信息化之翅助眼鏡店騰飛

文 孫鵬

信息化之翅助眼鏡店騰飛

文 孫鵬

困境：眼鏡店的5個經(jīng)營難題

對眼鏡店經(jīng)營者來說，頭痛的問題顯然很多：無論是發(fā)展快速、規(guī)模日增的眼鏡店（躋身藍海），還是被競爭者步步緊逼、面臨困境的眼鏡店（陷身紅海），絕大多數(shù)眼鏡店的老板整日汲汲營營，忙于眼前的事務(wù)，很少有機會靜下心來，仔細思考企業(yè)的長期發(fā)展，從容制定周詳?shù)膽?zhàn)略計劃。但是，一個接一個的經(jīng)營問題早已不能再被忽視，下列5個問題，對于作為眼鏡店老板的你來說，一定不陌生：

● 門店越開越多，在地理空間上造成管理困難、信息無法實時互聯(lián)互通，不同的連鎖門店與分支機構(gòu)之間“各自為政”，無法統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)，從而形成管理的“盲點”；

● 制定的業(yè)務(wù)流程與標準越來越細，但執(zhí)行卻只能靠“自我監(jiān)督”，無法有效評估與改進；

● 銷售額雖在提升，但成本費用節(jié)節(jié)升高，導致利潤越來越低，經(jīng)營方向與經(jīng)營策略的調(diào)整只能夠憑感覺與經(jīng)驗，缺乏有效的數(shù)據(jù)支撐；

● 庫存占壓金額長期居高不下，導致利潤變成庫存，直接影響到資金的周轉(zhuǎn)率與利用率；

● 財務(wù)總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)與銷售數(shù)據(jù)不銜接，導致月底結(jié)賬越來越難以及時完成，將財務(wù)管理的功能弱化為記賬員與統(tǒng)計員，無法有效發(fā)揮財務(wù)在現(xiàn)代企業(yè)管理中的導向作用與風險控制作用。

顯而易見，通過傳統(tǒng)的經(jīng)營方式，整合越來越多的信息從而達到資源的有效利用與分配，提升核心競爭力與服務(wù)差異化是不現(xiàn)實的，解決以上問題的必然選擇是用信息化取代傳統(tǒng)的管理手段和方法。可以說，信息化已經(jīng)成為微利時代眼鏡店維持正常營運不可或缺的基礎(chǔ)架構(gòu)與資訊平臺，也是眼鏡店脫胎換骨、更上層樓的關(guān)鍵所在。在強存弱亡的競技場上，無論是迫于現(xiàn)實壓力，或是主動謀求領(lǐng)先，信息化系統(tǒng)都是必須之選。

誤區(qū)：對信息化認識的4個重大誤區(qū)

遺憾的是，除了少數(shù)眼光超前的眼鏡店享受了信息化帶來的勝利果實外，放眼望去，眼鏡店的信息系統(tǒng)大多功效不彰、名存實亡。我們歸納出眼鏡店實施信息化的4個重大誤區(qū)，逐一解說，供各位引以為戒。

1.眼鏡店經(jīng)營者對于信息化的意義認知不夠

有些眼鏡店經(jīng)營者在選擇軟件系統(tǒng)時，被某些眼花繚亂的功能所吸引，單純從提高管理效率的角度來理解信息化，忽略了信息化系統(tǒng)是解決各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)各自為政、局部僵化（local optimization）弊病的最佳統(tǒng)和工具，是企業(yè)進行流程再造的“大腦中樞”，在選擇時首先要看軟件系統(tǒng)的資源整合能力，這樣選出的軟件系統(tǒng)才是“頭腦發(fā)達，四肢健壯”，否則“四肢發(fā)達，頭腦簡單”，費時、費力、費錢、毫無效果，更可怕的后果是喪失商機，導致競爭失利。

