利用Word軟件實現(xiàn)編輯工作信件的批量制作

吳洋意 中國實用醫(yī)學雜志社 110001

利用Word軟件實現(xiàn)編輯工作信件的批量制作

吳洋意 中國實用醫(yī)學雜志社 110001

介紹一種利用Word軟件實現(xiàn)編輯工作信件批量制作的方法，該方法簡便、快捷，能夠使編輯準確、快速地完成大批量不同收件人的信件制作。

Word軟件； 信件； 批量打印信件是實現(xiàn)編輯與讀者、作者及審稿人之間溝通的重要途徑。收發(fā)信件是編輯日常工作的重要內(nèi)容。編輯每天都要收發(fā)大量的工作信件，例如：組稿邀請函、收稿通知書、審稿通知書、修退稿通知書、校對稿通知書、稿件錄用通知書及相關(guān)費用通知書等等。編輯每處理一篇稿件通常都要制作上述信件，面對成百上千的稿件，信件的制作量十分巨大。因此，自動化批量處理上述信件無疑將使編輯節(jié)省大量的時間和精力。此外，編輯的上述信件有一個明顯的特征，即信件的主體內(nèi)容基本相同，而收件人、稿件題目、地址等個體信息不同。利用編輯部的稿件處理系統(tǒng)或稿件登記信息，可以提取稿件的個體信息，利用Word軟件的郵件合并功能，實現(xiàn)大批量工作信件的快速制作。筆者以《中國實用外科雜志》的稿件錄用通知單為例，將批量制作信件的方法介紹如下。

1 準備信件的收件人名單、制作信件的主體內(nèi)容

目前很多期刊編輯部都有自己的稿件處理系統(tǒng)。即使沒有稿件處理系統(tǒng)，也基本都有稿件登記信息。從上述信息中提取擬收件人的稿件信息整理成Excel表格，形成收件人名單（見圖1）。利用Word軟件制作信件的主體內(nèi)容（見圖2）。

圖1 稿件列表

圖2

圖3

2 利用Word軟件郵件合并功能實現(xiàn)信件的批量制作

打開稿件錄用通知單的Word文件（圖2），在“工具”菜單上，指向“信函和郵件”，然后單擊“郵件合并”，在“選擇文檔類型”中選擇“信函”選項。然后單擊“下一步：選取開始文檔”，選擇“使用當前文檔”選項。然后單擊“下一步：選取收件人”，在“使用原有列表”中單擊“瀏覽”選項（見圖3）。

彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框（見圖4），選擇稿件列表（圖1）所在的文件，然后單擊“確定”（見圖5）。

圖4

圖5

此時，會彈出“郵件合并收件人”對話框，可對稿件列表（圖1）中收件人信息進行選擇和排序（見圖6）。

圖6

然后單擊“下一步：撰寫信函”，將稿件錄用通知單文檔（圖2）的光標放置在醫(yī)生姓名處，在工具欄中單擊“其他項目”，彈出“插入合并域”對話框，選擇“第一作者”，然后單擊“插入”（見圖7），隨后在姓名處出現(xiàn)“第一作者”字樣。然后用同樣的方法完成文題和編號的設(shè)置（見圖8）。

圖7

然后單擊“預(yù)覽信函”，就會出現(xiàn)自動添加像姓名、文題、編號這樣個體信息的完整信件（見圖9），單擊“收件人1”兩側(cè)的進退鍵，就會按照稿件列表的順序預(yù)覽所有收件人的稿件錄用通知單，當預(yù)覽某個收件人信件時，還可單擊“刪除此收件人”對該封稿件錄用通知單進行刪除。如果認為所有信件均沒問題，即可單擊“下一步：完成合并”，然后單擊“打印”（見圖10），即可打印出所有收件人的稿件錄用通知單。

圖8

圖9

圖10

值得注意的是，當設(shè)置完郵件合并功能后，在稿件錄用通知單的Word文件和稿件列表的Excel文件之間就建立起了相互關(guān)聯(lián)，當移動稿件錄用通知單的Word文件時必須同時移動稿件列表Excel文件，但是不必全部重復(fù)上述步驟，只需在“選取收件人”中的“選取數(shù)據(jù)源”步驟中重新建立兩個文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，即可保證移動后的稿件錄用通知單Word文件能夠按照之前的稿件列表的名單設(shè)置進行批量打印。

利用Word軟件的郵件合并功能不僅能夠批量制作信件，還可以在第一步“選擇文檔類型”中選擇“電子郵件”、“信封”、“標簽”和“目錄”，用同樣的方法對其或其相似信件進行批量制作。Word軟件是編輯工作的最常用的辦公軟件之一，利用其進行編輯工作信件的批量快速制作能夠節(jié)省大量的時間和精力，提高編輯的工作效率。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.05.066