淺議個(gè)人技術(shù)檔案管理及信息化建設(shè)

葉 斌YE Bin 王曉稼WANG Xiao-jia 吳國萍WU Guo-ping□

隨著國家檔案法規(guī)的落實(shí)和開展評(píng)審等級(jí)醫(yī)院及醫(yī)院自身管理科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程的需要，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮著越來越大的作用，而且隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息資源受到人們的重視。醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，是衛(wèi)生技術(shù)人員在長期的醫(yī)療實(shí)踐、教學(xué)和科研活動(dòng)中，積累的大量技術(shù)資料，是衛(wèi)生技術(shù)人員經(jīng)過創(chuàng)造勞動(dòng)所取得的，有醫(yī)學(xué)科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的科學(xué)技術(shù)研究結(jié)果[1]。因此，如何實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案的信息化管理，將成為促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的有力保證。

醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀

筆者所在醫(yī)院于2005年著手建立醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案，檔案全部為紙質(zhì)檔案，一人一檔，總計(jì)建立個(gè)人技術(shù)檔案680卷。雖然是醫(yī)院的核心檔案資源之一，但其本身并不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)務(wù)人員甚至院領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)個(gè)人技術(shù)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)不夠、重視不足，以致在管理模式、信息化建設(shè)、檔案管理制度等方面存在著很多缺陷。

1.個(gè)人技術(shù)檔案管理由科教科管理人員兼管，未納入醫(yī)院檔案管理范疇。管理人員流動(dòng)性也比較大，事務(wù)多，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，導(dǎo)致文件材料歸檔和分類整理不及時(shí)，造成個(gè)人技術(shù)檔案管理、收集、整理、利用等工作環(huán)節(jié)脫節(jié)。

2.未實(shí)現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)院的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)已成為醫(yī)院發(fā)展的核心，廣泛應(yīng)用于管理工作中，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)也在發(fā)展中逐步完善，但個(gè)人技術(shù)檔案管理因未納入醫(yī)院檔案管理工作中，因此，仍然停留在人工手動(dòng)管理模式，管理模式相對(duì)滯后，與衛(wèi)生部數(shù)字化示范醫(yī)院的稱號(hào)有一定的差距。

3.無獨(dú)立存儲(chǔ)空間，不符合檔案存檔要求。個(gè)人技術(shù)檔案多年來一直放在科教科辦公室內(nèi)，沒有單獨(dú)的檔案室，致使檔案用房緊張、狹小，不符合檔案保管條件，而這些檔案資料隨著年限的增加數(shù)量逐漸增多，原先以辦公室作為檔案存放處的做法，已無法滿足發(fā)展的要求。

4.沒有形成規(guī)范、合理的個(gè)人技術(shù)檔案歸檔、保存利用等管理制度。結(jié)果導(dǎo)致個(gè)人技術(shù)檔案不完整、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)大量缺失，無法真實(shí)反映衛(wèi)生技術(shù)人員的實(shí)際情況。在衛(wèi)生技術(shù)人員晉升、任免、推薦榮譽(yù)等方面失去參考價(jià)值，給醫(yī)院各項(xiàng)審核、審批工作帶來諸多不便。

醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案實(shí)施信息化建設(shè)的必要性

1.能夠改善醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移，檔案資料日積月累，數(shù)量越來越多，占用了大量的儲(chǔ)存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲防火工作，但是個(gè)人技術(shù)檔案由于未納入醫(yī)院檔案管理，所以無法達(dá)到有關(guān)規(guī)定的保管要求。可以想象，隨著時(shí)間的推移，每年醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案內(nèi)容的不斷添加，卷數(shù)的不斷增多，以辦公室局限的地方保管個(gè)人技術(shù)檔案以無法滿足增長的要求。所以建立個(gè)人技術(shù)檔案信息管理系統(tǒng)成為一種必然的趨勢。