2.沒有從整體流程優(yōu)化的角度理解信息化與管理的關(guān)系

有些眼鏡店經(jīng)營者在選擇軟件系統(tǒng)的時候，由于固有思維，同時業(yè)務(wù)流程與操作方式的改變引發(fā)員工的牢騷與不滿，因此往往將現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程作為藍本審視信息系統(tǒng)的功能，不愿借信息化機會進行業(yè)務(wù)流程再造。事實上，信息化建設(shè)的一個非常重大的意義就是為優(yōu)化業(yè)務(wù)流程提供支持。如果信息化建設(shè)不和業(yè)務(wù)流程再造、提高處理效率結(jié)合起來，就無法彰顯信息化的強大能量。須知，局部效率的提高不能從整體上為企業(yè)帶來效益，甚至還是以犧牲全局利益為代價換來局部效益。

3.單純從價格的角度去考慮信息化的投入，缺乏對投入產(chǎn)出比的考量

信息化是個系統(tǒng)工程，軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、人力成本、時間成本以及企業(yè)流程再造所花費的有形無形支出，對企業(yè)來說都是一筆不小的支出，但是如果換個角度，以投資的觀念來看待信息系統(tǒng)的導入，信息化的價值包括庫存、采購、管理成本的降低及爭取到更多生意等，從投入產(chǎn)出比看，信息化是一筆相當值得的投資。購置不能貪圖便宜，購置靈活度強、業(yè)務(wù)流程合理、可持續(xù)發(fā)展的信息系統(tǒng)，才是上策。

4.眼鏡店的主要負責人對信息化過程推動與領(lǐng)導不夠

信息化建設(shè)是“一把手”工程，這也是眼鏡店導入信息化成功的關(guān)鍵。事實上，眼鏡店信息化的過程是對眼鏡店現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行梳理和優(yōu)化的過程，涉及組織內(nèi)多個部門。要有效推動信息化工作的開展，必須建立以一把手或主要負責人為核心的信息化推進組織，提高各級管理部門對信息化重要性和必要性的認識和參與積極性。可惜不少管理者在上信息化系統(tǒng)之前對此沒有充分的認識。

以上是眼鏡店經(jīng)營者在進行信息化軟件系統(tǒng)選擇與導入過程中的常見誤區(qū)。為了更好地理解如何成功地進行眼鏡店的信息化建設(shè)，我們選取天津市眼科醫(yī)院驗配中心信息化系統(tǒng)建設(shè)成功的典型案例來分析。

案例：信息化助力天津眼科驗配中心騰飛

作為國內(nèi)零售鏡企的領(lǐng)頭羊之一，天津市眼科醫(yī)院驗光配鏡中心在總經(jīng)理李捷的推動下早在上世紀90年代就開始了信息化建設(shè)的探索。以天津市眼科醫(yī)院黨委書記、副院長兼驗配中心總經(jīng)理李捷為核心的信息化建設(shè)領(lǐng)導小組信息化建設(shè)伊始就已成立。李捷將自身在眼鏡零售行業(yè)多年的管理實踐和前瞻性思考與該中心早已通過的ISO9000標準相結(jié)合，融入到軟件管理系統(tǒng)設(shè)計的全過程，從1999年開始信息化管理至今，已陸續(xù)開發(fā)了處方管理系統(tǒng)（1999年起）、商品管理系統(tǒng)（2004年起）、單品實時管理系統(tǒng)（2008年起）以及OA管理系統(tǒng)（2010年）、供應商電子訂單系統(tǒng)(2011年)、遠程咨詢（2011年）、門店iPad多媒體輔助銷售終端與顧客觸摸屏查詢系統(tǒng)（2011年），在驗光配鏡、倉儲加工、商品銷售、售后服務(wù)、財務(wù)管理等環(huán)節(jié)全面實現(xiàn)信息化系統(tǒng)管理?，F(xiàn)在應用的信息系統(tǒng)具有如下5個顯著特點。

1.建設(shè)統(tǒng)一的即插即用的B/S架構(gòu)信息平臺

系統(tǒng)采用統(tǒng)一的即插即用的B/S架構(gòu)，在規(guī)模擴展方面十分方便。新增門店或門店新增計算機時，不需要再進行軟件安裝與調(diào)試，只需要將網(wǎng)絡(luò)連通運行瀏覽器，就能夠根據(jù)系統(tǒng)分配的權(quán)限進行業(yè)務(wù)操作與數(shù)據(jù)協(xié)同。同時，B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)將所有的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)操作功能統(tǒng)一安裝在中心端的服務(wù)器上進行統(tǒng)一的管理，增強了數(shù)據(jù)的安全性，軟件系統(tǒng)的升級也只需針對服務(wù)器來進行。另外，Java語言的應用也為信息平臺未來在移動與電子商務(wù)領(lǐng)域的拓展應用提供了良好的基礎(chǔ)。

