財(cái)務(wù)集中模式下的銀行回單管理創(chuàng)新案例

一　集中核算模式下的銀行回單管理問題

實(shí)施全省財(cái)務(wù)集中核算后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱SSC）負(fù)責(zé)全省各市分公司的報(bào)賬、核算及資金的集中支付，各市分公司報(bào)賬資金由省SSC集中支付，單據(jù)量大，且大多數(shù)通過銀企支付系統(tǒng)支付，在銀行回單管理上面臨如下問題：

1．異地報(bào)賬員工難以獲取銀行回單

集中核算前，市分公司報(bào)賬員工如需回單，可直接從當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)獲取，集中核算后，銀行回單集中在省SSC，市分公司如需回單，必須先電話溝通省SSC，告知具體報(bào)賬單號(hào)，省SSC確認(rèn)支付后，查找到對(duì)應(yīng)的銀行回單，傳真或掃描給市分公司經(jīng)辦人員，流程復(fù)雜，省市公司的工作量都較大。

2．銀行回單與會(huì)計(jì)憑證逐一匹配工作量大

集中核算后，資金由省SSC集中支付，銀行回單量大，以安徽電信為例，每月銀行回單逾2.5萬張，銀行回單與會(huì)計(jì)憑證的匹配工作量很大。部分集中核算單位為進(jìn)行銀行回單與會(huì)計(jì)憑證的匹配，安排專人根據(jù)支付信息，每月逐一尋找數(shù)以萬計(jì)的銀行回單對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，再逐一將會(huì)計(jì)憑證編號(hào)抄錄到銀行回單上。部分集中核算單位只將銀行回單收集歸檔，不再與會(huì)計(jì)憑證匹配。兩類做法都未能有效解決解決銀行回單與會(huì)計(jì)憑證的匹配。

3．會(huì)計(jì)檔案影像系統(tǒng)缺失銀行回單資料

部分集中核算建立了電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了在檔案系統(tǒng)中的三單影像匹配（會(huì)計(jì)憑證、財(cái)輔報(bào)賬單、報(bào)賬附件），但很難實(shí)現(xiàn)四單匹配，即將銀行回單與前三者進(jìn)行匹配，從而實(shí)現(xiàn)真正完整的財(cái)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)。

4．紙質(zhì)回單傳遞、管理成本較高

以安徽電信為例，每月逾2.5萬張銀行回單，每張回單都需要銀行打印后傳遞，省SSC整理歸檔，耗費(fèi)眾多人力物力，諸多集中核算先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的公司都在探索減少紙質(zhì)回單的傳遞和管理成本的途徑，但尚無成熟的可借鑒方案。

綜上所述，集中核算后，銀行回單這一重要的資金支付憑據(jù)亟待探索新的管理模式。

二　銀行回單管理創(chuàng)新思路

安徽電信探索集中核算模式下銀行回單管理模式的總體思路是：

分類管理即：手工支付的銀行回單仍按傳統(tǒng)模式管理；創(chuàng)新銀企支付的銀行回單管理模式。

銀企支付回單管理的總體思路如下。

第一，利用銀企支付能在網(wǎng)上銀行生成電子回單的特點(diǎn)，將銀行電子回單存儲(chǔ)入安徽電信影像系統(tǒng)，通過唯一標(biāo)識(shí)碼建立電子回單與會(huì)計(jì)憑證的直接對(duì)應(yīng)關(guān)系，再通過會(huì)計(jì)憑證建立電子回單與財(cái)輔報(bào)賬單的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬人通過報(bào)賬單查閱對(duì)應(yīng)的電子回單，解決銀行回單管理的第一和第二類銀問題。

第二，將電子回單影像存儲(chǔ)入安徽電信影像系統(tǒng)，以便長(zhǎng)久保留電子回單影像，克服銀行網(wǎng)站的回單有保留期限的問題，為電子回單、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)輔報(bào)賬單與報(bào)賬附件的四單影像匹配提供條件，解決第三類問題。

第三，通過推行電子回單，取代銀企支付紙質(zhì)回單，減少銀行打印、傳遞紙質(zhì)回單的人力物力，減少整理歸檔紙質(zhì)回單的人力和空間，從而解決第四類問題。

三　銀行回單管理創(chuàng)新實(shí)施過程

1．安徽電信財(cái)務(wù)集中模式銀行回單管理創(chuàng)新的方案

第一步：找到銀行回單與會(huì)計(jì)憑證建立唯一匹配關(guān)系的紐帶，具體方案是設(shè)計(jì)銀行回單與會(huì)計(jì)憑證的標(biāo)識(shí)碼的編碼規(guī)則。

