項(xiàng)交由證券事務(wù)機(jī)構(gòu)處理后，就可以從繁雜的瑣事中解放出來，抓大放小，合理授權(quán)，將工作重點(diǎn)放在規(guī)范公司運(yùn)營(yíng)上，協(xié)助公司更好地進(jìn)行管理和決策。

(作者單位：秦皇島港股份有限公司)