對本科高校教學秘書隊伍現(xiàn)狀的調(diào)查與分析——以內(nèi)江師范學院二級學院為例

陳 慧

（內(nèi)江師范學院地理與資源科學學院 ， 四川 內(nèi)江641112）

教學秘書是高校教學管理隊伍中的主要組成部分，在學校教務(wù)工作與院系教學工作中起著重要的橋梁和紐帶作用［1］。擁有一支隊伍穩(wěn)定、結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)較高、服務(wù)意識較強的教學秘書隊伍，是地方本科高校教學質(zhì)量得以提高的一項重要保障［2］。

作為一名內(nèi)江師范學院二級學院的教學秘書，作者對目前所在學校的二級學院的教學秘書隊伍現(xiàn)狀進行了調(diào)查分析，在分析其現(xiàn)狀和存在的問題基礎(chǔ)上，就如何加強教學秘書隊伍建設(shè)提出了自己的建議。

一 內(nèi)江師范學院教學秘書隊伍現(xiàn)狀與存在的問題

（一）現(xiàn)狀分析

內(nèi)江師范學院現(xiàn)有14個基層教學單位，結(jié)合學校教務(wù)處2011年9月對各二級學院教學秘書配備情況進行的統(tǒng)計及作者的相關(guān)調(diào)查，各二級學院教學秘書基本情況統(tǒng)計見表1。

從表1可以看出，就配備人數(shù)來看，大多數(shù)二級學院都配備有1～2名教學秘書。一般1 000人以上的二級學院如文新學院、美術(shù)學院、外國語學院等學生人數(shù)較多的學院基本配有2名教學秘書。1 000人以下的二級學院并開設(shè)有公共課的二級學院如教科學院、計算機科學學院、數(shù)信學院等也基本配備2名教學秘書。人數(shù)較少的規(guī)模較小的二級學院一般只配備一名教學秘書，如生命科學學院、地理與資源科學學院、化學化工學院等。

從性別結(jié)構(gòu)分析，現(xiàn)任26名教學秘書中有19名女性、7名男性，男性和女性的比例分別占到27%和73%。女性教學秘書的所占據(jù)的比例明顯大于男性教學秘書。日常教學管理工作瑣碎而繁雜，女性相對男性較為耐心細致。教學秘書隊伍結(jié)構(gòu)中女性所占比例稍大一些是比較合理的。

表1 內(nèi)江師范學院現(xiàn)任教學秘書基本情況統(tǒng)計表

從年齡結(jié)構(gòu)分析，現(xiàn)任院系級教學秘書的年齡30～50歲占的比例為77%，30歲以下的有5人，占到總?cè)藬?shù)的19%。這說明內(nèi)江師范學院教學秘書隊伍是一支以中青年人數(shù)居多的工作隊伍。這支隊伍在體力與精力方面都能適應(yīng)教學秘書的工作需要。從學歷來看，26名教學秘書中基本都具備大學本科以上學歷，甚至有少部分是碩士學位、研究生學歷。這種學歷結(jié)構(gòu)比較合理，能夠保證以辦本科教育為主的師范本科院校的教學管理質(zhì)量。就從事教學秘書的工作時間來看，現(xiàn)任教學秘書中，從事教學秘書工作時間5年以上的有10人左右，大部分教學秘書任職時間3～5年，說明教學秘書隊伍整體比較穩(wěn)定。但也有部分教學秘書任職時間不到一年，甚至剛接手工作不到半年時間。

（二）存在的問題

1 部分教學單位教學秘書人員配備不足，教學秘書工作量過大

從表1可知有些學院雖然學生人數(shù)較少，但麻雀雖小，五臟俱全，這些學院的教學秘書同樣要面對和大的院系同樣的工作內(nèi)容。有些二級學院，如外國語學院學生人數(shù)已達2 000以上，還要負責學校上萬人的公共外語的教學管理工作，他們雖已有兩名教學秘書，但仍感人員配備不足帶來的工作壓力。

據(jù)統(tǒng)計，一個二級學院的教學秘書的日常事務(wù)工作繁雜，其工作達60種之多。［4］就日常教學管理工作而言，學籍注冊管理、選修課申報、畢業(yè)生成績清理、教學任務(wù)錄入、教務(wù)系統(tǒng)維護、教學檔案收集和教學運行管理等方面都要面面俱到。面對繁雜瑣碎的工作，大多數(shù)教學秘書都感到了人員配備不足帶來的壓力。

