基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

劉飛

河北廣電網(wǎng)絡(luò)集團(tuán)秦皇島有限公司， 秦皇島 066000

基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

劉飛

河北廣電網(wǎng)絡(luò)集團(tuán)秦皇島有限公司， 秦皇島 066000

所設(shè)計(jì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要功能包括：系統(tǒng)管理、發(fā)文管理、收文管理、檔案管理和信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)布等幾部分，選擇了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化程度高、開(kāi)放程度好的B/S結(jié)構(gòu)體系，采用PHP+Apache+ MySQL技術(shù)，引入工作流，具有成本低、易用性強(qiáng)、功能較完善、界面友好、易于管理的特點(diǎn)。

辦公自動(dòng)化；B/S結(jié)構(gòu)；Apache；PHP；MySQL

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)已步入信息社會(huì)，人們普遍使用計(jì)算機(jī)來(lái)提高個(gè)人工作效率，希望可以自動(dòng)處理日常辦公事務(wù)，提高整體工作效率。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）應(yīng)運(yùn)而生，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)規(guī)范了工作流程，提高了辦公效率，使工作更加條理化，加快了信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化、科學(xué)化，全面提升了管理水平。

辦公自動(dòng)化(Office Automation)簡(jiǎn)稱(OA)，是20世紀(jì)70年代中期在發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的，是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于繁雜的辦公事務(wù)處理中的一項(xiàng)綜合技術(shù)。其發(fā)展大致經(jīng)歷了三個(gè)階段，第一個(gè)階段是辦公過(guò)程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備；第二個(gè)階段是辦公過(guò)程中普遍使用電腦和打印機(jī)，通過(guò)電腦和打印機(jī)進(jìn)行文字處理，表格處理、文件排版輸出和進(jìn)行人事財(cái)務(wù)等信息的管理等；第三個(gè)階段是辦公過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過(guò)程中通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了文件共享，網(wǎng)絡(luò)打印共享，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理等工作。

辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是以提高決策效能為目的。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

1 相關(guān)技術(shù)支持

辦公自動(dòng)化是多種設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)的綜合，也是人機(jī)一體的有機(jī)整體，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)有計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和中間件技術(shù)等。

這些關(guān)鍵技術(shù)表現(xiàn)在：

1.1 web在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

20世紀(jì)末Internet技術(shù)的發(fā)展，極大地改變了人們的生活。如今Internet已經(jīng)滲透到人們的日常生活中了，對(duì)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展和變革產(chǎn)生了深刻的影響。

目前許多的Web應(yīng)用都需要更加復(fù)雜的表現(xiàn)和邏輯處理，采用三層體系結(jié)構(gòu)，把數(shù)據(jù)的生成和數(shù)據(jù)的表現(xiàn)兩部分都集成在動(dòng)態(tài)頁(yè)面中了。這就使動(dòng)態(tài)頁(yè)面變得非常龐大，而且應(yīng)用的表現(xiàn)和邏輯處理混合在一起，給Web應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和維護(hù)帶來(lái)了許多困難。

針對(duì)此類問(wèn)題，出現(xiàn)了一種新的四層體系結(jié)構(gòu)，將邏輯處理和應(yīng)用的表現(xiàn)分離開(kāi)來(lái)。其體系結(jié)構(gòu)如圖1所示：

圖1

在此體系結(jié)構(gòu)中Web服務(wù)器主要負(fù)責(zé)Web應(yīng)用的表現(xiàn)，應(yīng)用服務(wù)器主要負(fù)責(zé)Web應(yīng)用的邏輯處理。用戶通過(guò)瀏覽器向服務(wù)器發(fā)送請(qǐng)求，Web服務(wù)器接收客戶端發(fā)來(lái)的請(qǐng)求，對(duì)請(qǐng)求進(jìn)行分析轉(zhuǎn)換，調(diào)用相應(yīng)的應(yīng)用服務(wù)器中的邏輯處理程序。邏輯處理程序可和數(shù)據(jù)庫(kù)交互，將邏輯處理結(jié)果返回給Web服務(wù)器，Web服務(wù)器再將結(jié)果發(fā)送給客戶瀏覽器。

