建立家庭檔案初探

戴天毅

摘要：作為社會細胞的家庭，它所形成的檔案，是家庭社會實踐的歷史記錄，因而也較真實地反映了社會局部地區(qū)的政治、經(jīng)濟、文化的某些狀況。特別是一些名人家庭檔案，更是社會的寶貴財富，它不僅是家庭生產(chǎn)、生活活動的有力工具，而且也是研究本地區(qū)歷史、制定發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志的難得素材。本文從家庭檔案的內(nèi)涵出發(fā)，論述了家庭檔案的基本內(nèi)容、家庭建檔的必要性等問題，并針對家庭建檔應注意的一些問題提出了建立家庭檔案的新措施，旨在安排和指導家庭的生產(chǎn)和生活、維護家庭的經(jīng)濟權益、保障家庭成員的健康、促進家庭的精神文明建設。

關鍵詞：家庭檔案；內(nèi)容；措施

前言

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和各行各業(yè)的改革創(chuàng)新，給檔案事業(yè)帶來了前所未有的機遇。

建立家庭檔案，是檔案事業(yè)的改革創(chuàng)新和發(fā)展。從近年的檔案查閱利用工作來看，人們對檔案和檔案史料的需求越來越迫切，但由于擁有者對檔案和檔案工作認識不足、重視不夠，對檔案資料收集不全和保管不善，導致許多原始依據(jù)很難查找。在現(xiàn)實生活中，我們經(jīng)常遇到或聽說某個親朋好友因?qū)ふ易C件、保修卡等而翻箱倒柜，既費事費力，又影響了自己及家人的情緒，給自己和家人的生活、工作和學習帶來不利影響；也有人因某種具有紀念意義的照片、磁帶等變質(zhì)而懊喪不已?？梢姡⒖茖W、合理的家庭檔案，對于創(chuàng)造一種和諧的家庭氛圍是十分必要的。從這種家庭環(huán)境中成長起來的人，自然會養(yǎng)成一種良好的習慣，這些習慣對于他們的學習、工作都會有好的影響。因此，建立家庭檔案很有必要。筆者就怎樣建立家庭檔案提出粗淺看法，供建檔家庭參考。

1 家庭檔案的內(nèi)涵

家庭檔案是家庭或家庭成員在生活、學習、工作過程中形成的，作為原始記錄以各種方式和載體保存起來以備將來查用的記錄、證件、聲像等材料 。隨著現(xiàn)代生活節(jié)奏的加快，家庭檔案管理作為家政管理的一個重要組成部分，越來越受到人們的重視。保管好家庭檔案決不是瑣碎的家務事，而是具有重要的社會意義。

2 家庭檔案的基本內(nèi)容

2.1 家庭活動經(jīng)歷檔案

主要是家庭成員參與社會生活、體現(xiàn)自身價值的有關材料。如證件類：戶口簿、身份證、出生證、獨生子女證、學生證、工作證、會員證、學歷、職稱等證書，獲獎、立功等榮譽證書、獎狀、獎品，黨團證、結(離)婚證等。家庭文書類：工作履歷、任命書、各類登記表以及自傳、遺囑等。

2.2 家庭金融檔案

主要是家庭金融資產(chǎn)的占有、使用的有關材料及家庭經(jīng)濟活動的有關材料。如：銀行存款存折(單)，記帳式有價證券存單及姓名、賬號、存取款日期、金額、取款密碼等記錄資料，股票及買賣情況記錄資料，投辦各類保險的合同憑據(jù)，家庭和個人互相借貸的憑據(jù)，已結算備查的家庭賬簿以及實用的金融信息資料。

2.3 家庭財產(chǎn)檔案

主要是家庭物質(zhì)財富產(chǎn)權的占有、使用、支配等利益關系的憑證材料：如房地產(chǎn)產(chǎn)權憑證；主要的家用設備及大件耐用消費品，如電腦、電視機、電冰箱、洗衣機、攝像機、高級相機、燃氣灶具、高檔家具等的購置記錄、發(fā)票、說明書、保修單等材料。金銀飾品、珠寶玉器及古玩、名人字畫等收藏品的購置記錄、證書、發(fā)票等材料。

2.4 家庭醫(yī)療保健檔案

主要是家庭成員的生命經(jīng)歷、健康狀況、防病治病的有關資料。如嬰兒的出生狀況記錄、家庭成員的體檢記錄(包括化驗單、心電圖、x光片等)、就診病情記錄、防疫注射記錄卡片、慢性病人的病歷、療養(yǎng)記錄以及家用藥方等材料。

2.5 其他具有保存價值和紀念意義的材料檔案

如重要的往來書信、契約合同、家庭生活影集、專項攝影資料、音像資料、圖片、文稿、讀書筆記等。

3建立家庭檔案的必要性

家庭檔案就其內(nèi)容和作用來講，可有廣義和狹義之分。從廣義的角度看，其內(nèi)容除反映家庭事務活動的材料外，還包括了家史、家譜、傳記、回憶錄、生產(chǎn)科研成果記錄、論著手稿、重要信函和社會活動大事記等 。我們這里所講的建立家庭檔案，則是從家政管理的角度對家庭生活各個方面的具有實用價值的信息資料，加以收集、整理、保管和運用。在面臨信息革命挑戰(zhàn)、家庭生活日益走向現(xiàn)代化的今天，建立家庭檔案已越來越顯得重要了，它是家政管理不可缺少的重要手段。家庭建檔的必要性可以概括為以下幾個方面：一是開展家庭建檔，可以增強社會公民檔案意識；二是能夠彌補館(室)藏檔案和檔案資料的不足，減輕檔案館(室)查閱工作量；三是家庭日后查閱利用方便快捷，既省時又省事，提高查全率和查準率；四是防止家庭重要檔案資料丟失，做到平時收集，急時利用。