2 教學秘書人員隊伍不穩(wěn)定，影響教學管理質(zhì)量

據(jù)筆者調(diào)查，有些二級學院的教學秘書隊伍不穩(wěn)定，教學秘書人員更換頻繁，有些是剛剛接手，從事工作不到半年時間。從上表可以看出，工作不滿一年的二級學院教學秘書達7人。

近兩年，二級學院教學秘書陸續(xù)轉(zhuǎn)崗的二級學院就有教科學院、地資學院、外國語學院、計算機科學學院等。大部分轉(zhuǎn)崗的教學秘書轉(zhuǎn)向了專業(yè)教師崗位，也有部分教學秘書轉(zhuǎn)向了壓力較小、工作事務(wù)相對輕松的行政辦公室崗位，更有極少部分年輕人考取了博士學位。

究其原因，主要和高校普遍“重視教學科研人員”有關(guān)。在“以教學為中心地位”的高校，各種激勵教學、科研人員的規(guī)章制度被制定，但對教學秘書的成績激勵機制卻很少［4］。另外，學校提供給教學秘書參加進修、培訓、交流的工作機會也比較少。教學秘書看不到工作的前景，工作積極性普遍不高。有些人甚至抱著“做一天和尚，撞一天鐘”的心態(tài)，工作得過且過。有適當機會，就希望轉(zhuǎn)到專業(yè)教師或其他相對清閑的行政崗位。

教學秘書隊伍的不穩(wěn)定，嚴重影響到日常教學管理工作的水平。如新教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用、學籍成績的清理、排課調(diào)課等一些日常性的工作都需要富有經(jīng)驗，才能做得得心應(yīng)手。而日常工作中的對教學管理材料等有形資料的熟悉掌握，對各專業(yè)班級學生情況的了解，對專業(yè)教師個人情況的熟悉，與教務(wù)處相關(guān)職能部門配合等一些無形的能力，也不是隨便換個人就可以馬上勝任的，新從事教學秘書的人肯定要有一個適應(yīng)和熟悉的過程。一些二級學院一兩年就換一個教學秘書，嚴重影響了教學日常管理的正常開展。

3 教學秘書人員工作壓力大，普遍存在職業(yè)倦怠感

總體看，大多數(shù)教學秘書對工作認真負責、愛崗敬業(yè)。但也有不少教學秘書因教務(wù)工作任務(wù)繁雜，工作壓力大，表現(xiàn)出不同程度的職業(yè)倦怠。

高校強調(diào)教學的中心地位，不斷制定嚴格的教學管理制度。而教學秘書日常從事的教學計劃錄入、調(diào)停課、試卷印制、安排監(jiān)考等工作在教學工作中都占有重要地位。這些工作稍出點差錯就會釀成教學事故，給教學運行帶來不良影響。這就會給教學秘書帶來較大的心理壓力。甚至部分教學秘書存在強迫心理，總是對一些工作多次核對。長期保持這種精神的高度緊張，也容易使得教學秘書的身心疲憊，時間久了，就容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。

二 加強地方高校教學秘書隊伍建設(shè)的具體建議

（一）根據(jù)學生人數(shù)，保證教學秘書的配備數(shù)量

地方本科高校應(yīng)該像配備政治輔導員那樣，根據(jù)學生人數(shù)按比例配備教學秘書，這是加強教學管理最基本的要求，這一點應(yīng)該成為高等教育的共識。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，一些高等學校已出臺文件，專門規(guī)定了教學秘書的配備。如中國計量學院明文規(guī)定：“學校總體上按師生比1∶600～1∶800的比例配備專職教務(wù)員或教學秘書。一個教學單位至少配備2名教務(wù)員或教學秘書?！焙睅煼秾W院也明文規(guī)定：“各教學單位原則上配備主任、副主任各一名，辦公室主任（兼任教學者，編制按0.5計，兼任行政或教學秘書編制按1計）、教學秘書各一名，在校生超過800人的，可增設(shè)一名副主任和一名教學秘書?！敝挥薪虒W秘書配備足夠了，才能保證教學管理的正常開展。

（二）形成梯隊化的教學秘書隊伍結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮學生助手的作用

各院系需要建設(shè)一個梯形化的人員結(jié)構(gòu)。在保證超過800人的教學單位設(shè)兩個教學秘書的前提下，可讓教學秘書的年齡和工作年限拉開一定檔次。這不僅能緩解教學秘書人員配備不足帶來的工作集中期的壓力，也能保證教學秘書人員更換時，工作能夠順利交接。