1.2 開(kāi)發(fā)B/S結(jié)構(gòu)主流技術(shù)

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，采用PHP+Apache+Mysql技術(shù),再加上Linux作為執(zhí)行平臺(tái)，這種組合幾乎是免費(fèi)的，既可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)上辦公，又具有費(fèi)用低廉、跨平臺(tái)性好、快速、穩(wěn)定、安全等優(yōu)點(diǎn)。

1.3 PHP技術(shù)

P H P，一個(gè)嵌套的縮寫(xiě)名稱，是英文“超級(jí)文本預(yù)處理語(yǔ)言”（PHP：Hypertext Preprocessor）的縮寫(xiě)。PHP是一種HTML內(nèi)嵌式的語(yǔ)言。PHP獨(dú)特的語(yǔ)法混合了C、Java、Perl以及PHP自創(chuàng)新的語(yǔ)法。它可以比CGI或者Perl更快速地執(zhí)行動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)。PHP執(zhí)行引擎還會(huì)將用戶經(jīng)常訪問(wèn)的PHP程序駐留在內(nèi)存中，其他用戶再一次訪問(wèn)這個(gè)程序時(shí)就不需要編譯程序了，只要直接執(zhí)行內(nèi)存中的代碼就可以了，這也是PHP高效率的體現(xiàn)之一。PHP具有非常強(qiáng)大的功能，所有的CGI或者JavaScript的功能PHP都能實(shí)現(xiàn)，而且支持幾乎所有流行的數(shù)據(jù)庫(kù)以及操作系統(tǒng)。

1.4 Apache

Apache服務(wù)器是目前WWW網(wǎng)站采用最多的服務(wù)器，快速可靠，可通過(guò)簡(jiǎn)單的API擴(kuò)展，Perl/Python解釋器被編譯到服務(wù)器中，具有完全免費(fèi)，完全源代碼開(kāi)放等特點(diǎn)。如果你需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)每天有數(shù)百萬(wàn)人訪問(wèn)的Web服務(wù)器，Apache可能是最佳選擇。

1.5 MySQL

MySQL是一個(gè)可用于多種操作系統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，是一個(gè)具有客戶機(jī)/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，適用于網(wǎng)絡(luò)，可在Internet上共享數(shù)據(jù)庫(kù)。MySQL是一個(gè)真正的多用戶、多線程、可在不同平臺(tái)上運(yùn)行的SQL數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。MySQL主要目標(biāo)是快速、健壯和易用。

2 系統(tǒng)需求分析

辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使內(nèi)部人員能夠方便快捷地交流和共享信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作，同時(shí)又能實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為決策提供科學(xué)的依據(jù)，從而提高效率。

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

2.1.1 開(kāi)放性和標(biāo)準(zhǔn)性

從計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的選擇，應(yīng)用系統(tǒng)從選型、設(shè)計(jì)到開(kāi)發(fā)，都要充分考慮“標(biāo)準(zhǔn)和開(kāi)放”的原則，要留有相應(yīng)的接口，使之具有靈活性和延展性。

2.1.2 先進(jìn)性和成熟性

建立的系統(tǒng)和采用的技術(shù)在國(guó)內(nèi)外應(yīng)具有先進(jìn)性，符合當(dāng)前技術(shù)和管理發(fā)展的方向。同時(shí)應(yīng)確保系統(tǒng)和技術(shù)是成熟的，盡量減少系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.3 可維護(hù)性、可擴(kuò)充性

所設(shè)計(jì)的系統(tǒng)不僅要能滿足當(dāng)前的使用要求，還需要保證今后一段時(shí)間內(nèi)它仍是業(yè)務(wù)應(yīng)用的主要系統(tǒng)工作平臺(tái)，所以設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮未來(lái)的技術(shù)發(fā)展，并具有可維護(hù)性和可擴(kuò)充性。

2.1.4 高可用性和可靠性

系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)該穩(wěn)定可靠，有足夠的防錯(cuò)、容錯(cuò)措施，要考慮到特殊情況下硬件和軟件的故障恢復(fù)措施，用戶界面應(yīng)直觀一致，方便于工作人員操作使用。