4 建立家庭檔案應注意的問題

4.1 要妥善保管

有的要制作備份，如：身份證、畢業(yè)證、職稱證等，最好預先復印1-3份。家庭檔案具有繼承性和時效性的特點，大部分資料需要長期保存，即使有些短期保存的材料，也多是一些重要的憑證，應當妥善保管。家庭檔案應放在通風干燥的地方，注意防火、防潮、防霉變、防蟲蛀、防鼠咬；特別是對于一些圖片、影集、音像資料，還應按其特殊的技術要求存放，避免損壞。

4.2 資料要及時歸檔，內(nèi)容要全面

各類資料應分類、分袋保存，并編目編號，便于取用，避免散失。各個成員新增的檔案資料，應接著各自類別的尾號編號、編目、裝盒或加盒歸檔保存。此工作可以平時進行，亦可每年年底進行。

4.3 要注意保密

家庭檔案中其主要成分涉及物質(zhì)財富產(chǎn)權和知識產(chǎn)權，在一定范圍內(nèi)具有保密性。特別是金融檔案中的存單(折)要與身份證、印章、密碼分開存放，防止他人侵占和盜竊，以維護家庭的利益。

4.4 要定期檢查，吐故納新

建立家庭檔案的目的是為了運用，除了平時根據(jù)需要取閱有關資料外，還需定期檢查，對于那些已經(jīng)失去時效，沒有保存價值的信息資料進行淘汰處理，并隨時補充新的有價值的資料，使家庭檔案日臻完善。

5 建立家庭檔案的對策

5.1 收集工作

將家庭各個成員手中的檔案資料(證書、獎牌、獎狀)和文字材料等全部收集在一起，并視其檔案資料多少和重要程度(保存價值)選擇適用的分類方法。

5.2 分類法的選定

主要是根據(jù)家庭檔案資料的多少選擇適用的分類方法。如：一般在職職工家庭(三口之家)，檔案資料少的，可暫不劃定保管期限，可選用家庭成員分類法；又如；家庭成員較多，檔案資料又少的城鎮(zhèn)居民或農(nóng)村農(nóng)戶家庭可選用綜合分類法(保管期限分類法)。根據(jù)永久、長期、短期三種期限直接分類、對照入位。

5.3 鑒定

一般采用直接鑒定法，就是將上述集中的檔案資料逐份逐件定人定期進行類別鑒定。

5.4 蓋歸檔章

就是將經(jīng)過鑒定分類后的檔案資料逐件逐份地加蓋歸檔章。文字材料原則上蓋在文件標題左上方的空白處；膠質(zhì)制品和實物檔案，可用兩格不干膠書簽，蓋章后張貼于不易脫落的位置。

5.5 編號

就是給蓋章后的每類或不同保管期限的檔案資料，按問題(內(nèi)容)保持聯(lián)系或以時為序排列后，用阿拉伯數(shù)字編出每件的順序號。

5.6 編目

就是將已編號的檔案資料，按照《歸檔目錄》要求，逐件逐份填寫目錄一式兩份，一份作為《查閱目錄》，另一份作為《備查目錄》。

5.7 裝盒

就是根據(jù)歸檔目錄序號進行裝盒。檔案資料件數(shù)少的一個目錄裝一盒，多的一個目錄可裝多盒。家庭檔案盒應選用國家標準檔案盒和照片檔案盒，其厚薄根據(jù)各類(各目錄)檔案資料的多少而確定。

5.8 檔案盒封面填寫

凡是采用前述三種分類方法分類的，檔案盒封面雙橫線上方(全宗名稱處)統(tǒng)一填寫戶主x x x家庭檔案；在封面雙橫線下方填寫家庭成員各自大類的代號(A類、B類、C類、D類)或不同的保管期限(永久類、長期類、短期類)。

5.9 檔案盒脊填寫

檔案盒脊除全宗號、年度、館編起止件號名稱下方留空不填寫外，其余名稱下方應視其不同類別填寫。在盒脊室編起止件號和盒號下方分別用阿拉伯數(shù)字填寫盒內(nèi)起止件號或盒號；在保管期限下方填寫永、長、短各大類代號；在機構(問題)下方填寫A、B、C、D、E等各大類代號。

5.10 《家庭檔案查閱目錄》封面設定

在格式上可參照《歸檔文件目錄》封面，將《歸檔文件目錄》改為《家庭檔案查閱目錄》；將“全宗名稱”改為戶主名稱；將“年度”名稱刪除；“保管期限”名稱不變；將“機構(問題)”改為“類別”即可。

5.11 柜內(nèi)排列

就是將裝盒的各大類檔案，分類號從上到下，從左到右按盒號依次排列，方便查找利用。

結論

綜上所述，家庭檔案作為—種歷史記錄，作為一種伴生物，是家庭成員在工作和生活中自然形成的，是因為工作和生活的需要而留存下來的。建立家庭檔案可以給日常生活提供方便，增添樂趣。更重要的是，它宛如一面鏡子，透過它的鏡像，你可以看到家庭每個成員生活、工作、學習的歷史。同時，對于加強一家人的心理共鳴起很大作用?？梢哉f，建立家庭檔案既是人們在社會上從事某項工作的需要，也是家庭生活的需要；既是人們生理安全的需要，也是人們社會交往、保持榮譽、自我價值實現(xiàn)的需要。

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