如果地方高校從控編的角度考慮，配備足額的教學秘書存在一定困難的話，那么選拔一部分品學兼優(yōu)、學有余力的學生以勤工助學的形式，協(xié)助一部分教學辦的工作，是一種比較便捷的方式。另外安排院系學生會的學習部或其他部門同學空閑在教學辦值班，也是一種值得借鑒的方式。這不僅能減輕教學秘書的一部分工作壓力，同時又能給學有余力的同學提供較好的鍛煉機會。

（三）引入激勵機制，激發(fā)教學秘書的工作積極性

一支優(yōu)秀教學秘書隊伍的建設(shè)需要一套良好的激勵機制做保證。對工作成績突出、業(yè)務(wù)水平高的教學秘書應(yīng)提拔使用，優(yōu)先評聘高一級的職稱或職務(wù)；對工作馬虎、責任心不強的，應(yīng)調(diào)整其工作崗位。像有的學校堅持以人為本的思想，使教學秘書能夠享受跟政治輔導員和其他行政人員同等的行政待遇。（本科學歷的教學秘書工作4年給予副科級待遇，研究生學歷的教學秘書工作3年給予副科級待遇，副科級崗位工作3年后再給予正科級待遇。［5］）而對于在教學秘書崗位工作到一定年限的人員且愿意轉(zhuǎn)崗的人員，可優(yōu)先安排其他行政崗位，讓其無后顧之憂。同時，為激勵教學秘書的工作積極性，可在各二級院系教學秘書間，開展優(yōu)秀教學管理人員評選活動，這對調(diào)動現(xiàn)任教學秘書的工作積極性非常重要。

對于有一定專業(yè)知識的教學秘書，高校的領(lǐng)導和管理部門可鼓勵他們參與教學，參與教師系列的職稱評定，在工作了相應(yīng)年限后可以有機會轉(zhuǎn)成專業(yè)教師。這不僅有利于教學秘書的自身發(fā)展，而且會吸引更多優(yōu)秀人才加入到教學秘書隊伍，保證教學秘書隊伍的穩(wěn)定。

（四）教學秘書自身要注重自我提高，學會個人調(diào)節(jié)

教學秘書，作為最基層的教學管理人員，必須樹立終身學習觀念，注重自我能力素質(zhì)的提高。只有具備全面豐富的知識結(jié)構(gòu)和必要的專業(yè)知識，才能保證教務(wù)工作的順利開展。另外，鑒于教學秘書工作和角色的特殊性，教學秘書要培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，在工作中學會調(diào)節(jié)個人的情緒，保持開朗樂觀的心情，以積極向上的心態(tài)為師生服務(wù)，以寬容、友好的態(tài)度做人做事，這樣才有利于各項工作的有序開展。

總之，高校要高度重視教學秘書隊伍建設(shè)，認識到教學秘書在教學管理中的重要作用和意義。在配備足夠教學秘書的前提下，完善其隊伍結(jié)構(gòu)。在加大對教學秘書培訓的力度上，建立良好的激勵機制，激發(fā)教學秘書工作的積極性，穩(wěn)定教學秘書工作隊伍。同時，教學秘書自身也要注重自我提高，適時進行自我調(diào)節(jié)。只有才能建設(shè)一支隊伍穩(wěn)定、結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)較高、服務(wù)意識較強的教學秘書隊伍，才能充分發(fā)揮教學秘書在教學管理中的重要作用，保障教學質(zhì)量的不斷提高。

［1］江泳.高校教學秘書工作的現(xiàn)狀與對策［J］.遼寧醫(yī)學院學報（社會科學版），2007，（3）：61－63.

［2］余春梅.論高校教學秘書隊伍的建設(shè)［J］.兵團教育學院學報，2008，（1）：52－54.

［3］陳翠微.高校教學秘書職業(yè)倦怠的調(diào)查與對策研究［J］.武夷學院學報，2010，（4）：99－102.

［4］李琴濤.新形勢下高校教學秘書隊伍建設(shè)研究［J］.黑龍江教育（高教研究與評估），2010，（5）：43－44.

［5］袁丹.高校教學秘書隊伍建設(shè)：應(yīng)然與實然［J］.重慶文理學院學報（社會科學版），2008，（1）：14－16.