2.有利于保護(hù)珍貴的檔案原件，減少重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。將醫(yī)務(wù)人員的各類檔案進(jìn)行信息化處理后，可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用而造成原件的損壞，以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。還可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。以筆者所在醫(yī)院為例，從個(gè)人技術(shù)檔案建檔以來，因個(gè)人技術(shù)檔案管理不規(guī)范，借閱人未及時(shí)歸還相關(guān)資料，而導(dǎo)致技術(shù)檔案遺失2卷，檔案中內(nèi)容資料遺失3次。檔案遺失將給檔案補(bǔ)全工作帶來很大的難題。通過個(gè)人技術(shù)檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案查詢、瀏覽、打印等操作，將會(huì)杜絕遺失情況的再次發(fā)生。

3.信息化建設(shè)是提高工作效率的重要手段。運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工方法對(duì)醫(yī)生技術(shù)檔案進(jìn)行管理，能夠減少人工操作環(huán)節(jié)上造成的誤差，信息可靠、全面、快捷，使個(gè)人技術(shù)檔案管理工作更科學(xué)，更規(guī)范。高效的個(gè)人技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用必將取代傳統(tǒng)的手工、機(jī)械的重復(fù)勞動(dòng)，自動(dòng)生成數(shù)據(jù)和圖表，能夠大大降低管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。管理人員可以將精力和時(shí)間花在宏觀控制與管理規(guī)律的探索上，從而提高管理工作的效率和決策水平。

4.信息化建設(shè)為醫(yī)院人事決策提供重要依據(jù)。醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的建立，為選拔人才提供科學(xué)依據(jù)，系統(tǒng)真實(shí)記錄了衛(wèi)生技術(shù)人員成長的軌跡，為早期識(shí)別人才、進(jìn)一步培養(yǎng)人才和人才管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的信息。管理者可以便捷地掌握醫(yī)生業(yè)務(wù)技術(shù)信息、工作表現(xiàn)、個(gè)人業(yè)績以及技術(shù)能力測評(píng)情況，從而為選拔醫(yī)務(wù)骨干提供了績效考評(píng)的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，克服在選拔人才上憑印象做決策的弊病，做到合理評(píng)聘，量材用人。

醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案信息化的內(nèi)容

因?yàn)獒t(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的特殊性，專業(yè)技術(shù)人員的檔案應(yīng)當(dāng)反映技術(shù)人員的個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力，具體內(nèi)容應(yīng)包括如下幾類：考核類，包括專業(yè)技術(shù)人員年度考核表、工作人員年度職業(yè)道德考核表；教育培訓(xùn)類：包括學(xué)歷、學(xué)位、各類培訓(xùn)證明材料；獎(jiǎng)懲類：包括獎(jiǎng)勵(lì)、懲處結(jié)果證明材料；論著成果類：包括論著期刊、成果獎(jiǎng)勵(lì)證明材料。如上涵蓋了職業(yè)能力、職業(yè)生涯和職業(yè)信譽(yù)的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案，在體現(xiàn)醫(yī)院的人才梯隊(duì)、結(jié)構(gòu)比例、技術(shù)力量等方面實(shí)力的同時(shí)，還能更好地為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據(jù)、憑證和參考[2]。

醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

1.建立個(gè)人技術(shù)檔案的信息化管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)是個(gè)人技術(shù)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的核心。首先，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行需求分析，得出該系統(tǒng)應(yīng)具備的管理功能，根據(jù)軟件的功能需求，分析系統(tǒng)開發(fā)需要解決系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)技術(shù)、報(bào)表生成、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和查詢技術(shù)等關(guān)鍵技術(shù)。其次，在軟件系統(tǒng)的需求分析與關(guān)鍵技術(shù)分析的基礎(chǔ)上，按照軟件工程的思想對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，主要設(shè)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括利用醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息錄入更新、檢索、瀏覽、下載和傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高科研信息利用率[3]。