第二步：實(shí)現(xiàn)銀行電子回單存儲(chǔ)入安徽電信影像系統(tǒng)，解決電子回單在網(wǎng)上銀行不能長(zhǎng)久保存的問題。具體方案是運(yùn)用虛擬打印技術(shù)將網(wǎng)上銀行的電子回單存儲(chǔ)入影像系統(tǒng)。

第三步：實(shí)現(xiàn)電子回單與會(huì)計(jì)憑證、財(cái)輔報(bào)賬單、報(bào)賬單附件的系統(tǒng)自動(dòng)匹配和查閱。具體方案是影像系統(tǒng)通過OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)自動(dòng)抽取電子回單編號(hào)、唯一標(biāo)識(shí)碼，并在影像系統(tǒng)中完成與標(biāo)識(shí)碼唯一關(guān)聯(lián)的財(cái)輔報(bào)賬單編號(hào)的匹配。財(cái)輔系統(tǒng)新建“查閱電子回單”按紐，可調(diào)閱與報(bào)賬單編號(hào)對(duì)應(yīng)的電子回單影像。

第四步：財(cái)輔系統(tǒng)和核算系統(tǒng)均可實(shí)現(xiàn)四單匹配，從財(cái)輔系統(tǒng)的一個(gè)報(bào)賬單可查詢到對(duì)應(yīng)的其他三單：報(bào)賬附件影像、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和電子回單影像，或從核算系統(tǒng)中的一張憑證可查詢到對(duì)應(yīng)的其他三單：財(cái)輔報(bào)賬單、報(bào)賬附件影像和電子回單影像；影像系統(tǒng)具備四單匹配的條件。

2．創(chuàng)新方案的實(shí)施過程

第一步，2011年實(shí)現(xiàn)銀行回單中記錄與會(huì)計(jì)憑證號(hào)關(guān)聯(lián)的唯一標(biāo)識(shí)碼；

第二步，2012年6月末完成銀行回單打印入影像系統(tǒng)并進(jìn)行自動(dòng)匹配的功能開發(fā)。

第三步，2012年7月開始使用電子回單功能，對(duì)市分需要銀行回單的報(bào)賬人提供財(cái)輔系統(tǒng)調(diào)閱電子回單。

四　銀行回單管理創(chuàng)新成效

1．提高會(huì)計(jì)憑證、報(bào)賬單和電子回單的匹配效率

通過唯一標(biāo)識(shí)碼，實(shí)現(xiàn)電子回單與會(huì)計(jì)憑證的自動(dòng)匹配，解決了人工逐一整理銀行回單、抄錄、對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)憑證編號(hào)的方式。此項(xiàng)功能通過優(yōu)化銀行接口需求，節(jié)省大量的人工。

2．提高異地報(bào)賬員工獲取銀行回單的效率

安徽公司電子回單方案實(shí)現(xiàn)后報(bào)賬人可直接從財(cái)輔系統(tǒng)調(diào)閱電子回單，在全國應(yīng)屬首例，如下圖所示，當(dāng)市分公司報(bào)賬人需要銀行回單，可點(diǎn)擊“查看電子回單”，獲取銀行回單影像。節(jié)省了市分公司與省SSC溝通，省SSC人工查找、傳真銀行回單的工作量。

3．銀行回單影像為完整的電子檔案系統(tǒng)積累素材

安徽電信銀行回單管理模式中，電子回單虛擬打印入影像系統(tǒng)，可長(zhǎng)期保存電子回單影像，克服了網(wǎng)上銀行不能永久保存電子回單的弊端。部分集中核算單位在財(cái)務(wù)電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了三單（會(huì)計(jì)憑證、財(cái)輔報(bào)賬單、報(bào)賬附件）匹配，但很難實(shí)現(xiàn)四單（前三單與銀行回單）匹配，有了電子回單影像資料，安徽公司在財(cái)輔和M8系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了四單匹配，為完整的財(cái)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)積累了寶貴素材。

4．為電子回單替代紙質(zhì)回單夯實(shí)基礎(chǔ)

電子回單基本可承載傳統(tǒng)紙質(zhì)回單的支付證據(jù)、對(duì)帳依據(jù)、永久留存的功能，并大大提高了回單匹配、檔案管理的效力。鑒于紙質(zhì)回單打印、傳遞、歸檔使用的人力物力及空間巨大，本方案旨在推動(dòng)電子回單替代紙質(zhì)回單，為更環(huán)保節(jié)約高效的管理模式夯實(shí)基礎(chǔ)。