淺談煤炭企業(yè)檔案管理信息化

文/張小花

淺談煤炭企業(yè)檔案管理信息化

文/張小花

檔案管理信息化是指檔案部門運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。煤炭企業(yè)檔案管理信息化主要是檔案信息存儲的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡化和檔案信息管理的標準化。

煤炭企業(yè)檔案管理信息化的重要性

檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的歷史證物，印證著企業(yè)發(fā)展的每一步。而煤炭企業(yè)的檔案管理是一個集企業(yè)安全、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理以及勞動者個人檔案、勞動性質(zhì)、征用土地等諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實的記錄，是煤炭企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護煤炭企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和維護歷史真實面貌的基礎(chǔ)性工作，保存好檔案是企業(yè)管理的重中之重。

煤炭企業(yè)檔案資料的積累和利用，關(guān)系著企業(yè)經(jīng)營管理水平。無論是人事調(diào)動，還是員工安置，檔案都在印證著個人的歷史。檔案是企業(yè)一份完整的、寶貴的無形資產(chǎn)。煤炭企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，不僅是十分重要的，而且是十分必要的。

首先，有利于檔案原件的保護。作為煤炭企業(yè)，煤炭區(qū)域所有權(quán)是非常重要的。企業(yè)在其運行過程中，首先產(chǎn)生的就是企業(yè)的征用地檔案。征用地檔案是企業(yè)在土地征購、租賃等行為活動中形成的最重要的文件材料。準確記載企業(yè)所征土地位置、界址、數(shù)量、權(quán)限等基本情況的原始

文件材料是企業(yè)無形資產(chǎn)的一部分，又是有形資產(chǎn)的可靠證明，對企業(yè)的產(chǎn)權(quán)交易、土地糾紛起憑證和依據(jù)作用，在維護企業(yè)合法權(quán)益的原始性、準確性、權(quán)威性方面是其他任何東西所無法替代的。將這些最重要的檔案資料信息化處理后，可以避免檔案原件被過多地直接使用、或過多借閱而造成原件的損壞，可以達到保護檔案原件的目的。

其次，有利于文件歸檔方式的改善。煤炭企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝、財務管理、員工檔案、用工性質(zhì)等，也是檔案管理中特別重要的組成部分。這些檔案的收集、整理關(guān)系著一個企業(yè)運作的系統(tǒng)性、完整性和穩(wěn)定性。以前，檔案部門要對這些資料進行手工登記，分類編目，保管。現(xiàn)在，利用計算機軟件將資料信息化處理后，可有效地提高工作效率，降低檔案員的勞動強度，并間接地降低了企業(yè)的人力資源管理成本和管理強度，減輕了煤炭企業(yè)負擔，達到減員增效，也保證了信息渠道的暢通。

第三，有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業(yè)順應社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案文件更易于導航，可增強原始檔案的應用程度和應用范圍，更有利于煤炭企業(yè)各部門、各處（科）室按需瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。

第四，有利于檔案的檢索和使用。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，在檔案的利用上，信息化更讓用戶感受到方便快捷。首先電子檔案的保存年限是紙質(zhì)檔案所難以比擬的。其次，煤炭企業(yè)各部門、處（科）室，只要有需要，就可以獲得及時、準確的系統(tǒng)信息。

第五，有利于檔案信息管理模式的改善。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在。隨著時間的推移，檔案資料越來越多，不但占用了大量的儲存空間，還需要做好溫度、濕度控制和防蟲等工作，導致管理成本居高不下，使用效率卻比較低的問題。

當前煤炭企業(yè)檔案管理信息化存在的主要問題

第一，檔案管理意識淡薄，檔案利用率不高。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。煤炭企業(yè)以生產(chǎn)為根本任務，容易輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀較為普遍。

第二，檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在煤炭企業(yè)檔案管理工作中，有些單位還存在多部門管理檔案的格局，沒有設置專職的檔案管理員，因此涉及檔案管理的制度、職責就較少，也沒有相關(guān)的考核目標和檢查制度。由于檔案管理制度不健全，檔案職能管理不完善，形成各科室相關(guān)檔案工作人員工作松散，出現(xiàn)不及時移交各自保管的檔案材料，造成檔案資料收集效率不高，檔案資料收集不齊全，給檔案管理的基礎(chǔ)工作帶來不便。

第三，檔案人員的現(xiàn)代化管理水平不高，檔案硬件投入不足。據(jù)了解，有個別單位沒有完全分層次設置專職的檔案管理人員，各基層檔案管理員多是由文秘兼于一身，在人員的配備上忽視了檔案專業(yè)管理能力。一些單位由于辦公用房緊張致使檔案用房狹小，檔案所用的庫房、閱覽室、辦公室沒有分開，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案信息化工作的開展。

實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理信息化的方法

進行信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息存儲的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡化和檔案信息管理的標準化已勢在必行，必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步完善企業(yè)檔案的信息化建設。這三個方面的分析如下：

