公路工程檔案編制淺析

陳芳

（廣東博大高速公路有限公司梅大分公司，廣東 梅州 514733）

引言

目前多數(shù)公路工程檔案管理存在與工程實體進度不相符的局面，要做到兩者同步的狀態(tài)，那么在工程項目立項階段就應高度重視檔案管理。從管理上著手，從制度上、源頭上抓好工程資料的形成，在后期竣工檔案編制時可以減少人力、物力、時間等方面的投入，并為日后公路項目營運時的使用、養(yǎng)護、改建、擴建等工作提供準確、真實、可靠的依據(jù)以供查詢。因此作為工程建設單位，不但要做好實體工程質量控制，在建設過程的各項管理、提升自身管理水平的同時，也應當在施工內業(yè)資料方面，去掉以往"重進度、輕內業(yè)"的管理誤區(qū)，建立一套經(jīng)驗成熟、歸檔規(guī)范的檔案管理制度。本人多年從事工程檔案編制，現(xiàn)利用實踐經(jīng)驗得到的一些方法和見解，供同行們作參考：

1 目前公路工程檔案管理現(xiàn)狀與問題

從事過這個行業(yè)的人都知道，通常公路工程檔案編制都普遍滯后于工程實體建設，工程資料形成后質量也不高，并且大部分情況下是無法實現(xiàn)工程驗收與檔案驗收同步進行。個人認為存在的問題主要有：

1.1 重視工程實體建設忽視檔案編制

近些年，各有關部門對公路建設中實體工程投入了更多的精力，對建設項目往往是抓進度，抓質量，抓關鍵目標的實現(xiàn)，因為質量和安全、進度吸引了大家的目光，對于后期較為重要工程檔案卻忽視，通常是一份編制辦法往施工單位一發(fā)，就不再關注進行與否，到了實體工程要交工驗收，甚至有的是通車后才開始對竣工檔案的管理和編制。此時，由于大部分技術人員均已離崗，導致部分施工記錄只能是補充記錄，真實度不高的狀態(tài)了。

1.2 日常的檔案管理不規(guī)范

在公路工程建設過程中，從業(yè)主方到施工、設計、監(jiān)理單位，雖然在資料管理方面花費了一定的人力、物力，做了一定的工作。但主要側重于滿足日常工作的需要，并未將它與最后的檔案編制工作相結合，造成在日常資料管理上深度不夠，規(guī)范程度較低，到編制竣工資料時，往往是要重新編排一次，近似于返工，造成工作量倍增。

1.3 建設單位檔案管理制度不健全

目前建設方和施工方均對竣工檔案管理重視度不高，沒有一方有健全的項目檔案管理方面的制度，因此難以保證資料整編工作的有效開展。對工程竣工資料的編制要求也不明晰，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施；對資料的保管與移交沒有專門制度，由于建設周期長、人員變動較大，人員變動時資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，給歸檔工作造成的損失不可謂小，但這種例子仍經(jīng)常重演。

1.4 欠缺懂工程檔案管理又懂工程技術的專業(yè)人員

長期以來建設方管理人員、監(jiān)理人員、施工單位對工程檔案的重要性從認識上就薄弱，也缺乏專業(yè)知識。目前多數(shù)施工單位的內業(yè)資料由現(xiàn)場專業(yè)素質低，技術力量薄弱，培訓少，管理水平差的一些人員來完成，是造成施工過程中工程原始記錄資料不規(guī)范、質量不高的一個重要因素；監(jiān)理單位人員正規(guī)參加過國家監(jiān)理工程師培訓和持監(jiān)理工程師資質證書人員也少，特別是施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術但對現(xiàn)場簽證工作把關不嚴；部分單位也配備了一些專門的檔案管理人員從事工程檔案的管理，但這些人雖然具有較好的檔案管理的專業(yè)知識，但缺乏工程建設方面的專業(yè)知識，基本不懂工程技術。而工程技術人員又不熟悉檔案管理的有關規(guī)定，缺少相關的知識，極少有具備兩方面的人員在工作。