2.實行單品條碼管理系統(tǒng)

天津市眼科醫(yī)院驗光配鏡中心的單品條碼管理系統(tǒng)以每一個商品品項為單位進行管理，強調(diào)的是每一個單品的成本管理、銷售業(yè)績管理。根據(jù)經(jīng)營目標，對單品的配置、采購、銷售、物流管理、財務(wù)管理、信息管理等活動實施統(tǒng)一管理，既管理數(shù)量又管理金額，既管理進銷價格又管理流通成本，為商品流轉(zhuǎn)的順暢提供了保證，也為商品的物流、資金流、信息流的有序運行創(chuàng)造了良好的條件。

3.信息實時化

通過條碼系統(tǒng)控制進銷存的實時更新，店與店之間，顧客信息與商品信息實時共享，商品在中心系統(tǒng)內(nèi)各個門店可實時調(diào)配，實時化的信息系統(tǒng)也使得中心領(lǐng)導不管在何時何地都能通過互聯(lián)網(wǎng)掌握中心的經(jīng)營狀態(tài)、工作執(zhí)行的情況以及各項主要資源的活動資訊。

4.財務(wù)物流一體化

眼鏡零售企業(yè)的現(xiàn)金流受庫存影響大，如果庫存支出與銷售額回收的時間差過大，企業(yè)經(jīng)營者無法及時了解并做調(diào)整，容易導致現(xiàn)金流惡化。李捷一直強調(diào)財務(wù)數(shù)據(jù)與銷售及物流的數(shù)據(jù)實時無縫對接，強調(diào)資金周轉(zhuǎn)率，變分析“過去的數(shù)字”為了解“未來的資金余額”。此舉增加了資金利用的計劃性，降低了財務(wù)風險并且很好地控制了庫存。

5.業(yè)務(wù)流程化、規(guī)范化、透明化

中心信息系統(tǒng)結(jié)合以李捷多年來的管理智慧為基礎(chǔ)，在整體最優(yōu)的大原則下，將中心的不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，通過信息的流轉(zhuǎn)與協(xié)同，整合成有機的整體，實現(xiàn)了提高工作效率與業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化整合的完美結(jié)合。同時，系統(tǒng)強調(diào)每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的規(guī)范化控制，按照ISO9000的標準劃分了不同崗位的權(quán)限和工作范圍，并統(tǒng)一了操作規(guī)范和工作流程業(yè)務(wù)規(guī)范。例如在加工檢驗環(huán)節(jié)，系統(tǒng)會自動讀取焦度計中顯示的檢驗數(shù)據(jù)與國標自動進行比對，如果不符合標準要求，就無法進行到顧客取鏡環(huán)節(jié)。系統(tǒng)也會記錄每個工作人員的工作日志?！胺沧哌^必留下痕跡”確保了數(shù)據(jù)的準確性，增強了考核的透明度，提高了工作質(zhì)量，加強了內(nèi)部管控能力，降低了管理成本。

如今，各個信息系統(tǒng)的逐一應用，極大地提高了天津市眼科醫(yī)院驗光配鏡中心的作業(yè)效率和管理水平，客戶滿意度由以前的72%提升到現(xiàn)在的94%，2011年銷售額達1.3億，平均年庫存總量僅控制在300萬。通過對信息化實施后的效益評估，證明信息化投入不僅已在短期內(nèi)收回了成本，更產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟效益。

通過天津市眼科醫(yī)院驗光配鏡中心信息化建設(shè)成功的案例，我認為，只要管理者弄清楚信息化的本質(zhì)，并選擇合適的信息化供應商，輔以正確的導入與建設(shè)手段，完全可以像天津眼科驗配中心一樣，享受信息化為企業(yè)帶來的助力，實現(xiàn)量的積累和質(zhì)的突破。祝愿所有正在實施或準備實施信息化管理的眼鏡店，借信息化之翅，實現(xiàn)騰飛之夢。

作者單位：天津鵬升科技有限公司