2.1.5 安全保密性

系統(tǒng)除需遵循傳統(tǒng)管理原則外，更注重?cái)?shù)據(jù)的一致性和保密性規(guī)定，一般包括：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性、操作系統(tǒng)的安全性、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全性、應(yīng)用系統(tǒng)的安全性。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心任務(wù)是實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部辦公信息化、管理信息化和工作流程信息化，從而改善各部門信息收集、交換和發(fā)布方式，使得各部門在處理自己的工作時(shí)，具有良好、充分的信息保證和技術(shù)支持手段，提高工作效率和領(lǐng)導(dǎo)決策質(zhì)量。

其設(shè)計(jì)目標(biāo)如下：

(1)信息的充分共享；

(2)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最大的支持；

(3)用電子流程再現(xiàn)人工流程，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，文檔一體化；

(4)節(jié)約辦公成本；

(5)極大地提高員工的工作效率；

(6)保證信息的及時(shí)獲取；

(7)規(guī)范管理體制。

2.3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)內(nèi)容

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將現(xiàn)代技術(shù)裝備，科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機(jī)結(jié)合在一起，應(yīng)用于辦公工作以提高辦公質(zhì)量和效率。主要內(nèi)容包括文字處理、報(bào)表處理、數(shù)值和非數(shù)值計(jì)算、圖形圖像處理、語(yǔ)言處理、通信、信息存儲(chǔ)與管理、日程管理和輔助決策等各方面。

2.4 系統(tǒng)功能組成

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能主要有收發(fā)文管理、外出人員管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排、論壇管理、個(gè)人用戶管理、電子郵件、遠(yuǎn)程辦公、檔案管理、綜合信息、簡(jiǎn)報(bào)期刊等，具體功能由各單位需求不同而異。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。

圖2

基本模塊結(jié)構(gòu)如圖2所示。

從整個(gè)系統(tǒng)的基本功能和應(yīng)用的對(duì)象來(lái)看，系統(tǒng)管理模塊是整個(gè)架構(gòu)的重中之重，是整個(gè)系統(tǒng)的核心部分。系統(tǒng)管理模塊的結(jié)構(gòu)如圖3所示。

圖3

3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)所要解決的問(wèn)題是：對(duì)于一個(gè)給定的應(yīng)用，設(shè)計(jì)優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯和物理結(jié)構(gòu)，使之滿足用戶的信息管理要求和數(shù)據(jù)操作要求，有效地支持系統(tǒng)的運(yùn)行。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的目標(biāo)是為用戶和系統(tǒng)提供一個(gè)高效的運(yùn)行環(huán)境。

3.1.1 需求分析

企業(yè)都追求高額利潤(rùn)，在培養(yǎng)人才方面沒(méi)有具體的義務(wù)，也沒(méi)有相關(guān)政策要求企業(yè)培養(yǎng)人才，因此，高校制定的人才培養(yǎng)方案中涉及的畢業(yè)實(shí)習(xí)時(shí)間、強(qiáng)度、崗位輪換等方面與企業(yè)之間存在差距，尤其是在畢業(yè)設(shè)計(jì)與畢業(yè)論文開(kāi)展期間，企業(yè)的生產(chǎn)與研發(fā)是分開(kāi)工作的，學(xué)生的實(shí)習(xí)企業(yè)多數(shù)是在生產(chǎn)一線，企業(yè)內(nèi)的實(shí)驗(yàn)室也是與生產(chǎn)相適應(yīng)的，也沒(méi)有專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)和論文進(jìn)行指導(dǎo)，導(dǎo)致部分學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)和畢業(yè)論文質(zhì)量差。另外，部分學(xué)生到企業(yè)實(shí)習(xí)，不愿意同工人一起工作，工作不認(rèn)真，遲到早退甚至?xí)绻?，也給企業(yè)帶來(lái)了不好的影響。

在系統(tǒng)需求分析階段，收集用戶需求，明確地了解有用數(shù)據(jù)及管理對(duì)象，進(jìn)行需求分析、反復(fù)權(quán)衡制訂初步方案，為數(shù)據(jù)庫(kù)的進(jìn)一步設(shè)計(jì)打下基礎(chǔ)。

