信息技術(shù)改進畢業(yè)生離校流程

文/周林志

信息技術(shù)改進畢業(yè)生離校流程

文/周林志

高校學生在畢業(yè)離校時，需要辦理一系列離校手續(xù)，這些手續(xù)涉及部門多，辦理時間集中，而傳統(tǒng)的辦理方式存在業(yè)務(wù)部門工作量大、工作效率低、學生排長隊等諸多問題。為此，北京航空航天大學在2011年7月發(fā)布的電子離校系統(tǒng)中提出4種離校流程優(yōu)化措施，在該年的畢業(yè)生離校手續(xù)辦理的實踐中取得顯著效果。

傳統(tǒng)的畢業(yè)離校辦理流程是學生拿著“離校單”到各個業(yè)務(wù)部門蓋章，只有蓋完單子上的所有公章后才能到學院領(lǐng)取畢業(yè)證和學位證，學生如果不慎丟失離校單，就需要重新辦理所有手續(xù)。在這種傳統(tǒng)的管理辦法下，各個部門各自辦理離校業(yè)務(wù)，存在工作量大、管理效率低下等問題，因此迫切需要通過信息化手段建立一個公共平臺，對傳統(tǒng)流程進行優(yōu)化，從而解決上述問題。

在對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行深入分析后，我們發(fā)現(xiàn)在所有畢業(yè)生中真正需要辦理手續(xù)的只有一小部分，以2011年7月畢業(yè)的本科生為例，2868名畢業(yè)生中欠款的學生僅31名。為了提高業(yè)務(wù)部門辦事效率、解決學生排長隊等現(xiàn)象，北京航空航天大學（以下簡稱北航）從2011年開始，建設(shè)一個電子離校系統(tǒng)。系統(tǒng)采用一種新的業(yè)務(wù)模式，即由原來所有學生都必須辦理手續(xù)轉(zhuǎn)變成由業(yè)務(wù)部門先整理出部分不符合離校規(guī)定的學生，從而鎖定這部分學生，不予辦理最終離校手續(xù)，即不發(fā)放畢業(yè)證和學位證，同時主動通知這部分學生重新辦理相應(yīng)的業(yè)務(wù)，以便其順利畢業(yè)離校。

低效的傳統(tǒng)離校流程

以北航本科生為例，每年畢業(yè)生所辦理的離校手續(xù)涉及到多個部門，包括招生就業(yè)處、組織部、后勤集團、資產(chǎn)處、圖書館、財務(wù)處、保密處、學生處、校醫(yī)院、保衛(wèi)處、檔案館、各院系辦公室等12個（類）部門，具體手續(xù)辦理流程如圖1所示。

每年臨畢業(yè)之際，招生就業(yè)處需要準備好本次畢業(yè)的所有學生名單，將名單通過網(wǎng)絡(luò)或者紙質(zhì)形式發(fā)放給后勤集團等11個業(yè)務(wù)部門。接著業(yè)務(wù)部門根據(jù)畢業(yè)生名單辦理本部門相關(guān)的業(yè)務(wù)，比如后勤集團要做的是在畢業(yè)名單中整理出所有在校內(nèi)住宿的畢業(yè)生。集中離校時，每一個學生都必須到上述部門辦理手續(xù)，辦完手續(xù)后業(yè)務(wù)部門在學生的離校單上蓋上本部門印章。最后，學生只有跑遍所有部門，蓋上印章，才能持離校單到本院系領(lǐng)取學位證、畢業(yè)證。至此，畢業(yè)生才算正式辦完所有離校手續(xù)。

實際上，大部分畢業(yè)生財務(wù)欠費都已繳清，圖書也都已歸還，但還必須進行確認蓋章。有些畢業(yè)生有可能只需要到其中的一個或兩個部門辦理未結(jié)清的業(yè)務(wù)，而不需要全部都跑一遍。傳統(tǒng)的離校流程不僅使學生感到不便，要排長隊，效率低下，也給各個職能部門帶來巨大的工作壓力。

畢業(yè)流程優(yōu)化

傳統(tǒng)的離校流程存在著業(yè)務(wù)部門工作量大、工作效率低、學生排長隊、缺少數(shù)據(jù)統(tǒng)計等種種問題。建立統(tǒng)一的電子離校平臺，意義不僅在于把傳統(tǒng)離校流程搬到網(wǎng)絡(luò)上來，更重要的是希望通過平臺的建設(shè)和使用，對傳統(tǒng)流程起到優(yōu)化的作用。

