芻議外貿(mào)函電的特點(diǎn)和寫作技巧

張婷

摘要：外貿(mào)函電是一種十分重要的國際貿(mào)易的溝通手段，在國際貿(mào)易過程中發(fā)揮著愈來愈關(guān)鍵的作用。作為廠商之間、廠商與客戶之間開展業(yè)務(wù)往來、溝通商情的一個(gè)重要工具和有效途徑，外貿(mào)函電其主要特點(diǎn)是語言比較規(guī)范、用詞十分準(zhǔn)確而嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)術(shù)語比較多、用語較為禮貌委婉、正式的書面語體的語言結(jié)構(gòu)等等。文章結(jié)合外貿(mào)函電的基本特點(diǎn)，闡述了寫作外貿(mào)函電的主要技巧。

一、外貿(mào)函電的基本特點(diǎn)

在對外商務(wù)活動(dòng)過程中，外貿(mào)函電是廠商之間、廠商與客戶之間發(fā)展業(yè)務(wù)關(guān)系、實(shí)現(xiàn)交易的一個(gè)重要手段。良好的外貿(mào)函電必須具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、行文規(guī)范，用詞準(zhǔn)確而嚴(yán)謹(jǐn)。外貿(mào)函電這種信函屬于公文性質(zhì)的，主要的內(nèi)容就是商務(wù)公事，發(fā)展業(yè)務(wù)關(guān)系并且實(shí)現(xiàn)交易是其主要目標(biāo)。所以，外貿(mào)函電所使用的語言必須十分規(guī)范，盡量運(yùn)用正式用語。比如盡可能不用 about，而是用with regards to ，盡可能不用send而是用deliver，盡可能不用answer而是 in reply to 等等，以避免用語的不正規(guī)。

2、大量使用書面語體。外貿(mào)函電是通過書面的方式來傳遞各種相關(guān)的信息，語言結(jié)構(gòu)必須使用書面語體，不僅要求使用正式用語，同時(shí)還要求句子的結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，盡量使用完整句。多用動(dòng)詞非謂語形式的短語以及后置定語等那些正式語體的語言結(jié)構(gòu)，以確保信函的嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅、精簡、精確。

3、保證措辭嚴(yán)謹(jǐn) 。措辭嚴(yán)謹(jǐn)而準(zhǔn)確是外貿(mào)函電的一個(gè)重要特點(diǎn)。從法律的角度而言，外貿(mào)函電是對交易各方的權(quán)力與義務(wù)的明確規(guī)定，簽署之后就獲得了相應(yīng)的法律效力。外貿(mào)函電的措辭必須準(zhǔn)確而嚴(yán)謹(jǐn)，對裝運(yùn)時(shí)間、地點(diǎn)以及商品的品質(zhì)、顏色、尺寸等必須明確規(guī)定，對信用證、提貨單、產(chǎn)品合格證書、裝運(yùn)單的編號、單價(jià)以及總價(jià)的數(shù)額的表達(dá)必須精確。

二、寫作外貿(mào)函電的基本技巧

結(jié)合外貿(mào)函電的基本特點(diǎn)，外貿(mào)函電的寫作應(yīng)當(dāng)按照簡潔明了，準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，用詞得體，委婉禮貌等原則。具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1、簡潔明了的原則。當(dāng)前國際貿(mào)易的競爭日益劇烈，在寫作外貿(mào)函電時(shí)用詞必須簡潔明了，用盡可能少的詞來傳遞完整的信息，并且必須確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性。

2、直切主題。外貿(mào)函電要求內(nèi)容簡潔，也就是必須直切主題。在外貿(mào)函電中應(yīng)直截了當(dāng)?shù)那腥胫黝}，而不是拐彎抹角的客套，讓人覺得虛情假意。比如，在信函的開頭羅列很多優(yōu)美的詞句或許容易引起對方的關(guān)注。假如沒有盡快切入主題，對方不清楚他能獲得哪些利益，客人也非常容易喪失興趣，甚至根本就不往下看。

