企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理初探

張雪蓮

（唐山學(xué)院，河北 唐山 063000）

企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理關(guān)系密切，人事檔案為人力資源管理信息系統(tǒng)提供基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，同時(shí)又在人力資源管理信息系統(tǒng)使用過程中充實(shí)自身的內(nèi)容。而目前企業(yè)使用人力資源管理信息系統(tǒng)過程中，對(duì)人事檔案信息管理與利用存在一些問題。只有及時(shí)解決這些問題，人事檔案才能在人力資源管理信息系統(tǒng)中發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，才能為企業(yè)創(chuàng)造效益，從而更好地發(fā)揮價(jià)值并鞏固其地位。

1 人力資源管理信息系統(tǒng)和人事檔案的涵義

人力資源管理信息系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以推動(dòng)人力資源管理進(jìn)步為宗旨，并運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，通過集中式的信息庫(kù)，提供自動(dòng)處理信息服務(wù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)服務(wù)、員工自助等服務(wù)，達(dá)到減少企業(yè)人力資源行政的負(fù)荷、降低成本、提高效率、改進(jìn)員工服務(wù)模式的目的。人力資源管理系統(tǒng)的引入可優(yōu)化人力資源管理流程，改善人力資源管理部門的服務(wù)質(zhì)量，為管理者提供決策支持，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略性人力資源管理的轉(zhuǎn)變[1]。

人事檔案是企業(yè)人事管理活動(dòng)中形成的,以個(gè)人為單位組合起來(lái),以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史、全面、真實(shí)地記載和反映著員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案的主要內(nèi)容有：學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、學(xué)識(shí)、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)、技術(shù)項(xiàng)目的簡(jiǎn)介、專利證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格等材料，以個(gè)人姓名為特征組成的專卷或?qū)?cè)，具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、機(jī)密性的特點(diǎn)。它是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。

2 企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)和人事檔案管理的關(guān)系

企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)是企業(yè)全面實(shí)現(xiàn)人力資源管理的支撐平臺(tái)，其系統(tǒng)的功能模塊主要包括：人事信息管理、人力資源規(guī)劃、薪酬管理、考勤管理、培訓(xùn)管理、招聘管理、績(jī)效管理、報(bào)表中心、員工自助門戶、系統(tǒng)管理等等。人力資源管理信息系統(tǒng)的核心是數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性是人力資源管理信息系統(tǒng)發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提，而人事檔案就是其生命的守護(hù)者。人事檔案管理作為人力資源管理的組成部分，在企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和實(shí)施過程中起到了重要的作用，它是企業(yè)職工信息的重要載體，是人力資源管理信息系統(tǒng)各個(gè)模塊的主要信息源。合理利用人事檔案中的信息資源，可以避免采集錄入時(shí)的重復(fù)勞動(dòng)，能夠節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，提高工作效率。

3 企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)中人事檔案管理存在的主要問題

3.1 缺乏人事檔案信息化的總體規(guī)劃及各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

企業(yè)尤其是集團(tuán)式企業(yè)，下屬機(jī)構(gòu)眾多且層次復(fù)雜，涉及多元化行業(yè)，分布地域廣泛。各所屬機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)重點(diǎn)不同，檔案管理的重點(diǎn)及管理特性也不同，各機(jī)構(gòu)都設(shè)獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，相對(duì)獨(dú)立地對(duì)本機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行管理和利用。缺乏人事檔案信息化的總體規(guī)劃，不能實(shí)現(xiàn)資源的有效整合與共享，不能更好地發(fā)揮檔案在人力資源管理信息系統(tǒng)中得效益。人事檔案數(shù)據(jù)梳理和導(dǎo)入人力資源管理信息系統(tǒng)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。而有的企業(yè)人事檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，案卷質(zhì)量不高，系統(tǒng)軟件移植性差。人事檔案信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 信息系統(tǒng)中的人事檔案信息資源開發(fā)利用有待深化

企業(yè)職工人事檔案信息的錄入、修改、存儲(chǔ)、瀏覽、查詢及統(tǒng)計(jì)等功能，是人力資源管理信息系統(tǒng)最基層的要求，而合理配置人力資源、最大限度地實(shí)現(xiàn)人力資源的價(jià)值、為企業(yè)提供科學(xué)的決策支持才是人力資源管理信息系統(tǒng)的精華所在,是開發(fā)人力資源管理信息系統(tǒng)的最終目標(biāo)。但由于企業(yè)在人事檔案信息資源地開發(fā)利用上意識(shí)淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，客觀限制了人事檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。如何加強(qiáng)人事檔案信息資源深度開發(fā)利用，切實(shí)發(fā)揮人事檔案信息的作用，是企業(yè)人力資源管理信息化管理工作中迫切需要解決的問題。