梳理業(yè)務(wù)部門信息化層次

在正式開始建立電子離校系統(tǒng)之前，我們曾與涉及到離校手續(xù)的各個業(yè)務(wù)部門就關(guān)于離校流程的優(yōu)化部分進行詳細的分析，發(fā)現(xiàn)大部分業(yè)務(wù)部門已經(jīng)或多或少使用信息化手段對本部門的業(yè)務(wù)進行管理。根據(jù)信息化程度的不同可以將業(yè)務(wù)部門分為以下幾類：

1. 信息化水平較高，擁有自己的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而且應(yīng)用得非常好，以圖書館為代表。對于這種信息化基礎(chǔ)較好的管理部門，我們的設(shè)計宗旨是實現(xiàn)無需通過離校系統(tǒng)就能辦理該部門的手續(xù)，盡量通過技術(shù)實現(xiàn)自動數(shù)據(jù)實時同步。

2. 信息化基礎(chǔ)相對較差，使用比較簡單的管理或辦公軟件（如微軟Office）進行業(yè)務(wù)管理。這些軟件在設(shè)計的時候并沒有很好地考慮功能的擴展性和對外接口的設(shè)計。對于這些局限性，離校系統(tǒng)會為此類部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)的批量式處理功能，盡可能提高辦事效率。

3. 正在或者即將建立信息系統(tǒng)，以校醫(yī)院為代表。對于像校醫(yī)院這樣的部門，建議其在建立系統(tǒng)的時候要充分考慮到系統(tǒng)的可擴展性，此外還需要考慮到系統(tǒng)接口的設(shè)計，主要用來實現(xiàn)與系統(tǒng)之外的應(yīng)用進行數(shù)據(jù)交互性操作。

4. 短時間內(nèi)沒有建立信息系統(tǒng)的打算。這些部門可能因為某些原因在短時間內(nèi)并不打算實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息化管理，但是為了提高辦理離校效率，又很有必要借助信息化手段處理離校相關(guān)的業(yè)務(wù)。對于這樣的情況，我們會酌情考慮將其與離校手續(xù)相關(guān)的業(yè)務(wù)直接在離校系統(tǒng)中實現(xiàn)。

四種優(yōu)化措施

通過調(diào)研、分析，我們總結(jié)出以下4種具體的離校流程優(yōu)化措施：

1. 業(yè)務(wù)模式的轉(zhuǎn)換

傳統(tǒng)的離校流程存在不小的優(yōu)化空間，我們經(jīng)過對傳統(tǒng)離校流程進行深入分析后，提出一種新的業(yè)務(wù)模式，即臨畢業(yè)之際，業(yè)務(wù)部門內(nèi)部先整理出所有不符合本部門離校規(guī)定的學生，通過黑名單的方式在離校系統(tǒng)中鎖定這批學生離校，同時為了讓學生能順利畢業(yè)離校，還應(yīng)主動通知這部分學生辦理相應(yīng)的手續(xù)。這樣一來，大部分學生只需要到一兩個部門辦理未結(jié)清的業(yè)務(wù)即可。如2011年的2868名本科畢業(yè)生中只需要31名學生到財務(wù)處辦理手續(xù)，其他學生都無需辦理。

2. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的交換共享

北航網(wǎng)絡(luò)中心早在2008年著手建立一個統(tǒng)一的、符合國家標準的數(shù)據(jù)中心，經(jīng)過近2年的不斷探索，已經(jīng)初步建成一個涵蓋全校師生員工信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。并且在此基礎(chǔ)上構(gòu)建數(shù)據(jù)交換平臺，實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫與各個應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換。

離校系統(tǒng)作為一個應(yīng)用系統(tǒng)，需要與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交換共享的主要是每年的畢業(yè)生數(shù)據(jù)。具體的交換策略如圖2所示。

圖1 傳統(tǒng)離校流程

圖2 數(shù)據(jù)共享策略

圖3學生查看離校狀態(tài)

學生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由就業(yè)系統(tǒng)和招生系統(tǒng)進行維護，通過數(shù)據(jù)寫入接口交換到數(shù)據(jù)中心學生信息基礎(chǔ)庫。最后，離校系統(tǒng)再通過數(shù)據(jù)讀取接口自動同步所需的畢業(yè)生名單。這種交換策略不僅提高工作效率，而且在很大程度上避免由手工數(shù)據(jù)傳輸帶來的一系列問題，如數(shù)據(jù)的一致性等問題。

3. 集成校園一卡通系統(tǒng)或接口

北航校園卡系統(tǒng)從2004年開始投入使用，經(jīng)過兩期建設(shè)基本實現(xiàn)一卡通功能，具備身份識別和消費兩大類功能，廣泛應(yīng)用到校園生活的各個方面。