3.1.2 概念設(shè)計(jì)

從用戶觀點(diǎn)來(lái)描述數(shù)據(jù)庫(kù)，即對(duì)現(xiàn)實(shí)世界（實(shí)際辦公流程），包括人員、機(jī)構(gòu)、概念、事件等進(jìn)行描述，進(jìn)而抽象出系統(tǒng)管理的基本模式。對(duì)已有的存儲(chǔ)文件（公文、報(bào)表等）、原始憑證等進(jìn)行分析，若不需變動(dòng)的則視為一個(gè)實(shí)體，如需變動(dòng)的再進(jìn)一步分解、組合，最后將每一個(gè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)視為一個(gè)實(shí)體，分析實(shí)體之間的聯(lián)系和實(shí)體的屬性，導(dǎo)出符合用戶要求的概念模型。

3.1.3 邏輯設(shè)計(jì)

目標(biāo)是精確地表示出數(shù)據(jù)的關(guān)系，其結(jié)果為一系列的表格和數(shù)據(jù)字典。具體做法是對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)（如表格等）和上級(jí)報(bào)表經(jīng)過(guò)修改（如增、減項(xiàng)目，分解表格等）即可得到數(shù)據(jù)庫(kù)的二維表格，經(jīng)過(guò)分析設(shè)計(jì)的關(guān)系模型一目了然，數(shù)據(jù)之間的依賴關(guān)系很清晰。

3.1.4 物理設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)的物理設(shè)計(jì)涉及選取存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和存取方法的過(guò)程，即描述系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的內(nèi)部表示（內(nèi)模式），主要考慮節(jié)約空間，提高存取速度。

3.2 工作流管理

3.2.1 工作流基本概念及其定義

工作流是計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作(CSCW)研究的一個(gè)重要方向，是近年來(lái)在計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域中發(fā)展最為迅速的幾項(xiàng)新技術(shù)之一。工作流管理聯(lián)盟給出工作流定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，它根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則，文檔、信息或者任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。

3.2.2 如何自定義工作流

工作流的設(shè)計(jì)定義務(wù)必要做到簡(jiǎn)單明了，應(yīng)該把精力集中放在每個(gè)工作流節(jié)點(diǎn)中所定義的業(yè)務(wù)操作里去，分析會(huì)有哪些業(yè)務(wù)操作，以及分析會(huì)有什么基礎(chǔ)操作是可以共享的，可以成為定義新操作的基石。

3.2.3 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

以WfMC提出的工作流參考模型為基礎(chǔ)，在設(shè)計(jì)上采用了三層結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)模式，從而改善系統(tǒng)的擴(kuò)展性和易維護(hù)性。

3.2.4 用改進(jìn)的活動(dòng)圖縮短調(diào)研時(shí)間

為了更好地表示用戶的業(yè)務(wù)流程及用戶同程序員在業(yè)務(wù)流程表達(dá)上達(dá)成共識(shí)，將UML語(yǔ)言引入到工作流的描述上來(lái)，用活動(dòng)圖來(lái)表示業(yè)務(wù)流程圖，軟件開(kāi)發(fā)者基于活動(dòng)狀態(tài)圖來(lái)對(duì)工作流的過(guò)程進(jìn)行建模分析。

3.2.5 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

采用辦公工作流系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)模型，以WfMC提出的工作流參考模型為基礎(chǔ)，在設(shè)計(jì)上采用了三層結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)模式，從而改善系統(tǒng)的擴(kuò)展性和易維護(hù)性。

3.2.6 辦公工作流系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)模型

采用三層結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)方案，將整個(gè)工作流系統(tǒng)劃分為三個(gè)邏輯層次，分別為用戶界面層、商業(yè)邏輯層和數(shù)據(jù)服務(wù)層。

4 結(jié)論和展望

全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)，從技術(shù)發(fā)展角度來(lái)看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、安全技術(shù)和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。但是數(shù)字化辦公會(huì)沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)力和利益的重新分配，另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時(shí)間內(nèi)改變尚需時(shí)日。

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開(kāi)工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)。這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件作為消息傳遞手段，不需要使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺(tái)。因此基于web的工作流軟件將在未來(lái)的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2012.09.051