2 做好工程檔案管理工作方法和見解

首先，建設單位、監(jiān)理單位、施工單位要從思想（特別是領導層）上重視工程檔案管理工作，完善制度，落實人員，建立嚴謹?shù)臋n案管理制度。如成立以單位領導為負責人，部分負責人監(jiān)督指導，檔案專職人員負責管理的檔案管理。同時在各項目部和監(jiān)理組成立以項目經(jīng)理、監(jiān)理組長為負責人，有專職檔案管理員進行檔案管理的小組。管理體系要分工明確，責任到人，規(guī)范有序，并強調出現(xiàn)滯后要追究責任，才能在實踐中行之有效。

第二，制定、下發(fā)統(tǒng)一檔案編制辦法。建設單位沒有制定、下發(fā)統(tǒng)一的行之有效的管理辦法，在建設過程中形成文件材料，特別是施工資料，應明確、正確指導如何進行收集、整理、歸檔、編目、裝訂以及形成檔案后的管理等項目工作，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進行。切實做到檔案宏觀管理，保證項目檔案的整理、收集、歸檔符合專項驗收的要求。注意要杜絕在編制過程中反復更改編制辦法，會造成資料編制后不整潔，增加工作量。

第三、加強施工資料管理，確保記錄的數(shù)據(jù)真實。工程檔案是反映實體工程全貌，可為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據(jù)。因此必須確保公路工程建設過程的真實記錄，包括了各種施工組織設計、施工原始記錄、隱蔽工程記錄、工程質量檢查、驗收記錄、報告、測量、試驗檢測記錄、報告；工程設計變更申請報告、批復；開交(竣)工申請、報告批準文件；竣工圖表等等，只有建立在真實、完整的施工資料基礎上，才能為工程質量評定與質量查詢提供簡潔有效的信息。

第四、加強對工程檔案管理人員和有關技術人員培訓。目前在職的工程檔案管理人員多為兼職，專業(yè)水平不足，難以對檔案編制工作的深入開展，無法保證工程文件資料的形成質量和檔案整理質量。在工程建設初期，就應對公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進行檔案業(yè)務知識、工程質量標準知識進行培訓，組織他們對竣工資料編制辦法的學習，認知，以達成統(tǒng)一思想，使今后工程項目施工一開始就用規(guī)范化、標準化來嚴格記錄施工過程，提高施工記錄質量，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工記錄資料和文件出現(xiàn)。確保工程檔案資料源頭質量。

第五、多渠道開發(fā)工程檔案信息資源，利用現(xiàn)代化科技做好檔案工作。經(jīng)過這幾年的建設，公路通車里程的大幅增長，相應的工程檔案數(shù)量急劇增加，給館藏造成很大的壓力。同時，大規(guī)模的檔案數(shù)量，采用通常的手工檢索管理已經(jīng)不利于檔案的開發(fā)、應用。公路工程檔案專業(yè)涵蓋面多，檔案數(shù)量巨大，對公路工程的運行安全、日常養(yǎng)護有直接影響。

結束語

從事過這個行業(yè)的人都知道，要將公路工程施工資料檔案編制管理工作做好，并非朝夕之事，需要從業(yè)人員通過實實在在的工作實踐、日積月累，以及積極學習和借鑒其它先進的檔案管理經(jīng)驗，發(fā)揮我們已有的優(yōu)勢，在工程建設中逐漸積累更好的編制辦法和不斷總結工程檔案管理的經(jīng)驗；一名專業(yè)的檔案人員還應不時關注新頒的規(guī)范和標準，才能使編制好的公路工程施工資料與現(xiàn)行規(guī)范要求一致，并且更規(guī)范、更科學，質量更高，更好為當?shù)氐慕?jīng)濟建設服務。

[1]建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[J].中國檔案，2003年05.

[2]檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2001年版.

[3]電子文件管理理論與實踐[M].科學出版社，2003年版.

[4]公路建設項目檔案的常見問題及處理措施[J].浙江檔案，2006.