2.設(shè)置衛(wèi)生技術(shù)人員個(gè)人技術(shù)檔案管理端口。個(gè)人管理端口是信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建基礎(chǔ)，是個(gè)人技術(shù)檔案信息收集的重要手段，方便衛(wèi)生技術(shù)人員錄入和更新自己的檔案信息，減輕單由管理人員錄入信息的工作量和工作壓力；也保證信息能及時(shí)、原始、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地錄入系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新信息[3]。衛(wèi)生技術(shù)人員可以利用掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)拍攝和計(jì)算機(jī)加工轉(zhuǎn)化等技術(shù)手段，將本人的專業(yè)技術(shù)人員年度考核表；學(xué)歷、學(xué)位、各類培訓(xùn)證明材料；獎(jiǎng)勵(lì)、專利證明材料；論著期刊、成果獎(jiǎng)勵(lì)證明材料等常用的檔案資料制成PDF文件或JPG格式的圖片文件，形成電子檔案，上傳至檔案信息系統(tǒng)。

3.信息化建設(shè)必須遵循檔案管理的基本原則?；A(chǔ)性信息突出準(zhǔn)確性，嚴(yán)格信息的審查制度，加強(qiáng)對(duì)電子文件原始性、真實(shí)性的認(rèn)定和管理；動(dòng)態(tài)性信息突出時(shí)效性，不斷完善充實(shí)有價(jià)值的檔案材料和信息，添加技術(shù)人員的個(gè)性特點(diǎn)、專業(yè)能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度；經(jīng)驗(yàn)性信息突出指導(dǎo)性，盡量具有探索性和超前性，強(qiáng)化檔案編研能力；政策性信息突出針對(duì)性，保證信息為決策和執(zhí)行服務(wù)，最好與現(xiàn)行的人事系統(tǒng)建立有機(jī)的聯(lián)系，做好數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕涌?。使人事系統(tǒng)中的定性型信息可以用技術(shù)檔案中的定量型數(shù)據(jù)來進(jìn)一步說明，以利于直觀、客觀地反映人員的技術(shù)成長過程。

4.完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加快計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的升級(jí)，完善信息系統(tǒng)功能。良好的硬件設(shè)施是檔案管理的物質(zhì)保障，只有在不斷升級(jí)計(jì)算機(jī)硬件的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步挖掘開發(fā)辦公自動(dòng)化和檔案管理軟件功能，才能適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，做好個(gè)人技術(shù)檔案管理工作。如海量存儲(chǔ)技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案電子文件的實(shí)時(shí)歸檔和遷移提供了物質(zhì)保障；計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫全文檢索技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，為全文檔案檢索提供技術(shù)支撐；數(shù)字認(rèn)證簽名技術(shù)的完善，為科研電子文件的信息安全提供保障；網(wǎng)格技術(shù)的發(fā)展，為數(shù)字檔案信息資源共享和為用戶提供安全、高效、高質(zhì)量的服務(wù)創(chuàng)造條件[4]。

5.要提供有效的方法，保證數(shù)據(jù)的安全。建立和完善檔案信息安全管理制度，并認(rèn)真付諸實(shí)施，把安全至上的理念轉(zhuǎn)化到檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中去。注意檔案管理的信息安全問題，實(shí)施電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度，異地備份保管；完善檔案利用安全保密制度，處理好檔案開放和公開與信息安全的關(guān)系，解決好使用權(quán)和管理權(quán)問題；采取有效措施和技術(shù)手段，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)施有效的保護(hù)，建立檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度等等。

總之，醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案的管理，是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，個(gè)人技術(shù)檔案管理工作展示醫(yī)院醫(yī)療隊(duì)伍的專業(yè)技術(shù)水平，合理開發(fā)個(gè)人技術(shù)檔案的存儲(chǔ)方式及利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的信息化建設(shè)是必經(jīng)之路。根據(jù)個(gè)人技術(shù)檔案自身的特點(diǎn)，在實(shí)際工作中不斷探索，構(gòu)建一套適合醫(yī)院管理實(shí)際的信息化系統(tǒng)，改善醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀，使管理現(xiàn)代化、服務(wù)工作科學(xué)化，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

1 李艷.醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)科技檔案管理[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2007,9(11)

2 李偉.淺談衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案信息化管理[J].金山，2011,(4)：73

3 梅虹，王力寧，韋艾凌，等.加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理 促進(jìn)科研信息利用[J].中醫(yī)藥管理雜，2010,18(1)：32-34

4 金波，徐忠勇，鄭維.高校科研電子文檔歸檔管理探究[J].蘭臺(tái)論壇，2009,(2)：2-3