3、使用簡短易懂的詞。在寫作外貿(mào)函電的時(shí)候，必須確保對方能看懂這些詞，假如看不懂，會(huì)不會(huì)去查閱字典？會(huì)不會(huì)跳過這些詞，假如跳的話，會(huì)不會(huì)誤解寫作的意圖？而如果寫作的函電重出現(xiàn)了錯(cuò)誤的詞的話，后果會(huì)更嚴(yán)重。但是，并非越簡短的詞就越好。此外，使用適量的縮略語。比如外貿(mào)行業(yè)長期發(fā)展過程中逐漸產(chǎn)生的一些約定俗成的專業(yè)縮略語，靈活運(yùn)用這些縮略語能夠適當(dāng)減少外貿(mào)函電的篇幅，節(jié)約對方的閱讀時(shí)間。

4、對無關(guān)緊要的修飾詞進(jìn)行刪減。英語中的很多單詞具備十分完整的意思，無需增加修飾詞。

5、檢查外貿(mào)函電以免出現(xiàn)用詞混亂問題。必須仔細(xì)對外貿(mào)函電進(jìn)行檢查以免出現(xiàn)用詞混亂的問題，因?yàn)閷懽魍赓Q(mào)函電的目的不但要求簡潔明了，更加關(guān)鍵的是能讓讀者能夠很好的理解。

6、短句和短段落的合理使用。在外貿(mào)函電中合理使用短句和短段落可以發(fā)揮意想不到的效果。通過刪減那些無關(guān)緊要的修飾詞，以免由于段落過長導(dǎo)致讀者不明白作者想要傳遞的觀點(diǎn)，最好在段落與段落之間空出一行，凸顯各段所提出的問題，不僅美觀還可以引起讀者的關(guān)注。

7、確保措辭準(zhǔn)確。在國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易過程中，交易各方存在語言文化、歷史背景等各方面的差異，很容易出現(xiàn)誤解，而按照國際貿(mào)易慣例以及有關(guān)法規(guī)，外貿(mào)函電是交易的一個(gè)組成部分，在法律上具有一定的效力，所以行文必須十分嚴(yán)謹(jǐn)，用詞必須準(zhǔn)確。外貿(mào)函電的寫作過程中選擇詞匯的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)盡可能選擇詞義單一的詞，盡量避免選擇詞義豐富的詞。

8、確保表述恰當(dāng)、得體。外貿(mào)函電是國際商務(wù)當(dāng)中是使用的利用書面語言進(jìn)行交際一種重要的工具，不僅要求用詞、語法的準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，還要求表達(dá)恰當(dāng)而得體。外貿(mào)信函寫作過程不僅要充分考慮到對方的文化背景，還應(yīng)當(dāng)注意對方是老客戶、新客戶還是潛在的客戶，根據(jù)不同的對象、環(huán)境選擇最適宜的用詞，從而營造一種良好的氛圍，獲得最為理想的交際效果。

三、注重委婉語和禮貌用語

1、委婉語的使用。多站在對方的角度考慮問題，充分尊重對方的思想與觀點(diǎn)，在工作盡可能不帶著情緒。適當(dāng)?shù)胤诺妥约旱奈恢?，使用禮貌用語回答對方的問題，然后委婉地指出對方的錯(cuò)誤，將會(huì)獲得讓人驚喜的效果。

2、祈使句、疑問句的合理使用。在外貿(mào)函電中傳遞自己的觀點(diǎn)或者提出建議的時(shí)候，往往是擁三種句式：陳述句、祈使句以及疑問句。一般而言，陳述句太過生硬、直白最好不要使用，而帶please 的祈使句往往顯得語氣較為禮貌，如果使用疑問句的話，其語氣顯得最為委婉而客氣，并且給對方留有很大的余地。

綜上所述，一封優(yōu)秀的外貿(mào)函電必須格式整齊、用詞簡短，行文嚴(yán)謹(jǐn)、語氣委婉而禮貌。因此，在學(xué)習(xí)寫作外貿(mào)函電及其實(shí)踐過程中，必須按照上述要求有針對性地進(jìn)行訓(xùn)練。從而提高寫作外貿(mào)函電的水平，更好的實(shí)現(xiàn)對外交流的目的，完成國際商務(wù)目標(biāo)。

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（作者單位：九江職業(yè)大學(xué)）