3.3 信息系統(tǒng)中人事檔案信息保密和安全受到挑戰(zhàn)

企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案信息保密和安全受到挑戰(zhàn)。原因主要有兩個(gè)：一是信息安全建設(shè)重視程度不夠。人事檔案部門和人力資源管理部門安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)發(fā)布的人事檔案信息缺少嚴(yán)格的審查和管理，并且缺乏計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，操作不規(guī)范等。二是技術(shù)問題。隨著人力資源管理信息化建設(shè)的不斷深入，電腦病毒不斷的升級(jí)換代，黑客的惡意攻擊，使人事檔案信息的安全和保密受到威脅。

3.4 缺乏高素質(zhì)復(fù)合型管理人才

企業(yè)人力資源管理信息化對(duì)人事檔案人員提出了更高的要求。目前，許多企業(yè)的人事檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)普遍較低，既熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，又掌握人力資源管理和人事檔案工作的復(fù)合型人才嚴(yán)重缺乏，不能適應(yīng)人力資源管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

4 加強(qiáng)企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)中人事檔案管理的途徑

4.1 加強(qiáng)人事檔案信息化的總體規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作。合理的人事檔案信息收集和錄入是人力資源管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)有功效的保證。企業(yè)在選好人力資源管理信息系統(tǒng)后，應(yīng)依據(jù)人力資源規(guī)劃、地區(qū)政策、人力資源管理信息系統(tǒng)功能模塊等，制定可行的人事檔案信息收集和整理計(jì)劃。人事檔案信息在錄入到人力資源管理信息系統(tǒng)時(shí)，代碼標(biāo)準(zhǔn)采用國(guó)家人事部、中組部頒布的全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)代碼，使人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中數(shù)據(jù)庫(kù)格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

4.2 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)信息系統(tǒng)中的人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。當(dāng)前數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)日趨成熟，它可以從大量的、有噪聲的、不完全的、隨機(jī)的實(shí)際應(yīng)用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潛在有用的信息和知識(shí)的高級(jí)處理過程。我們可以將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理信息系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)的人力資源管理內(nèi)容多為定性內(nèi)容的局限，發(fā)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)背后隱藏的具有決策意義的關(guān)系和模式，根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。通過對(duì)企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)中人事檔案數(shù)據(jù)的挖掘能夠保證系統(tǒng)決策支持的實(shí)現(xiàn)，從而拓寬企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的利用領(lǐng)域。

4.3 加強(qiáng)企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)安全。企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)中人事檔案管理應(yīng)執(zhí)行相對(duì)嚴(yán)格的保密原則，加強(qiáng)人事信息數(shù)據(jù)的安全控制，建立從網(wǎng)絡(luò)層、系統(tǒng)層和應(yīng)用層面的安全管理體系和安全機(jī)制。對(duì)信息系統(tǒng)的使用人員采取分級(jí)授權(quán)，加強(qiáng)聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)管控。在信息系統(tǒng)應(yīng)用過程中，注重用戶的培訓(xùn)、管理，并將數(shù)據(jù)安全納入企業(yè)安全管理的范圍。

4.4 人員培訓(xùn)與素質(zhì)的提高。要充分發(fā)揮企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的作用，就必須組建一支高素質(zhì)和高水平的使用和維護(hù)隊(duì)伍。對(duì)人力資源管理信息系統(tǒng)用戶應(yīng)開展多途徑培訓(xùn)，加快人力資源信息化建設(shè)步伐。一時(shí)開展崗前培訓(xùn)。重點(diǎn)是使用人員對(duì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)、人事檔案管理知識(shí)和規(guī)章制度和《檔案法》培訓(xùn)、現(xiàn)代人力資源管理的知識(shí)培訓(xùn)以及計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)；二是在使用過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并組織學(xué)習(xí)，讓使用人員熟悉實(shí)際情況。三是通過不斷的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高工作人員自身素質(zhì)，使其適應(yīng)企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)和持續(xù)發(fā)展的需要。

[1]魏會(huì)生.基于JAVAEE平臺(tái)的EHR系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[J].咸寧學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，6):20-21.

[2]羅劍麗.人力資源管理視角下的高校人事檔案管理實(shí)踐[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010.05.

[3]黃雅君.基于人力資源管理思想的干部人事檔案內(nèi)容構(gòu)想[M].平頂山工學(xué)院學(xué)報(bào)，2009.03.15.