進行檔案信息存儲的數(shù)字化。檔案信息存儲的數(shù)字化，是指檔案信息的存儲載體與方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)向以計算機管理為前提的數(shù)字形式，它包括檔案數(shù)字化的輸入和數(shù)字化檔案的接收兩個方面。檔案數(shù)字化輸入是將傳統(tǒng)檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢并進而直接提供檔案信息為社會服務。數(shù)字化檔案的接收與管理包括電子文件的形成和積累，研究其運作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；做好電子文件歸檔工作，制定歸檔細則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺和數(shù)據(jù)庫的電子文件，按照歸檔要求及時歸檔；檔案館接收各單位檔案時，要同時接收電子檔案，電子檔案接收工作要按照檔案館統(tǒng)一的格式進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，并與館藏檔案的數(shù)字化工作融為一體。

實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化，做好各項工作。建立保障檔案數(shù)字化的制度。在煤炭企業(yè)檔案進行數(shù)字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極的推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。

建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全。建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機密，檔案的數(shù)字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。

進行檔案信息利用的網(wǎng)絡化。企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡化建設大致有如下三種類型。一是局域網(wǎng)：即一個廠（礦）內(nèi)部使用，共享檔案數(shù)據(jù)庫檔案信息的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡；二是城域網(wǎng)：是指市內(nèi)各個廠（礦）之間鋪設專線連接計算機，實現(xiàn)資源交流和共享的網(wǎng)絡；三是廣域網(wǎng)：即國際互聯(lián)網(wǎng)，指各個廠（礦）檔案部門在因特網(wǎng)上建立網(wǎng)站和網(wǎng)頁，彼此溝聯(lián)為一個完整的檔案信息網(wǎng)絡，為社會提供檔案信息服務。

建立一個完整的檔案信息利用系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。可分為兩個層次：一是單向傳輸，就是終端管理機構(gòu)對檔案實現(xiàn)以數(shù)字化為平臺的計算機管理，并根據(jù)各網(wǎng)絡終端用戶需求，進行數(shù)字信息的單項定向傳輸。二是雙向或多向傳輸，就是各立檔單位均實現(xiàn)信息化管理，上下級單位及各立檔單位之間，均可根據(jù)需求進行數(shù)字信息的多項雙向和多向傳輸。使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報，從而提高了館(室)藏資源的利用率，避免不必要的重復和浪費，同時也有效地緩解了存儲空間擁擠，人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足企業(yè)的需要，實現(xiàn)資源共享。

目前，我們煤炭企業(yè)有些單位的檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者可以以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化。

進行檔案管理信息系統(tǒng)在選擇開發(fā)平臺和開發(fā)工具上，應采用支持多種操作系統(tǒng)平臺的網(wǎng)絡開發(fā)工具，為今后進一步完善檔案管理信息系統(tǒng)打下好的基礎(chǔ)。TomcatWeb服務器軟件和MySQL數(shù)據(jù)庫服務器軟件是非常理想的開發(fā)工具，Tomcat是Apache件基金會支持的Jakarta計劃的旗艦級產(chǎn)品，用這些軟件開發(fā)出來的系統(tǒng)可直接在各操作系統(tǒng)平臺使用，即跨平臺軟件產(chǎn)品。

檔案信息管理的標準化。檔案信息管理的標準化指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的相關(guān)業(yè)務規(guī)范和技術(shù)標準，由檔案行政管理部門會同有關(guān)部門予以研究、制定并頒布實施的過程。這是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)。檔案信息化程度越高，范圍越廣，對檔案信息管理標準化的要求也就越高。其主要內(nèi)容有五個方面。

一是檔案信息采集標準化：檔案信息在著錄與標引時要嚴格按照國家檔案局等制定的（檔案著錄規(guī)則）一系列標準進行。

二是檔案信息存儲的標準化：指檔案信息全文數(shù)字化存貯形式與方式的標準，目前多以硬盤為存貯方式。

三是檔案信息管理的標準化：檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區(qū)別，在于信息載體的特殊性。

四是檔案信息網(wǎng)絡的標準化：由于檔案信息的特殊性，決定了大量信息局限于內(nèi)部局域網(wǎng)范圍，檔案信息網(wǎng)絡必須分出層次，以決定檔案信息利用的范圍。

五是檔案信息管理軟件標準化：檔案信息管理軟件標準化主要體現(xiàn)在應用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個方面。

綜上所述，檔案信息是企業(yè)發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代，檔案中蘊藏的豐富信息將在企業(yè)各項工作中發(fā)揮不可替代的作用。煤炭企業(yè)的檔案是具有科學性、邏輯性、真實性的信息資源，是煤炭企業(yè)各項管理工作中取之不盡的信息資源。在信息時代，實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理信息化，對于加強煤炭企業(yè)檔案的管理和充分發(fā)揮煤炭企業(yè)檔案信息的價值，對加快煤炭企業(yè)的建設與發(fā)展具有十分重要的意義。

（作者單位：大莊礦）