基于校園卡的身份識別和刷卡消費這兩大優(yōu)點，北航校醫(yī)院在2011年新建的系統(tǒng)中完全集成校園卡。系統(tǒng)建成后，將完全取消“持醫(yī)療證看病”這個傳統(tǒng)看病方式。全校師生只要隨身攜帶校園卡，就能隨時看病買藥。因此，畢業(yè)生離校手續(xù)將從此去除“歸還醫(yī)療證”這一環(huán)節(jié)，該項手續(xù)將隨著財務(wù)處注銷校園卡這個過程自動辦理。

此外，學生退宿等業(yè)務(wù)基本涉及到所有學生，因此在離校系統(tǒng)中集成一卡通的身份識別功能，使得業(yè)務(wù)辦理人員在辦理退宿時可以直接用讀卡器識別學生身份，無需再手工輸入學號。我們在未來將集成刷卡消費功能，目的是實現(xiàn)快速刷卡賠償。

4. 基于Web Service面向服務(wù)的體系架構(gòu)（SOA）實現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)的實時讀取

面向服務(wù)架構(gòu)（Service Oriented Architecture，SOA）的設(shè)計目標是以服務(wù)為基礎(chǔ)，通過服務(wù)的交互來實現(xiàn)系統(tǒng)動態(tài)、松耦合集成，極大地降低了復雜性與成本。Web Services是最流行SOA的詳細實現(xiàn)，它是建立在Web/XML標準上的跨平臺的分布式體系結(jié)構(gòu)，在Internet/Intranet上通過標準的XML協(xié)議和信息格式來發(fā)布和訪問商業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)。

北航圖書館的圖書借閱系統(tǒng)在建設(shè)時充分考慮到與外部系統(tǒng)的交互性，采用時下比較流行的SOA架構(gòu)，并設(shè)計一系列對外的數(shù)據(jù)讀寫接口。只要在離校系統(tǒng)中采用Web Service技術(shù)調(diào)用相應(yīng)的接口便能實時讀取學生的圖書借閱情況。

由原來所有學生都必須辦理手續(xù)轉(zhuǎn)變成由業(yè)務(wù)部門先整理出部分不符合離校規(guī)定的學生，從而鎖定這部分學生，主動通知其重新辦理相應(yīng)的業(yè)務(wù)，以便其順利畢業(yè)離校。

表1離校流程優(yōu)化前后對比

表2 優(yōu)化前后工作量對比

離校流程優(yōu)化效果顯著

電子離校系統(tǒng)通過實現(xiàn)上文的各種優(yōu)化方案，使每個業(yè)務(wù)部門都得到不同程度的流程優(yōu)化效果。表1展示離校流程優(yōu)化前后的效果對比。表1說明電子離校系統(tǒng)確實為大部分業(yè)務(wù)部門帶來不小的便捷。同時系統(tǒng)也為畢業(yè)生提供離校狀態(tài)查詢平臺，如圖3所示。

學生通過數(shù)字校園的單點登錄進入離校系統(tǒng)后，可以查看本人的各項離校手續(xù)狀態(tài)，不同的顏色代表不同的狀態(tài)：如果為紅色狀態(tài)，學生可以通過查看該手續(xù)的辦理事宜去定點辦理該項手續(xù)，直至“畢業(yè)離?！睜顟B(tài)變成綠色，這說明已經(jīng)學生順利畢業(yè)離校。

為了更直觀地展示優(yōu)化后的離校流程帶來的效果，下面將對各個業(yè)務(wù)部門的工作量進行優(yōu)化前后的對比，同樣以2011年7月畢業(yè)的本科生數(shù)據(jù)為例，對比結(jié)果如表2。

使用電子離校系統(tǒng)辦理離校手續(xù)，相比傳統(tǒng)的辦理模式，共有11766人次無需辦理離校手續(xù)，在很大程度上為學生和業(yè)務(wù)部門提高辦事效率。

北航電子離校系統(tǒng)于2011年7月正式啟用，2868名本科畢業(yè)生已經(jīng)通過本系統(tǒng)順利辦完離校手續(xù)。該系統(tǒng)提高了管理水平和離校手續(xù)辦理效率，受到校領(lǐng)導、業(yè)務(wù)部門、學生用戶的好評。

系統(tǒng)在建設(shè)過程中，通過對離校相關(guān)業(yè)務(wù)的深入調(diào)研、分析，總結(jié)出4種離校流程優(yōu)化措施。在系統(tǒng)實施中，根據(jù)業(yè)務(wù)部門的信息化程度不同，采用不同的優(yōu)化策略進行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。通過數(shù)據(jù)證明，優(yōu)化策略可行、有效，為業(yè)務(wù)部門提高辦事效率，緩解學生排長隊等現(xiàn)象。

（作者單位為北京航空航天大學網(wǎng)絡(luò)信息與計算中心）